9 najlepszych praktyk dotyczących organizacji wirtualnego wydarzenia w 2022 r.

Chociaż wirtualne wydarzenia nie są już jedynym wyborem dla marek, jeśli chodzi o zbliżanie ludzi, nadal stanowią znaczną liczbę wydarzeń B2B w 2022 roku i prawdopodobnie będą kontynuowane w nieskończoność.

W końcu wirtualne wydarzenia oferują B2B wiele korzyści.

Mogą być nagrywane, udostępniane i ponownie doświadczane przez nowych odbiorców, co daje im dłuższą żywotność niż wydarzenia osobiste, które mogą zwiększyć ROI przez wiele miesięcy.

Pozwalają markom dotrzeć poza geografię do nowych lub odległych regionów.

I mogą pozwolić na pewne multimedialne możliwości, które mogą nie być możliwe podczas osobistego wydarzenia.

Przyjrzyjmy się sprawdzonym metodom organizowania wirtualnych wydarzeń w 2022 r.

Upewnij się, że format wirtualny jest odpowiedni dla Twojego wydarzenia.

Zanim zaczniesz planować, zadaj sobie pytanie, dlaczego wybierasz wirtualny format na swoje wydarzenie.

Jeśli wynika to z konieczności z powodu ograniczeń COVID lub dystrybucji geograficznej, to oczywiście nie ma alternatywy.

Ale jeśli nie, musisz upewnić się, że format wirtualny jest najlepszym formatem dla Twojego wydarzenia, a nie tylko tym, który wybrałeś, ponieważ wszyscy przyzwyczailiśmy się robić rzeczy wirtualnie.

Jeśli chcesz dotrzeć do ogromnej, szeroko rozpowszechnionej liczby osób, twoje głośniki nie są w stanie podróżować lub istnieją pewne komponenty technologiczne, które po prostu działają lepiej wirtualnie, wtedy przejście na całkowicie wirtualne jest prawdopodobnie właściwym wyborem. Jeśli jednak zaczniesz myśleć, że może to nie jest właściwy wybór, zastanów się, jak wydarzenie przełoży się na spotkanie osobiste lub hybrydowe.

Określ swoje cele dla swojego wirtualnego wydarzenia.

Jak w przypadku każdego wydarzenia, musisz znać swoje cele, aby wiedzieć, czy Twoje wydarzenie się powiodło.

Sprzedajesz produkt? Zarządzasz reputacją swojej marki? Zwiększanie lojalności klientów? Docierasz do nowych klientów?

Bez względu na to, jakie masz cele, zapisz je i upewnij się, że cały zespół jest na pokładzie. Te cele będą informować o Twoich wskaźnikach KPI i analizie po zdarzeniu.

Znajdź odpowiednią platformę.

Kiedy Twoje wydarzenie jest wirtualne, platforma, z której korzystasz, może je stworzyć lub zepsuć.

Problemy techniczne, utrata łączności lub nieprzyjemny lub trudny interfejs użytkownika mogą mieć ogromny wpływ zarówno na frekwencję, jak i na wrażenia użytkownika. Pamiętaj, że uczestnikom o wiele łatwiej jest po prostu wylogować się z wirtualnego wydarzenia, niż wstać, przejść obok innych członków publiczności i wyjść.

Aby znaleźć odpowiednią platformę, przeczytaj obszerne recenzje i zapytaj współpracowników o ich doświadczenia z różnymi platformami. I sprawdź, czy platforma, z której korzystasz, pozwoli uczestnikom na interakcję z Tobą w sposób, w jaki zamierzasz.

Powiązany wpis: Jak przeprowadzić udaną kampanię marketingową w wydarzeniu

Zapytaj potencjalnych prelegentów i moderatorów, czy mają doświadczenie z wirtualnymi wydarzeniami.

Mówca może być doskonały osobiście, ale sztywny lub mało inspirujący w aparacie. Upewnij się, że rozmawiasz z potencjalnymi prelegentami o ich wrażeniach przed kamerą przed zarezerwowaniem ich i obejrzyj filmy z ich poprzednich wydarzeń, jeśli to możliwe.

Moderatorzy również będą potrzebować innego zestawu umiejętności do moderowania wirtualnego wydarzenia niż podczas osobistego. Po pierwsze, będą musieli być znacznie bardziej obeznani z technologią i być w stanie szybko przechodzić przez pytania, gdy się pojawią. Będą musieli być w stanie zaangażować tłum i osądzać, nie widząc ludzi, gdy energia słabnie.

Ustal plan — i trzymaj się go.

Programy są niezbędne dla każdego wydarzenia, a wirtualne nie są wyjątkiem.

Ludzie znacznie częściej przychodzą i odchodzą podczas wirtualnych wydarzeń, więc posiadanie dokładnego harmonogramu ułatwi uczestnikom uczestnictwo w częściach, których nie chcą przegapić. Zwiększa to również prawdopodobieństwo, że wrócą, aby złapać mówcę lub panel, jeśli wcześniej się wylogowali.

Promuj i udostępniaj w tygodniach poprzedzających wydarzenie.

Najważniejszym czasem dla każdego wirtualnego wydarzenia nie jest samo wydarzenie; to miesiące i tygodnie, które do tego doprowadziły.

Squarespace udowodnił to niedawno w swojej reklamie Super Bowl z udziałem Zendayi. Zamiast skupiać całą swoją uwagę na samej reklamie – która jest 67-sekundowym spotem – wykorzystali reklamę, aby zwiększyć świadomość w tygodniach poprzedzających Super Bowl. Ta strategia zapewniła im 10-krotny zwrot z inwestycji, jaki uzyskaliby z samej reklamy.

W przypadku wirtualnego wydarzenia promocja jest wszystkim. Chcesz tworzyć wokół niego treści, opracować strategię płatnych reklam, publikować ją w swojej witrynie i regularnie publikować o niej w mediach społecznościowych. Podziel się listą mówców, linkami rejestracyjnymi, wywiadami z prelegentami, jakąkolwiek otrzymaną prasą i poproś swoich obserwujących o udział w nim za pośrednictwem ankiet, ankiet i innych metod.

Powiązany wpis: Kompletny przewodnik po płatnych reklamach B2B

Zainwestuj w kampanię PR.

Jeśli możesz, opracuj dedykowaną kampanię PR wokół swojego wydarzenia.

• Wywiady z kierownictwem
• Cytaty w artykułach branżowych
• Posty gości na głównych stronach branżowych i publikacjach
• Wywiady z prelegentami i moderatorami

Twoi mówcy prawdopodobnie również sami prowadzą działania PR, więc warto porównać ich wysiłki z twoimi. Łącząc siły i docierając zarówno do swoich odbiorców, jak i do swoich, dziennikarze będą mieli więcej możliwości, z których mogą się zmierzyć, zwiększając swoje szanse na doniesienie w prasie i zwiększając swój wpływ.

Korzystaj z marketingu e-mailowego zarówno przed, jak i po wydarzeniu, aby zaangażować uczestników.

E-mail marketing B2B to konieczność zarówno przed, jak i po wirtualnym wydarzeniu.

Przed rozpoczęciem promocji wydarzenia stwórz kampanię pielęgnacyjną dla osób, które się zarejestrują. Będziesz potrzebować (co najmniej):

• E-mail z podziękowaniem, który otrzymują po rejestracji
• Przypomnienie o wydarzeniu za tydzień lub kilka dni z informacją o tym, jak uzyskać dostęp, hashtag wydarzenia i konta społecznościowe
• E-mail, który wychodzi w dniu imprezy, również z informacjami o dostępie

Po zakończeniu wydarzenia jeszcze raz podziękuj uczestnikom i poproś o opinię w jednym e-mailu. W zależności od wielkości listy gości i zasobów, możesz utworzyć ankietę, która zostanie skierowana do wszystkich uczestników lub po prostu poprosić ludzi, aby odpowiedzieli na Twój e-mail z komentarzami.

Ustaw kluczowe wskaźniki wcześnie i dostosuj je w razie potrzeby.

Kluczowe metryki i KPI należy ustalić na wczesnym etapie i udostępnić całemu zespołowi, aby wiedzieli, na których analizach się skoncentrować.

Frekwencja, zaangażowanie, sprzedaż produktów, utrzymanie uczestników, rejestracja i wzmianki w mediach społecznościowych to przykłady kluczowych wskaźników wydajności, które mogą być szczególnie pomocne w śledzeniu.

Jeśli Twoje cele zmieniają się wraz z rozwojem wydarzenia, po prostu dostosuj swoje KPI.

Wirtualne wydarzenia mogą być trudne do zrealizowania, ale postępując zgodnie z tymi najlepszymi praktykami, będziesz znacznie bardziej prawdopodobne, że stworzysz wydarzenie, które spodoba się uczestnikom, zaangażują się w nie i będą pamiętać – a to jest dobre dla Twojej marki i wyników finansowych.

Potrzebujesz pomocy przy kolejnym wydarzeniu? Zadzwoń do naszego zespołu!