La AZ del Business Process Management (BPM)

Gestire e gestire un'impresa non è facile.

Ci vuole molta esperienza e cura costante. Immagina la tua attività come un'auto con più parti funzionanti. Le parti devono lavorare insieme per portare l'azienda dove vuoi che vada.

I processi sono il motore della tua attività. La gestione dei processi aziendali è il modo in cui gestisci i processi in modo efficace per compiere un viaggio semplice e veloce verso i tuoi obiettivi aziendali.

Che cos'è la gestione dei processi aziendali (BPM)?

Un processo aziendale è un insieme documentato di attività che aiutano a raggiungere un risultato. Un processo documentato contiene flussi di lavoro, regole e condizioni che definiscono ogni fase. Ha un piano dettagliato di come l'insieme di attività dovrebbe essere eseguito.

La gestione dei processi aziendali è la pratica di gestire tutti i processi aziendali di un'organizzazione focalizzata sul raggiungimento dei rispettivi obiettivi aziendali. È un'attività continuativa che individua le aree di miglioramento e apporta modifiche ai processi esistenti.

3 tipi di gestione dei processi aziendali

BPM funziona in più forme. Alcuni processi possono essere completamente automatizzati. Alcuni hanno bisogno del contributo umano per prendere decisioni. Tutte le organizzazioni necessitano di tutti e tre i tipi di BPM in quantità diverse.

1. BPM incentrato sui documenti

In un processo incentrato sui documenti, l'intero processo è costruito con un particolare documento al suo interno. L'obiettivo del processo è inviare il documento a più approvatori nel flusso di lavoro e farlo approvare. Il BPM incentrato sui documenti riduce la necessità di inviare documenti via e-mail avanti e indietro. Puoi evitare di perdere il documento nell'unità contenuto, tra molti altri file.

Fonte

Esempio di BPM incentrato sui documenti

Un processo di approvazione del budget è BPM incentrato sui documenti. L'iniziatore compila un modulo con tutti i dettagli sulla richiesta di budget e lo invia alla persona successiva nel flusso di lavoro. Sulla base dell'importo richiesto, delle voci di bilancio o di qualsiasi altra condizione, il processo di approvazione viene assegnato all'autorità designata nel processo.

2. BPM umano-centrico

In un processo incentrato sull'uomo, la maggior parte del lavoro pesante viene svolto dagli esseri umani. Le decisioni sono prese dagli esseri umani per decidere cosa succede dopo ogni fase del processo. L'automazione dei passaggi è limitata qui.

Un sistema BPM incentrato sull'uomo è progettato per essere a misura di uomo. Ha un'interfaccia visiva per aiutare i dipendenti a comprendere il processo e gestirlo facilmente. Dovresti prestare maggiore attenzione ai processi incentrati sull'uomo poiché hanno un impatto diretto su dipendenti e clienti.

Fonte

Esempio di BPM umano-centrico

Il miglior esempio di processo incentrato sull'uomo è il processo di assunzione nella tua azienda. Un capo del team si rende conto della necessità di un dipendente in più e ne richiede uno al suo manager. Il manager esamina la richiesta e la trasmette al dipartimento delle risorse umane. Un dirigente delle risorse umane pubblica l'apertura di lavoro e inizia a selezionare i candidati, in base a criteri di selezione predeterminati.

3. BPM incentrato sull'integrazione

In un processo incentrato sull'integrazione, l'obiettivo è creare un flusso regolare di dati tra la rete di strumenti software. È principalmente incentrato sull'integrazione di diversi sistemi software. Un set di strumenti automatizzato e integrato significa meno lavoro manuale e maggiore produttività.

Fonte

Esempio di BPM incentrato sull'integrazione

L'esempio più comune di processo incentrato sull'integrazione è il sistema connesso di strumenti utilizzati dal marketing e dalle vendite. Per vendere un prodotto in modo efficace è necessario un reparto marketing e vendite altamente connesso e informato.

Una campagna di marketing viene avviata in uno strumento di marketing, l'origine dei lead viene tracciata in uno strumento di analisi e archiviata in un CRM con informazioni dettagliate sul percorso del lead. Il team di vendita utilizza queste informazioni per coinvolgere i lead e trasformarli in clienti. Un processo è "centrato" solo su un tipo particolare. In realtà, appartiene a più di un tipo.

In che modo BPM è diverso dal project management?

I progetti sono eventi irripetibili. Sono concentrati sul raggiungimento di obiettivi una tantum. Un progetto di sviluppo di app è un esempio. Implica molta collaborazione e decisioni spontanee.

D'altra parte, l'obiettivo di BPM è migliorare i processi che sono sempre attivi e in corso in un'organizzazione. Ad esempio, un processo di approvazione di un ordine di acquisto. I dipendenti nel processo conoscono le proprie responsabilità con largo anticipo.

C'è una somiglianza tra progetti e processi. Entrambi sono suddivisi in compiti individuali. Ogni attività è assegnata a team o singoli dipendenti. Ecco le principali differenze tra un progetto e un processo:

Mentre i progetti ti aiutano a raggiungere risultati particolari, BPM è una pratica a livello aziendale che si concentra sul miglioramento continuo dei processi esistenti che definiscono il nucleo della tua attività.

Fasi principali di un ciclo di vita BPM

Come accennato in precedenza, il BPM viene eseguito in una sequenza di passaggi che costituiscono un ciclo. Ecco come funziona un ciclo di vita BPM.

• Disegno. Scegli un processo. Progettare una struttura approssimativa del processo e definire le fasi del flusso di lavoro. Assegna le parti interessate per ogni passaggio.
• Modello. Trasferisci il progetto in un sistema BPM e modella il processo. Dovrebbe fornire un quadro chiaro di ogni passaggio, condizione e stakeholder.
• Eseguire. Distribuisci il processo nel tuo ambiente di runtime. Formare i dipendenti su come funziona il nuovo processo e quali sono le loro responsabilità.
• Tenere sotto controllo. Identifica le metriche giuste per tracciare e monitorare il processo. Effettuare un'analisi approfondita a intervalli regolari.
• Ottimizza . Utilizzare gli approfondimenti dell'analisi per migliorare le prestazioni del processo. Ottimizza costantemente il processo per avere la migliore efficienza.

Perché dovresti considerare BPM?

I processi sono ovunque. Tutte le attività commerciali standard nella tua azienda avvengono come processi. Quando inizi a prendere sul serio i processi, questi diventano strumenti che ti aiutano a raggiungere i tuoi obiettivi di business.

BPM ha un impatto positivo su più team e dipendenti. Il vantaggio di fondo è che diventi un'organizzazione efficiente e agile. Il lavoro avviene molto rapidamente, portando a un viaggio più veloce verso il miglioramento della tua attività.

Ad esempio, quando un processo di inserimento dei dipendenti viene reso efficiente, ci sono tre impatti positivi sull'organizzazione.

• Il dipartimento delle risorse umane è chiaro sui passaggi dell'onboarding, il che li aiuta a offrire una migliore esperienza di onboarding
• Altri dipartimenti coinvolti nell'onboarding (come IT, finanza) sono chiari sui loro compiti semplificando il loro lavoro
• Il nuovo dipendente è impressionato dall'onboarding e si sente a proprio agio con il nuovo posto di lavoro, che riduce il tempo per adattarsi a un nuovo team

5 vantaggi primari di BPM

Ci sono innumerevoli vantaggi che derivano da una buona pratica BPM. Ecco cinque vantaggi principali.

1. Diventa un'azienda agile

Quando le organizzazioni seguono rigorosamente processi documentati, tutti sono chiari sui propri obiettivi. I dipendenti sono informati delle loro responsabilità e sanno cosa fare. Questo risolve un fallimento veloce e impara una cultura del lavoro veloce. Un'organizzazione flessibile ai cambiamenti può attraversare facilmente tutti i momenti difficili. La flessibilità consente spazio per esperimenti e alla fine porta a un'organizzazione agile.

2. Aumenta la produttività e riduci gli errori

Poiché i processi sono meticolosamente pianificati e costruiti in BPM, ogni attività è rapida e priva di errori. I dipendenti non hanno bisogno di fare affidamento sui loro superiori per dire loro cosa fare. Il processo afferma chiaramente le loro responsabilità, aumentando la produttività di ogni dipendente coinvolto nel processo.

Gli errori non si verificano spesso. Anche se lo fanno, sono facili da tracciare fino a una fase particolare del flusso di lavoro. Una volta risolti, verranno adottate misure per garantire che lo stesso errore non si ripeta.

3. Controllare l'accessibilità dei dati

La sicurezza dei dati sta diventando una preoccupazione sempre più importante per i leader IT. I dipendenti devono accedere ai dati da diverse fonti per portare a termine il lavoro. BPM previene anche problemi di accesso accidentale ai dati. Supponiamo che un dipendente richieda una determinata vista in uno strumento software.

L'IT è responsabile di mostrare solo i dati a cui un determinato ruolo lavorativo ha l'autorizzazione ad accedere e non di più. Durante la progettazione di un processo, si definisce l'eliminazione dei dati per ogni passaggio e ruolo lavorativo. BPM funge da misura di sicurezza per garantire che i dipendenti accedano solo a ciò di cui hanno bisogno.

4. Trasformazione digitale

La trasformazione digitale è uno degli obiettivi primari per i leader IT. La trasformazione digitale consiste nello sfruttare la tecnologia digitale per migliorare le esperienze di dipendenti e clienti. BPM rientra perfettamente in questa definizione.

I processi si concentrano sempre sia sui dipendenti che sui clienti. Poiché l'obiettivo di BPM è rendere i processi efficienti, subisci automaticamente la trasformazione digitale. Un approccio più mirato alla trasformazione digitale è attraverso una piattaforma BPM senza codice. Gli utenti aziendali possono creare da soli semplici applicazioni basate sul flusso di lavoro senza l'aiuto dell'IT.

5. Garantire il rispetto degli accordi

BPM è un approccio facile per rispettare tutti gli accordi. Poiché BPM lavora su regole e condizioni, crei il processo in conformità con i tuoi accordi politici interni ed esterni. Il processo si basa su queste regole rendendo la conformità una necessità. Il monitoraggio dei processi fa parte del ciclo di vita di BPM. Puoi tenere d'occhio tutti i processi ed essere avvisato se ci sono elementi nel processo che sono vicini a una violazione delle norme.

Una guida pratica per iniziare con BPM

Il BPM inizia ovviamente secondo il ciclo di vita sopra menzionato. Ma ecco un modo pratico e attuabile per avviare il BPM su un piccolo livello e misurare i risultati.

1. Scegli un processo esistente e analizzalo

Scegli un processo aziendale importante con cui hai lottato. Per ottenere i migliori risultati, scegli un processo che si verifica in grandi volumi. Dopo aver selezionato il processo, avviare l'analisi.

Raccogli informazioni dettagliate sul numero di transazioni, tempo ciclo, tempo impiegato per completare ogni passaggio, tipi di errori più comuni, attività ombra e livelli di abilità dei dipendenti coinvolti nel processo. Alla fine della tua analisi, arriva a un elenco di cose da correggere per semplificare il processo.

2. Decidi i tuoi obiettivi e riprogetta il processo

Come regola generale, tutti i processi dovrebbero essere focalizzati sul raggiungimento di un obiettivo specifico. L'obiettivo deve essere chiaramente definito e misurabile. Creare modalità di misurazione impostando KPI appropriati.

Ad esempio, il tuo obiettivo potrebbe essere quello di offrire una migliore esperienza ai dipendenti. Ci sono più punti di contatto che determinano l'esperienza dei dipendenti. Inizia dallo screening dei candidati, dal processo di inserimento, dal processo di formazione, dalle richieste di servizio e da qualsiasi altro processo specifico del dipartimento. Ciascuno di questi processi ha KPI che possono indicare l'efficienza del processo.

Una volta definiti gli obiettivi, scegli uno strumento BPM con il set di funzionalità adatto alle tue esigenze. Uno strumento di gestione dei processi dedicato mantiene tutti i processi in un unico posto. Invece di tracciarli in più strumenti ed e-mail, puoi apportare modifiche al processo e misurare facilmente i risultati.

Ora conosci sia gli errori che gli obiettivi del processo. Colmare il divario riprogettando il processo. Ecco alcuni suggerimenti da tenere a mente durante la riprogettazione del processo:

• Designare uno stakeholder per l'intero processo e diversi stakeholder per ogni fase
• Rimuovere i passaggi che non aggiungono valore al processo
• Se esiste un passaggio solo per informare qualcuno, rimuovere il passaggio e inviare un'e-mail automatizzata dallo strumento BPM per evitare ritardi
• Mostra solo i dati necessari per un determinato passaggio e nascondi tutti i dati irrilevanti che potrebbero confondere i dipendenti
• Identifica le situazioni in cui potrebbe essere necessario interrompere il processo dal solito flusso di lavoro ed elaborare i passaggi alternativi
• Centralizza il processo e assicurati che tutte le persone coinvolte nel processo possano trovare facilmente gli elementi nel processo

3. Implementare il processo riprogettato

Prima di andare avanti e infilarti in un processo completamente nuovo, ottieni il consenso delle parti interessate e dell'alta dirigenza. La maggior parte degli sforzi di BPM falliscono a causa della mancanza di coinvolgimento dei dipendenti. Quando a un dipendente viene richiesto di spostarsi dalla propria zona di comfort, dovresti fornire loro una ragione convincente per farlo.

Spiega loro quali errori verranno prevenuti e come il loro lavoro diventerà più semplice. Quando le parti interessate investono i loro sforzi nel tuo nuovo processo, è molto più facile implementare il nuovo processo con successo.

Il prossimo passo è implementare effettivamente il processo. Fallo in piccoli passi progressivi facili da controllare. Aspetta che le persone si adattino e si adattino ai nuovi metodi. Inoltre, se necessario, modifica il nuovo processo durante l'implementazione.

4. Monitorare e ottimizzare il processo

Un processo è reso efficiente dal monitoraggio e dall'ottimizzazione costanti. È necessario essere in grado di misurare i KPI per tenere d'occhio le prestazioni di un processo. I processi non necessitano di un controllo attivo, ma necessitano di un'analisi approfondita a intervalli regolari.

Lo strumento BPM dispone di funzionalità di reportistica e analisi che forniscono informazioni dettagliate su ogni processo creato nello strumento. Lo strumento fornisce notifiche immediate quando gli articoli sono vicini a violazioni degli SLA. Il passaggio più importante è agire e modificare il processo in base ai report generati invece di lasciarli in un angolo.

Pensieri finali

BPM è più di una semplice pratica. È una cultura aziendale che si sviluppa lentamente una volta implementata. I team iniziano ad adottare un approccio orientato agli obiettivi verso le loro attività. I processi sono importanti per un'organizzazione. Determinano quanto velocemente e senza intoppi raggiungi i tuoi obiettivi di business.

Inizia con un processo. Prova ad adottare un solido approccio BPM per renderlo migliore. Una volta che è impostato e funziona correttamente, vai al processo successivo. Continua a farlo, dopo aver inserito tutti i processi in BPM, ora gestirai un'azienda efficiente e agile.

Scopri oggi il software di gestione dei processi aziendali adatto alle tue esigenze, solo su G2.