業務流程管理 (BPM) 的 AZ

管理和經營企業並不容易。

這需要大量的經驗和不斷的照顧。 將您的業務想像為具有多個工作部件的汽車。 這些部分需要協同工作，才能將業務帶到您想要的地方。

流程是您業務的引擎。 業務流程管理是您如何有效地管理流程以順利、快速地實現業務目標。

什麼是業務流程管理 (BPM)？

業務流程是一組記錄在案的有助於實現結果的活動。 記錄的過程包含定義每個階段的工作流、規則和條件。 它有一個關於如何執行這組活動的詳細計劃。

業務流程管理是管理一個組織的所有業務流程的實踐，該組織專注於實現其各自的業務目標。 這是一項持續的活動，可識別改進領域並對現有流程進行更改。

3類業務流程管理

BPM 以多種形式工作。 有些過程可以完全自動化。 有些人需要人工輸入來做出決策。 所有組織都需要不同數量的所有三種類型的 BPM。

1. 以文檔為中心的 BPM

在以文檔為中心的流程中，整個流程是以特定文檔為核心構建的。 該過程的目標是將文檔發送給工作流中的多個審批者並獲得批准。 以文檔為中心的 BPM 減少了來回通過電子郵件發送文檔的需要。 您可以防止丟失內容驅動器中的文檔以及許多其他文件。

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以文檔為中心的 BPM 示例

預算審批流程是以文檔為中心的 BPM。 發起人填寫一份包含有關預算請求的所有詳細信息的表格，並將其發送給工作流中的下一個人。 根據請求的金額、預算中的項目或任何其他條件，將批准流程分配給流程中的指定機構。

2.以人為中心的BPM

在以人為中心的過程中，大部分繁重的工作都是由人類完成的。 這些決定是由人類做出的，以決定過程中每個步驟之後會發生什麼。 步驟的自動化在這裡受到限制。

以人為中心的 BPM 系統旨在人性化。 它具有可視化界面，可幫助員工了解流程並輕鬆管理。 您應該特別注意以人為本的流程，因為它們直接影響員工和客戶。

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以人為中心的 BPM 示例

以人為中心的流程的最佳示例是貴公司的招聘流程。 團隊負責人意識到需要增加一名員工，並向她的經理請求增加一名員工。 經理審查請求並將其傳遞給人力資源部門。 人力資源主管根據預定的選擇標準發布職位空缺並開始篩選候選人。

3. 以集成為中心的 BPM

在以集成為中心的流程中，重點是在軟件工具網絡之間創建流暢的數據流。 它主要圍繞不同軟件系統的集成。 一套自動化和集成的工具意味著更少的手動工作和更高的生產力。

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以集成為中心的 BPM 示例

以集成為中心的流程最常見的例子是營銷和銷售使用的連接工具系統。 有效地銷售產品需要一個高度連接和消息靈通的營銷和銷售部門。

營銷活動在營銷工具中開始，潛在客戶的來源在分析工具中跟踪，並存儲在 CRM 中，其中包含有關潛在客戶旅程的詳細信息。 銷售團隊使用這些信息來吸引潛在客戶並將其轉變為客戶。 一個進程只以特定類型為中心。 實際上，它屬於不止一種類型。

BPM 與項目管理有何不同？

項目是一次性事件。 他們專注於實現一次性目標。 應用程序開發項目就是一個例子。 它涉及大量的協作和自發的決定。

另一方面，BPM 的目標是改進組織中始終活躍和發生的流程。 例如，採購訂單審批流程。 在此過程中的員工提前了解自己的職責。

項目和過程之間有一個相似之處。 兩者都分解為單獨的任務。 每個任務都分配給團隊或個人員工。 以下是項目和流程之間的主要區別：

雖然項目可以幫助您實現特定的成果，但 BPM 是一種全公司範圍的實踐，專注於持續改進定義業務核心的現有流程。

BPM 生命週期的主要階段

如前所述，BPM 是按組成循環的一系列步驟完成的。 以下是 BPM 生命週期的工作方式。

• 設計。 選擇一個過程。 設計一個粗略的流程框架並定義工作流程的步驟。 為每個步驟分配利益相關者。
• 模型。 將設計轉移到 BPM 系統中並對流程進行建模。 它應該清楚地描述每個步驟、條件和利益相關者。
• 執行。 將該流程部署到您的運行時環境中。 培訓員工了解新流程的運作方式以及他們的職責。
• 監視器。 確定正確的指標來跟踪和監控流程。 定期進行徹底的分析。
• 優化。 使用分析中的見解來提高流程的性能。 不斷優化流程以獲得最佳效率。

為什麼要考慮 BPM？

流程無處不在。 貴公司的所有標準業務活動都作為流程發生。 當您開始認真對待流程時，它們就會成為幫助您實現業務目標的工具。

BPM 以積極的方式影響多個團隊和員工。 潛在的好處是您成為一個高效且敏捷的組織。 工作發生得非常快，從而更快地改善您的業務。

例如，當員工入職流程變得高效時，會對組織產生三個積極影響。

• 人力資源部門明確了入職的步驟，這有助於他們提供更好的入職體驗
• 參與入職培訓的其他部門（如 IT、財務）明確了他們的職責，使他們的工作更輕鬆
• 新員工對入職印象深刻，對新工作場所感覺很舒服，這減少了他們適應新團隊的時間

BPM 的 5 個主要好處

良好的 BPM 實踐可帶來無數好處。 這裡有五個主要好處。

1. 成為敏捷公司

當組織嚴格遵循記錄的流程時，每個人都清楚自己的目標。 員工被告知他們的責任並知道該做什麼。 這可以解決快速失敗和快速學習的工作文化。 一個對變化靈活的組織可以輕鬆度過所有困難時期。 靈活性為實驗提供了空間，並最終導致了敏捷組織。

2. 提高生產力並減少錯誤

由於流程是在 BPM 中精心規劃和構建的，因此每項任務都是快速且無錯誤的。 員工不需要依靠他們的上級來告訴他們該做什麼。 該過程清楚地說明了他們的職責，從而提高了參與該過程的每個員工的生產力。

錯誤不會經常發生。 即使他們這樣做了，他們也很容易跟踪到工作流程中的特定步驟。 一旦它們被修復，將採取措施確保不再發生相同的錯誤。

3. 控制數據可訪問性

數據安全正成為 IT 領導者更關心的問題。 員工需要訪問不同來源的數據才能完成工作。 BPM 還可以防止意外的數據訪問問題。 假設一名員工在軟件工具中請求某個視圖。

IT 只負責顯示特定工作角色有權訪問的數據，而不是更多。 在設計流程時，您為每個步驟和工作角色定義數據清除。 BPM 作為一種安全措施，可確保員工僅訪問他們需要的內容。

4. 數字化轉型

數字化轉型是 IT 領導者的主要目標之一。 數字化轉型是關於利用數字技術來增強員工和客戶的體驗。 BPM 完全符合這個定義。

流程始終關注員工和客戶。 由於 BPM 的目標是提高流程效率，因此您會自動進行數字化轉型。 一種更集中的數字化轉型方法是通過無代碼 BPM 平台。 業務用戶無需 IT 幫助即可自行創建簡單的基於工作流的應用程序。

5. 確保遵守協議

BPM 是遵守所有協議的簡便方法。 由於 BPM 根據規則和條件工作，因此您可以根據內部和外部政策協議創建流程。 該過程根據這些規則運行，因此合規性成為必要。 流程監控是 BPM 生命週期的一部分。 您可以密切關注所有流程，並在流程中有任何接近違反政策的項目時收到通知。

BPM 入門指南

BPM 顯然是根據上面提到的生命週期開始的。 但這是一種實用且可操作的方法，可以在小範圍內啟動 BPM 並衡量結果。

1. 選擇現有流程並對其進行分析

選擇一個您一直在努力解決的重要業務流程。 要體驗最佳結果，請選擇一個大量發生的過程。 選擇流程後，開始分析。

收集有關事務數量、週期時間、完成每個步驟所用時間、最常見的錯誤類型、影子任務以及流程中涉及的員工的技能水平的詳細信息。 在分析結束時，列出要修復的事項以簡化流程。

2. 確定你的目標並重新設計流程

根據經驗，所有流程都應專注於實現特定目標。 目標應該是明確定義和可衡量的。 通過設置適當的 KPI 創建測量模式。

例如，您的目標可能是提供更好的員工體驗。 有多個接觸點決定了員工體驗。 它從候選人篩選、入職流程、培訓流程、服務請求和任何其他部門特定流程開始。 這些流程中的每一個都有可以指示流程效率的 KPI。

設定目標後，選擇具有適合您需求的一組正確功能的 BPM 工具。 專用流程管理工具將所有流程保存在一個地方。 無需在多個工具和電子郵件中跟踪它們，您可以輕鬆更改流程並衡量結果。

現在您知道該過程的錯誤和目標。 通過重新設計流程來彌補差距。 在重新設計流程時，請牢記以下幾點：

• 為整個過程指定一個利益相關者，為每個步驟指定不同的利益相關者
• 刪除不會為流程增加價值的步驟
• 如果某個步驟僅用於通知某人，請刪除該步驟並從 BPM 工具發送一封自動電子郵件以防止延遲
• 僅顯示特定步驟所需的數據，並隱藏所有可能使員工感到困惑的不相關數據
• 確定流程可能需要脫離常規工作流程並製定替代步驟的情況
• 集中流程並確保參與流程的每個人都可以輕鬆找到流程中的項目

3. 實施重新設計的流程

在您繼續推進一個全新的流程之前，請先獲得利益相關者和高層管理人員的支持。 由於缺乏員工的支持，大多數 BPM 工作都失敗了。 當員工需要離開他們的舒適區時，你應該給他們一個令人信服的理由。

向他們解釋將要防止哪些錯誤以及他們的工作將如何變得更容易。 當利益相關者將他們的精力投入到您的新流程中時，成功實施新流程會容易得多。

下一步是實際實施該過程。 以易於控制的小漸進步驟進行。 等到人們調整併適應新方法。 此外，如果需要，在實施過程中調整新流程。

4. 監控和優化流程

通過不斷的監控和優化，流程變得高效。 您需要能夠衡量 KPI，以便密切關注流程的性能。 流程不需要主動審查，但需要定期進行全面分析。

BPM 工具具有報告和分析功能，可以詳細了解您在該工具中構建的每個流程。 當項目接近 SLA 違規時，該工具會立即發出通知。 最重要的一步是根據生成的報告採取行動並修改流程，而不是讓他們坐在角落裡。

最後的想法

BPM 不僅僅是一種實踐。 這是一種公司範圍內的文化，一旦實施就會慢慢發展。 團隊開始對他們的活動採取以目標為導向的方法。 流程對組織很重要。 它們決定了您實現業務目標的速度和順利程度。

從一個過程開始。 嘗試採用可靠的 BPM 方法使其變得更好。 一旦設置好並運行良好，就進入下一個過程。 繼續這樣做，在將所有流程引入 BPM 結束時，您現在正在運行一個高效且敏捷的業務。

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