O AZ do Business Process Management (BPM)

Gerenciar e administrar um negócio não é fácil.

É preciso muita experiência e cuidado constante. Imagine o seu negócio como um carro com várias peças funcionais. As partes precisam trabalhar juntas para levar o negócio aonde você quer que ele vá.

Os processos são o motor do seu negócio. O gerenciamento de processos de negócios é como você gerencia os processos de forma eficaz para fazer uma jornada suave e rápida em direção aos seus objetivos de negócios.

O que é gerenciamento de processos de negócios (BPM)?

Um processo de negócios é um conjunto documentado de atividades que ajudam a alcançar um resultado. Um processo documentado contém fluxos de trabalho, regras e condições que definem cada estágio. Possui um plano detalhado de como o conjunto de atividades deve ser executado.

O gerenciamento de processos de negócios é a prática de gerenciar todos os processos de negócios de uma organização focada em atingir seus respectivos objetivos de negócios. É uma atividade contínua que identifica áreas de melhoria e faz mudanças nos processos existentes.

3 tipos de gerenciamento de processos de negócios

O BPM funciona de várias formas. Alguns processos podem ser completamente automatizados. Alguns precisam de entrada humana para tomar decisões. Todas as organizações precisam dos três tipos de BPM em quantidades diferentes.

1. BPM centrado em documentos

Em um processo centrado em documentos, todo o processo é construído com um documento específico em seu núcleo. O objetivo do processo é enviar o documento para vários aprovadores no fluxo de trabalho e aprová-lo. O BPM centrado em documentos reduz a necessidade de envio e recebimento de documentos por e-mail. Você pode evitar a perda do documento na unidade de conteúdo, entre muitos outros arquivos.

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Exemplo de BPM centrado em documentos

Um processo de aprovação de orçamento é BPM centrado em documentos. O iniciador preenche um formulário com todos os detalhes sobre a solicitação de orçamento e o envia para a próxima pessoa no fluxo de trabalho. Com base no valor solicitado, itens do orçamento ou qualquer outra condição, o processo de aprovação é atribuído à autoridade designada no processo.

2. BPM centrado no ser humano

Em um processo centrado no ser humano, a maior parte do trabalho pesado é feito por humanos. As decisões são tomadas por humanos para decidir o que acontece após cada etapa do processo. A automação de etapas é limitada aqui.

Um sistema BPM centrado no ser humano é projetado para ser amigável ao ser humano. Ele tem uma interface visual para ajudar os funcionários a entender o processo e gerenciá-lo facilmente. Você deve prestar atenção extra aos processos centrados no ser humano, pois eles afetam diretamente funcionários e clientes.

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Exemplo de BPM centrado no ser humano

O melhor exemplo de um processo centrado no ser humano é o processo de contratação em sua empresa. Uma líder de equipe percebe a necessidade de um funcionário extra e solicita um ao seu gerente. O gerente analisa a solicitação e a encaminha para o departamento de RH. Um executivo de RH publica a vaga e começa a triagem de candidatos, com base em critérios de seleção pré-determinados.

3. BPM centrado na integração

Em um processo centrado na integração, o foco está na criação de um fluxo suave de dados entre a rede de ferramentas de software. Está centrado principalmente na integração de diferentes sistemas de software. Um conjunto de ferramentas automatizado e integrado significa menos trabalho manual e maior produtividade.

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Exemplo de BPM centrado na integração

O exemplo mais comum de um processo centrado na integração é o sistema conectado de ferramentas usadas por marketing e vendas. Vender um produto de forma eficaz precisa de um departamento de marketing e vendas altamente conectado e informado.

Uma campanha de marketing é iniciada em uma ferramenta de marketing, a origem dos leads é rastreada em uma ferramenta de análise e armazenada em um CRM com informações detalhadas sobre a jornada do lead. A equipe de vendas usa essas informações para engajar leads e transformá-los em clientes. Um processo é apenas 'centrado' em torno de um tipo específico. Na realidade, pertence a mais de um tipo.

Como o BPM é diferente do gerenciamento de projetos?

Projetos são eventos únicos. Eles estão focados em alcançar objetivos únicos. Um projeto de desenvolvimento de aplicativo é um exemplo. Envolve muita colaboração e decisões espontâneas.

Por outro lado, o objetivo do BPM é melhorar os processos que estão sempre ativos e acontecendo em uma organização. Por exemplo, um processo de aprovação de pedido de compra. Os funcionários no processo conhecem suas responsabilidades com bastante antecedência.

Há uma semelhança entre projetos e processos. Ambos são divididos em tarefas individuais. Cada tarefa é atribuída a equipes ou funcionários individuais. Aqui estão as principais diferenças entre um projeto e um processo:

Enquanto os projetos ajudam você a alcançar resultados específicos, o BPM é uma prática em toda a empresa que se concentra na melhoria contínua dos processos existentes que definem o núcleo do seu negócio.

Principais etapas de um ciclo de vida de BPM

Como mencionado anteriormente, o BPM é feito em uma sequência de etapas que compõem um ciclo. Veja como funciona um ciclo de vida de BPM.

• Projeto. Escolha um processo. Projete uma estrutura aproximada do processo e defina as etapas do fluxo de trabalho. Atribua as partes interessadas para cada etapa.
• Modelo. Transfira o projeto para um sistema BPM e modele o processo. Deve dar uma imagem clara de cada etapa, condição e parte interessada.
• Executar. Implante o processo em seu ambiente de tempo de execução. Treine os funcionários sobre como o novo processo funciona e quais são suas responsabilidades.
• Monitor. Identifique as métricas certas para acompanhar e monitorar o processo. Faça uma análise completa em intervalos regulares.
• Otimizar . Use os insights da análise para melhorar o desempenho do processo. Otimize constantemente o processo para ter a melhor eficiência.

Por que você deve considerar o BPM?

Os processos estão em toda parte. Todas as atividades de negócios padrão em sua empresa acontecem como processos. Quando você começa a levar os processos a sério, eles se tornam ferramentas que ajudam você a atingir seus objetivos de negócios.

O BPM impacta várias equipes e funcionários de maneira positiva. O benefício subjacente é que você se torna uma organização eficiente e ágil. O trabalho acontece muito rapidamente, levando a uma jornada mais rápida para melhorar seus negócios.

Por exemplo, quando um processo de integração de funcionários se torna eficiente, há três impactos positivos na organização.

• O departamento de RH é claro sobre as etapas da integração, o que os ajuda a proporcionar uma melhor experiência de integração
• Outros departamentos envolvidos na integração (como TI, finanças) são claros em suas funções, facilitando seu trabalho
• O novo funcionário fica impressionado com a integração e se sente confortável com o novo local de trabalho, o que reduz seu tempo de adaptação a uma nova equipe

5 principais benefícios do BPM

São inúmeros os benefícios que resultam da boa prática de BPM. Aqui estão cinco principais benefícios.

1. Torne-se uma empresa ágil

Quando as organizações seguem rigorosamente os processos documentados, todos têm clareza sobre seus objetivos. Os funcionários são informados de suas responsabilidades e sabem o que fazer. Isso corrige uma cultura de trabalho rápido de falha e aprendizado. Uma organização que é flexível a mudanças pode navegar por todos os momentos difíceis com facilidade. A flexibilidade permite espaço para experimentos e, eventualmente, leva a uma organização ágil.

2. Aumente a produtividade e reduza os erros

Como os processos são meticulosamente planejados e construídos em BPM, cada tarefa é rápida e sem erros. Os funcionários não precisam confiar em seus superiores para lhes dizer o que fazer. O processo indica claramente suas responsabilidades, o que aumenta a produtividade de todos os funcionários envolvidos no processo.

Erros não ocorrem com frequência. Mesmo que o façam, eles são fáceis de rastrear para uma etapa específica do fluxo de trabalho. Uma vez corrigidos, medidas serão tomadas para garantir que o mesmo erro não ocorra novamente.

3. Controlar a acessibilidade dos dados

A segurança dos dados está se tornando uma preocupação maior para os líderes de TI. Os funcionários precisam acessar dados de diferentes fontes para realizar o trabalho. O BPM também evita problemas de acesso a dados acidentais. Digamos que um funcionário solicite uma determinada visualização em uma ferramenta de software.

A TI é responsável por mostrar apenas os dados que a função de trabalho específica tem permissão de acesso e não mais. Ao projetar um processo, você define a liberação de dados para cada etapa e função de trabalho. O BPM atua como uma medida de segurança para garantir que os funcionários acessem apenas o que precisam.

4. Transformação digital

A transformação digital é um dos principais objetivos dos líderes de TI. A transformação digital é aproveitar a tecnologia digital para aprimorar as experiências de funcionários e clientes. O BPM se encaixa perfeitamente nessa definição.

Os processos sempre se concentram tanto nos funcionários quanto nos clientes. Como o objetivo do BPM é tornar os processos eficientes, você passa automaticamente pela transformação digital. Uma abordagem mais focada para a transformação digital é por meio de uma plataforma BPM sem código. Os usuários de negócios podem criar aplicativos simples baseados em fluxo de trabalho por conta própria, sem ajuda de TI.

5. Garantir o cumprimento dos acordos

BPM é uma abordagem fácil para cumprir todos os acordos. Como o BPM funciona em regras e condições, você cria o processo em conformidade com seus acordos de política internos e externos. O processo é executado nessas regras, tornando a conformidade uma necessidade. O monitoramento de processos faz parte do ciclo de vida do BPM. Você pode acompanhar todos os processos e ser notificado se houver algum item no processo que esteja próximo de uma violação de política.

Um guia prático para começar com BPM

O BPM obviamente começa de acordo com o ciclo de vida mencionado acima. Mas aqui está uma maneira prática e acionável de iniciar o BPM em um nível pequeno e medir os resultados.

1. Escolha um processo existente e analise-o

Escolha um processo de negócios importante com o qual você está lutando. Para obter os melhores resultados, escolha um processo que ocorra em grandes volumes. Depois de selecionar o processo, inicie a análise.

Colete informações detalhadas sobre o número de transações, tempo de ciclo, tempo necessário para concluir cada etapa, tipos mais comuns de erros, tarefas paralelas e níveis de habilidade dos funcionários envolvidos no processo. Ao final de sua análise, chegue a uma lista de coisas a serem corrigidas para agilizar o processo.

2. Decida seus objetivos e redesenhe o processo

Como regra geral, todos os processos devem ser focados em atingir um objetivo específico. O objetivo deve ser claramente definido e mensurável. Crie modos de medição definindo KPIs apropriados.

Por exemplo, seu objetivo pode ser proporcionar uma melhor experiência ao funcionário. Existem vários pontos de contato que determinam a experiência do funcionário. Ele começa na triagem de candidatos, processo de integração, processo de treinamento, solicitações de serviço e qualquer outro processo específico do departamento. Cada um desses processos possui KPIs que podem indicar a eficiência do processo.

Uma vez que as metas estejam definidas, escolha uma ferramenta de BPM com o conjunto certo de recursos que atendam às suas necessidades. Uma ferramenta de gerenciamento de processos dedicada mantém todos os processos em um só lugar. Em vez de rastreá-los em várias ferramentas e e-mails, você pode fazer alterações no processo e medir os resultados com facilidade.

Agora você conhece os erros e os objetivos do processo. Preencha a lacuna redesenhando o processo. Aqui estão algumas dicas para se ter em mente ao redesenhar o processo:

• Designar uma parte interessada para todo o processo e diferentes partes interessadas para cada etapa
• Remova as etapas que não agregam valor ao processo
• Se houver uma etapa apenas para informar alguém, remova a etapa e envie um e-mail automatizado da ferramenta BPM para evitar atrasos
• Mostre apenas os dados necessários para uma etapa específica e oculte todos os dados irrelevantes que possam confundir os funcionários
• Identifique situações em que o processo pode precisar romper com o fluxo de trabalho usual e elaborar as etapas alternativas
• Centralize o processo e certifique-se de que todos os envolvidos no processo possam encontrar facilmente os itens no processo

3. Implemente o processo redesenhado

Antes de seguir em frente e inserir um processo totalmente novo, obtenha a adesão das partes interessadas e da alta administração. A maioria dos esforços de BPM falha devido à falta de adesão dos funcionários. Quando um funcionário é obrigado a sair de sua zona de conforto, você deve dar a ele um motivo convincente para fazê-lo.

Explique a eles quais erros serão evitados e como o trabalho deles ficará mais fácil. Quando as partes interessadas investem seus esforços em seu novo processo, é muito mais fácil implementar o novo processo com sucesso.

O próximo passo é realmente implementar o processo. Faça isso em pequenos passos progressivos e fáceis de controlar. Espere até que as pessoas se ajustem e se adaptem aos novos métodos. Além disso, ajuste o novo processo durante a implementação, se necessário.

4. Monitore e otimize o processo

Um processo torna-se eficiente por meio de monitoramento e otimização constantes. Você precisa ser capaz de medir os KPIs para acompanhar de perto o desempenho de um processo. Os processos não precisam de escrutínio ativo, mas precisam de uma análise completa em intervalos regulares.

A ferramenta BPM possui recursos de relatórios e análises que fornecem informações detalhadas sobre cada processo que você cria na ferramenta. A ferramenta fornece notificações imediatas quando os itens estão próximos de violações de SLA. O passo mais importante é agir e modificar o processo com base nos relatórios gerados, em vez de deixá-los no canto.

Pensamentos finais

BPM é mais do que apenas uma prática. É uma cultura em toda a empresa que é desenvolvida lentamente uma vez implementada. As equipes começam a adotar uma abordagem orientada a objetivos em relação às suas atividades. Os processos são importantes para uma organização. Eles determinam a rapidez e a facilidade com que você atinge suas metas de negócios.

Comece com um processo. Tente adotar uma abordagem BPM sólida para torná-lo melhor. Uma vez que está configurado e funcionando bem, vá para o próximo processo. Continue fazendo isso, ao final de puxar todos os processos para o BPM, agora você está executando um negócio eficiente e ágil.

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