Specificații: Fundamentul lanțului de aprovizionare digital

Cea mai neglijată parte a producției este cea mai importantă atunci când vine vorba de modernizarea lanțului de aprovizionare.

Este imposibil să exagerăm importanța managementului lanțului de aprovizionare. De fapt, multe organizații de la bunuri de larg consum până la științe ale vieții și alimente și băuturi au acum directori șef al lanțului de aprovizionare. Aceasta este o reflectare a complexității crescânde și a importanței strategice a funcției.

Starea digitalizării lanțului de aprovizionare

Dar de ce lanțurile de aprovizionare au devenit mai complexe? La urma urmei, probabil că trăim în era cea mai digitală și conectată – cu siguranță companiile trebuie să aibă toate instrumentele potrivite?

Se pare că nu, iar majoritatea operatorilor de la Fortune 500 până la mărci provocatoare v-ar spune același lucru. Și cel mai mare decalaj este probabil cel mai șocant. Majoritatea companiilor nu știu de fapt totul despre ceea ce produc. Ei nu au toate datele sau instrucțiunile, denumite în mod obișnuit ca specificații, care sunt cerute de părțile din lanțul de aprovizionare.

Dar acest lucru începe să se schimbe odată cu apariția software-ului de management al specificațiilor. Companiile realizează că specificațiile sunt firul digital care conectează rețelele lanțului de aprovizionare. În acest articol, vom defini software-ul de management al specificațiilor, vom discuta tendințele mai ample care au condus la creșterea acestuia și modul în care software-ul se încadrează în ecosistemul tehnologic larg al lanțului de aprovizionare.

Digitalizarea lanțurilor de aprovizionare cu software de management al specificațiilor

Tot ceea ce vezi este construit din specificații. Mașina, îmbrăcămintea, alimentele și aparatele dvs. sunt atașate la o serie de puncte de date și documentație tehnică care definesc modul în care este fabricat ceva sau cum ar trebui să funcționeze.

Până acum, profesioniștii s-au luptat cu gestionarea eficientă a datelor cu specificații. De la sisteme vechi, la e-mailuri sau chiar pur și simplu creion și hârtie, nicio metodă nu a fost concepută special pentru a stoca și utiliza date de specificații, care pot rula de la sute de puncte de date la mii pentru fiecare produs sau componentă.

Software-ul de gestionare a specificațiilor găzduiește informațiile granulare necesare pentru a realiza un produs – de la idee până la producție – și permite companiilor să partajeze cu ușurință aceste date în exterior cu furnizorii, producătorii sau comercianții cu amănuntul.

Specificațiile pot fi materii prime, formule, ingrediente, liste de materiale, certificate de analiză, mașini și așa mai departe. Acest lucru poate părea larg, dar este adevărat. Și nu doar aceste puncte de date individuale contează. Magia este acela de a înțelege modul în care specificațiile se leagă între ele.

Un element critic al managementului specificațiilor este capacitatea de a lega specificațiile într-un mod care să permită inteligența lanțului de aprovizionare.

De exemplu, atunci când legați specificațiile de ambalare la produsele finite, puteți înțelege cu ușurință ce produse sunt afectate dacă doriți să actualizați un design. Sau poate un ingredient critic pentru produsul dvs. nu mai este disponibil. Puteți vedea rapid ce produse sunt afectate sau poate vă uitați la un produs similar pentru a identifica o alternativă. În cel mai rău caz, vă confruntați cu o rechemare a unui produs și puteți identifica rapid dacă cauza principală va afecta alte părți ale companiei dvs.

Nici una dintre aceste analize nu este posibilă fără un management adecvat al specificațiilor.

Tendințele lanțului de aprovizionare au creat o nevoie de management al specificațiilor

Acum că am stabilit ce este software-ul de management al specificațiilor, de ce a apărut de curând? Trebuie doar să ne uităm la tendințele actuale ale consumatorilor pentru acest răspuns.

Prima explicație este simplă: numărul de specificații este în creștere. Clienții mergeau la un magazin alimentar și vedeau o versiune a unui produs. Astăzi, s-ar putea să vedem o cutie de Wheat Thins originale, dar apoi să continuăm pe culoar și să vedem Wheat Thins multicereal, Wheat Thins de salsa gustoasă, Wheat Thins de la mărimea unei gustări și așa mai departe. Numită oficial proliferare SKU, industria recunoaște că consumatorul este regele și pentru a ține pasul cu gusturile și preferințele în continuă schimbare, a extins liniile de produse în mod exponențial pentru a menține piețele atinse.

A doua tendință care contribuie la necesitatea managementului specificațiilor este globalizarea. În zilele noastre, companiile sunt capabile să ajungă pe piețele din întreaga lume. Și în timp ce companiile pot oferi același produs în fiecare țară, de cele mai multe ori, fiecare țară are diferite linii de produse disponibile pentru a se adapta piețelor individuale.

Din păcate, din cauza sistemelor de pe piață pentru gestionarea operațiunilor globale, companiile se găsesc adesea fără nicio vizibilitate asupra a ceea ce fac alte locații, provocând un management slab al furnizorilor, cicluri mai lente de dezvoltare a produselor și ineficiențe în achiziții.

Industria continuă doar să exacerbeze nevoia de management al specificațiilor. Globalizarea și proliferarea SKU sunt intensificate de alte tendințe emergente, cum ar fi impulsul pentru durabilitate, operațiunile localizate și creșterea mărcilor private de retail. Pe măsură ce din ce în ce mai mulți factori cresc complexitatea lanțului de aprovizionare, avem nevoie de software creat pentru a răspunde în mod specific nevoilor de management al specificațiilor.

Beneficiile managementului specificațiilor

Beneficiul cheie al managementului specificațiilor este vizibilitatea. Sistemele vechi sunt renumite pentru că sunt ineficiente și învechite, ceea ce duce la incapacitatea membrilor lanțului de aprovizionare de a vedea ce se întâmplă de fapt în alte unități.

Lipsa vizibilității duce adesea la variații ale produselor, probleme de reglementare și de conformitate, rechemari și, în cele din urmă, pierderi de timp și resurse. Creșterea vizibilității lanțului de aprovizionare permite operațiuni mai robuste și mai agile, precum și deschide ușa către alte oportunități, cum ar fi sustenabilitatea și colaborarea cu furnizorii. Să ne aprofundăm în principalele rezultate de afaceri pe care le permite managementul specificațiilor.

Activați raționalizarea SKU și preveniți proliferarea SKU

Anterior, profesioniștii foloseau proliferarea SKU pentru a răspunde cererilor în continuă schimbare, schimbărilor pieței și globalizării. Dacă oferiți mai multe produse, obțineți mai mulți clienți, nu?

Din păcate, nu este atât de simplu. Magazinul alimentar mediu în 1990 avea aproximativ 7.000 de SKU, în timp ce magazinul modern deține peste 40.000 de SKU. Deși numărul de SKU a crescut, modul în care acestea au fost gestionate a rămas același. În ciuda faptului că există mai multe produse disponibile, produsele sub performanțe au trecut prin fisuri, au trecut neobservate și au consumat marjele de profit.

Fără instrumente de gestionare a specificațiilor create pentru a gestiona proliferarea SKU, companiile s-au străduit să profite de ofertele în același timp crescând profiturile. Proliferarea SKU a provocat o schimbare tectonă în industrie, conducând directorii să caute alte modalități de a continua să crească, menținând în același timp costurile la un nivel scăzut.

Acum, companiile folosesc raționalizarea SKU, care este o metodă care reduce numărul de SKU-uri sau părți componente subiacente, pe baza lipsei de performanță, duplicarea sau stările de produse învechite. Proliferarea SKU are loc adesea accidental și este de obicei rezultatul unui management slab al specificațiilor.

La urma urmei, dacă inginerii nu pot vedea cu ușurință ceea ce s-a făcut deja, majoritatea creează în mod implicit ceva nou. Repercusiunile acestui fapt includ costuri mai mari de stoc și de stocare, care pot epuiza până la 40% din profiturile unui produs anual.

Managementul specificațiilor permite companiilor să vadă care dintre produsele lor trebuie să fie extrase din linia de produse și în care ar trebui investite în continuare. De exemplu, Unilever avea 1.600 de mărci în 1999, vânzările având loc în 150 de țări diferite. Ei au descoperit că un număr de 400 de mărci de bază au reprezentat peste 90% din profiturile lor, iar celelalte 1.200 fie au înregistrat pierderi, fie au realizat un profit minim. Prin eliminarea SKU-urilor sub performanțe, Unilever a eliberat timp și resurse pentru a valorifica potențialul produselor lor principale.

Înțelegeți impactul de-a lungul lanțului dvs. de aprovizionare

Lanțurile de aprovizionare au crescut în complexitate și nicio industrie nu este imună. Producția, produsele alimentare și băuturile, frumusețea și cosmeticele, bunurile ambalate de larg consum și lanțurile de aprovizionare cu ambalaje sunt mai disparate ca niciodată.

Înainte de gestionarea specificațiilor, nu era ușor să analizezi efectele pe care operațiunile tale le-au avut asupra lanțului tău de aprovizionare. Informațiile necesare pentru a rula rapoarte acționabile au fost mult izolate și nu întotdeauna actualizate. Orbirea lanțului de aprovizionare face dificilă luarea unor decizii rapide, bazate pe date, care maximizează beneficiile pentru toate părțile interesate.

Software-ul de management al specificațiilor permite companiilor să digitizeze, să hărțească și să își operaționalizeze lanțul de aprovizionare, creând o singură sursă de informații despre modul în care sunt fabricate produsele. Prin legarea specificațiilor de componentele critice ale lanțului de aprovizionare (cum ar fi furnizorii, depozitele și producătorii), companiile obțin o imagine granulară a operațiunilor lanțului de aprovizionare, ajutând profesioniștii să înțeleagă unde apar blocajele și deșeurile.

Activați colaborarea cu furnizorii

Furnizorii și vânzătorii nu sunt doar furnizori de comenzi, ci parteneri valoroși din lanțul de aprovizionare, care sunt vitali pentru succesul unei mărci. Toți jucătorii din lanțul de aprovizionare trebuie să recunoască faptul că îndeplinirea necesită o planificare și execuție atentă pentru a produce un rezultat de succes.

Cu managementul specificațiilor, mărcile pot furniza cu ușurință date actuale de pe o singură platformă. Acest lucru înseamnă că nu mai există duplicarea specificațiilor între furnizori și o mai bună înțelegere a nevoilor mărcii dvs., rezultând o execuție mai rapidă și mai eficientă și oferte mai precise. Cu toată lumea în buclă, puteți obține instantaneu vizibilitate asupra producției, valorii de performanță a furnizorilor și asigurarea faptului că produsele dumneavoastră sunt realizate corect.

Deblocați productivitatea și inovația în organizația dvs

Documentația tehnică detaliată este vitală pentru a lucra prin procesul de dezvoltare a noului produs. Software-ul de gestionare a specificațiilor ajută companiile să demareze ideea prin utilizarea datelor de specificații curente sau a listei de materiale care pot fi clonate, adaptate sau combinate pentru a fi utilizate într-un produs nou.

De cele mai multe ori, datele necesare pentru a crea un produs nou există deja. În loc să încercați să reinventați roata de fiecare dată când creați un nou produs sau componentă, maximizați potențialul datelor dvs. actuale și creșteți productivitatea și inovația.

Odată ce aveți o idee de produs, împărtășiți specificațiile cu lanțul dvs. de aprovizionare pentru a accelera transformarea prototipului. Construiți rapid BOM, eficientizați gestionarea proiectelor și estimați costurile pentru a determina profitabilitatea noului dvs. produs de la început, toate cu software-ul de gestionare a specificațiilor.

Urmăriți și raportați cu ușurință durabilitatea

Sustenabilitatea nu mai este doar un cuvânt la modă, ci schimbă modul în care sunt luate deciziile și sunt conduse afacerile. Consumatorii și profesioniștii din industrie cer raportări mai precise, ceea ce înseamnă că sustenabilitatea trebuie să înceapă cu nivelul ADN al datelor tale: specificațiile.

Primul pas într-un plan de sustenabilitate corporativă este digitalizarea și centralizarea tuturor specificațiilor, până la detalii precum reciclabilitatea materialelor și informații despre mediul lanțului de aprovizionare. Găzduirea acestor informații în software-ul de management al specificațiilor ajută la facilitarea angajamentului părților interesate. Deoarece sustenabilitatea necesită implicarea aproape a fiecărui departament, centralizarea informațiilor ajută părțile interesate să colaboreze și să înțeleagă ce date să furnizeze.

După ce ați introdus toate datele necesare într-un sistem de management al specificațiilor, puteți începe să convertiți obiectivele de sustenabilitate în acțiuni măsurabile. Accelerați evaluările ciclului de viață, raționalizați SKU-urile, identificați oportunitățile pentru schimbări materiale sau consolidare. Lăsați managementul specificațiilor să vă ajute compania să treacă de la a fi reactivă la proactivă atunci când implementează practici durabile.

Cum să implementați software-ul de gestionare a specificațiilor

Implementarea software-ului este adesea caracterizată de sarcini dificile, întâlniri lungi și introducere excesivă de date. De fapt, majoritatea oamenilor de produse cu care vorbesc sunt odată arși, de două ori timizi atunci când implementez un nou sistem. Acest lucru se datorează faptului că companiile au investit de obicei în sisteme ERP care au durat ani de zile pentru a fi implementate și au fost extrem de rigide.

Sistemele de management al specificațiilor sunt concepute pentru a fi mai flexibile decât ERP-urile și mai ușor de implementat. Majoritatea companiilor au ales să integreze datele în funcție de departament sau de linie de produse pentru a eficientiza integrarea și pentru a-i determina pe utilizatori să acceseze platforma pentru a realiza mai rapid valoarea. O altă practică optimă este furnizarea de date de conectare între departamente și furnizori, astfel încât toate părțile interesate să acceseze informații live și orice modificări să fie înregistrate în istorie.

Crearea unei stive de tehnologie a lanțului de aprovizionare digital

De cele mai multe ori, companiile au sisteme pentru a gestiona părți din datele lor, cum ar fi achizițiile sau inventarul. Sistemele de management al specificațiilor au fost construite pentru a exista simbiotic cu sistemele de întreprindere pentru a împinge și extrage date care ar trebui partajate. De exemplu, este benefic să integrați comenzile de achiziție de la ERP-uri în sistemele de management al specificațiilor pentru a înțelege mai bine ce cumpărați.

De asemenea, vă puteți integra cu sistemele de etichetare a alimentelor pentru a genera automat panouri nutriționale, sisteme de gestionare a stocurilor și instrumente de business intelligence.

Utilizarea managementului specificațiilor pentru a stimula creșterea

Companiile au o abundență de date, dar doar zgârie suprafața atunci când vine vorba de utilizarea acestor date pentru a lua decizii mai bune. Înainte de a ajunge la etapa de creștere a călătoriei de gestionare a specificațiilor, afacerile trec de obicei prin patru niveluri de maturitate.

Prima etapă este caracterizată de haos. Această etapă este preliminară pentru a avea orice metodă consecventă de gestionare a specificațiilor și are ca rezultat cheltuieli majore de timp pentru căutarea datelor. La acest nivel de maturitate, informațiile sunt extrem de izolate și cunoștințele tribale sunt predominante.

A doua etapă, sau etapa statică, este cea în care specificațiile sunt gestionate în metode statice, inclusiv foi de calcul, e-mailuri sau pix și hârtie. Există un control limitat al versiunilor și efecte negative evidente, cum ar fi risipa, operațiuni peste buget și proiecte care au întârziere. În această etapă, companiile încep să caute o soluție mai bună.

A treia etapă în care se pun bazele unui management eficient al specificațiilor. Specificațiile sunt găzduite digital, cu control al versiunii și vizibilitate între departamente. Datele există într-un format util, dar nu au fost încă folosite pentru a conduce strategia de afaceri și luarea deciziilor.

A patra etapă este atunci când companiile încep să utilizeze datele de specificații pentru a adopta o abordare strategică, mai degrabă decât reactivă, pentru gestionarea lanțului lor de aprovizionare. Specificațiile sunt mapate la alte puncte de date, cum ar fi furnizorii, BOM-urile și datele de achiziție pentru a analiza și raporta activitățile lanțului de aprovizionare. Înarmate cu aceste informații, companiile pot crește eficiența și pot reduce costurile.

Etapa finală de maturitate este creșterea, unde specificațiile sunt cu adevărat folosite ca cea mai bună sursă de date mari a companiei. În această etapă, dezvoltarea produselor este accelerată, sunt lansate noi produse mai profitabile și se stabilește o adevărată vizibilitate a lanțului de aprovizionare.

Gânduri finale

Un subiect pe care nu l-am abordat este impactul pe care managementul specificațiilor îl are asupra oamenilor. Cea mai bună parte a slujbei mele este să aud inginerii de ambalare sau profesioniștii în dezvoltarea de produse spunându-mi despre modul în care își iubesc din nou meseria.

Cu managementul specificațiilor, profesioniștii din lanțul de aprovizionare nu mai petrec timp urmărind date, fac ceea ce au fost instruiți și le place să facă – și asta face lucruri uimitoare. Pe măsură ce lumea continuă să ceară mai multe produse, putem fi cu toții de acord că oferirea acestor profesioniști instrumentele potrivite pentru a-și face treaba este un beneficiu pentru noi toți.

Găsiți cel mai bun software de gestionare a specificațiilor pentru nevoile dvs. de afaceri – numai pe G2.