9 meilleures pratiques pour organiser un événement virtuel en 2022

Bien que les événements virtuels ne soient plus le seul choix des marques lorsqu'il s'agit de rassembler les gens, ils constituent toujours un nombre important d'événements B2B en 2022 et se poursuivront probablement indéfiniment.

Après tout, les événements virtuels offrent de nombreux avantages aux B2B.

Ils peuvent être enregistrés, partagés et revécus par de nouveaux publics, ce qui leur donne une durée de vie plus longue que les événements en personne qui peuvent augmenter le retour sur investissement pendant des mois.

Ils permettent aux marques d'aller au-delà de la géographie dans des régions nouvelles ou lointaines.

Et ils peuvent permettre certaines possibilités multimédias qui peuvent ne pas être possibles lors d'un événement en personne.

Plongeons-nous dans les meilleures pratiques pour organiser des événements virtuels en 2022.

Assurez-vous que le format virtuel convient à votre événement.

Avant de commencer à planifier, demandez-vous pourquoi vous choisissez un format virtuel pour votre événement.

Si c'est par nécessité en raison des restrictions COVID ou de la répartition géographique, alors évidemment, il n'y a pas d'alternative.

Mais si ce n'est pas le cas, vous devrez vous assurer que le format virtuel est le meilleur pour votre événement, et pas seulement celui que vous avez choisi car nous nous sommes tous habitués à faire les choses virtuellement.

Si vous voulez atteindre un nombre énorme et largement distribué de personnes, vos haut-parleurs ne peuvent pas voyager, ou il y a certains composants technologiques qui fonctionnent simplement mieux virtuellement, alors passer entièrement au virtuel est probablement le bon choix. Si vous commencez à penser que ce n'est peut-être pas le bon choix, réfléchissez à la façon dont l'événement se traduirait en personne ou en hybride.

Déterminez vos objectifs pour votre événement virtuel.

Comme pour tout événement, vous devez connaître vos objectifs pour savoir si votre événement a réussi.

Vous vendez un produit ? Gérer la réputation de votre marque ? Fidéliser vos clients ? Atteindre de nouveaux clients ?

Quels que soient vos objectifs, écrivez-les et assurez-vous que toute votre équipe est d'accord. Ces objectifs informeront vos indicateurs de performance clés et votre analyse post-événement.

Trouvez la bonne plateforme.

Lorsque votre événement est virtuel, la plateforme que vous utilisez peut le faire ou le défaire.

Des problèmes techniques, une perte de connectivité ou une interface utilisateur désagréable ou difficile peuvent tous avoir un impact considérable à la fois sur votre présence et sur l'expérience utilisateur. N'oubliez pas qu'il est beaucoup plus facile pour les participants de simplement se déconnecter de votre événement virtuel que de se lever, de passer devant d'autres membres du public et de sortir par la porte.

Pour trouver la bonne plateforme, lisez des avis détaillés et interrogez vos collègues sur leurs expériences avec différentes plateformes. Et vérifiez que la plateforme que vous utilisez permettra aux participants d'interagir avec vous comme vous le souhaitez.

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Demandez aux conférenciers et modérateurs potentiels s'ils ont de l'expérience avec les événements virtuels.

Un orateur peut être excellent en personne, mais rigide ou sans intérêt devant la caméra. Assurez-vous de parler avec tous les conférenciers potentiels de leur expérience devant la caméra avant de les réserver et de regarder des vidéos de leurs événements précédents si possible.

Les modérateurs, eux aussi, auront besoin d'un ensemble de compétences différent pour modérer un événement virtuel par rapport à un événement en personne. Ils devront être beaucoup plus férus de technologie, d'une part, et capables de parcourir rapidement les questions au fur et à mesure qu'elles se présentent. Ils devront être capables de garder la foule engagée et de juger sans voir les gens lorsque l'énergie faiblit.

Établissez un programme et respectez-le.

Les agendas sont essentiels pour tout événement, et les agendas virtuels ne font pas exception.

Les gens sont beaucoup plus susceptibles d'aller et venir lors d'événements virtuels, donc avoir un calendrier précis permettra aux participants d'assister plus facilement aux parties qu'ils ne veulent pas manquer. Cela rend également plus probable qu'ils reviendront pour attraper un orateur ou un panel s'ils se sont déjà déconnectés.

Promouvoir et partager dans les semaines précédant l'événement.

Le moment le plus crucial pour tout événement virtuel n'est pas l'événement lui-même ; ce sont les mois et les semaines qui l'ont précédé.

Squarespace l'a récemment prouvé avec sa publicité pour le Super Bowl mettant en vedette Zendaya. Au lieu de concentrer toute leur attention sur la publicité réelle, qui est un spot de 67 secondes, ils ont utilisé l'annonce pour générer de la notoriété dans les semaines précédant le Super Bowl. Cette stratégie leur a donné 10 fois le retour sur investissement qu'ils auraient obtenu de la seule publicité.

Pour un événement virtuel, la promotion est primordiale. Vous souhaitez créer du contenu autour de celui-ci, développer une stratégie de publicités payantes, le publier sur votre site Web et le publier régulièrement sur les réseaux sociaux. Partagez votre liste de conférenciers, vos liens d'inscription, des entretiens avec des conférenciers, toute presse que vous avez reçue et demandez à vos abonnés d'y participer par le biais d'enquêtes, de sondages et d'autres méthodes.

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Investissez dans une campagne de relations publiques.

Si vous en êtes capable, développez une campagne de relations publiques dédiée autour de votre événement.

• Entretiens avec vos dirigeants
• Citations dans des articles de l'industrie
• Messages d'invités sur les principaux sites et publications de l'industrie
• Entretiens avec vos conférenciers et modérateurs

Vos conférenciers mènent probablement également des campagnes de relations publiques par eux-mêmes, il peut donc être utile de croiser leurs efforts avec les vôtres. En faisant équipe et en sensibilisant à la fois leur public et le vôtre, vous aurez plus d'angles possibles pour les journalistes à couvrir, ce qui augmentera vos chances de couverture médiatique et augmentera votre impact.

Utilisez le marketing par e-mail avant et après votre événement pour engager les participants.

Le marketing par e-mail B2B est un incontournable avant et après votre événement virtuel.

Avant de commencer la promotion de l'événement, créez une campagne de promotion pour les personnes qui s'inscrivent. Il vous faudra (au moins) :

• Un e-mail de remerciement qu'ils reçoivent lors de leur inscription
• Un rappel de l'événement dans une semaine ou quelques jours, avec des informations sur la façon d'y accéder, votre hashtag d'événement et vos comptes sociaux
• Un e-mail qui sort le jour de l'événement, également avec les informations d'accès

Une fois l'événement terminé, remerciez à nouveau les participants et demandez leur avis dans un seul e-mail. En fonction de la taille de votre liste d'invités et de vos ressources, vous souhaiterez peut-être créer un sondage qui sera envoyé à tous vos participants ou simplement demander aux gens de répondre à votre e-mail avec des commentaires.

Définissez les mesures clés tôt et ajustez-les si nécessaire.

Les métriques clés et les KPI doivent être établis dès le début et partagés avec toute votre équipe, afin qu'ils sachent sur quelles analyses se concentrer.

La participation, l'engagement, les ventes de produits, la fidélisation des participants, l'inscription et les mentions sur les réseaux sociaux sont tous des exemples d'indicateurs de performance clés qui peuvent être particulièrement utiles à suivre.

Si vos objectifs changent au fur et à mesure que l'événement se développe, ajustez simplement vos KPI en conséquence.

Les événements virtuels peuvent être difficiles à organiser, mais en suivant ces meilleures pratiques, vous aurez beaucoup plus de chances de créer un événement que les participants apprécient, interagissent et dont ils se souviennent, et c'est bon pour votre marque et vos résultats.

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