비즈니스 프로세스 관리(BPM)의 AZ

사업을 관리하고 운영하는 것은 쉬운 일이 아닙니다.

많은 경험과 꾸준한 관리가 필요합니다. 여러 작업 부품이 있는 자동차로 비즈니스를 상상해 보십시오. 원하는 방향으로 비즈니스를 수행하려면 부품이 함께 작동해야 합니다.

프로세스는 비즈니스의 엔진입니다. 비즈니스 프로세스 관리는 비즈니스 목표를 향한 부드럽고 빠른 여정을 만들기 위해 프로세스를 효과적으로 관리하는 방법입니다.

비즈니스 프로세스 관리(BPM)란 무엇입니까?

비즈니스 프로세스는 결과를 달성하는 데 도움이 되는 일련의 문서화된 활동입니다. 문서화된 프로세스에는 각 단계를 정의하는 워크플로, 규칙 및 조건이 포함됩니다. 일련의 활동을 실행하는 방법에 대한 자세한 계획이 있습니다.

비즈니스 프로세스 관리는 해당 비즈니스 목표를 달성하는 데 중점을 둔 조직의 모든 비즈니스 프로세스를 관리하는 관행입니다. 개선 영역을 식별하고 기존 프로세스를 변경하는 지속적인 활동입니다.

3가지 비즈니스 프로세스 관리

BPM은 여러 형태로 작동합니다. 일부 프로세스는 완전히 자동화될 수 있습니다. 일부는 결정을 내리기 위해 사람의 의견이 필요합니다. 모든 조직에는 세 가지 유형의 BPM이 모두 다른 양으로 필요합니다.

1. 문서 중심의 BPM

문서 중심 프로세스에서 전체 프로세스는 특정 문서를 핵심으로 구축됩니다. 프로세스의 목표는 문서를 워크플로의 여러 승인자에게 보내고 승인을 받는 것입니다. 문서 중심 BPM은 문서를 이메일로 주고받는 필요성을 줄입니다. 다른 많은 파일 중에서 콘텐츠 드라이브의 문서가 손실되는 것을 방지할 수 있습니다.

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문서 중심 BPM의 예

예산 승인 프로세스는 문서 중심 BPM입니다. 개시자는 예산 요청에 대한 모든 세부 정보로 양식을 채우고 워크플로의 다음 사람에게 보냅니다. 요청된 금액, 예산 항목 또는 기타 조건에 따라 승인 프로세스가 프로세스에서 지정된 기관에 할당됩니다.

2. 인간 중심의 BPM

인간 중심의 프로세스에서는 대부분의 무거운 작업을 인간이 수행합니다. 결정은 프로세스의 각 단계 이후에 일어나는 일을 결정하기 위해 인간에 의해 이루어집니다. 단계의 자동화는 여기에서 제한됩니다.

인간 중심의 BPM 시스템은 인간 친화적으로 설계되었습니다. 직원들이 프로세스를 이해하고 쉽게 관리할 수 있도록 시각적 인터페이스를 제공합니다. 직원과 고객에게 직접적인 영향을 미치기 때문에 인간 중심 프로세스에 각별한 주의를 기울여야 합니다.

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인간 중심 BPM의 예

인간 중심 프로세스의 가장 좋은 예는 회사의 채용 프로세스입니다. 팀장은 추가 직원이 필요함을 깨닫고 관리자에게 추가 직원을 요청합니다. 관리자는 요청을 검토하고 HR 부서에 전달합니다. HR 임원은 채용 공고를 게시하고 미리 결정된 선발 기준에 따라 후보자 선별을 시작합니다.

3. 통합 중심의 BPM

통합 중심 프로세스에서는 소프트웨어 도구 네트워크 간의 원활한 데이터 흐름을 만드는 데 중점을 둡니다. 주로 다른 소프트웨어 시스템의 통합을 중심으로 합니다. 자동화되고 통합된 도구 세트는 수동 작업을 줄이고 생산성을 높입니다.

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통합 중심 BPM의 예

통합 중심 프로세스의 가장 일반적인 예는 마케팅 및 영업에 사용되는 연결된 도구 시스템입니다. 제품을 효과적으로 판매하려면 고도로 연결되고 정보에 입각한 마케팅 및 영업 부서가 필요합니다.

마케팅 캠페인은 마케팅 도구에서 시작되고 리드 소스는 분석 도구에서 추적되며 리드 여정에 대한 자세한 정보와 함께 CRM에 저장됩니다. 영업 팀은 이 정보를 사용하여 리드를 참여시키고 고객으로 전환합니다. 프로세스는 특정 유형을 중심으로만 '중심'됩니다. 실제로, 그것은 하나 이상의 유형에 속합니다.

BPM은 프로젝트 관리와 어떻게 다릅니까?

프로젝트는 일회성 이벤트입니다. 그들은 일회성 목표를 달성하는 데 중점을 둡니다. 앱 개발 프로젝트가 그 예입니다. 여기에는 많은 협력과 자발적인 결정이 포함됩니다.

반면 BPM의 목표는 조직에서 항상 활성화되고 발생하는 프로세스를 개선하는 것입니다. 예를 들어 구매 주문 승인 프로세스입니다. 그 과정에 있는 직원들은 자신의 책임을 미리 잘 알고 있습니다.

프로젝트와 프로세스 사이에는 한 가지 유사점이 있습니다. 둘 다 개별 작업으로 나뉩니다. 각 작업은 팀 또는 개별 직원에게 할당됩니다. 프로젝트와 프로세스의 주요 차이점은 다음과 같습니다.

프로젝트는 특정 결과를 달성하는 데 도움이 되지만 BPM은 비즈니스의 핵심을 정의하는 기존 프로세스의 지속적인 개선에 중점을 둔 전사적 관행입니다.

BPM 수명 주기의 주요 단계

앞서 언급했듯이 BPM은 주기를 구성하는 일련의 단계로 수행됩니다. BPM 수명 주기가 작동하는 방식은 다음과 같습니다.

• 설계. 프로세스를 선택합니다. 프로세스의 대략적인 프레임워크를 설계하고 워크플로의 단계를 정의합니다. 각 단계에 대한 이해 관계자를 지정합니다.
• 모델. 설계를 BPM 시스템으로 전송하고 프로세스를 모델링합니다. 모든 단계, 조건 및 이해 관계자에 대한 명확한 그림을 제공해야 합니다.
• 실행하다. 프로세스를 런타임 환경에 배포합니다. 직원에게 새 프로세스의 작동 방식과 책임이 무엇인지 교육합니다.
• 감시 장치. 프로세스를 추적하고 모니터링하는 데 적합한 메트릭을 식별합니다. 정기적으로 철저한 분석을 수행하십시오.
• 최적화 . 분석에서 얻은 통찰력을 사용하여 프로세스의 성능을 향상시키십시오. 최고의 효율성을 위해 지속적으로 프로세스를 최적화합니다.

BPM을 고려해야 하는 이유는 무엇입니까?

프로세스는 어디에나 있습니다. 회사의 모든 표준 비즈니스 활동은 프로세스로 발생합니다. 프로세스를 진지하게 받아들이기 시작하면 비즈니스 목표를 달성하는 데 도움이 되는 도구가 됩니다.

BPM은 여러 팀과 직원에게 긍정적인 영향을 미칩니다. 기본 이점은 효율적이고 민첩한 조직이 된다는 것입니다. 작업은 매우 빠르게 진행되어 비즈니스 개선을 향한 더 빠른 여정으로 이어집니다.

예를 들어 직원 온보딩 프로세스가 효율적으로 이루어지면 조직에 세 가지 긍정적인 영향이 있습니다.

• HR 부서는 온보딩 단계에 대해 명확하여 더 나은 온보딩 경험을 제공하는 데 도움이 됩니다.
• 온보딩에 관여하는 다른 부서(IT, 재무 등)는 업무를 명확하게 하여 업무를 더 쉽게 만듭니다.
• 신입 사원은 온보딩에 깊은 인상을 받고 새로운 직장에 편안함을 느끼므로 새로운 팀에 적응하는 시간이 단축됩니다.

BPM의 5가지 주요 이점

좋은 BPM 실행의 결과로 얻을 수 있는 이점은 셀 수 없이 많습니다. 다음은 5가지 주요 이점입니다.

1. 애자일 기업이 되자

조직이 문서화된 프로세스를 엄격하게 따를 때 모든 사람은 목표를 명확하게 알 수 있습니다. 직원들은 자신의 책임을 알고 무엇을 해야 하는지 알고 있습니다. 이것은 실패를 빨리 고정하고 빠른 직장 문화를 배웁니다. 변화에 유연하게 대처하는 조직은 모든 ​​어려운 시기를 쉽게 헤쳐나갈 수 있습니다. 유연성은 실험을 위한 여지를 허용하고 결국 민첩한 조직으로 이어집니다.

2. 생산성 향상 및 오류 감소

프로세스가 BPM에서 세심하게 계획되고 구성되기 때문에 모든 작업이 빠르고 오류가 없습니다. 직원들은 상사에게 무엇을 해야 하는지 지시할 필요가 없습니다. 프로세스는 프로세스에 관련된 모든 직원의 생산성을 높이는 책임을 명확하게 명시합니다.

오류는 자주 발생하지 않습니다. 그렇게 하는 경우에도 워크플로의 특정 단계를 쉽게 추적할 수 있습니다. 수정되면 동일한 오류가 다시 발생하지 않도록 조치를 취할 것입니다.

3. 데이터 접근성 제어

데이터 보안은 IT 리더에게 더 큰 관심사가 되고 있습니다. 직원은 작업을 완료하기 위해 다양한 소스의 데이터에 액세스해야 합니다. BPM은 또한 우발적인 데이터 액세스 문제를 방지합니다. 직원이 소프트웨어 도구에서 특정 보기를 요청한다고 가정해 보겠습니다.

IT는 특정 직무 역할에 액세스 권한이 있는 데이터만 표시할 책임이 있으며 그 이상은 표시하지 않습니다. 프로세스를 설계하는 동안 각 단계 및 작업 역할에 대한 데이터 정리를 정의합니다. BPM은 직원이 필요한 정보에만 액세스할 수 있도록 하는 보안 수단의 역할을 합니다.

4. 디지털 트랜스포메이션

디지털 혁신은 IT 리더의 주요 목표 중 하나입니다. 디지털 혁신은 디지털 기술을 활용하여 직원과 고객의 경험을 향상시키는 것입니다. BPM은 이 정의에 완벽하게 들어 맞습니다.

프로세스는 항상 직원과 고객 모두에게 초점을 맞춥니다. BPM의 목표는 프로세스를 효율적으로 만드는 것이므로 자동으로 디지털 변환을 겪습니다. 디지털 혁신에 대한 보다 집중적인 접근 방식은 코드가 없는 BPM 플랫폼을 사용하는 것입니다. 비즈니스 사용자는 IT의 도움 없이 스스로 간단한 워크플로 기반 응용 프로그램을 만들 수 있습니다.

5. 계약 준수 보장

BPM은 모든 계약을 준수하기 위한 쉬운 접근 방식입니다. BPM은 규칙과 조건에 따라 작동하므로 내부 및 외부 정책 계약에 따라 프로세스를 생성합니다. 프로세스는 이러한 규칙에 따라 실행되므로 준수가 필요합니다. 프로세스 모니터링은 BPM 수명 주기의 일부입니다. 모든 프로세스를 감시하고 프로세스에서 정책 위반에 가까운 항목이 있는 경우 알림을 받을 수 있습니다.

BPM을 시작하기 위한 실행 가능한 가이드

BPM은 분명히 위에서 언급한 수명 주기에 따라 시작됩니다. 그러나 작은 수준에서 BPM을 시작하고 결과를 측정하는 실용적이고 실행 가능한 방법이 있습니다.

1. 기존 프로세스를 선택하고 분석

어려움을 겪고 있는 중요한 비즈니스 프로세스를 하나 선택하십시오. 최상의 결과를 얻으려면 대량으로 발생하는 프로세스를 선택하십시오. 프로세스를 선택했으면 분석을 시작합니다.

트랜잭션 수, 주기 시간, 각 단계를 완료하는 데 걸린 시간, 가장 일반적인 오류 유형, 섀도 작업 및 프로세스에 관련된 직원의 기술 수준에 대한 자세한 정보를 수집합니다. 분석이 끝나면 프로세스를 간소화하기 위해 수정해야 할 사항 목록에 도달합니다.

2. 목표를 결정하고 프로세스를 재설계하십시오.

일반적으로 모든 프로세스는 특정 목표를 달성하는 데 집중해야 합니다. 목표는 명확하게 정의되고 측정 가능해야 합니다. 적절한 KPI를 설정하여 측정 모드를 만듭니다.

예를 들어 더 나은 직원 경험을 제공하는 것이 목표일 수 있습니다. 직원 경험을 결정하는 여러 접점이 있습니다. 후보자 심사, 온보딩 프로세스, 교육 프로세스, 서비스 요청 및 기타 부서별 프로세스에서 시작됩니다. 이러한 각 프로세스에는 프로세스의 효율성을 나타낼 수 있는 KPI가 있습니다.

목표가 설정되면 필요에 맞는 기능 세트가 포함된 BPM 도구를 선택하십시오. 전용 프로세스 관리 도구는 모든 프로세스를 한 곳에서 유지합니다. 여러 도구와 이메일에서 추적하는 대신 프로세스를 변경하고 결과를 쉽게 측정할 수 있습니다.

이제 프로세스의 오류와 목표를 모두 알 수 있습니다. 프로세스를 재설계하여 격차를 해소하십시오. 다음은 프로세스를 재설계할 때 염두에 두어야 할 몇 가지 지침입니다.

• 전체 프로세스에 대해 한 명의 이해 관계자를 지정하고 각 단계에 대해 서로 다른 이해 관계자를 지정합니다.
• 프로세스에 가치를 추가하지 않는 단계 제거
• 누군가에게 알리기 위한 단계인 경우 단계를 제거하고 BPM 도구에서 자동화된 이메일을 보내 지연을 방지하십시오.
• 특정 단계에 필요한 데이터만 표시하고 직원에게 혼란을 줄 수 있는 관련 없는 데이터는 모두 숨깁니다.
• 프로세스가 일반적인 워크플로에서 벗어나야 하는 상황을 식별하고 대체 단계를 수행합니다.
• 프로세스를 중앙 집중화하고 프로세스에 관련된 모든 사람이 프로세스에서 항목을 쉽게 찾을 수 있도록 합니다.

3. 재설계된 프로세스 구현

완전히 새로운 프로세스를 진행하기 전에 이해 관계자와 상위 경영진의 동의를 얻으십시오. 대부분의 BPM 노력은 직원 동의 부족으로 인해 실패합니다. 직원이 안전지대에서 벗어나야 하는 경우 그렇게 해야 하는 설득력 있는 이유를 제공해야 합니다.

어떤 오류가 방지되고 작업이 더 쉬워질 것인지 설명하십시오. 이해 관계자가 새 프로세스에 노력을 투자하면 새 프로세스를 성공적으로 구현하는 것이 훨씬 쉽습니다.

다음 단계는 프로세스를 실제로 구현하는 것입니다. 제어하기 쉬운 작은 점진적 단계로 수행하십시오. 사람들이 새로운 방법에 적응하고 적응할 때까지 기다리십시오. 또한 필요한 경우 구현 중에 새 프로세스를 조정합니다.

4. 프로세스 모니터링 및 최적화

지속적인 모니터링과 최적화를 통해 프로세스를 효율적으로 만듭니다. 프로세스의 성능을 면밀히 주시하려면 KPI를 측정할 수 있어야 합니다. 프로세스는 적극적인 조사가 필요하지 않지만 정기적인 간격으로 철저한 분석이 필요합니다.

BPM 도구에는 도구에서 구축한 각 프로세스에 대한 자세한 통찰력을 제공하는 보고 및 분석 기능이 있습니다. 이 도구는 항목이 SLA 위반에 가까워지면 즉시 알림을 제공합니다. 가장 중요한 단계는 생성된 보고서를 구석에 두는 대신 조치를 취하고 생성된 보고서를 기반으로 프로세스를 수정하는 것입니다.

마지막 생각들

BPM은 단순한 연습 그 이상입니다. 한 번 구현하면 천천히 발전하는 전사적 문화입니다. 팀은 활동에 대해 목표 지향적인 접근 방식을 취하기 시작합니다. 프로세스는 조직에 중요합니다. 비즈니스 목표를 얼마나 빠르고 원활하게 달성할 수 있는지 결정합니다.

하나의 프로세스로 시작하십시오. 이를 개선하기 위해 견고한 BPM 접근 방식을 시도하십시오. 설정하고 잘 실행되면 다음 프로세스로 이동하십시오. 계속해서 모든 프로세스를 BPM으로 끌어들이면 이제 효율적이고 민첩한 비즈니스를 운영하게 됩니다.

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