7 sfaturi de urmat pentru o implementare cu succes a LMS

Deci, ați decis să implementați un nou LMS.

Grozav. La urma urmei, ți-ai făcut cercetările. Știți că datele sunt de partea dvs. și că implementarea LMS este importantă. Atât de important, de fapt, că 94% dintre angajați ar rămâne într-o companie mai mult dacă angajatorul lor ar investi în cariera lor.

Și știți că menținerea angajaților fericiți și a cifrei de afaceri scăzute este un câștig pentru toate. La urma urmei, companiile care sunt capabile să mențină angajații investiți emoțional, au șanse mai mari de a obține creștere. Dar știți și că o implementare cu succes a LMS nu va fi o plimbare în parc.

Cum să obțineți o implementare LMS la fața locului

Aveți nevoie de o planificare atentă, de o foaie de parcurs bine gândită și de oamenii potriviți din echipa dvs. de implementare pentru a începe. Trebuie să fii realist în ceea ce privește intervalul de timp, meticulos în timpul procesului de migrare a datelor și, desigur, diligent atunci când vine vorba de testare. Pe scurt, aveți nevoie de un plan de proiect de implementare a LMS, care să nu facă frânturi... și poate o pastilă sau două pentru dureri de cap.

Întregul proces va necesita un efort real, concertat, dar va deveni mult mai realizabil după citirea acestui articol. Luați în considerare următoarele șapte sfaturi noua dvs. listă de verificare sigură pentru a vă ajuta să vă simțiți încrezători în strategia de implementare a LMS a companiei dvs., înainte de a putea spune „acetaminofen”.

1. Identificați nevoile companiei dvs

Nu este o chestie de tip „o mărime pentru toate”. Diferite companii au nevoi diferite de LMS. Deci care sunt ale tale mai exact? Prima ordine de lucru în strategia ta de implementare este să pui cât mai multe întrebări posibil, pentru a identifica nevoile unice ale companiei tale.

Un întrebări și răspunsuri detaliate în acest moment vă vor ajuta în acest sens. Puteți crea o listă de verificare cu întrebări precum:

• Câte persoane vor folosi LMS-ul tău?
• De câte cursuri diferite crezi că vei avea nevoie?
• Ce integrări cu alte sisteme ar trebui să aibă LMS-ul tău?
• Care ar trebui să fie echilibrul între eLearning și învățarea ILT?
• Dar un aspect de gamificare?
• Trebuie să poți să-ți vinzi cursurile?
• Care sunt nevoile dvs. de raportare și sondaj?
• Care sunt cerințele dvs. de securitate?

Nu există întrebări proaste în această etapă. Doar când ai totul notat, ar trebui să-ți parcurgi lista și să începi să le rezolvi. În timpul procesului de sortare, îți dai seama care sunt prioritățile tale când vine vorba de caracteristici și capabilități. Unele funcții LMS vor fi obligatorii pentru compania dvs., în timp ce altele ar putea fi un plus bun, dar nu necesar.

Un lucru de luat în considerare este dacă vreodată trebuie să schimbați procesele de formare ale companiei, seturile de abilități și alte nevoi software. Având în vedere acest lucru, posibilitatea de a vă adapta strategia de implementare LMS și de a menține personalul angajat, indiferent de schimbările din experiențele dvs. de afaceri, va asigura succesul lor continuu.

2. Creați-vă echipa de implementare LMS

Acum că știi ce, este timpul să te concentrezi pe cine. Și anume, cine ar trebui să fie oamenii care să conducă și să supravegheze implementarea dvs. LMS; pentru a vă asigura că procesul va fi lin. Nu vă faceți griji: nu va trebui să externalizați experți scumpi pentru asta.

Gândește-te la asta ca la orice alt proiect special pe care compania ta l-a întreprins. Echipa ta de implementare poate fi un grup mic de persoane pe care deja le angajezi, plus unele persoane cu care colaborați frecvent (cum ar fi consultanți sau consilieri). Mărimea acestui grup depinde în mare măsură de dimensiunea companiei dvs. și de complexitatea implementării LMS. Dar, în majoritatea cazurilor, în jur de cinci persoane vor fi suficiente.

Fiecare membru al echipei va deține un sector diferit al implementării dumneavoastră LMS, de la asistență tehnică și administrare până la managementul conținutului și instruire. Desigur, acești membri ai echipei vor trebui să colaboreze intern și extern, mai ales mai târziu când LMS-ul va fi pus în funcțiune și restul angajaților tăi vor trebui să fie familiarizați cu diferitele sale aspecte. Având această echipă în loc, înseamnă că compania dvs. își poate continua operațiunile zilnice fără greșeli în timp ce implementarea LMS este în curs.

Deci, ce roluri cheie ar trebui să includă echipa ta de implementare? Acest lucru depinde dacă veți folosi metodologia agilă pentru acest proiect sau nu. Dacă o faci, atunci un PM/proprietar și un Scrum Master ar trebui să facă parte din echipa ta. Dar, în orice caz, aveți nevoie de cineva care are experiență cu eLearning (ar putea fi un specialist sau un creator de conținut), care să se ocupe de sectorul de conținut/cursuri.

Apoi, veți avea nevoie de un administrator de formare. Aceasta este persoana care va interacționa cu utilizatorii LMS, îi va ghida prin proces și va fi responsabil pentru raportare și sondaje. Și, în sfârșit, aveți nevoie de un lider de echipă care să supravegheze întregul plan al proiectului de implementare a LMS și să monitorizeze progresul echipei. Această persoană vă poate raporta direct. Cu echipa ta de implementare, acum este timpul să vorbim despre strategie.

3. Proiectați-vă strategia de implementare

Primul lucru pe care trebuie să-l faci este să fii specific cu privire la obiectivele tale. Care este cel mai important lucru pe care doriți să-l obțineți cu această implementare LMS? Ce domenii ale afacerii dvs. necesită cea mai mare atenție din punct de vedere al pregătirii? Ce abilități ale angajaților ați dori să le consolidați? Principala ta preocupare este integrarea? Cultura companiei? Lucru de la distanță? Pregătire pentru leadership? Promovarea abilităților soft?

Este foarte posibil ca mai multe dintre aceste domenii să vă intereseze. Dar gândirea la obiectivul dvs. de ansamblu vă va ajuta să prioritizați părțile planului dvs. LMS pe care trebuie să vă concentrați chiar acum. Odată ce știi unde vrei să mergi, poți să redactezi un plan despre cum să ajungi cel mai bine acolo.

Aceasta este partea în care ar trebui să deschideți puțin procesul. Echipa ta de implementare ar trebui să stea cu jucătorii cheie din fiecare departament și să obțină feedback și perspective. O implementare LMS este ceva care atinge fiecare aspect al companiei dvs. într-un fel sau altul, de la HR la IT la serviciul pentru clienți.

Desigur, nu doriți să împovărați fiecare departament cu muncă suplimentară – de aceea aveți oricum echipa dvs. de implementare. Dar este esențial să obținem contribuția tuturor, să le înțelegem punctele dureroase și nevoile. Acest lucru va informa tipul de conținut eLearning pe care va trebui să îl creați sau să îl achiziționați ulterior.

Odată cu finalizarea rundei de feedback, este timpul ca echipa de implementare să digere constatările și să elaboreze un plan înainte. Mai întâi, creați o listă de verificare pentru conținutul dvs. de eLearning, combinând ceea ce tocmai ați învățat cu sesiunea originală de întrebări și răspunsuri. Apoi, decideți un loc în care veți colecta toate informațiile pertinente, cum ar fi protocoalele de configurare, procedurile și setările de securitate: un centru de cunoștințe pentru implementarea dvs. LMS. În cele din urmă, va trebui să creați și să atribuiți sarcini, ținând cont de intervalul de timp al proiectului.

4. Setați intervalul de timp

Fiecare proiect are nevoie de un interval de timp stabilit. În rest, este doar o idee minunată. Proiectul dumneavoastră de implementare LMS nu face excepție. Dar pentru că este un proiect cu multe piese în mișcare, este important să fii atât realist, cât și flexibil atunci când vine vorba de stabilirea intervalului de timp.

Iată câteva lucruri pe care ar trebui să le luați în considerare în program:

• Runda de feedback de la alte departamente înainte de a începe
• Încercați diferite funcții ale LMS pentru a vedea ce va trebui să personalizați
• Du-te și înapoi cu furnizorul dvs. LMS, în cazul în care aveți nevoie de unele funcții care nu fac parte din planul dvs. inițial
• Implementarea LMS și migrarea datelor în sine (evident)
• O „pernă” de timp, în cazul în care se întâmplă ceva neașteptat în timpul migrării datelor
• Timp adecvat de testare înainte de lansarea acestuia

Fiți conștienți de intrare: acesta este un proiect care ar putea dura câteva luni de la început până la sfârșit. O implementare LMS este o investiție mare în viitorul companiei dvs. – cu atât mai puțin o investiție financiară substanțială. Utilizarea acestuia va evolua în timp odată cu nevoile dvs. și ale companiei dvs. Ca atare, ar fi mai bine ca toți cei implicați să-l abordeze ca pe un maraton și nu ca pe o cursă.

5. Transferați conținutul și datele dvs. în noul dvs. LMS

Dacă utilizați deja un LMS, va trebui să transferați toate datele pe cel nou. Dacă acesta este primul tău rodeo, ar trebui să transferi orice date relevante din alte surse (cum ar fi departamentul tău de resurse umane) în noul tău sistem.

Procesul de migrare a datelor poate fi lung și complicat, dar depinde cu adevărat de cât de meticuloasă a fost întreținerea datelor până în acest moment. De exemplu, datele dvs. sunt standardizate? Există dublări care ar putea provoca ravagii inutile în sistemul dumneavoastră? Acestea sunt cu siguranță câteva lucruri de luat în considerare atunci când vă asigurați că sunteți pregătit din punct de vedere al datelor. Odată ce sunteți sigur că toate datele dvs. sunt în ordine, ar trebui să mergeți mai departe cu migrarea.

Echipa dvs. de implementare LMS ar trebui să lucreze mână în mână atât cu departamentul dvs. IT, cât și cu furnizorul dvs. LMS pentru aceasta. Fiecare sistem LMS este diferit, așa că este important să vă asigurați că nimic nu se încadrează între fisuri: profiluri de utilizatori, transcrieri ale cursurilor și date de evaluare, calificări existente și sondaje ale utilizatorilor. Cu siguranță nu doriți să-i faceți pe angajați să simtă că toată formarea pe care l-au făcut cu LMS-ul dvs. anterior a fost degeaba.

În cele din urmă, trebuie să iei în considerare conținutul tău. Veți reutiliza o parte din materialul dvs. existent? Dacă da, migrarea conținutului este următorul pas. Această parte a procesului ar trebui să fie analizată de către specialistul desemnat în conținut eLearning al echipei dumneavoastră de implementare LMS.

6. Creați sau achiziționați conținut nou eLearning

În timp ce păstrarea unei părți din conținutul vechi este înțelept, conținutul nou este întotdeauna util. Este o mare posibilitate ca obiectivele dumneavoastră LMS să fie oarecum diferite acum. Conținutul tău ar trebui să reflecte asta. În plus, dacă nu ați folosit până acum un LMS, oricum veți începe de la punctul zero.

Deci, de unde îți iei conținutul? Aveți două opțiuni: îl puteți crea de la zero sau îl puteți achiziționa de la furnizori. Crearea de conținut eLearning de la zero va fi mai consumatoare de timp și de muncă, dar are avantajul de a fi adaptată nevoilor dvs. Cu toate acestea, dacă nevoile dvs. de LMS sunt simple, cumpărarea de conținut gata creat ar putea economisi timp prețios echipei și elibera resurse.

În orice caz, este important să aveți LMS-ul dvs. populat cu suficient conținut înainte de a începe. Trebuie să puteți parcurge un ciclu de curs cât mai realist posibil, în timpul perioadei de testare și depanare a implementării LMS.

Ceea ce multe companii nu își dau seama la început este că nevoile tale de conținut nu dispar odată ce LMS-ul tău este live. Un flux constant de conținut este crucial. Veți dori ca cursurile dvs. să fie la curent cu cele mai recente evoluții tehnologice. De asemenea, veți dori ca conținutul dvs. să reflecte cele mai recente date și obiective ale companiei dvs., deoarece acestea se schimbă în timp. Așadar, dacă nu aveți o echipă de creare de conținut care ar putea prelua această sarcină, va trebui să externalizați.

Un ultim lucru la care trebuie să te gândești este că conținutul tău trebuie să funcționeze pentru utilizatorii tăi pe termen lung. În fiecare trimestru, ar trebui să faceți o verificare calitativă. Observați suficientă reținere a informațiilor? Sau angajații tăi se luptă să finalizeze cursurile și să abandoneze? Nu doar obiectivele companiei tale vor informa strategia de conținut pe termen lung. Feedbackul și raportarea utilizatorilor vor contribui în mare măsură în acest sens.

7. Testează-ți noul LMS înainte de a fi lansat

Fiecare PM care merită sarea vă va spune că testarea este jumătate din bătălie. Și vor avea dreptate. Înainte de a lansa noul LMS, este vital să vă asigurați că funcționează corect. Dar ce înseamnă asta, mai exact?

După cum am menționat mai sus, trebuie să puteți parcurge mediul utilizatorului și ciclul cursului cât mai realist posibil. Trebuie efectuate o varietate de sarcini, de la înregistrarea utilizatorului și personalizarea profilului până la trecerea prin procesul de eLearning.

Va fi o muncă substanțială. Este o idee bună să atribuiți această muncă unei echipe de testare care, în mod ideal, este formată din câțiva membri ai echipei dvs. de implementare, dar și din părți externe. Creați documentație cu comportamentul așteptat pe care ar trebui să-l vedeți pentru fiecare funcție/proces și predați acea documentație echipei de testare. Cereți-i să înregistreze experiența lor: ce se întâmplă conform planului? Ce nu? Ce poți îmbunătăți înainte de lansarea noului tău LMS? Apoi, echipa dvs. de implementare ar trebui să examineze aceste constatări și să decidă dacă LMS-ul dvs. este gata să fie pus în funcțiune sau nu.

Concluzie

Având un plan amănunțit al proiectului de implementare a LMS, vă va scuti de multe bătăi de cap. Și sigur, sughițuri neașteptate pot apărea întotdeauna pe parcurs. Dar atâta timp cât sunteți flexibil, sârguincios și păstrați o linie de comunicare bună cu echipa dvs., o implementare cu succes a LMS este un lucru dat.

Găsiți soluția software LMS potrivită pentru nevoile unice ale companiei dvs. – numai pe G2.