9 melhores práticas para hospedar um evento virtual em 2022

Embora os eventos virtuais não sejam mais a única opção para as marcas quando se trata de reunir pessoas, eles ainda representam um número significativo de eventos B2B em 2022 e provavelmente continuarão indefinidamente.

Afinal, os eventos virtuais oferecem muitos benefícios aos B2Bs.

Eles podem ser gravados, compartilhados e experimentados novamente por novos públicos, dando-lhes uma vida útil mais longa do que eventos presenciais que podem aumentar o ROI por meses.

Eles permitem que as marcas alcancem além da geografia em regiões novas ou distantes.

E eles podem permitir certas possibilidades multimídia que podem não ser possíveis durante um evento presencial.

Vamos mergulhar nas melhores práticas para hospedar eventos virtuais em 2022.

Verifique se o formato virtual é adequado para o seu evento.

Antes de começar a planejar, pergunte-se por que está escolhendo um formato virtual para o seu evento.

Se for necessário devido a restrições do COVID ou distribuição geográfica, obviamente, não há alternativa.

Mas se não, então você precisa ter certeza de que o virtual é o melhor formato para o seu evento, e não apenas aquele que você escolheu porque todos nós nos acostumamos a fazer as coisas virtualmente.

Se você deseja alcançar um número enorme e amplamente distribuído de pessoas, seus alto-falantes não podem viajar ou há certos componentes de tecnologia que simplesmente funcionam melhor virtualmente, então ir totalmente virtual é provavelmente a escolha certa. Se você começar a pensar que talvez não seja a escolha certa, considere como o evento se traduziria em presencial ou híbrido.

Determine seus objetivos para o seu evento virtual.

Como em qualquer evento, você precisa conhecer seus objetivos para saber se seu evento foi bem-sucedido.

Você está vendendo um produto? Gerenciando a reputação da sua marca? Aumentar a fidelidade do cliente? Alcançar novos clientes?

Quaisquer que sejam seus objetivos, anote-os e garanta que toda a sua equipe esteja a bordo. Esses objetivos são o que informará seus KPIs e análises pós-evento.

Encontre a plataforma certa.

Quando seu evento é virtual, a plataforma que você usa pode fazer ou quebrar.

Confusões tecnológicas, perda de conectividade ou uma interface de usuário desagradável ou difícil podem causar um grande impacto tanto no seu atendimento quanto na experiência do usuário. Lembre-se, é muito mais fácil para os participantes simplesmente fazer logoff do seu evento virtual do que se levantar, passar por outros membros do público e sair pela porta.

Para encontrar a plataforma certa, leia resenhas extensas e pergunte aos colegas sobre suas experiências com diferentes plataformas. E verifique se a plataforma que você usa permitirá que os participantes interajam com você da maneira que você pretende.

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Pergunte aos palestrantes e moderadores em potencial se eles têm experiência com eventos virtuais.

Um orador pode ser excelente pessoalmente, mas rígido ou pouco inspirador na câmera. Certifique-se de conversar com qualquer palestrante em potencial sobre sua experiência na câmera antes de reservá-los e assista a vídeos de seus eventos anteriores, se possível.

Os moderadores também precisarão de um conjunto diferente de habilidades para moderar um evento virtual do que um presencial. Eles precisarão ser muito mais experientes em tecnologia, por um lado, e capazes de alternar rapidamente entre as perguntas à medida que forem surgindo. Eles precisam ser capazes de manter a multidão envolvida e julgar sem ver as pessoas quando a energia está diminuindo.

Estabeleça uma agenda – e cumpra-a.

As agendas são essenciais para qualquer evento, e as virtuais não são exceção.

É muito mais provável que as pessoas entrem e saiam durante os eventos virtuais, portanto, ter uma programação precisa tornará mais fácil para os participantes comparecerem às partes que não querem perder. Também torna mais provável que eles voltem para pegar um palestrante ou painel se tiverem desconectado anteriormente.

Promova e compartilhe nas semanas que antecedem o evento.

O momento mais crucial para qualquer evento virtual não é o evento em si; são os meses e semanas que o antecederam.

Squarespace provou isso recentemente com seu anúncio do Super Bowl com Zendaya. Em vez de focar toda a atenção no comercial real – que é um comercial de 67 segundos – eles usaram o anúncio para gerar conscientização nas semanas que antecederam o Super Bowl. Essa estratégia deu a eles 10 vezes o ROI que eles teriam obtido apenas com o comercial.

Para um evento virtual, promoção é tudo. Você deseja criar conteúdo em torno dele, desenvolver uma estratégia de anúncios pagos, publicá-lo em seu site e postar sobre ele regularmente nas redes sociais. Compartilhe sua lista de palestrantes, seus links de registro, entrevistas com palestrantes, qualquer imprensa que você tenha recebido e peça a seus seguidores que participem por meio de pesquisas, enquetes e outros métodos.

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Invista em uma campanha de relações públicas.

Se puder, desenvolva uma campanha de relações públicas dedicada ao seu evento.

• Entrevistas com sua liderança
• Citações em artigos da indústria
• Postagens de convidados nos principais sites e publicações do setor
• Entrevistas com seus palestrantes e moderadores

Seus palestrantes provavelmente também estão conduzindo a divulgação de relações públicas por conta própria, então pode valer a pena cruzar os esforços deles com os seus. Ao se unir e fazer divulgação tanto para o público deles quanto para o seu, você terá mais ângulos possíveis para os repórteres cobrirem, aumentando suas chances de cobertura da imprensa e aumentando seu impacto.

Use o email marketing antes e depois do seu evento para envolver os participantes.

O email marketing B2B é obrigatório antes e depois do seu evento virtual.

Antes de iniciar a divulgação do evento, crie uma campanha de nutrição para as pessoas que se inscreverem. Você vai precisar (pelo menos):

• Um e-mail de agradecimento que eles recebem quando se registram
• Um lembrete sobre o evento uma semana ou alguns dias, com informações sobre como acessar, sua hashtag do evento e suas contas sociais
• Um email que sai no dia do evento, também com as informações de acesso

Quando o evento terminar, agradeça aos participantes novamente e peça feedback em um único e-mail. Dependendo do tamanho da sua lista de convidados e dos seus recursos, você pode criar uma pesquisa para todos os participantes ou simplesmente pedir às pessoas que respondam ao seu e-mail com comentários.

Defina as principais métricas com antecedência e ajuste conforme necessário.

As principais métricas e KPIs devem ser estabelecidos desde o início e compartilhados com toda a sua equipe, para que eles saibam em quais análises se concentrar.

Presença, engajamento, vendas de produtos, retenção de participantes, registro e menções nas mídias sociais são exemplos de KPIs que podem ser especialmente úteis para rastrear.

Se seus objetivos mudarem à medida que o evento se desenvolve, basta ajustar seus KPIs para corresponder.

Eventos virtuais podem ser desafiadores, mas seguindo essas práticas recomendadas, você terá muito mais chances de criar um evento que os participantes gostem, com o qual se envolvam e se lembrem, e isso é bom para sua marca e seus resultados.

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