أفضل 9 ممارسات لاستضافة حدث افتراضي في عام 2022

على الرغم من أن الأحداث الافتراضية لم تعد الخيار الوحيد للعلامات التجارية عندما يتعلق الأمر بجمع الأشخاص معًا ، إلا أنها لا تزال تشكل عددًا كبيرًا من أحداث B2B في عام 2022 ومن المرجح أن تستمر إلى أجل غير مسمى.

بعد كل شيء ، تقدم الأحداث الافتراضية العديد من الفوائد لـ B2B.

يمكن تسجيلها ومشاركتها وإعادة تجربتها بواسطة جماهير جديدة ، مما يمنحهم عمرًا أطول من الأحداث الشخصية التي يمكن أن تعزز عائد الاستثمار لأشهر على الطريق.

إنها تسمح للعلامات التجارية بالوصول إلى ما هو أبعد من الجغرافيا إلى مناطق جديدة أو بعيدة.

ويمكن أن تسمح ببعض إمكانيات الوسائط المتعددة التي قد لا تكون ممكنة أثناء حدث شخصي.

دعنا نتعمق في أفضل الممارسات لاستضافة الأحداث الافتراضية في عام 2022.

تأكد من أن التنسيق الافتراضي مناسب لحدثك.

قبل البدء في التخطيط ، اسأل نفسك لماذا تختار تنسيقًا افتراضيًا لحدثك.

إذا كان ذلك بسبب الضرورة بسبب قيود COVID أو التوزيع الجغرافي ، فمن الواضح أنه لا يوجد بديل.

ولكن إذا لم يكن الأمر كذلك ، فستحتاج إلى التأكد من أن الشكل الظاهري هو أفضل تنسيق لحدثك ، وليس التنسيق الوحيد الذي اخترته لأننا اعتدنا جميعًا على القيام بالأشياء افتراضيًا.

إذا كنت ترغب في الوصول إلى عدد ضخم وموزع على نطاق واسع من الأشخاص ، أو أن مكبرات الصوت لديك غير قادرة على السفر ، أو أن هناك مكونات تقنية معينة تعمل بشكل أفضل افتراضيًا ، فمن المحتمل أن يكون الخيار الافتراضي هو الخيار الصحيح. إذا بدأت في التفكير في أنه ربما ليس الخيار الصحيح ، مع ذلك ، ففكر في كيفية ترجمة الحدث إلى شخصي أو مختلط.

حدد أهدافك لحدثك الافتراضي.

كما هو الحال مع أي حدث ، عليك أن تعرف أهدافك لتعرف ما إذا كان الحدث الخاص بك قد نجح.

هل تبيع منتجا؟ إدارة سمعة علامتك التجارية؟ تعزيز ولاء العملاء؟ الوصول إلى عملاء جدد؟

مهما كانت أهدافك ، قم بتدوينها وتأكد من انضمام فريقك بالكامل. هذه الأهداف هي التي ستوجه مؤشرات الأداء الرئيسية الخاصة بك والتحليل بعد الحدث.

ابحث عن النظام الأساسي المناسب.

عندما يكون الحدث الخاص بك افتراضيًا ، يمكن للنظام الأساسي الذي تستخدمه إنشاءه أو كسره.

يمكن أن يكون للتكنولوجيا الخاطفة أو فقدان الاتصال أو واجهة المستخدم غير السارة أو الصعبة تأثير كبير على كل من الحضور وتجربة المستخدم. تذكر أنه من الأسهل بكثير على الحضور تسجيل الخروج من الحدث الافتراضي الخاص بك بدلاً من الوقوف ، وشق طريقهم عبر أعضاء الجمهور الآخرين ، والخروج من الباب.

للعثور على النظام الأساسي المناسب ، اقرأ التقييمات الشاملة واسأل الزملاء عن تجاربهم مع الأنظمة الأساسية المختلفة. وتحقق من أن النظام الأساسي الذي تستخدمه سيسمح للحاضرين بالتفاعل معك بالطريقة التي تريدها لهم.

منشور ذو صلة: كيفية تنفيذ حملة تسويق حدث ناجح

اسأل المتحدثين والمنسقين المحتملين عما إذا كان لديهم خبرة في الأحداث الافتراضية.

قد يكون المتحدث ممتازًا شخصيًا ولكنه صلب أو غير ملهم على الكاميرا. تأكد من التحدث مع أي متحدثين محتملين عن تجربتهم أمام الكاميرا قبل حجزهم ومشاهدة مقاطع فيديو لأحداثهم السابقة إن أمكن.

سيحتاج المنسقون أيضًا إلى مجموعة مختلفة من المهارات لإدارة حدث افتراضي مقارنة بالحدث الشخصي. سيحتاجون إلى أن يكونوا أكثر ذكاءً من الناحية التقنية ، لشيء واحد ، وأن يكونوا قادرين على تدوير الأسئلة بسرعة عند طرحها. سيحتاجون إلى أن يكونوا قادرين على إبقاء الحشد منشغلًا والحكم دون رؤية الناس عندما تتضاءل الطاقة.

ضع جدول أعمال - والتزم به.

الأجندات ضرورية لأي حدث ، والأجندات الافتراضية ليست استثناء.

من المرجح جدًا أن يأتي الأشخاص ويذهبون أثناء الأحداث الافتراضية ، لذا فإن وجود جدول زمني دقيق سيجعل من السهل على الحضور حضور الأجزاء التي لا يريدون تفويتها. كما أنه يزيد من احتمالية عودتهم للقبض على مكبر صوت أو لوحة إذا قاموا بتسجيل الخروج مسبقًا.

قم بالترويج والمشاركة في الأسابيع التي تسبق الحدث.

الوقت الأكثر أهمية لأي حدث افتراضي ليس الحدث نفسه ؛ إنها الأشهر والأسابيع التي سبقتها.

أثبتت Squarespace ذلك مؤخرًا من خلال إعلان Super Bowl الذي ظهر فيه Zendaya. بدلاً من تركيز كل انتباههم على الإعلان الفعلي - وهو مكان مدته 67 ثانية - استخدموا الإعلان لزيادة الوعي في الأسابيع التي سبقت Super Bowl. أعطتهم هذه الإستراتيجية 10 أضعاف عائد الاستثمار الذي كانوا سيحصلون عليه من الإعلان وحده.

بالنسبة للحدث الافتراضي ، فإن الترويج هو كل شيء. تريد إنشاء محتوى حوله ، وتطوير إستراتيجية إعلانات مدفوعة ، ونشرها على موقع الويب الخاص بك ، ونشرها بانتظام على وسائل التواصل الاجتماعي. شارك قائمة المتحدثين وروابط التسجيل والمقابلات مع المتحدثين وأي صحافة حصلت عليها واطلب من متابعيك المشاركة فيها من خلال الاستطلاعات واستطلاعات الرأي وغيرها من الطرق.

وظيفة ذات صلة: الدليل النهائي للإعلانات المدفوعة B2B

استثمر في حملة علاقات عامة.

إذا كنت قادرًا على ذلك ، فقم بتطوير حملة علاقات عامة مخصصة حول الحدث الخاص بك.

• مقابلات مع قيادتك
• اقتباسات في مقالات الصناعة
• مشاركات ضيف على مواقع الصناعة والمطبوعات الرئيسية
• مقابلات مع المتحدثين والمشرفين

من المحتمل أن يقوم المتحدثون أيضًا بإجراء توعية للعلاقات العامة بأنفسهم ، لذلك قد يكون من المفيد الإشارة إلى جهودهم مع جهودك. من خلال التعاون والتواصل مع كل من جمهورهم وجمهورك ، سيكون لديك المزيد من الزوايا الممكنة للصحفيين لتغطية ، وتعزيز فرصك في التغطية الصحفية وزيادة تأثيرك.

استخدم التسويق عبر البريد الإلكتروني قبل الحدث وبعده لإشراك الحضور.

يعد التسويق عبر البريد الإلكتروني B2B أمرًا لا بد منه قبل الحدث الافتراضي وبعده.

قبل البدء في الترويج للحدث ، قم بإنشاء حملة رعاية للأشخاص المسجلين. ستحتاج (على الأقل):

• رسالة شكر بالبريد الإلكتروني التي يتلقونها عند التسجيل
• تذكير بالحدث بعد أسبوع أو بضعة أيام ، مع معلومات حول كيفية الوصول وعلامة التصنيف الخاصة بالحدث وحساباتك الاجتماعية
• بريد إلكتروني يخرج في يوم الحدث ، بالإضافة إلى معلومات الوصول

بمجرد انتهاء الحدث ، اشكر الحاضرين مرة أخرى واطلب التعليقات في رسالة بريد إلكتروني واحدة. اعتمادًا على حجم قائمة المدعوين ومواردك ، قد ترغب في إنشاء استبيان يخرج إلى جميع الحاضرين أو ببساطة اطلب من الأشخاص الرد على بريدك الإلكتروني مع التعليقات.

عيِّن المقاييس الرئيسية مبكرًا واضبطها حسب الضرورة.

يجب إنشاء المقاييس الرئيسية ومؤشرات الأداء الرئيسية في وقت مبكر ومشاركتها مع فريقك بأكمله ، حتى يعرفوا التحليلات التي يجب التركيز عليها.

يعد الحضور والمشاركة ومبيعات المنتجات والاحتفاظ بالحضور والتسجيل ووسائل التواصل الاجتماعي أمثلة على مؤشرات الأداء الرئيسية التي يمكن أن تكون مفيدة بشكل خاص في التتبع.

إذا تغيرت أهدافك مع تطور الحدث ، فما عليك سوى تعديل مؤشرات الأداء الرئيسية الخاصة بك لتتناسب.

قد يكون من الصعب تنفيذ الأحداث الافتراضية ، ولكن باتباع أفضل الممارسات هذه ، سيكون من الأرجح أن تنشئ حدثًا يستمتع به الحاضرون ويتفاعلون معه ويتذكرونه - وهذا أمر جيد لعلامتك التجارية ونتائجك النهائية.

بحاجة الى مساعدة في الحدث الخاص بك المقبل؟ اتصل بفريقنا!