9 Best Practices für die Ausrichtung einer virtuellen Veranstaltung im Jahr 2022

Während virtuelle Events nicht mehr die einzige Wahl für Marken sind, wenn es darum geht, Menschen zusammenzubringen, machen sie im Jahr 2022 immer noch eine beträchtliche Anzahl von B2B-Events aus und werden wahrscheinlich auf unbestimmte Zeit fortgesetzt.

Schließlich bieten virtuelle Events B2Bs viele Vorteile.

Sie können aufgezeichnet, geteilt und von neuen Zielgruppen wiedererlebt werden, was ihnen eine längere Lebensdauer verleiht als persönliche Veranstaltungen, die den ROI für Monate steigern können.

Sie ermöglichen es Marken, über die Geographie hinaus in neue oder entfernte Regionen vorzudringen.

Und sie können bestimmte Multimedia-Möglichkeiten ermöglichen, die bei einer Präsenzveranstaltung möglicherweise nicht möglich sind.

Lassen Sie uns in Best Practices für die Ausrichtung virtueller Events im Jahr 2022 eintauchen.

Stellen Sie sicher, dass das virtuelle Format für Ihre Veranstaltung geeignet ist.

Bevor Sie mit der Planung beginnen, fragen Sie sich, warum Sie sich für ein virtuelles Format für Ihre Veranstaltung entscheiden.

Wenn dies aufgrund von COVID-Einschränkungen oder der geografischen Verteilung nicht erforderlich ist, gibt es offensichtlich keine Alternative.

Aber wenn nicht, dann müssen Sie sicherstellen, dass virtuell das beste Format für Ihre Veranstaltung ist und nicht nur eines, das Sie gewählt haben, weil wir uns alle daran gewöhnt haben, Dinge virtuell zu machen.

Wenn Sie eine große, weit verstreute Anzahl von Menschen erreichen möchten, Ihre Referenten nicht reisen können oder es bestimmte technische Komponenten gibt, die virtuell einfach besser funktionieren, dann ist der Weg komplett virtuell wahrscheinlich die richtige Wahl. Wenn Sie jedoch anfangen zu denken, dass dies möglicherweise nicht die richtige Wahl ist, überlegen Sie, wie sich die Veranstaltung auf persönlich oder hybrid übertragen würde.

Legen Sie Ihre Ziele für Ihr virtuelles Event fest.

Wie bei jeder Veranstaltung müssen Sie Ihre Ziele kennen, um zu wissen, ob Ihre Veranstaltung erfolgreich war.

Verkaufen Sie ein Produkt? Verwalten Sie den Ruf Ihrer Marke? Kundenbindung stärken? Neukunden ansprechen?

Was auch immer Ihre Ziele sind, schreiben Sie sie auf und stellen Sie sicher, dass Ihr gesamtes Team an Bord ist. Diese Ziele werden Ihre KPIs und Analysen nach der Veranstaltung informieren.

Finden Sie die richtige Plattform.

Wenn Ihre Veranstaltung virtuell ist, kann die von Ihnen verwendete Plattform über Erfolg oder Misserfolg entscheiden.

Technische Pannen, Konnektivitätsverlust oder eine unangenehme oder schwierige Benutzeroberfläche können sich sowohl auf Ihre Teilnahme als auch auf die Benutzererfahrung massiv auswirken. Denken Sie daran, dass es für die Teilnehmer viel einfacher ist, sich einfach von Ihrer virtuellen Veranstaltung abzumelden, als aufzustehen, an anderen Zuschauern vorbeizugehen und zur Tür hinauszugehen.

Um die richtige Plattform zu finden, lesen Sie ausführliche Rezensionen und fragen Sie Kollegen nach ihren Erfahrungen mit verschiedenen Plattformen. Und überprüfen Sie, ob die von Ihnen verwendete Plattform es den Teilnehmern ermöglicht, so mit Ihnen zu interagieren, wie Sie es für sie beabsichtigen.

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Fragen Sie potenzielle Referenten und Moderatoren, ob sie Erfahrung mit virtuellen Veranstaltungen haben.

Ein Redner kann persönlich exzellent sein, aber vor der Kamera steif oder wenig inspirierend. Stellen Sie sicher, dass Sie mit potenziellen Rednern über ihre Erfahrungen vor der Kamera sprechen, bevor Sie sie buchen, und sehen Sie sich nach Möglichkeit Videos ihrer früheren Veranstaltungen an.

Auch Moderatoren benötigen andere Fähigkeiten, um eine virtuelle Veranstaltung zu moderieren, als sie es für eine persönliche Veranstaltung tun würden. Zum einen müssen sie viel technisch versierter sein und in der Lage sein, schnell durch Fragen zu rotieren, wenn sie auftauchen. Sie müssen in der Lage sein, die Menge zu beschäftigen und zu urteilen, ohne Leute zu sehen, wenn die Energie nachlässt.

Legen Sie eine Agenda fest – und halten Sie sich daran.

Tagesordnungen sind für jede Veranstaltung unerlässlich, und virtuelle sind da keine Ausnahme.

Es ist viel wahrscheinlicher, dass Menschen während virtueller Veranstaltungen kommen und gehen, sodass ein genauer Zeitplan es den Teilnehmern erleichtert, an den Teilen teilzunehmen, die sie nicht verpassen möchten. Es macht es auch wahrscheinlicher, dass sie zurückkehren, um einen Redner oder ein Panel zu sehen, wenn sie sich zuvor abgemeldet haben.

Bewerben und teilen Sie in den Wochen vor der Veranstaltung.

Der wichtigste Zeitpunkt für jede virtuelle Veranstaltung ist nicht die Veranstaltung selbst; es sind die Monate und Wochen davor.

Squarespace hat dies kürzlich mit seiner Super Bowl-Werbung mit Zendaya bewiesen. Anstatt ihre ganze Aufmerksamkeit auf den eigentlichen Werbespot zu richten – einen 67 Sekunden langen Spot – nutzten sie die Anzeige, um in den Wochen vor dem Super Bowl Aufmerksamkeit zu erzeugen. Diese Strategie brachte ihnen den 10-fachen ROI, den sie allein durch den Werbespot erzielt hätten.

Für eine virtuelle Veranstaltung ist Werbung alles. Sie möchten Inhalte darum herum erstellen, eine Strategie für bezahlte Anzeigen entwickeln, sie auf Ihrer Website veröffentlichen und regelmäßig in sozialen Netzwerken darüber posten. Teilen Sie Ihre Rednerliste, Ihre Registrierungslinks, Interviews mit Rednern, jegliche Presse, die Sie erhalten haben, und bitten Sie Ihre Follower, sich durch Umfragen, Umfragen und andere Methoden daran zu beteiligen.

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Investieren Sie in eine PR-Kampagne.

Entwickeln Sie, wenn möglich, eine eigene PR-Kampagne rund um Ihre Veranstaltung.

• Interviews mit Ihrer Führung
• Zitate in Branchenartikeln
• Gastbeiträge auf wichtigen Branchenseiten und Publikationen
• Interviews mit Ihren Referenten und Moderatoren

Ihre Redner führen wahrscheinlich auch selbst PR-Aktivitäten durch, daher kann es sich lohnen, ihre Bemühungen mit Ihren zu vergleichen. Indem Sie sich zusammenschließen und sowohl ihr Publikum als auch Ihr Publikum erreichen, haben Sie mehr mögliche Blickwinkel, die Reporter abdecken können, was Ihre Chancen auf Presseberichterstattung erhöht und Ihre Wirkung erhöht.

Nutzen Sie E-Mail-Marketing sowohl vor als auch nach Ihrer Veranstaltung, um die Teilnehmer zu motivieren.

B2B-E-Mail-Marketing ist sowohl vor als auch nach Ihrer virtuellen Veranstaltung ein Muss.

Bevor Sie mit der Promotion der Veranstaltung beginnen, erstellen Sie eine Pflegekampagne für Personen, die sich registrieren. Sie benötigen (mindestens):

• Eine Dankes-E-Mail, die sie erhalten, wenn sie sich registrieren
• Eine Erinnerung an die Veranstaltung eine Woche oder ein paar Tage im Voraus, mit Informationen zum Zugriff, Ihrem Event-Hashtag und Ihren sozialen Konten
• Eine E-Mail, die am Tag der Veranstaltung versendet wird, auch mit den Zugangsdaten

Bedanken Sie sich nach Abschluss der Veranstaltung erneut bei den Teilnehmern und bitten Sie in einer einzigen E-Mail um Feedback. Abhängig von der Größe Ihrer Gästeliste und Ihren Ressourcen möchten Sie vielleicht eine Umfrage erstellen, die an alle Ihre Teilnehmer geht, oder die Leute einfach bitten, auf Ihre E-Mail mit Kommentaren zu antworten.

Legen Sie frühzeitig Schlüsselkennzahlen fest und passen Sie sie bei Bedarf an.

Wichtige Kennzahlen und KPIs sollten frühzeitig festgelegt und mit Ihrem gesamten Team geteilt werden, damit sie wissen, auf welche Analysen sie sich konzentrieren müssen.

Anwesenheit, Engagement, Produktverkäufe, Teilnehmerbindung, Registrierung und Erwähnungen in sozialen Medien sind alles Beispiele für KPIs, deren Nachverfolgung besonders hilfreich sein kann.

Wenn sich Ihre Ziele im Laufe der Veranstaltung ändern, passen Sie einfach Ihre KPIs an.

Virtuelle Events können schwierig durchzuführen sein, aber wenn Sie diese Best Practices befolgen, ist es viel wahrscheinlicher, dass Sie ein Event erstellen, das die Teilnehmer genießen, mit dem sie sich beschäftigen und das sie sich merken – und das ist gut für Ihre Marke und Ihr Endergebnis.

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