9 Praktik Terbaik untuk Menyelenggarakan Acara Virtual di 2022

Meskipun acara virtual bukan lagi satu-satunya pilihan merek dalam hal menyatukan orang, acara tersebut masih merupakan acara B2B yang signifikan pada tahun 2022 dan kemungkinan akan berlanjut tanpa batas.

Bagaimanapun, acara virtual menawarkan banyak manfaat bagi B2B.

Mereka dapat direkam, dibagikan, dan dialami kembali oleh audiens baru, memberi mereka masa pakai yang lebih lama daripada acara tatap muka yang dapat meningkatkan ROI selama berbulan-bulan ke depan.

Mereka memungkinkan merek untuk menjangkau melampaui geografi ke wilayah baru atau jauh.

Dan mereka dapat memungkinkan kemungkinan multimedia tertentu yang mungkin tidak mungkin dilakukan selama acara tatap muka.

Mari selami praktik terbaik untuk menyelenggarakan acara virtual pada tahun 2022.

Pastikan format virtual tepat untuk acara Anda.

Sebelum Anda mulai merencanakan, tanyakan pada diri Anda mengapa Anda memilih format virtual untuk acara Anda.

Jika karena kebutuhan karena pembatasan COVID atau distribusi geografis, maka jelas, tidak ada alternatif.

Tetapi jika tidak, maka Anda harus memastikan bahwa virtual adalah format terbaik untuk acara Anda, dan bukan hanya format yang Anda pilih karena kita semua sudah terbiasa melakukan berbagai hal secara virtual.

Jika Anda ingin menjangkau banyak orang, tersebar luas, speaker Anda tidak dapat melakukan perjalanan, atau ada komponen teknologi tertentu yang hanya bekerja lebih baik secara virtual, maka sepenuhnya virtual kemungkinan merupakan pilihan yang tepat. Namun, jika Anda mulai berpikir bahwa mungkin itu bukan pilihan yang tepat, pertimbangkan bagaimana acara tersebut akan diterjemahkan menjadi tatap muka atau hibrida.

Tentukan tujuan Anda untuk acara virtual Anda.

Seperti halnya acara apa pun, Anda harus mengetahui tujuan Anda untuk mengetahui apakah acara Anda berhasil.

Apakah Anda menjual produk? Mengelola reputasi merek Anda? Meningkatkan loyalitas pelanggan? Menjangkau pelanggan baru?

Apa pun tujuan Anda, tuliskan dan pastikan seluruh tim Anda ikut serta. Sasaran inilah yang akan menginformasikan KPI dan analisis Anda setelah acara.

Temukan platform yang tepat.

Saat acara Anda virtual, platform yang Anda gunakan dapat membuat atau menghancurkannya.

Gangguan teknologi, hilangnya konektivitas, atau antarmuka pengguna yang tidak menyenangkan atau sulit semuanya dapat memberikan dampak besar pada kehadiran Anda dan pengalaman pengguna. Ingat, jauh lebih mudah bagi peserta untuk keluar dari acara virtual Anda daripada berdiri, melewati anggota audiens lainnya, dan berjalan keluar pintu.

Untuk menemukan platform yang tepat, baca ulasan ekstensif dan tanyakan rekan kerja tentang pengalaman mereka dengan platform yang berbeda. Dan periksa apakah platform yang Anda gunakan akan memungkinkan peserta untuk berinteraksi dengan Anda seperti yang Anda inginkan.

Posting terkait: Cara Menjalankan Kampanye Pemasaran Acara yang Sukses

Tanyakan kepada pembicara dan moderator potensial apakah mereka memiliki pengalaman dengan acara virtual.

Seorang pembicara mungkin sangat baik secara pribadi tetapi kaku atau membosankan di depan kamera. Pastikan Anda berbicara dengan calon pembicara tentang pengalaman mereka di depan kamera sebelum memesan mereka dan menonton video dari acara mereka sebelumnya jika memungkinkan.

Moderator juga akan membutuhkan seperangkat keterampilan yang berbeda untuk memoderasi acara virtual daripada yang mereka lakukan secara langsung. Mereka harus jauh lebih paham teknologi, untuk satu hal, dan dapat dengan cepat memutar pertanyaan saat mereka muncul. Mereka harus mampu membuat orang banyak terlibat dan menilai tanpa melihat orang ketika energinya lesu.

Tetapkan agenda—dan patuhi itu.

Agenda sangat penting untuk acara apa pun, dan yang virtual tidak terkecuali.

Orang-orang jauh lebih mungkin untuk datang dan pergi selama acara virtual, jadi memiliki jadwal yang akurat akan memudahkan peserta untuk menghadiri bagian yang tidak ingin mereka lewatkan. Itu juga membuat mereka lebih mungkin untuk kembali untuk menangkap pembicara atau panel jika mereka telah keluar sebelumnya.

Promosikan dan bagikan di minggu-minggu menjelang acara.

Waktu yang paling penting untuk setiap acara virtual bukanlah acara itu sendiri; itu bulan dan minggu menjelang itu.

Squarespace membuktikannya baru-baru ini dengan iklan Super Bowl mereka yang menampilkan Zendaya. Alih-alih memusatkan semua perhatian mereka pada iklan yang sebenarnya—yang merupakan tempat 67 detik—mereka menggunakan iklan untuk membangkitkan kesadaran di minggu-minggu menjelang Super Bowl. Strategi ini memberi mereka 10x ROI yang mereka dapatkan dari iklan saja.

Untuk acara virtual, promosi adalah segalanya. Anda ingin membuat konten di sekitarnya, mengembangkan strategi iklan berbayar, mempostingnya di situs web Anda, dan mempostingnya secara teratur di media sosial. Bagikan daftar pembicara Anda, tautan pendaftaran Anda, wawancara dengan pembicara, pers apa pun yang Anda dapatkan, dan minta pengikut Anda untuk berpartisipasi di dalamnya melalui survei, jajak pendapat, dan metode lainnya.

Posting terkait: Panduan Utama untuk Iklan Berbayar B2B

Berinvestasi dalam kampanye PR.

Jika Anda mampu, kembangkan kampanye PR khusus di sekitar acara Anda.

• Wawancara dengan pimpinan Anda
• Kutipan dalam artikel industri
• Posting tamu di situs dan publikasi industri utama
• Wawancara dengan pembicara dan moderator Anda

Pembicara Anda kemungkinan juga melakukan penjangkauan PR sendiri, jadi mungkin bermanfaat untuk merujuk silang upaya mereka dengan Anda. Dengan bekerja sama dan melakukan penjangkauan kepada audiens mereka dan Anda, Anda akan memiliki lebih banyak kemungkinan sudut pandang untuk diliput wartawan, meningkatkan peluang Anda untuk liputan pers dan meningkatkan dampak Anda.

Gunakan pemasaran email baik sebelum dan sesudah acara Anda untuk melibatkan peserta.

Pemasaran email B2B harus dilakukan sebelum dan sesudah acara virtual Anda.

Sebelum memulai promosi acara, buat kampanye pengasuhan untuk orang-orang yang mendaftar. Anda akan membutuhkan (setidaknya):

• Email terima kasih yang mereka terima saat mendaftar
• Pengingat tentang acara seminggu atau beberapa hari lagi, dengan informasi tentang cara mengakses, tagar acara Anda, dan akun sosial Anda
• Email yang keluar pada hari acara, juga dengan informasi akses

Setelah acara selesai, ucapkan terima kasih lagi kepada para hadirin dan mintalah umpan balik dalam satu email. Bergantung pada ukuran daftar tamu dan sumber daya Anda, Anda mungkin ingin membuat survei yang ditujukan kepada semua peserta Anda atau hanya meminta orang untuk membalas email Anda dengan komentar.

Tetapkan metrik utama lebih awal dan sesuaikan seperlunya.

Metrik utama dan KPI harus ditetapkan sejak awal dan dibagikan dengan seluruh tim Anda, sehingga mereka tahu analisis mana yang harus difokuskan.

Kehadiran, keterlibatan, penjualan produk, retensi peserta, pendaftaran, dan penyebutan media sosial adalah contoh KPI yang dapat sangat membantu untuk dilacak.

Jika tujuan Anda berubah saat acara berkembang, cukup sesuaikan KPI Anda agar sesuai.

Acara virtual dapat menjadi tantangan untuk dilakukan, tetapi dengan mengikuti praktik terbaik ini, kemungkinan besar Anda akan membuat acara yang dinikmati, dilibatkan, dan diingat oleh peserta—dan itu bagus untuk merek dan keuntungan Anda.

Butuh bantuan untuk acara Anda berikutnya? Hubungi tim kami!