9 лучших практик для проведения виртуальных мероприятий в 2022 году

Хотя виртуальные мероприятия больше не являются единственным выбором для брендов, когда дело доходит до объединения людей, они по-прежнему составляют значительное количество B2B-событий в 2022 году и, вероятно, будут продолжаться до бесконечности.

В конце концов, виртуальные мероприятия предлагают много преимуществ для B2B.

Они могут быть записаны, переданы и повторно испытаны новой аудиторией, что дает им более длительный срок службы, чем личные мероприятия, которые могут повысить рентабельность инвестиций на несколько месяцев в будущем.

Они позволяют брендам выйти за пределы географии в новые или отдаленные регионы.

И они могут предоставить определенные мультимедийные возможности, которые могут быть недоступны во время личного мероприятия.

Давайте рассмотрим лучшие практики проведения виртуальных мероприятий в 2022 году.

Убедитесь, что виртуальный формат подходит для вашего мероприятия.

Прежде чем приступить к планированию, спросите себя, почему вы выбираете виртуальный формат для своего мероприятия.

Если это необходимо из-за ограничений COVID или географического распространения, то, очевидно, альтернативы нет.

Но если нет, то вам нужно убедиться, что виртуальный формат является лучшим для вашего мероприятия, а не только тот, который вы выбрали, потому что мы все привыкли делать что-то виртуально.

Если вы хотите охватить огромное, широко рассредоточенное количество людей, ваши динамики не могут путешествовать, или есть определенные технические компоненты, которые просто лучше работают в виртуальном режиме, тогда переход на полностью виртуальный язык, вероятно, будет правильным выбором. Однако, если вы начинаете думать, что, возможно, это не правильный выбор, подумайте, как событие будет переведено на личное или гибридное мероприятие.

Определите цели вашего виртуального мероприятия.

Как и в любом мероприятии, вы должны знать свои цели, чтобы знать, удалось ли ваше мероприятие.

Вы продаете продукт? Управляете репутацией своего бренда? Повышение лояльности клиентов? Обращение к новым клиентам?

Какими бы ни были ваши цели, запишите их и убедитесь, что вся ваша команда поддерживает их. Эти цели — то, что послужит основой для ваших ключевых показателей эффективности и анализа после мероприятия.

Найдите подходящую платформу.

Когда ваше мероприятие является виртуальным, платформа, которую вы используете, может решить его.

Техническая неразбериха, потеря подключения, неприятный или сложный пользовательский интерфейс — все это может оказать огромное влияние как на вашу посещаемость, так и на пользовательский опыт. Помните, что посетителям гораздо проще просто выйти из вашего виртуального мероприятия, чем встать, пройти мимо других зрителей и выйти за дверь.

Чтобы найти подходящую платформу, прочитайте обширные обзоры и расспросите коллег об их опыте работы с различными платформами. И убедитесь, что используемая вами платформа позволит посетителям взаимодействовать с вами так, как вы хотите.

Связанный пост: Как провести успешную маркетинговую кампанию событий

Спросите потенциальных спикеров и модераторов, есть ли у них опыт проведения виртуальных мероприятий.

Оратор может быть превосходным лично, но жестким или скучным на камеру. Обязательно поговорите с любыми потенциальными спикерами об их опыте на камеру, прежде чем бронировать их, и посмотрите видео с их предыдущих мероприятий, если это возможно.

Модераторам также потребуется другой набор навыков для модерации виртуального мероприятия, чем для личного. Во-первых, они должны быть гораздо более технически подкованными и иметь возможность быстро переключаться между вопросами по мере их поступления. Они должны быть в состоянии удерживать внимание толпы и судить, не видя людей, когда энергия ослабевает.

Установите повестку дня и придерживайтесь ее.

Повестки необходимы для любого мероприятия, и виртуальные не исключение.

Люди с гораздо большей вероятностью будут приходить и уходить во время виртуальных мероприятий, поэтому наличие точного расписания облегчит участникам посещение частей, которые они не хотят пропустить. Это также повышает вероятность того, что они вернутся, чтобы поймать динамик или панель, если они ранее вышли из системы.

Рекламируйте и делитесь за несколько недель до мероприятия.

Самый важный момент для любого виртуального мероприятия — это не само мероприятие; это месяцы и недели, предшествующие этому.

Squarespace недавно доказала это своей рекламой Super Bowl с участием Зендаи. Вместо того, чтобы сосредоточить все свое внимание на самом рекламном ролике, который длится 67 секунд, они использовали рекламу для повышения осведомленности за несколько недель до Суперкубка. Эта стратегия дала им 10-кратный возврат инвестиций, который они получили бы только от рекламы.

Для виртуального мероприятия продвижение — это все. Вы хотите создать вокруг него контент, разработать стратегию платной рекламы, разместить его на своем веб-сайте и регулярно публиковать в социальных сетях. Поделитесь своим списком спикеров, своими ссылками для регистрации, интервью со спикерами, любой прессой, которую вы получили, и попросите своих подписчиков принять участие в этом с помощью опросов, опросов и других методов.

Связанный пост: Полное руководство по платной рекламе B2B

Инвестируйте в PR-кампанию.

Если у вас есть возможность, разработайте специальную PR-кампанию вокруг вашего мероприятия.

• Интервью с вашим руководством
• Цитаты в отраслевых статьях
• Гостевые посты на основных отраслевых сайтах и ​​в изданиях
• Интервью с вашими спикерами и модераторами

Ваши спикеры, скорее всего, также проводят PR-аутрич самостоятельно, поэтому, возможно, стоит сопоставить их усилия с вашими. Объединившись и проводя работу как с их аудиторией, так и со своей, у вас будет больше возможных точек зрения для репортеров, что повысит ваши шансы на освещение в прессе и усилит ваше влияние.

Используйте электронный маркетинг как до, так и после вашего мероприятия, чтобы привлечь посетителей.

Электронный маркетинг B2B обязателен как до, так и после вашего виртуального мероприятия.

Прежде чем начать продвижение мероприятия, создайте кампанию по развитию для людей, которые зарегистрируются. Вам понадобится (как минимум):

• Благодарственное письмо, которое они получают при регистрации
• Напоминание о мероприятии через неделю или несколько дней с информацией о том, как получить доступ, хэштегом вашего мероприятия и вашими аккаунтами в социальных сетях.
• Электронное письмо, которое отправляется в день мероприятия, также с информацией о доступе

После завершения мероприятия еще раз поблагодарите участников и попросите оставить отзыв в одном электронном письме. В зависимости от размера вашего списка гостей и ваших ресурсов, вы можете создать опрос для всех ваших участников или просто попросить людей ответить на ваше электронное письмо с комментариями.

Заранее установите ключевые показатели и при необходимости откорректируйте их.

Ключевые показатели и ключевые показатели эффективности должны быть установлены на ранней стадии и доведены до сведения всей вашей команды, чтобы они знали, на какой аналитике сосредоточиться.

Посещаемость, вовлеченность, продажи продуктов, удержание посетителей, регистрация и упоминания в социальных сетях — все это примеры ключевых показателей эффективности, которые особенно полезно отслеживать.

Если ваши цели меняются по мере развития события, просто скорректируйте свои KPI, чтобы они соответствовали.

Виртуальные мероприятия могут быть сложными для проведения, но, следуя этим передовым методам, вы с гораздо большей вероятностью создадите мероприятие, которое понравится посетителям, с которым они будут взаимодействовать и которые запомнятся, и это хорошо для вашего бренда и вашей прибыли.

Нужна помощь с вашим следующим событием? Позвоните нашей команде!