9 mejores prácticas para organizar un evento virtual en 2022

Si bien los eventos virtuales ya no son la única opción para las marcas cuando se trata de reunir a las personas, aún constituyen una cantidad significativa de eventos B2B en 2022 y es probable que continúen indefinidamente.

Después de todo, los eventos virtuales ofrecen muchos beneficios a los B2B.

Se pueden grabar, compartir y volver a experimentar con nuevas audiencias, lo que les brinda una vida útil más larga que los eventos en persona que pueden aumentar el ROI durante meses en el futuro.

Permiten que las marcas lleguen más allá de la geografía a regiones nuevas o distantes.

Y pueden permitir ciertas posibilidades multimedia que pueden no ser posibles durante un evento en persona.

Profundicemos en las mejores prácticas para organizar eventos virtuales en 2022.

Asegúrese de que el formato virtual sea adecuado para su evento.

Antes de comenzar a planificar, pregúntese por qué elige un formato virtual para su evento.

Si es por necesidad debido a restricciones de COVID o distribución geográfica, obviamente, no hay alternativa.

Pero si no es así, deberá asegurarse de que el formato virtual sea el mejor para su evento, y no solo uno que haya elegido porque todos nos hemos acostumbrado a hacer las cosas virtualmente.

Si desea llegar a una gran cantidad de personas ampliamente distribuidas, sus altavoces no pueden viajar o hay ciertos componentes tecnológicos que simplemente funcionan mejor virtualmente, entonces es probable que la opción correcta sea completamente virtual. Sin embargo, si comienza a pensar que tal vez no sea la opción correcta, considere cómo se traduciría el evento en persona o híbrido.

Determine sus objetivos para su evento virtual.

Como con cualquier evento, debe conocer sus objetivos para saber si su evento tuvo éxito.

Estás vendiendo un producto? ¿Gestionar la reputación de tu marca? ¿Aumentando la lealtad del cliente? ¿Llegar a nuevos clientes?

Sean cuales sean sus objetivos, escríbalos y asegúrese de que todo su equipo esté a bordo. Estos objetivos son los que informarán sus KPI y el análisis posterior al evento.

Encuentre la plataforma adecuada.

Cuando su evento es virtual, la plataforma que utiliza puede hacerlo bien o mal.

Los problemas tecnológicos, la pérdida de conectividad o una interfaz de usuario desagradable o difícil pueden tener un impacto masivo tanto en su asistencia como en la experiencia del usuario. Recuerde, es mucho más fácil para los asistentes simplemente cerrar sesión en su evento virtual que ponerse de pie, pasar por delante de otros miembros de la audiencia y salir por la puerta.

Para encontrar la plataforma adecuada, lea reseñas extensas y pregunte a sus colegas sobre sus experiencias con diferentes plataformas. Y verifique que la plataforma que utilice permita a los asistentes interactuar con usted de la manera que desea que lo hagan.

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Pregunte a los oradores y moderadores potenciales si tienen experiencia con eventos virtuales.

Un orador puede ser excelente en persona pero rígido o poco inspirador frente a la cámara. Asegúrese de hablar con los oradores potenciales sobre su experiencia frente a la cámara antes de reservarlos y ver videos de sus eventos anteriores si es posible.

Los moderadores también necesitarán un conjunto diferente de habilidades para moderar un evento virtual que las que necesitarían para uno en persona. Tendrán que ser mucho más expertos en tecnología, por un lado, y ser capaces de rotar rápidamente las preguntas a medida que surjan. Tendrán que ser capaces de mantener a la multitud interesada y juzgar sin ver a la gente cuando la energía decaiga.

Establezca una agenda y apéguese a ella.

Las agendas son imprescindibles para cualquier evento, y las virtuales no son una excepción.

Es mucho más probable que las personas entren y salgan durante los eventos virtuales, por lo que tener un horario preciso facilitará que los asistentes asistan a las partes que no quieren perderse. También hace que sea más probable que regresen para escuchar un orador o un panel si se han desconectado anteriormente.

Promocionar y compartir en las semanas previas al evento.

El momento más crucial para cualquier evento virtual no es el evento en sí mismo; son los meses y las semanas previas.

Squarespace lo demostró recientemente con su anuncio del Super Bowl con Zendaya. En lugar de centrar toda su atención en el comercial real, que es un anuncio de 67 segundos, utilizaron el anuncio para generar conciencia en las semanas previas al Super Bowl. Esta estrategia les dio 10 veces el ROI que habrían obtenido solo con el comercial.

Para un evento virtual, la promoción lo es todo. Desea crear contenido a su alrededor, desarrollar una estrategia de anuncios pagados, publicarlo en su sitio web y publicarlo regularmente en las redes sociales. Comparta su lista de oradores, sus enlaces de registro, entrevistas con oradores, cualquier prensa que haya recibido, y pídales a sus seguidores que participen a través de encuestas, sondeos y otros métodos.

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Invierte en una campaña de relaciones públicas.

Si puede, desarrolle una campaña de relaciones públicas dedicada a su evento.

• Entrevistas con su liderazgo
• Citas en artículos de la industria
• Publicaciones de invitados en los principales sitios y publicaciones de la industria
• Entrevistas con sus ponentes y moderadores

Es probable que sus oradores también realicen actividades de divulgación de relaciones públicas por su cuenta, por lo que puede valer la pena comparar sus esfuerzos con los suyos. Al formar un equipo y hacer divulgación tanto para su audiencia como para la suya, tendrá más ángulos posibles para que los reporteros cubran, aumentando sus posibilidades de cobertura de prensa y aumentando su impacto.

Utilice el marketing por correo electrónico tanto antes como después de su evento para atraer a los asistentes.

El marketing por correo electrónico B2B es imprescindible tanto antes como después de su evento virtual.

Antes de iniciar la promoción del evento, crea una campaña de nutrición para las personas que se registran. Necesitarás (al menos):

• Un correo electrónico de agradecimiento que reciben cuando se registran
• Un recordatorio sobre el evento una semana o unos días antes, con información sobre cómo acceder, el hashtag de su evento y sus cuentas sociales
• Un email que sale el día del evento, también con los datos de acceso

Una vez finalizado el evento, vuelve a agradecer a los asistentes y pide su opinión en un solo correo electrónico. Según el tamaño de su lista de invitados y sus recursos, es posible que desee crear una encuesta que se envíe a todos sus asistentes o simplemente pedirles a las personas que respondan a su correo electrónico con comentarios.

Establezca métricas clave con anticipación y ajústelas según sea necesario.

Las métricas clave y los KPI deben establecerse desde el principio y compartirse con todo su equipo, para que sepan en qué análisis enfocarse.

La asistencia, el compromiso, las ventas de productos, la retención de asistentes, el registro y las menciones en las redes sociales son ejemplos de KPI que pueden ser especialmente útiles para realizar un seguimiento.

Si sus objetivos cambian a medida que se desarrolla el evento, simplemente ajuste sus KPI para que coincidan.

Los eventos virtuales pueden ser difíciles de llevar a cabo, pero al seguir estas mejores prácticas, será mucho más probable que cree un evento que los asistentes disfruten, interactúen y recuerden, y eso es bueno para su marca y sus resultados.

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