9 cele mai bune practici pentru găzduirea unui eveniment virtual în 2022

În timp ce evenimentele virtuale nu mai sunt singura opțiune pentru mărci atunci când vine vorba de reunirea oamenilor, ele reprezintă totuși un număr semnificativ de evenimente B2B în 2022 și probabil vor continua pe termen nelimitat.

La urma urmei, evenimentele virtuale oferă multe beneficii pentru B2B.

Acestea pot fi înregistrate, partajate și reexperimentate de noi audiențe, oferindu-le o durată de viață mai lungă decât evenimentele în persoană, care pot crește rentabilitatea investiției timp de luni de zile.

Acestea permit mărcilor să ajungă dincolo de geografie în regiuni noi sau îndepărtate.

Și pot permite anumite posibilități multimedia care ar putea să nu fie posibile în timpul unui eveniment în persoană.

Să ne aprofundăm în cele mai bune practici pentru găzduirea evenimentelor virtuale în 2022.

Asigurați-vă că formatul virtual este potrivit pentru evenimentul dvs.

Înainte de a începe planificarea, întreabă-te de ce alegi un format virtual pentru evenimentul tău.

Dacă este din necesitate din cauza restricțiilor COVID sau a distribuției geografice, atunci evident, nu există alternativă.

Dar dacă nu, atunci va trebui să vă asigurați că virtualul este cel mai bun format pentru evenimentul dvs. și nu doar unul pe care l-ați ales pentru că ne-am obișnuit cu toții să facem lucrurile virtual.

Dacă doriți să ajungeți la un număr mare, distribuit pe scară largă de oameni, difuzoarele dvs. nu pot călători sau există anumite componente tehnologice care pur și simplu funcționează mai bine virtual, atunci trecerea în întregime virtuală este probabil alegerea potrivită. Dacă începi să te gândești că poate nu este alegerea potrivită, totuși, ia în considerare modul în care evenimentul s-ar traduce în persoană sau hibrid.

Stabilește-ți obiectivele pentru evenimentul tău virtual.

Ca în cazul oricărui eveniment, trebuie să vă cunoașteți obiectivele pentru a ști dacă evenimentul a reușit.

Vindeți un produs? Gestionarea reputației mărcii dvs.? Creșterea loialității clienților? Ajungeți la noi clienți?

Oricare ar fi obiectivele tale, notează-le și asigură-te că întreaga ta echipă este la bord. Aceste obiective sunt cele care vă vor informa KPI-urile și analiza după eveniment.

Găsiți platforma potrivită.

Când evenimentul tău este virtual, platforma pe care o folosești îl poate face sau sparge.

Problemele tehnice, pierderea conectivității sau o interfață de utilizator neplăcută sau dificilă pot avea un impact masiv atât asupra prezenței dvs., cât și asupra experienței utilizatorului. Amintiți-vă, este mult mai ușor pentru participanți să se deconecteze pur și simplu de la evenimentul dvs. virtual decât s-ar ridica, să-și croiască drum pe lângă alți membri ai publicului și să iasă pe ușă.

Pentru a găsi platforma potrivită, citiți recenzii extinse și întrebați colegii despre experiențele lor cu diferite platforme. Și verificați dacă platforma pe care o utilizați va permite participanților să interacționeze cu dvs. în modul în care intenționați să o facă.

Postare similară: Cum să executați o campanie de succes de marketing pentru evenimente

Întrebați potențialii vorbitori și moderatori dacă au experiență cu evenimente virtuale.

Un difuzor poate fi excelent în persoană, dar rigid sau lipsit de inspirație în fața camerei. Asigurați-vă că vorbiți cu orice potențial vorbitor despre experiența lor în fața camerei înainte de a le rezerva și vizionați videoclipuri cu evenimentele lor anterioare, dacă este posibil.

Moderatorii, de asemenea, vor avea nevoie de un set diferit de abilități pentru a modera un eveniment virtual decât ar avea unul în persoană. În primul rând, vor trebui să fie mult mai cunoscători de tehnologie și să fie capabili să rotească rapid întrebările pe măsură ce apar. Vor trebui să fie capabili să mențină mulțimea angajată și să judece fără să vadă oamenii când energia scade.

Stabilește o agendă și ține-te de ea.

Agendele sunt esențiale pentru orice eveniment, iar cele virtuale nu fac excepție.

Oamenii sunt mult mai probabil să vină și să plece în timpul evenimentelor virtuale, așa că, având un program precis, participanților le va fi mai ușor să participe la părțile pe care nu vor să le rateze. De asemenea, este mai probabil ca aceștia să se întoarcă pentru a prinde un difuzor sau un panou dacă s-au deconectat anterior.

Promovați și distribuiți în săptămânile premergătoare evenimentului.

Momentul cel mai crucial pentru orice eveniment virtual nu este evenimentul în sine; sunt lunile și săptămânile care au precedat.

Squarespace a dovedit acest lucru recent cu anunțul lor pentru Super Bowl cu Zendaya. În loc să-și concentreze toată atenția asupra reclamei propriu-zise – care este un spot de 67 de secunde – au folosit anunțul pentru a genera conștientizare în săptămânile premergătoare Super Bowl. Această strategie le-a oferit de 10 ori rentabilitatea investiției pe care l-ar fi obținut doar din reclamă.

Pentru un eveniment virtual, promovarea este totul. Doriți să creați conținut în jurul acestuia, să dezvoltați o strategie de reclame plătite, să o publicați pe site-ul dvs. și să postați despre el în mod regulat pe rețelele sociale. Distribuiți lista de vorbitori, linkurile de înregistrare, interviurile cu vorbitorii, orice presă pe care ați primit-o și cereți-vă urmăritorilor să participe la ea prin sondaje, sondaje și alte metode.

Postare conexă: Ghidul suprem pentru publicitatea plătită B2B

Investește într-o campanie de PR.

Dacă poți, dezvolta o campanie de PR dedicată în jurul evenimentului tău.

• Interviuri cu conducerea dvs
• Citate în articole din industrie
• Postări ale invitaților pe site-uri și publicații importante din industrie
• Interviuri cu vorbitorii și moderatorii dvs

Vorbitorii dvs. probabil desfășoară, de asemenea, activități de relații publice pe cont propriu, așa că ar putea fi util să le faceți referințe încrucișate cu ale dvs. Făcând echipă și acționând atât cu publicul lor, cât și cu al dumneavoastră, veți avea mai multe unghiuri posibile pe care reporterii le vor acoperi, sporindu-vă șansele de acoperire a presei și sporind impactul.

Utilizați marketingul prin e-mail atât înainte, cât și după eveniment pentru a implica participanții.

Marketingul prin e-mail B2B este un lucru obligatoriu atât înainte, cât și după evenimentul dvs. virtual.

Înainte de a începe promovarea evenimentului, creați o campanie de nutrire pentru persoanele care se înregistrează. Veți avea nevoie (cel puțin):

• Un e-mail de mulțumire pe care îl primesc atunci când se înregistrează
• Un memento despre eveniment la o săptămână sau la câteva zile, cu informații despre cum să accesezi, hashtagul evenimentului și conturile tale sociale
• Un email care iese în ziua evenimentului, tot cu informațiile de acces

Odată ce evenimentul s-a încheiat, mulțumiți din nou participanților și cereți feedback într-un singur e-mail. În funcție de dimensiunea listei dvs. de invitați și de resursele dvs., este posibil să doriți să creați un sondaj care să fie adresat tuturor participanților dvs. sau pur și simplu să le cereți oamenilor să răspundă la e-mailul dvs. cu comentarii.

Setați valorile cheie din timp și ajustați după cum este necesar.

Valorile cheie și KPI-urile ar trebui stabilite devreme și împărtășite întregii echipe, astfel încât să știe pe ce analize să se concentreze.

Prezența, implicarea, vânzările de produse, păstrarea participanților, înregistrarea și mențiunile pe rețelele sociale sunt toate exemple de KPI care pot fi deosebit de utile de urmărit.

Dacă obiectivele dvs. se schimbă pe măsură ce evenimentul se dezvoltă, pur și simplu ajustați KPI-urile pentru a se potrivi.

Evenimentele virtuale pot fi dificil de realizat, dar urmând aceste bune practici, veți avea mult mai multe șanse să creați un eveniment de care participanții să se bucure, să interacționeze și să-și amintească – și acest lucru este bun pentru marca dvs. și rezultatul final.

Ai nevoie de ajutor cu următorul tău eveniment? Apelați echipa noastră!