Especificações: A Fundação da Cadeia de Suprimentos Digital

A parte mais negligenciada da fabricação é a mais importante quando se trata de modernização da cadeia de suprimentos.

É impossível exagerar a importância do gerenciamento da cadeia de suprimentos. Na verdade, muitas organizações de bens de consumo a ciências da vida e alimentos e bebidas agora têm diretores de cadeia de suprimentos. Isso é reflexo da crescente complexidade e importância estratégica da função.

O estado da digitalização da cadeia de suprimentos

Mas por que as cadeias de suprimentos ficaram mais complexas? Afinal, vivemos na era mais digital e conectada – certamente as empresas devem ter todas as ferramentas certas?

Acontece que não, e a maioria dos operadores da Fortune 500 a marcas desafiadoras diriam o mesmo. E a maior lacuna é provavelmente a mais chocante. A maioria das empresas não sabe tudo sobre o que fazem. Eles não têm todos os dados ou instruções, comumente chamados de especificações, exigidos pelas partes em toda a cadeia de suprimentos.

Mas isso está começando a mudar com o surgimento do software de gerenciamento de especificações. As empresas estão percebendo que as especificações são o fio digital que conecta as redes da cadeia de suprimentos. Neste artigo, definiremos o software de gerenciamento de especificações, discutiremos as tendências mais amplas que levaram à sua ascensão e como o software se encaixa no amplo ecossistema de tecnologia da cadeia de suprimentos.

Digitalizando cadeias de suprimentos com software de gerenciamento de especificações

Tudo o que você vê é construído a partir de especificações. Seu carro, roupas, alimentos e eletrodomésticos estão todos ligados a uma série de pontos de dados e documentação técnica que definem como algo é feito ou como deve funcionar.

Até agora, os profissionais têm lutado para gerenciar dados de especificação de forma eficaz. De sistemas legados a e-mails, ou mesmo simplesmente papel e caneta, nenhum método foi projetado especificamente para armazenar e usar dados de especificação, que podem ser executados de centenas de pontos de dados a milhares para cada produto ou componente.

O software de gerenciamento de especificações abriga as informações granulares necessárias para criar um produto – desde a concepção até a fabricação – e permite que as empresas compartilhem facilmente esses dados externamente com fornecedores, fabricantes ou varejistas.

As especificações podem ser matérias-primas, fórmulas, ingredientes, lista de materiais, certificados de análise, máquinas e assim por diante. Isso pode parecer amplo, mas é verdade. E não são apenas esses pontos de dados individuais que importam. A mágica é ser capaz de entender como as especificações se relacionam umas com as outras.

Um elemento crítico do gerenciamento de especificações é a capacidade de vincular as especificações de uma maneira que permita a inteligência da cadeia de suprimentos.

Por exemplo, ao vincular especificações de embalagem a produtos acabados, você pode entender facilmente quais produtos são afetados se desejar atualizar um design. Ou talvez um ingrediente crítico para o seu produto não esteja mais disponível. Você pode ver rapidamente quais produtos são afetados ou talvez procure um produto semelhante para identificar uma alternativa. Na pior das hipóteses, você está passando por um recall de produto e pode identificar rapidamente se a causa raiz afetará outras partes da sua empresa.

Nenhuma dessas análises é possível sem o gerenciamento de especificações adequado.

As tendências da cadeia de suprimentos criaram uma necessidade de gerenciamento de especificações

Agora que estabelecemos o que é um software de gerenciamento de especificações, por que ele só surgiu recentemente? Só precisamos olhar até as tendências atuais do consumidor para obter essa resposta.

A primeira explicação é simples: o número de especificações está aumentando. Os clientes costumavam ir a uma mercearia e ver uma versão de um produto. Hoje, podemos ver uma caixa de Wheat Thins original, mas depois continuar pelo corredor e ver Wheat Thins multigrãos, salsa picante Wheat Thins, Wheat Thins do tamanho de um lanche e assim por diante. Formalmente chamada de proliferação de SKU, a indústria reconhece que o consumidor é o rei e, para acompanhar os gostos e preferências em constante mudança, estendeu exponencialmente as linhas de produtos para manter os mercados alcançados.

A segunda tendência que contribui para a necessidade de gerenciamento de especificações é a globalização. Nos dias de hoje, as empresas são capazes de alcançar mercados em todo o mundo. E embora as empresas possam oferecer o mesmo produto em todos os países, na maioria das vezes, cada país tem diferentes linhas de produtos disponíveis para acomodar mercados individuais.

Infelizmente, devido aos sistemas existentes no mercado para gerenciar operações globais, as empresas muitas vezes ficam sem visibilidade do que outros locais estão fazendo, causando uma má gestão de fornecedores, ciclos mais lentos de desenvolvimento de produtos e ineficiências de compras.

A indústria só continua exacerbando a necessidade de gerenciamento de especificações. A globalização e a proliferação de SKUs são intensificadas por outras tendências emergentes, como a busca pela sustentabilidade, operações localizadas e o aumento de marcas de varejo privadas. À medida que mais e mais fatores aumentam a complexidade da cadeia de suprimentos, precisamos de software construído para atender especificamente às necessidades de gerenciamento de especificações.

Os benefícios do gerenciamento de especificações

O principal benefício do gerenciamento de especificações é a visibilidade. Os sistemas legados são notórios por serem ineficientes e desatualizados, resultando na incapacidade dos membros da cadeia de suprimentos de ver o que realmente está acontecendo em outras instalações.

A falta de visibilidade geralmente resulta em variação de produtos, questões regulatórias e de conformidade, recalls e, por fim, desperdício de tempo e recursos. Aumentar a visibilidade da cadeia de suprimentos permite operações mais robustas e ágeis, além de abrir as portas para outras oportunidades, como sustentabilidade e colaboração com fornecedores. Vamos mergulhar nos principais resultados de negócios que o gerenciamento de especificações permite.

Habilite a racionalização de SKU e evite a proliferação de SKU

Anteriormente, os profissionais usavam a proliferação de SKUs para dar conta de demandas em constante mudança, mudanças de mercado e globalização. Se você oferece mais produtos, você consegue mais clientes, certo?

Infelizmente não é tão simples. A mercearia média em 1990 carregava cerca de 7.000 SKUs, enquanto a mercearia moderna carrega mais de 40.000 SKUs. Embora o número de SKUs tenha aumentado, a forma como foram gerenciadas permaneceu a mesma. Apesar de haver mais produtos disponíveis, produtos com baixo desempenho estavam escorregando pelas rachaduras, passando despercebidos e corroendo as margens de lucro.

Sem ferramentas de gerenciamento de especificações criadas para lidar com a proliferação de SKUs, as empresas têm se esforçado para aproveitar as ofertas e aumentar os lucros. A proliferação de SKUs causou uma mudança tectônica no setor, levando os executivos a buscar outras maneiras de continuar crescendo, mantendo os custos baixos.

Agora, as empresas estão utilizando a racionalização de SKU, que é um método que reduz o número de SKUs ou componentes subjacentes com base na falta de desempenho, duplicação ou status de produto obsoleto. A proliferação de SKUs geralmente ocorre por acidente e geralmente é o resultado de um gerenciamento de especificações inadequado.

Afinal, se os engenheiros não conseguem ver facilmente o que já foi feito, a maioria adota como padrão a criação de algo novo. As repercussões disso incluem custos mais altos de estoque e manutenção, que podem esgotar até 40% dos lucros de um produto anualmente.

O gerenciamento de especificações permite que as empresas vejam quais de seus produtos precisam ser retirados da linha de produtos e quais devem ser investidos mais. Por exemplo, a Unilever tinha 1.600 marcas em 1999, com vendas ocorrendo em 150 países diferentes. Eles descobriram que 400 marcas principais representavam mais de 90% de seus lucros e as outras 1.200 estavam com perdas ou com lucro mínimo. Ao descartar SKUs de baixo desempenho, a Unilever liberou tempo e recursos para aproveitar o potencial de seus principais produtos.

Entenda os impactos em toda a sua cadeia de suprimentos

As cadeias de suprimentos aumentaram em complexidade e nenhum setor está imune. Manufatura, alimentos e bebidas, beleza e cosméticos, bens de consumo embalados e cadeias de suprimentos de embalagens estão mais díspares do que nunca.

Antes do gerenciamento de especificações, não era fácil analisar os efeitos que suas operações tinham em sua cadeia de suprimentos. As informações necessárias para gerar relatórios acionáveis ​​eram muito isoladas e nem sempre atualizadas. A cegueira da cadeia de suprimentos dificulta a tomada de decisões rápidas e baseadas em dados que maximizem os benefícios para todas as partes interessadas.

O software de gerenciamento de especificações permite que as empresas digitalizem, mapeiem e operacionalizem sua cadeia de suprimentos, criando uma única fonte de informações sobre como os produtos são feitos. Ao vincular especificações a componentes críticos da cadeia de suprimentos (como fornecedores, depósitos e fabricantes), as empresas obtêm uma visão granular das operações da cadeia de suprimentos, ajudando os profissionais a entender onde estão ocorrendo gargalos e desperdícios.

Habilite a colaboração do fornecedor

Fornecedores e vendedores não são apenas executores de pedidos, mas parceiros valiosos da cadeia de suprimentos que são vitais para o sucesso de uma marca. Todos os participantes da cadeia de suprimentos devem reconhecer que a realização exige planejamento e execução cuidadosos para produzir um resultado bem-sucedido.

Com o gerenciamento de especificações, as marcas podem facilmente fornecer dados atuais de uma única plataforma. Isso significa que não há mais duplicação de especificações entre fornecedores e uma melhor compreensão das necessidades da sua marca, resultando em uma execução mais oportuna e eficiente e lances mais precisos. Com todos no circuito, você pode obter instantaneamente visibilidade da produção, métricas de desempenho do fornecedor e garantia de que seus produtos estão sendo feitos corretamente.

Desbloqueie a produtividade e a inovação em sua organização

A documentação técnica detalhada é vital para trabalhar no processo de desenvolvimento de novos produtos. O software de gerenciamento de especificações ajuda as empresas a iniciarem a ideação, utilizando dados de especificações atuais ou listas de materiais que podem ser clonadas, adaptadas ou combinadas para uso em um novo produto.

Na maioria das vezes, os dados necessários para criar um novo produto já existem. Em vez de tentar reinventar a roda toda vez que você cria um novo produto ou componente, maximize o potencial de seus dados atuais e aumente a produtividade e a inovação.

Depois de ter uma ideia de produto, compartilhe as especificações com sua cadeia de suprimentos para acelerar o retorno do protótipo. Crie BOMs rapidamente, simplifique o gerenciamento de projetos e preveja custos para determinar a lucratividade de seu novo produto desde o início, tudo com software de gerenciamento de especificações.

Acompanhe e relate facilmente sobre a sustentabilidade

Sustentabilidade não é mais apenas uma palavra da moda, está mudando a forma como as decisões são tomadas e os negócios são administrados. Consumidores e profissionais do setor estão exigindo relatórios mais precisos, o que significa que a sustentabilidade deve começar com o nível de DNA de seus dados: especificações.

O primeiro passo em um plano de sustentabilidade corporativa é digitalizar e centralizar todas as especificações, até detalhes como reciclabilidade de materiais e informações sobre o ambiente da cadeia de suprimentos. Alojar essas informações em um software de gerenciamento de especificações ajuda a facilitar o envolvimento das partes interessadas. Como a sustentabilidade requer o envolvimento de quase todos os departamentos, a centralização de informações ajuda as partes interessadas a colaborar e entender quais dados fornecer.

Depois de colocar todos os dados necessários em um sistema de gerenciamento de especificações, você pode começar a converter as metas de sustentabilidade em ações mensuráveis. Acelere as avaliações do ciclo de vida, racionalize SKUs, identifique oportunidades para mudanças ou consolidação de materiais. Deixe o gerenciamento de especificações ajudar sua empresa a passar de reativa a proativa ao implementar práticas sustentáveis.

Como implantar software de gerenciamento de especificações

A implantação de software geralmente é caracterizada por tarefas árduas, longas reuniões e entrada excessiva de dados. Na verdade, a maioria das pessoas com quem converso já foi queimada uma vez, duas vezes tímida ao implementar um novo sistema. Isso ocorre porque as empresas normalmente investiram em sistemas ERP que levaram anos para serem implementados e eram extremamente rígidos.

Os sistemas de gerenciamento de especificações são projetados para serem mais flexíveis do que os ERPs e mais fáceis de implementar. A maioria das empresas optou por integrar dados por departamento ou por linha de produtos para simplificar a integração e fazer com que os usuários acessem a plataforma para obter valor mais rapidamente. Outra prática recomendada é fornecer logins entre departamentos e fornecedores para que todas as partes interessadas acessem informações ao vivo e quaisquer alterações sejam registradas no histórico.

Criando uma pilha de tecnologia de cadeia de suprimentos digital

Na maioria das vezes, as empresas têm sistemas para gerenciar partes de seus dados, como compras ou estoque. Os sistemas de gerenciamento de especificações foram criados para existir em simbiose com os sistemas corporativos para enviar e receber dados que devem ser compartilhados. Por exemplo, é benéfico integrar pedidos de compra de ERPs em sistemas de gerenciamento de especificações para entender melhor o que você está comprando.

Você também pode integrar-se a sistemas de rotulagem de alimentos para gerar automaticamente painéis de nutrição, sistemas de gerenciamento de estoque e ferramentas de inteligência de negócios.

Usando o gerenciamento de especificações para impulsionar o crescimento

As empresas têm uma abundância de dados, mas estão apenas arranhando a superfície quando se trata de usar esses dados para tomar melhores decisões. Antes de atingir o estágio de crescimento da jornada de gerenciamento de especificações, as empresas normalmente passam por quatro níveis de maturidade.

A primeira fase é caracterizada pelo caos. Este estágio é preliminar para ter qualquer método consistente de gerenciamento de especificações e resulta em grandes gastos de tempo na busca de dados. Nesse nível de maturidade, a informação é extremamente isolada e o conhecimento tribal é predominante.

O segundo estágio, ou estágio estático, é onde as especificações são gerenciadas em métodos estáticos, incluindo planilhas, e-mails ou papel e caneta. Há um controle de versão limitado e impactos negativos óbvios, como desperdício, operações acima do orçamento e projetos atrasados. É nesta fase que as empresas começam a procurar uma solução melhor.

O terceiro estágio, onde são estabelecidas as bases para o gerenciamento eficaz de especificações. As especificações são armazenadas digitalmente, com controle de versão e visibilidade entre departamentos. Os dados existem em um formato útil, mas ainda precisam ser usados ​​para orientar a estratégia de negócios e a tomada de decisões.

O quarto estágio é quando as empresas começam a usar dados de especificação para adotar uma abordagem estratégica em vez de reativa para gerenciar sua cadeia de suprimentos. As especificações são mapeadas para outros pontos de dados, como fornecedores, BOMs e dados de compras para analisar e relatar as atividades da cadeia de suprimentos. Armadas com essas informações, as empresas podem aumentar a eficiência e cortar custos.

O estágio final de maturidade é o crescimento, onde as especificações são realmente usadas como a melhor fonte de big data da empresa. Nesta fase, o desenvolvimento do produto é acelerado, novos produtos mais rentáveis ​​são lançados e a verdadeira visibilidade da cadeia de suprimentos é estabelecida.

Pensamentos finais

Um tópico que não abordamos é o impacto que o gerenciamento de especificações tem sobre as pessoas. A melhor parte do meu trabalho é ouvir engenheiros de embalagens ou profissionais de desenvolvimento de produtos me contarem como eles amam seus trabalhos novamente.

Com o gerenciamento de especificações, os profissionais da cadeia de suprimentos não perdem mais tempo buscando dados, eles estão fazendo o que foram treinados e adoram fazer – e isso está fazendo coisas incríveis. À medida que o mundo continua a exigir mais produtos, todos podemos concordar que dar a esses profissionais as ferramentas certas para fazer seu trabalho é um benefício para todos nós.

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