9 migliori pratiche per ospitare un evento virtuale nel 2022

Sebbene gli eventi virtuali non siano più l'unica scelta per i marchi quando si tratta di riunire le persone, costituiscono ancora un numero significativo di eventi B2B nel 2022 e probabilmente continueranno a tempo indeterminato.

Dopotutto, gli eventi virtuali offrono molti vantaggi ai B2B.

Possono essere registrati, condivisi e rivissuti da un nuovo pubblico, offrendo loro una durata più lunga rispetto agli eventi di persona che possono aumentare il ROI per mesi lungo la strada.

Consentono ai marchi di andare oltre la geografia in regioni nuove o lontane.

E possono consentire alcune possibilità multimediali che potrebbero non essere possibili durante un evento di persona.

Entriamo nelle migliori pratiche per ospitare eventi virtuali nel 2022.

Assicurati che il formato virtuale sia adatto al tuo evento.

Prima di iniziare a pianificare, chiediti perché stai scegliendo un formato virtuale per il tuo evento.

Se è per necessità a causa delle restrizioni COVID o della distribuzione geografica, ovviamente non ci sono alternative.

Ma in caso contrario, dovrai assicurarti che il virtuale sia il formato migliore per il tuo evento, e non solo quello che hai scelto perché ci siamo tutti abituati a fare le cose virtualmente.

Se vuoi raggiungere un numero enorme e ampiamente distribuito di persone, i tuoi relatori non sono in grado di viaggiare, o ci sono alcuni componenti tecnologici che funzionano semplicemente meglio virtualmente, allora passare interamente al virtuale è probabilmente la scelta giusta. Se inizi a pensare che forse non è la scelta giusta, tuttavia, considera come l'evento si tradurrebbe in persona o ibrido.

Determina i tuoi obiettivi per il tuo evento virtuale.

Come con qualsiasi evento, devi conoscere i tuoi obiettivi per sapere se il tuo evento ha avuto successo.

Stai vendendo un prodotto? Gestire la reputazione del tuo marchio? Aumentare la fedeltà dei clienti? Raggiungere nuovi clienti?

Qualunque siano i tuoi obiettivi, scrivili e assicurati che tutta la tua squadra sia a bordo. Questi obiettivi sono ciò che informerà i tuoi KPI e l'analisi post-evento.

Trova la piattaforma giusta.

Quando il tuo evento è virtuale, la piattaforma che utilizzi può crearlo o distruggerlo.

Problemi tecnologici, perdita di connettività o un'interfaccia utente sgradevole o difficile possono avere un impatto enorme sia sulla tua presenza che sull'esperienza dell'utente. Ricorda, per i partecipanti è molto più facile disconnettersi dal tuo evento virtuale piuttosto che alzarsi in piedi, farsi strada tra gli altri membri del pubblico e uscire dalla porta.

Per trovare la piattaforma giusta, leggi recensioni approfondite e chiedi ai colleghi le loro esperienze con piattaforme diverse. E verifica che la piattaforma che utilizzi consentirà ai partecipanti di interagire con te nel modo in cui intendi che facciano.

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Chiedi a potenziali relatori e moderatori se hanno esperienza con eventi virtuali.

Un oratore può essere eccellente di persona ma rigido o poco interessante davanti alla telecamera. Assicurati di parlare con tutti i potenziali relatori della loro esperienza davanti alla telecamera prima di prenotarli e, se possibile, di guardare i video dei loro eventi precedenti.

Anche i moderatori avranno bisogno di un insieme di abilità diverso per moderare un evento virtuale rispetto a uno di persona. Dovranno essere molto più esperti di tecnologia, per prima cosa, e in grado di ruotare rapidamente le domande man mano che emergono. Dovranno essere in grado di mantenere la folla coinvolta e giudicare senza vedere le persone quando l'energia diminuisce.

Stabilisci un'agenda e attieniti ad essa.

Le agende sono essenziali per qualsiasi evento e quelle virtuali non fanno eccezione.

È molto più probabile che le persone vadano e vengano durante gli eventi virtuali, quindi avere un programma accurato renderà più facile per i partecipanti partecipare alle parti che non vogliono perdere. Inoltre, è più probabile che tornino per catturare un oratore o un pannello se si sono disconnessi in precedenza.

Promuovi e condividi nelle settimane che precedono l'evento.

Il momento più cruciale per qualsiasi evento virtuale non è l'evento stesso; sono i mesi e le settimane che lo precedono.

Squarespace lo ha dimostrato di recente con la pubblicità del Super Bowl con Zendaya. Invece di concentrare tutta la loro attenzione sulla pubblicità vera e propria, che è uno spot di 67 secondi, hanno utilizzato la pubblicità per generare consapevolezza nelle settimane precedenti al Super Bowl. Questa strategia ha dato loro 10 volte il ROI che avrebbero ottenuto dalla sola pubblicità.

Per un evento virtuale, la promozione è tutto. Vuoi creare contenuti attorno ad esso, sviluppare una strategia di annunci a pagamento, pubblicarlo sul tuo sito Web e pubblicarlo regolarmente sui social. Condividi il tuo elenco di relatori, i link di registrazione, le interviste con i relatori, qualsiasi stampa che hai ricevuto e chiedi ai tuoi follower di parteciparvi attraverso sondaggi, sondaggi e altri metodi.

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Investi in una campagna di pubbliche relazioni.

Se puoi, sviluppa una campagna di PR dedicata al tuo evento.

• Interviste con la tua leadership
• Citazioni in articoli di settore
• Guest post sui principali siti e pubblicazioni del settore
• Interviste ai tuoi relatori e moderatori

È probabile che anche i tuoi relatori conducano da soli la sensibilizzazione delle pubbliche relazioni, quindi potrebbe valere la pena confrontare i loro sforzi con i tuoi. Unendoti e raggiungendo sia il loro pubblico che il tuo, avrai più punti di vista possibili da coprire per i giornalisti, aumentando le tue possibilità di copertura stampa e aumentando il tuo impatto.

Usa l'email marketing sia prima che dopo l'evento per coinvolgere i partecipanti.

L'email marketing B2B è un must sia prima che dopo il tuo evento virtuale.

Prima di iniziare la promozione dell'evento, crea una campagna di nutrimento per le persone che si iscrivono. Avrai bisogno (almeno):

• Un'e-mail di ringraziamento che ricevono al momento della registrazione
• Un promemoria sull'evento una settimana o qualche giorno fuori, con informazioni su come accedere, hashtag dell'evento e account social
• Una mail che esce il giorno dell'evento, anche con le informazioni di accesso

Al termine dell'evento, ringrazia nuovamente i partecipanti e chiedi feedback in un'unica email. A seconda delle dimensioni della tua lista degli invitati e delle tue risorse, potresti voler creare un sondaggio che va a tutti i tuoi partecipanti o semplicemente chiedere alle persone di rispondere alla tua e-mail con commenti.

Imposta le metriche chiave in anticipo e modificale se necessario.

Le metriche chiave e i KPI dovrebbero essere stabiliti in anticipo e condivisi con l'intero team, in modo che sappiano su quali analisi concentrarsi.

La partecipazione, il coinvolgimento, la vendita di prodotti, la fidelizzazione dei partecipanti, la registrazione e le menzioni sui social media sono tutti esempi di KPI che possono essere particolarmente utili da monitorare.

Se i tuoi obiettivi cambiano con lo sviluppo dell'evento, regola semplicemente i tuoi KPI in modo che corrispondano.

Gli eventi virtuali possono essere difficili da realizzare, ma seguendo queste best practice, avrai molte più probabilità di creare un evento che i partecipanti apprezzino, coinvolgano e ricordino, e questo è un bene per il tuo marchio e i tuoi profitti.

Hai bisogno di aiuto con il tuo prossimo evento? Chiama il nostro team!