ビジネスプロセス管理 (BPM) のAZ

ビジネスの管理と運営は簡単ではありません。

多くの経験と絶え間ないケアが必要です。 あなたのビジネスを、複数の作動部品を備えた自動車と想像してみてください。 ビジネスを目的の方向に進めるには、各パーツが連携して機能する必要があります。

プロセスはビジネスのエンジンです。 ビジネス プロセス管理とは、プロセスを効果的に管理して、ビジネス目標に向けてスムーズかつ迅速な道のりを歩む方法です。

ビジネスプロセス管理 (BPM) とは?

ビジネス プロセスは、結果を達成するのに役立つ文書化された一連のアクティビティです。 文書化されたプロセスには、各段階を定義するワークフロー、ルール、および条件が含まれています。 一連の活動をどのように実行するかについての詳細な計画があります。

ビジネス プロセス管理とは、それぞれのビジネス目標の達成に重点を置いた、組織のすべてのビジネス プロセスを管理する手法です。 これは、改善の領域を特定し、既存のプロセスに変更を加える継続的な活動です。

3種類の業務プロセス管理

BPM は複数の形式で機能します。 一部のプロセスは完全に自動化できます。 決定を下すために人間の入力が必要なものもあります。 すべての組織は、異なる量の 3 種類の BPM をすべて必要とします。

1.ドキュメント中心のBPM

ドキュメント中心のプロセスでは、プロセス全体が特定のドキュメントを中心に構築されます。 このプロセスの目的は、ドキュメントをワークフロー内の複数の承認者に送信し、承認を受けることです。 ドキュメント中心の BPM により、ドキュメントを電子メールでやり取りする必要がなくなります。 他の多くのファイルの中でも、コンテンツ ドライブ内のドキュメントが失われるのを防ぐことができます。

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ドキュメント中心の BPM の例

予算承認プロセスは、ドキュメント中心の BPM です。 開始者は、予算要求に関するすべての詳細をフォームに入力し、ワークフローの次の人に送信します。 申請金額、予算内の項目、その他の条件に基づいて、承認プロセスは、プロセス内の指定された権限に割り当てられます。

2.人間中心のBPM

人間中心のプロセスでは、ほとんどの重労働は人間によって行われます。 決定は、プロセスの各ステップの後に何が起こるかを決定するために人間によって行われます。 ここでは、ステップの自動化が制限されています。

人間中心の BPM システムは、人間に優しいように設計されています。 従業員がプロセスを理解し、簡単に管理できるようにするための視覚的なインターフェイスがあります。 人間中心のプロセスは従業員や顧客に直接影響を与えるため、特に注意を払う必要があります。

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人間中心の BPM の例

人間中心のプロセスの最も良い例は、会社の採用プロセスです。 チーム リーダーは、追加の従業員の必要性を認識し、マネージャーに 1 人要求します。 マネージャーは要求を確認し、それを人事部門に渡します。 人事担当者は求人を掲載し、あらかじめ決められた選択基準に基づいて候補者のスクリーニングを開始します。

3.統合中心のBPM

統合中心のプロセスでは、ソフトウェア ツールのネットワーク間でスムーズなデータ フローを作成することに重点が置かれます。 主に、さまざまなソフトウェアシステムの統合を中心にしています。 自動化され統合された一連のツールにより、手作業が減り、生産性が向上します。

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統合中心の BPM の例

統合中心のプロセスの最も一般的な例は、マーケティングと販売で使用されるツールの接続システムです。 製品を効果的に販売するには、高度につながり、情報に基づいたマーケティングおよび販売部門が必要です。

マーケティング キャンペーンはマーケティング ツールで開始され、リードのソースは分析ツールで追跡され、リードのジャーニーに関する詳細情報とともに CRM に保存されます。 営業チームは、この情報を使用してリードを引き付け、顧客に変えます。 プロセスは、特定のタイプにのみ「集中」しています。 実際には、複数のタイプに属しています。

BPM はプロジェクト管理とどう違うのですか?

プロジェクトは 1 回限りのイベントです。 彼らは一度きりの目標を達成することに集中しています。 アプリ開発プロジェクトは一例です。 これには、多くのコラボレーションと自発的な決定が含まれます。

一方、BPM の目標は、組織内で常にアクティブで発生しているプロセスを改善することです。 たとえば、発注書の承認プロセスです。 プロセスに参加している従業員は、自分の責任を事前によく知っています。

プロジェクトとプロセスには 1 つの類似点があります。 どちらも個々のタスクに分割されます。 各タスクは、チームまたは個々の従業員に割り当てられます。 プロジェクトとプロセスの主な違いは次のとおりです。

プロジェクトは特定の成果を達成するのに役立ちますが、BPM は、ビジネスの中核を定義する既存のプロセスの継続的な改善に焦点を当てた全社的なプラクティスです。

BPM ライフサイクルの主な段階

前述のように、BPM はサイクルを構成する一連のステップで実行されます。 BPM ライフサイクルの仕組みは次のとおりです。

• デザイン。 プロセスを選択します。 プロセスの大まかなフレームワークを設計し、ワークフローのステップを定義します。 各ステップに関係者を割り当てます。
• モデル。 設計を BPM システムに転送し、プロセスをモデル化します。 すべてのステップ、条件、利害関係者を明確に示す必要があります。
• 実行する。 プロセスをランタイム環境にデプロイします。 新しいプロセスがどのように機能し、どのような責任があるかについて、従業員をトレーニングします。
• モニター。 プロセスを追跡および監視するための適切な指標を特定します。 定期的に徹底的な分析を行います。
• 最適化します。 分析からの洞察を使用して、プロセスのパフォーマンスを向上させます。 プロセスを常に最適化して、最高の効率を実現します。

BPM を考慮する必要があるのはなぜですか?

プロセスはどこにでもあります。 社内のすべての標準的なビジネス活動は、プロセスとして発生します。 プロセスを真剣に考え始めると、プロセスはビジネス目標の達成に役立つツールになります。

BPM は、複数のチームや従業員にプラスの影響を与えます。 根本的な利点は、効率的で機敏な組織になることです。 作業は非常に迅速に行われ、ビジネスの改善に向けたより迅速な旅につながります。

たとえば、従業員のオンボーディング プロセスが効率化されると、組織に 3 つのプラスの影響があります。

• 人事部門はオンボーディングの手順を明確に示しているため、より良いオンボーディング エクスペリエンスを提供できます。
• オンボーディングに関与する他の部門 (IT、財務など) は、その職務が明確であり、仕事が容易になります
• 新入社員はオンボーディングに感銘を受け、新しい職場に慣れているため、新しいチームに適応する時間が短縮されます

BPM の 5 つの主なメリット

優れた BPM の実践から得られるメリットは無数にあります。 主なメリットを5つご紹介します。

1. アジャイルな企業になる

組織が文書化されたプロセスに厳密に従うと、誰もが目標を明確にできます。 従業員は自分の責任について知らされ、何をすべきかを知っています。 これにより、フェイル ファストが固定化され、ファスト ワーク カルチャーが習得されます。 変化に柔軟に対応できる組織は、あらゆる困難な時期を容易に乗り切ることができます。 柔軟性があれば、実験の余地が生まれ、最終的に機敏な組織につながります。

2. 生産性の向上とエラーの削減

プロセスは綿密に計画され、BPM で構築されるため、すべてのタスクは迅速でエラーがありません。 従業員は、何をすべきかを上司に頼る必要はありません。 プロセスは、プロセスに関与するすべての従業員の生産性を向上させる責任を明確に示しています。

エラーは頻繁には発生しません。 その場合でも、ワークフローの特定のステップまで簡単に追跡できます。 修正後、再度同じエラーが発生しないように対策を講じます。

3. データのアクセシビリティを制御する

データ セキュリティは、IT リーダーにとってより大きな懸念事項になりつつあります。 従業員は、仕事を遂行するためにさまざまなソースからデータにアクセスする必要があります。 BPM は、偶発的なデータ アクセスの問題も防ぎます。 従業員がソフトウェア ツールで特定のビューを要求したとします。

IT は、特定のジョブ ロールがアクセス許可を持っているデータのみを表示する責任があり、それ以上のデータは表示しません。 プロセスを設計する際に、各ステップとジョブ ロールのデータ クリアランスを定義します。 BPM は、従業員が必要なものだけにアクセスできるようにするためのセキュリティ対策として機能します。

4. デジタルトランスフォーメーション

デジタル トランスフォーメーションは、IT リーダーの主要な目標の 1 つです。 デジタル トランスフォーメーションとは、デジタル テクノロジーを活用して、従業員と顧客のエクスペリエンスを向上させることです。 BPM はこの定義に完全に適合します。

プロセスは常に従業員と顧客の両方に焦点を当てています。 BPM の目的はプロセスを効率化することなので、自動的にデジタル トランスフォーメーションが行われます。 デジタル トランスフォーメーションへのより焦点を絞ったアプローチは、ノーコード BPM プラットフォームを使用することです。 ビジネス ユーザーは、IT の助けを借りずに、単純なワークフロー ベースのアプリケーションを自分で作成できます。

5. 契約の遵守を確保する

BPM は、すべての契約に準拠するための簡単なアプローチです。 BPM はルールと条件に基づいて機能するため、内部および外部のポリシー契約に準拠してプロセスを作成します。 プロセスはこれらのルールに基づいて実行され、コンプライアンスが必要になります。 プロセス監視は BPM ライフサイクルの一部です。 すべてのプロセスを監視し、ポリシー違反に近いアイテムがプロセスにある場合に通知を受け取ることができます。

BPM を始めるための実用的なガイド

BPM は明らかに上記のライフサイクルに従って開始されます。 しかし、小規模なレベルで BPM を開始し、結果を測定するための実用的で実用的な方法を次に示します。

1. 既存のプロセスを選択して分析する

苦労してきた重要なビジネス プロセスを 1 つ選んでください。 最良の結果を得るには、大量に発生するプロセスを選択してください。 プロセスを選択したら、分析を開始します。

トランザクション数、サイクル タイム、各ステップの完了にかかった時間、最も一般的なエラーの種類、シャドー タスク、およびプロセスに関与する従業員のスキル レベルに関する詳細情報を収集します。 分析が終わるまでに、プロセスを合理化するために修正すべきもののリストにたどり着きます。

2. 目標を決定し、プロセスを再設計する

経験則として、すべてのプロセスは特定の目標を達成することに集中する必要があります。 目標は明確に定義され、測定可能でなければなりません。 適切な KPI を設定して測定モードを作成します。

たとえば、従業員のエクスペリエンスを向上させることが目標であるとします。 従業員のエクスペリエンスを決定するタッチポイントは複数あります。 候補者のスクリーニング、オンボーディング プロセス、トレーニング プロセス、サービス リクエスト、およびその他の部門固有のプロセスから始まります。 これらの各プロセスには、プロセスの効率を示す KPI があります。

目標が設定されたら、ニーズに合った適切な機能セットを備えた BPM ツールを選択します。 専用のプロセス管理ツールにより、すべてのプロセスが 1 か所にまとめられます。 複数のツールや電子メールでそれらを追跡する代わりに、プロセスに変更を加えて結果を簡単に測定できます。

これで、プロセスのエラーと目標の両方がわかりました。 プロセスを再設計することでギャップを埋めます。 プロセスを再設計する際に留意すべき点を以下に示します。

• プロセス全体に対して 1 人の利害関係者を指定し、各ステップに対して異なる利害関係者を指定します
• プロセスに付加価値をもたらさないステップを削除する
• 誰かに知らせるためだけの手順が存在する場合は、その手順を削除し、BPM ツールから自動メールを送信して遅延を防ぎます。
• 特定のステップに必要なデータのみを表示し、従業員を混乱させる可能性のある無関係なデータはすべて非表示にします
• プロセスが通常のワークフローから離れて別の手順を実行する必要がある状況を特定します
• プロセスを一元化し、プロセスに関係する全員がプロセス内のアイテムを簡単に見つけられるようにします

3. 再設計されたプロセスを実装する

まったく新しいプロセスに取り掛かる前に、利害関係者と上層部から賛同を得てください。 ほとんどの BPM の取り組みは、従業員の賛同が得られないために失敗します。 従業員がコンフォート ゾーンから移動する必要がある場合は、そうする説得力のある理由を提供する必要があります。

どのようなエラーが防止されるのか、どのように作業が容易になるのかを説明してください。 利害関係者が新しいプロセスに労力を注ぐと、新しいプロセスをうまく実装することが非常に簡単になります。

次のステップは、実際にプロセスを実装することです。 制御しやすい小さな漸進的なステップでそれを行います。 人々が新しい方法に順応して適応するまで待ちます。 また、必要に応じて、実装中に新しいプロセスを微調整します。

4. プロセスの監視と最適化

プロセスは、継続的な監視と最適化によって効率化されます。 プロセスのパフォーマンスを注意深く監視するには、KPI を測定できる必要があります。 プロセスを積極的に精査する必要はありませんが、定期的に徹底的に分析する必要があります。

BPM ツールには、ツールで構築した各プロセスに関する詳細な洞察を提供するレポート機能と分析機能があります。 このツールは、アイテムが SLA 違反に近づいている場合に即座に通知します。 最も重要なステップは、行動を起こし、生成されたレポートに基づいてプロセスを変更することです。

最終的な考え

BPM は単なる練習ではありません。 これは、いったん実装されるとゆっくりと発展する全社的な文化です。 チームは、活動に対して目標指向のアプローチを取り始めます。 プロセスは組織にとって重要です。 これらは、ビジネス目標をどれだけ迅速かつスムーズに達成できるかを決定します。

1つのプロセスから始めます。 より良いものにするために、しっかりした BPM アプローチを試してみてください。 セットアップが完了し、正常に動作したら、次のプロセスに進みます。 それを続けて、すべてのプロセスを BPM に取り込めば、効率的で機敏なビジネスを実行できます。

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