Managementul performanței proiectului: Maximizați rentabilitatea proiectului

Fiecare proiect pare crucial – până când nu este.

De prea multe ori, companiile întreprind proiecte crezând că vor fi benefice pentru organizație, doar pentru a vedea că nu reușesc să ofere ceea ce se aștepta. Potrivit PMI, 9,9% din fiecare dolar este irosit pe managementul și execuția proastă a proiectelor. Ca rezultat, organizațiile irosesc o cantitate enormă de resurse, inclusiv timp, bani și personal – executând sarcini care nu vor produce o rentabilitate a investiției.

Managementul de proiect, un domeniu bine dezvoltat în jurul organizării și executării sarcinilor implicate într-un proiect, este cu siguranță cheia pentru a derula un proiect cu succes, dar trebuie să fie însoțit și de un element de management al performanței proiectului , un proces mai amplu care asigură succesul strategic. .

Ce este managementul performanței proiectului?

Managementul performanței proiectelor este procesul de creare, implementare și gestionare a proiectelor care contribuie la performanța unei organizații și la strategia acesteia. În loc să se concentreze pe execuția sarcinilor, managementul performanței proiectului se referă la imaginea de ansamblu.

Se concentrează pe trei domenii pentru a se asigura că fiecare proiect produce un beneficiu de afaceri:

• Conectarea proiectelor tale cu strategia ta. Alocarea timpului pentru a identifica beneficiile specifice ale proiectului înainte de a începe pune bazele tuturor celorlalte viitoare. Multe proiecte se vor lega în mod natural de strategia ta; altele, cu toate acestea, pot fi proiectele de companie ale directorilor care nu vor duce compania mai departe. Aceste proiecte ar trebui evitate. Este important să rețineți aici că veți avea inevitabil unele proiecte care nu intră în domeniul de aplicare al strategiei dvs. De exemplu, un proiect care se concentrează pe obținerea unei acreditări de siguranță necesară, dar majoritatea portofoliului dvs. de proiecte ar trebui să se alinieze direct cu strategia dvs.
• Urmărirea performanței proiectelor dvs. în timp. Proiectele sunt executate prin îndeplinirea unei varietăți de sarcini, între departamente și toate nivelurile organizaționale. Este esențial nu numai să rămâneți la curent cu componentele tradiționale de timp, sfera de aplicare și buget, ci și să gestionați dacă activitățile de proiect produc de fapt rezultatele pe care le doriți. Multe organizații folosesc software de strategie pentru a se asigura că înregistrează întotdeauna progrese în direcția obiectivelor.
• Examinarea finalizărilor proiectului pentru îmbunătățiri. Când un proiect este finalizat, este imperativ să verificați dacă obiectivele proiectului au fost atinse, precum și care sarcini au mers bine și care ar putea fi îmbunătățite.

Managementul performanței proiectului face parte din procesul mai larg de management al performanței; în esență, totul este despre valorificarea proiectelor pentru a-ți executa strategia.

Cum oferă managementul performanței proiectului afacerii dvs. un avantaj?

Realizarea continuă a proiectelor care nu reușesc să contribuie la obiectivele strategice nu este doar o pierdere de timp și resurse, ci și subminează capacitatea organizației dumneavoastră de a rămâne competitivă.

Majoritatea liderilor executivi cred că proiectele lor funcționează bine, când de fapt, unul din trei proiecte nu își ating obiectivele. Organizațiile care gestionează în mod activ proiectele pentru a se alinia strategiei (și le execută bine) înseamnă că se descurcă mai bine decât mulți dintre concurenții lor la alocarea resurselor într-un mod care contribuie direct la bunăstarea organizației. Ei cheltuiesc cu înțelepciune, cresc profitabilitatea, economisesc timp și reduc risipa.

Cu un proces definit de management și raportare, puteți urmări și ajusta pe parcurs.

De asemenea, ei creează o cultură care se concentrează mai degrabă pe rezultatele organizaționale decât pe rezultatele proiectului. O sumă substanțială de bani este cheltuită pentru aceste proiecte - uneori chiar și 20%-30% din bugetul unei organizații. Permiterea proiectelor să se îndepărteze pentru a satisface nevoile departamentelor, mai degrabă decât obiectivele organizaționale, vă diminuează capacitatea de a atinge acele obiective mai mari în timp. Fără un proces de management al performanței proiectului, proiectele cu performanță scăzută ar putea deveni norma.

Managementul performanței proiectului vs. managementul performanței organizaționale (OPM)

Managementul performanței organizaționale (numit și managementul performanței corporative) este conceptul de gestionare a strategiei întregii organizații: Care sunt obiectivele acesteia? Cum le vei măsura? Ce acțiuni veți întreprinde pentru a obține rezultate îmbunătățite?

Managementul performanței organizaționale se ocupă în întregime de modul în care comunicați, vă aliniați și vă executați strategia. Balanced Scorecard (un sistem de planificare și management strategic care ia în considerare mai multe puncte de vedere organizaționale în plus față de unghiul financiar), Modelul de excelență EFQM, MPO și Six Sigma, sunt toate cadrele utilizate pentru a ajuta la gestionarea performanței corporative.

Managementul performanței proiectului este un subset al managementului performanței organizaționale.

Multe organizații au un sistem OPM care include proiecte. Dacă aveți un birou separat de management de proiect, asigurați-vă că lucrează îndeaproape cu echipa dvs. OPM. Doar 41% dintre organizațiile cu un birou de management de proiect la nivel de întreprindere raportează că acesta este foarte aliniat la strategia organizației.

Managementul performanței proiectului vs. managementul performanței angajaților

Managementul performanței angajaților este un subset al managementului resurselor umane și al resurselor de proiect care urmărește să îmbunătățească productivitatea, satisfacția și capacitatea operațională a angajaților. Această zonă se concentrează pe dezvoltarea competențelor, eliminarea decalajelor de competențe și ghidarea angajaților în carieră, promovări, creșteri și recenzii normale. Este legat de managementul performanței proiectului și managementul performanței organizaționale în sensul că aveți nevoie de angajați calificați pentru a conduce proiecte și trebuie să vă asigurați că aveți personalul potrivit cu abilitățile potrivite pentru strategia dvs. generală.

6 etape ale managementului performanței proiectului

Chiar dacă un proiect este finalizat la timp și la țintă în ceea ce privește bugetul și domeniul de aplicare, asta nu este suficient pentru a-l declara un succes. Adevărata măsură a unui proiect de succes este dacă îndeplinește aceste criterii – și dacă contribuie sau nu la un obiectiv strategic de afaceri. Pentru a depăși gestionarea elementelor tehnice și pentru a menține proiectele pe calea strategică, urmați cei șase pași de mai jos.

1. Înțelegeți cazul de afaceri

Majoritatea organizațiilor au mai multe proiecte decât pot gestiona. De prea multe ori, proiectele sunt propuse nu pentru binele organizației, ci pentru a beneficia un anumit departament. De exemplu, un departament IT ar putea dori să achiziționeze și să implementeze o soluție software specifică pentru că are caracteristici interesante, nu pentru că va ajuta la îndeplinirea unui obiectiv de afaceri.

Valoarea tuturor proiectelor ar trebui pusă la îndoială înainte de a le pune în joc. Astfel, fiecare proiect are nevoie de un business case bine definit: de ce o faci? În această etapă, ar trebui să luați în considerare și alternative la proiectul pe care îl propuneți și dacă propunerea dvs. va genera sau nu cea mai mare valoare.

Pentru a simplifica acest pas, creați un șablon de „plan de afaceri” pe care îl puteți utiliza în cadrul proiectelor, subliniind obiectivele, costurile și calendarul fiecărui proiect (inclusiv costul indirect al timpului oamenilor) și arătați cum fiecare proiect va genera rezultate mai bune în timp. . Revizuiți des acest document pe parcursul fazei de execuție.

2. Definiți obiectivele proiectului

Obiectivele oferă o direcție clară pentru proiecte, specificând exact ceea ce vă așteptați ca acestea să realizeze. Fiți realiști cu privire la ceea ce va susține cu adevărat proiectul. Unele organizații pun în aplicare reguli care împiedică proiectele să se conecteze la mai mult de două sau trei obiective (pentru a menține proiectele concentrate). Multe organizații municipale solicită departamentelor să conecteze proiectele cu KPI-urile actuale ale organizației pentru a arăta modul în care investiția într-un proiect va genera rezultate pe termen lung. În acest fel, toate proiectele care sunt finanțate sunt legate în mod clar de strategie într-un mod transparent.

3. Stabiliți puncte de date pentru a măsura rezultatele

S-au scris multe despre „constrângerile triple” ale managementului de proiect: timp, domeniu de aplicare și cost:

• Cum te descurci în termenele limită ale fiecărei etape?
• Care este procentul de finalizare (la un moment dat)?
• Sunteți în limitele cheltuielilor bugetate pentru acest punct al proiectului?
• Proiectul va aborda toate componentele pe care le-ați propus?
• Cât de bine a progresat proiectul?

Aceste puncte de date ar trebui să facă întotdeauna parte din procesul dvs. de management al performanței și ar trebui să le puteți urmări cu ușurință. Dar vor exista și măsuri în afara acestora, care se vor schimba în funcție de obiectivele pe care proiectul tău încearcă să le îmbunătățească. De exemplu, organizația dvs. poate avea o viziune strategică pe termen lung pentru a deveni mai sustenabilă.

Un proiect înrudit ar putea fi implementarea unui sistem de monitorizare a Internetului lucrurilor pentru a reduce consumul de apă al organizației dumneavoastră. Pe lângă gestionarea punctelor tradiționale de date enumerate mai sus, acest proiect special ar avea un punct de date despre utilizarea apei în mod specific. Câtă apă veți economisi ca urmare a acestui proiect? O astfel de îmbunătățire ar trebui să aibă un impact direct asupra unui punct de date care există deja în strategia organizațională.

Mediul de afaceri se schimbă rapid, motiv pentru care este imperativ să urmăriți continuu progresul către toate punctele dvs. de date (nu doar măsurile bazate pe proiect). Dacă, de exemplu, o nouă tehnologie a intrat pe piață care îți afectează organizația sau proiectul, trebuie să fii agil și conștient și gata să faci o schimbare în punctele tale de date.

4. Atribuiți repere, elemente de acțiune și termene limită

Proiectele au mulți pași diferiți și, în timp ce un proiect poate avea un singur manager de proiect, sarcinile asociate cu atingerea diferitelor etape pot fi deținute de persoane diferite. Indiferent dacă utilizați o abordare agilă sau o abordare în cascadă a managementului de proiect, mini-pașii dintr-un proiect trebuie să fie bine gestionați.

Termenele limită din cadrul acestor proiecte pot avea dependențe care cauzează întreruperi majore. De exemplu, este posibil să nu puteți adăuga funcții noi la un software fără bazele bazei de date. Sau este posibil să nu puteți asfalta sau ilumina un tunel de construcție dacă pereții nu sunt stabili și echipamentul este mutat. Merită să pregătiți toți pașii din proiectele dvs. și să înțelegeți interrelațiile și dependențele, dacă acestea există.

5. Configurați întâlniri pentru a verifica progresul

Nu presupuneți niciodată că proiectele vor derula fără probleme. Întâlnirile regulate sunt un forum bun pentru rezolvarea problemelor și verificarea progreselor legate atât de proiectele individuale, cât și de portofoliile de proiecte. Este posibil ca proiectul dumneavoastră să se fi confruntat cu o provocare tehnică care forțează o decizie sau o schimbare a domeniului, calendarului sau costului care ar putea afecta toate celelalte etape ale proiectului. Sau, organizația dvs. se poate confrunta cu reduceri de buget sau alte incertitudini de afaceri care nu au nicio legătură cu proiectul, dar ar putea cauza totuși o schimbare sau o întârziere a execuției acestuia.

De asemenea, veți dori să creați rapoarte de management pentru a arăta progresul. Rapoartele ar trebui să includă datele de începere și de încheiere a proiectului, procentul de finalizare, cheltuielile până în prezent și orice pași și puncte de control cheie (etape) din proiect. Uneori, cel mai simplu mod de a afișa aceste informații este printr-o diagramă Gantt.

Întâlnirile despre proiecte individuale ar trebui să aibă loc destul de frecvent, chiar zilnic sau săptămânal, în funcție de proiect. Întâlnirile organizaționale mai mari au loc de obicei lunar sau trimestrial pentru a discuta proiectele în contextul strategiei.

6. Efectuați un raport/evaluare finală a proiectului

Indiferent de proiect, este important să faceți o concluzie la sfârșit, semnalând că ați trecut de la implementarea proiectului la „afaceri ca de obicei”. De exemplu, o implementare de software ar putea evolua într-un proiect fără sfârșit dacă considerați că vor exista întotdeauna noi lansări de software și noi funcții de adăugat. Echipa dvs. de proiect trebuie să aibă limite clare cu privire la momentul în care să oprească proiectul și să facă tranziția managementului software-ului către echipele de vânzări și marketing.

Același lucru este valabil și pentru trecerea de la un proiect de construcție la un proiect de întreținere . Big Dig din Boston a durat 13 ani și, până când a fost finalizat, era deja în curs de întreținere a drumurilor, podurilor și tunelurilor implicate în proiect.

La sfârșitul fiecărui proiect, este util să reuniți un rezumat al proiectului și o revizuire după acțiune (AAR). AAR este alcătuit în esență din două părți:

• Partea I acoperă obiectivele proiectului și modificările de timp, domeniul de aplicare și buget. Aceste informații ar trebui să conducă la o discuție despre ceea ce a mers bine și care ar putea fi îmbunătățit.
• Partea a II-a acoperă informațiile care au ieșit din discuție. Ce decizii ați luat și cum va influența acestea proiectele viitoare? Trebuie să ne modificăm șablonul inițial al planului de afaceri? Avem nevoie de alt punct de check-in? Ar trebui să schimbăm modul în care ne gestionăm bugetul de urgență pentru proiecte?

Discuția ar trebui să includă membri ai echipei de conducere și departamente care au beneficiat de implementarea proiectului.

Măsurarea succesului managementului performanței proiectului

Ar trebui să măsurați rezultatele fiecărui proiect pe măsură ce se termină și să vă uitați la portofoliul de proiecte în fiecare lună sau trimestru. Când proiectele se termină, urmăriți eficacitatea și AAR și utilizați informațiile pentru a îmbunătăți proiectele viitoare. Când vă revizuiți portofoliul, ar trebui să fie pentru alinierea strategică și utilizarea eficientă a resurselor în contextul strategiei mai mari. Creați un tabel pentru a vă ghida revizuirea, gândindu-vă la fiecare pas individual al procesului de proiect.

Este de așteptat ca metodele dumneavoastră de management al performanței să se schimbe în timp. Ce informații vor să vadă liderii tăi? Poate fi diferit de ceea ce ați prezentat pentru un proiect anterior și poate fi necesar să faceți ajustări pentru diferite audiențe. Acest lucru este normal și ar trebui să fii pregătit să te adaptezi.

Acest lucru este valabil și pentru instrumentele pe care le utilizați (în mod ideal, software) pentru a efectua și procesul. Ar trebui să fie suficient de flexibil pentru a evolua în funcție de nevoile dvs., servind în același timp ca un hub pentru toate datele strategice pe care le colectați în organizația dvs.

Performanța proiectului ca avantaj competitiv

Competitivitatea unei organizații depinde în parte de capacitatea sa de a finaliza proiectele în mod profitabil. Procesul de management al performanței asigură că proiectele rămân profitabile nu doar din punct de vedere tehnic, ci și din punct de vedere strategic, astfel încât fiecare proiect conduce la îmbunătățirea organizațională.

Companiile care dezvoltă o abordare cuprinzătoare pentru a alinia proiectele la strategia lor de afaceri și apoi le urmăresc și le gestionează bine, sunt mai bine poziționate pentru a-și atinge obiectivele, deoarece pot distila viziuni strategice la nivel înalt în acțiuni tangibile. Acesta este ceea ce face ca organizațiile de înaltă performanță să avanseze – și le diferențiază de concurență.