Spezifikationen: Die Grundlage der digitalen Lieferkette

Der am meisten übersehene Teil der Fertigung ist der wichtigste, wenn es um die Modernisierung der Lieferkette geht.

Die Bedeutung des Supply Chain Managements kann gar nicht hoch genug eingeschätzt werden. Tatsächlich haben viele Organisationen von Konsumgütern über Biowissenschaften bis hin zu Lebensmitteln und Getränken jetzt Chief Supply Chain Officers. Dies spiegelt die wachsende Komplexität und strategische Bedeutung der Funktion wider.

Der Stand der Digitalisierung der Lieferkette

Aber warum sind Lieferketten komplexer geworden? Schließlich leben wir wohl in der digitalsten und vernetztesten Ära – müssen Unternehmen doch sicherlich über die richtigen Tools verfügen?

Es stellt sich heraus, dass sie es nicht tun, und die meisten Betreiber von Fortune 500 bis hin zu Herausforderermarken würden Ihnen dasselbe sagen. Und die größte Lücke ist wahrscheinlich die schockierendste. Die meisten Unternehmen wissen nicht wirklich alles über das, was sie herstellen. Sie verfügen nicht über alle Daten oder Anweisungen, die allgemein als Spezifikationen bezeichnet werden und die von Parteien in der gesamten Lieferkette benötigt werden.

Dies beginnt sich jedoch mit dem Aufkommen von Spezifikationsverwaltungssoftware zu ändern. Unternehmen erkennen, dass Spezifikationen der digitale Faden sind, der Supply-Chain-Netzwerke verbindet. In diesem Artikel definieren wir Spezifikationsmanagement-Software, erörtern die breiteren Trends, die zu ihrem Aufstieg geführt haben, und wie die Software in das breite Ökosystem der Lieferkettentechnologie passt.

Digitalisierung von Lieferketten mit Spezifikationsmanagement-Software

Alles, was Sie sehen, basiert auf Spezifikationen. Ihr Auto, Ihre Kleidung, Ihre Lebensmittel und Ihre Geräte sind alle mit einer Reihe von Datenpunkten und technischen Unterlagen verbunden, die definieren, wie etwas hergestellt wird oder wie es funktionieren soll.

Bis jetzt hatten Fachleute Probleme mit der effektiven Verwaltung von Spezifikationsdaten. Von Legacy-Systemen über E-Mails bis hin zu einfach Stift und Papier wurde keine Methode speziell entwickelt, um Spezifikationsdaten zu speichern und zu verwenden, die Hunderte von Datenpunkten bis hin zu Tausenden für jedes Produkt oder Bauteil umfassen können.

Spezifikationsmanagement-Software enthält die granularen Informationen, die für die Herstellung eines Produkts erforderlich sind – von der Idee bis zur Fertigung – und ermöglicht es Unternehmen, diese Daten einfach extern mit Lieferanten, Herstellern oder Einzelhändlern zu teilen.

Spezifikationen können Rohstoffe, Rezepturen, Inhaltsstoffe, Stücklisten, Analysezertifikate, Maschinen usw. sein. Das mag breit erscheinen, aber es ist wahr. Und es sind nicht nur diese einzelnen Datenpunkte, auf die es ankommt. Die Magie besteht darin, zu verstehen, wie Spezifikationen zueinander in Beziehung stehen.

Ein entscheidendes Element des Spezifikationsmanagements ist die Fähigkeit, Spezifikationen so miteinander zu verknüpfen, dass Lieferkettenintelligenz ermöglicht wird.

Wenn Sie beispielsweise Verpackungsspezifikationen mit Fertigwaren verknüpfen, können Sie leicht nachvollziehen, welche Produkte betroffen sind, wenn Sie ein Design aktualisieren möchten. Oder vielleicht ist eine wichtige Zutat für Ihr Produkt nicht mehr verfügbar. Sie können schnell erkennen, welche Produkte betroffen sind, oder Sie sehen sich vielleicht ein ähnliches Produkt an, um eine Alternative zu finden. Im schlimmsten Fall erleben Sie einen Produktrückruf und können schnell erkennen, ob die Grundursache andere Teile Ihres Unternehmens betreffen wird.

Keine dieser Analysen ist ohne angemessenes Spezifikationsmanagement möglich.

Lieferkettentrends haben einen Bedarf an Spezifikationsmanagement geschaffen

Nun, da wir festgestellt haben, was Spezifikationsmanagement-Software ist, warum gibt es sie erst seit Kurzem? Für diese Antwort müssen wir nur bis zu den aktuellen Verbrauchertrends schauen.

Die erste Erklärung ist einfach: Die Zahl der Spezifikationen nimmt zu. Früher gingen Kunden in ein Lebensmittelgeschäft und sahen sich eine Version eines Produkts an. Heute sehen wir vielleicht eine Kiste mit Original Wheat Thins, aber dann gehen wir weiter den Gang entlang und sehen Mehrkorn-Wheat Thins, pikante Salsa Wheat Thins, Wheat Thins in Snackgröße und so weiter. Die Industrie, die offiziell als SKU-Proliferation bezeichnet wird, erkennt an, dass der Verbraucher König ist, und erweitert die Produktlinien exponentiell, um mit den sich ständig ändernden Geschmäckern und Vorlieben Schritt zu halten, um die Märkte zu erreichen.

Der zweite Trend, der zur Notwendigkeit des Spezifikationsmanagements beiträgt, ist die Globalisierung. Heutzutage sind Unternehmen in der Lage, Märkte auf der ganzen Welt zu erreichen. Und obwohl Unternehmen in jedem Land dasselbe Produkt anbieten können, stehen in den meisten Fällen in jedem Land unterschiedliche Produktlinien zur Verfügung, um den einzelnen Märkten gerecht zu werden.

Leider haben Unternehmen aufgrund der auf dem Markt erhältlichen Systeme zur Verwaltung globaler Operationen oft keinen Einblick in die Aktivitäten anderer Standorte, was zu einem schlechten Lieferantenmanagement, langsameren Produktentwicklungszyklen und Ineffizienzen bei der Beschaffung führt.

Die Industrie verschärft den Bedarf an Spezifikationsmanagement nur noch. Die Globalisierung und die Verbreitung von SKUs werden durch andere aufkommende Trends verstärkt, wie z. B. das Streben nach Nachhaltigkeit, lokalisierte Betriebe und die Zunahme privater Einzelhandelsmarken. Da immer mehr Faktoren die Komplexität der Lieferkette erhöhen, benötigen wir Software, die speziell auf die Anforderungen des Spezifikationsmanagements zugeschnitten ist.

Die Vorteile des Spezifikationsmanagements

Der Hauptvorteil des Spezifikationsmanagements ist die Transparenz. Legacy-Systeme sind dafür bekannt, dass sie ineffizient und veraltet sind, was dazu führt, dass die Mitglieder der Lieferkette nicht sehen können, was in anderen Einrichtungen tatsächlich vor sich geht.

Mangelnde Transparenz führt häufig zu Produktvariationen, regulatorischen und Compliance-Problemen, Rückrufen und letztendlich zu Zeit- und Ressourcenverschwendung. Die Erhöhung der Transparenz der Lieferkette ermöglicht robustere und agilere Abläufe und öffnet die Tür zu anderen Möglichkeiten wie Nachhaltigkeit und Zusammenarbeit mit Lieferanten. Lassen Sie uns in die wichtigsten Geschäftsergebnisse eintauchen, die das Spezifikationsmanagement ermöglicht.

Ermöglichen Sie die Rationalisierung von SKUs und verhindern Sie die Verbreitung von SKUs

Früher nutzten Fachleute die SKU-Vermehrung, um den sich ständig ändernden Anforderungen, Marktveränderungen und der Globalisierung Rechnung zu tragen. Wenn Sie mehr Produkte anbieten, bekommen Sie mehr Kunden, richtig?

Leider ist es nicht so einfach. Das durchschnittliche Lebensmittelgeschäft im Jahr 1990 führte etwa 7.000 SKUs, während das moderne Lebensmittelgeschäft über 40.000 SKUs führt. Obwohl die Anzahl der SKUs stark anstieg, blieb die Art und Weise, wie sie verwaltet wurden, gleich. Obwohl mehr Produkte verfügbar waren, schlüpften leistungsschwache Produkte durch die Ritzen, blieben unbemerkt und verschlangen die Gewinnspannen.

Ohne Spezifikationsverwaltungstools, die für die Bewältigung der SKU-Vermehrung entwickelt wurden, haben Unternehmen Schwierigkeiten, Angebote zu nutzen und gleichzeitig den Gewinn zu steigern. Die Verbreitung von SKUs verursachte eine tektonische Verschiebung in der Branche und veranlasste Führungskräfte, nach anderen Wegen zu suchen, um weiter zu wachsen und gleichzeitig die Kosten niedrig zu halten.

Jetzt nutzen Unternehmen die SKU-Rationalisierung, eine Methode, die die Anzahl der SKUs oder zugrunde liegenden Komponenten basierend auf mangelnder Leistung, Duplizierung oder veraltetem Produktstatus reduziert. Die Verbreitung von SKUs erfolgt oft zufällig und ist normalerweise das Ergebnis eines schlechten Spezifikationsmanagements.

Denn wenn Ingenieure nicht leicht sehen können, was bereits gemacht wurde, entwickeln die meisten standardmäßig etwas Neues. Zu den Folgen davon gehören höhere Bestands- und Lagerhaltungskosten, die jährlich bis zu 40 Prozent des Gewinns eines Produkts aufzehren können.

Das Spezifikationsmanagement ermöglicht es Unternehmen zu sehen, welche ihrer Produkte aus der Produktlinie genommen werden müssen und in welche weiter investiert werden sollte. Beispielsweise hatte Unilever 1999 1.600 Marken mit Verkäufen in 150 verschiedenen Ländern. Sie fanden heraus, dass 400 Kernmarken über 90 % ihrer Gewinne ausmachten und die anderen 1.200 entweder Verluste machten oder minimale Gewinne erzielten. Durch die Abschaffung leistungsschwacher SKUs hat Unilever Zeit und Ressourcen freigesetzt, um das Potenzial seiner Hauptprodukte auszuschöpfen.

Verstehen Sie die Auswirkungen auf Ihre gesamte Lieferkette

Die Komplexität der Lieferketten hat zugenommen, und keine Branche ist davor gefeit. Fertigungs-, Lebensmittel- und Getränke-, Schönheits- und Kosmetikprodukte, Konsumgüter und Verpackungslieferketten sind unterschiedlicher denn je.

Vor dem Spezifikationsmanagement war es nicht einfach, die Auswirkungen Ihres Betriebs auf Ihre Lieferkette zu analysieren. Informationen, die für die Ausführung umsetzbarer Berichte benötigt werden, waren stark isoliert und nicht immer auf dem neuesten Stand. Die Blindheit der Lieferkette erschwert es, schnelle, datengestützte Entscheidungen zu treffen, die den Nutzen für alle Beteiligten maximieren.

Spezifikationsmanagement-Software ermöglicht es Unternehmen, ihre Lieferkette zu digitalisieren, abzubilden und zu operationalisieren und so eine einzige Informationsquelle für die Herstellung von Produkten zu schaffen. Durch die Verknüpfung von Spezifikationen mit kritischen Komponenten der Lieferkette (z. B. Lieferanten, Lager und Hersteller) erhalten Unternehmen einen detaillierten Überblick über die Vorgänge in der Lieferkette und helfen Fachleuten zu verstehen, wo Engpässe und Verschwendung auftreten.

Ermöglichen Sie die Zusammenarbeit mit Lieferanten

Lieferanten und Anbieter sind nicht nur Auftragserfüller, sondern geschätzte Lieferkettenpartner, die für den Erfolg einer Marke von entscheidender Bedeutung sind. Alle Akteure in der Lieferkette müssen erkennen, dass die Erfüllung sorgfältiger Planung und Ausführung bedarf, um ein erfolgreiches Ergebnis zu erzielen.

Mit dem Spezifikationsmanagement können Marken aktuelle Daten einfach von einer einzigen Plattform aus bereitstellen. Dies bedeutet, dass Sie keine Spezifikationen mehr bei verschiedenen Lieferanten duplizieren müssen und ein besseres Verständnis der Bedürfnisse Ihrer Marke erhalten, was zu einer zeitnaheren und effizienteren Ausführung und genaueren Angeboten führt. Da alle auf dem Laufenden sind, erhalten Sie sofort Einblick in die Produktion, die Leistungskennzahlen der Lieferanten und die Gewissheit, dass Ihre Produkte richtig hergestellt werden.

Setzen Sie Produktivität und Innovation in Ihrem Unternehmen frei

Eine detaillierte technische Dokumentation ist für die Durcharbeitung des Entwicklungsprozesses neuer Produkte unerlässlich. Spezifikationsmanagement-Software hilft Unternehmen dabei, Ideen zu entwickeln, indem aktuelle Spezifikationsdaten oder Stücklisten verwendet werden, die für die Verwendung in einem neuen Produkt geklont, angepasst oder kombiniert werden können.

Meistens sind die Daten, die zum Erstellen eines neuen Produkts benötigt werden, bereits vorhanden. Anstatt zu versuchen, das Rad jedes Mal neu zu erfinden, wenn Sie ein neues Produkt oder eine neue Komponente entwickeln, maximieren Sie das Potenzial Ihrer aktuellen Daten und steigern Sie Produktivität und Innovation.

Sobald Sie eine Produktidee haben, teilen Sie Spezifikationen mit Ihrer Lieferkette, um die Durchlaufzeit von Prototypen zu beschleunigen. Erstellen Sie schnell Stücklisten, rationalisieren Sie das Projektmanagement und prognostizieren Sie die Kosten, um die Rentabilität Ihres neuen Produkts von Anfang an zu bestimmen, alles mit einer Spezifikationsverwaltungssoftware.

Einfache Nachverfolgung und Berichterstattung über Nachhaltigkeit

Nachhaltigkeit ist nicht mehr nur ein Schlagwort, sondern verändert die Art und Weise, wie Entscheidungen getroffen und Unternehmen geführt werden. Verbraucher und Branchenexperten fordern eine genauere Berichterstattung, was bedeutet, dass Nachhaltigkeit auf der DNA-Ebene Ihrer Daten beginnen muss: Spezifikationen.

Schritt eins in einem Nachhaltigkeitsplan für Unternehmen besteht darin, alle Spezifikationen zu digitalisieren und zu zentralisieren, bis hin zu Details wie der Recyclingfähigkeit von Materialien und Informationen über das Umfeld der Lieferkette. Die Unterbringung dieser Informationen in einer Software zur Spezifikationsverwaltung trägt dazu bei, das Engagement der Interessengruppen zu erleichtern. Da Nachhaltigkeit die Beteiligung fast aller Abteilungen erfordert, hilft die Zentralisierung von Informationen den Beteiligten, zusammenzuarbeiten und zu verstehen, welche Daten bereitgestellt werden müssen.

Nachdem Sie alle erforderlichen Daten in ein Spezifikationsmanagementsystem eingegeben haben, können Sie damit beginnen, Nachhaltigkeitsziele in messbare Maßnahmen umzuwandeln. Beschleunigen Sie Lebenszyklusanalysen, rationalisieren Sie SKUs, lokalisieren Sie Gelegenheiten für wesentliche Änderungen oder Konsolidierungen. Lassen Sie das Spezifikationsmanagement Ihrem Unternehmen helfen, bei der Umsetzung nachhaltiger Praktiken von reaktiv zu proaktiv zu werden.

Wie man Spezifikationsverwaltungssoftware bereitstellt

Die Softwarebereitstellung ist oft durch mühsame Aufgaben, lange Besprechungen und übermäßige Dateneingabe gekennzeichnet. Tatsächlich sind die meisten Produktleute, mit denen ich spreche, einmal verbrannt und zweimal schüchtern, wenn sie ein neues System implementieren. Dies liegt daran, dass Unternehmen in der Regel in ERP-Systeme investiert haben, deren Implementierung Jahre gedauert hat und die extrem starr waren.

Spezifikationsmanagementsysteme sind flexibler als ERPs und einfacher zu implementieren. Die meisten Unternehmen entschieden sich für das Onboarding von Daten nach Abteilung oder Produktlinie, um das Onboarding zu optimieren und Benutzern den Zugriff auf die Plattform zu ermöglichen, damit sie schneller einen Mehrwert erzielen. Eine weitere bewährte Methode besteht darin, abteilungs- und lieferantenübergreifende Logins bereitzustellen, damit alle Beteiligten auf Live-Informationen zugreifen und alle Änderungen im Verlauf erfasst werden.

Aufbau eines digitalen Supply-Chain-Technologie-Stacks

Meistens verfügen Unternehmen über Systeme, um Teile ihrer Daten zu verwalten, wie z. B. Einkauf oder Inventar. Spezifikationsverwaltungssysteme wurden entwickelt, um symbiotisch mit Unternehmenssystemen zu existieren, um Daten, die gemeinsam genutzt werden sollten, zu pushen und abzurufen. Beispielsweise ist es vorteilhaft, Bestellungen aus ERPs in Spezifikationsverwaltungssysteme zu integrieren, um besser zu verstehen, was Sie kaufen.

Sie können auch Lebensmittelkennzeichnungssysteme integrieren, um automatisch Nährwerttabellen, Bestandsverwaltungssysteme und Business-Intelligence-Tools zu erstellen.

Verwenden Sie das Spezifikationsmanagement, um das Wachstum voranzutreiben

Unternehmen verfügen über eine Fülle von Daten, kratzen jedoch nur an der Oberfläche, wenn es darum geht, diese Daten zu nutzen, um bessere Entscheidungen zu treffen. Bevor Unternehmen die Wachstumsphase des Spezifikationsmanagements erreichen, durchlaufen sie normalerweise vier Reifegrade.

Die erste Phase ist durch Chaos gekennzeichnet. Diese Phase ist die Voraussetzung für eine konsistente Methode zur Verwaltung von Spezifikationen und führt zu einem erheblichen Zeitaufwand für die Suche nach Daten. Auf diesem Reifegrad sind Informationen extrem isoliert und Stammeswissen weit verbreitet.

In der zweiten Phase oder der statischen Phase werden Spezifikationen in statischen Methoden verwaltet, einschließlich Tabellenkalkulationen, E-Mails oder Stift und Papier. Es gibt eine begrenzte Versionskontrolle und offensichtliche negative Auswirkungen wie Verschwendung, Budgetüberschreitungen und Projekte, die hinter dem Zeitplan zurückbleiben. In dieser Phase beginnen Unternehmen, nach einer besseren Lösung zu suchen.

Die dritte Stufe, in der der Grundstein für ein effektives Spezifikationsmanagement gelegt wird. Spezifikationen werden digital gespeichert, mit Versionskontrolle und abteilungsübergreifender Sichtbarkeit. Die Daten liegen in einem nützlichen Format vor, müssen jedoch noch verwendet werden, um die Geschäftsstrategie und Entscheidungsfindung voranzutreiben.

In der vierten Phase beginnen Unternehmen, Spezifikationsdaten zu verwenden, um einen strategischen statt reaktiven Ansatz für das Management ihrer Lieferkette zu verfolgen. Spezifikationen werden anderen Datenpunkten wie Lieferanten, Stücklisten und Einkaufsdaten zugeordnet, um Aktivitäten in der Lieferkette zu analysieren und zu berichten. Ausgestattet mit diesen Informationen können Unternehmen die Effizienz steigern und Kosten senken.

Die letzte Reifephase ist Wachstum, in der Spezifikationen wirklich als die beste Quelle für Big Data des Unternehmens genutzt werden. In dieser Phase wird die Produktentwicklung beschleunigt, profitablere neue Produkte werden auf den Markt gebracht und eine echte Transparenz der Lieferkette hergestellt.

Abschließende Gedanken

Ein Thema, das wir nicht behandelt haben, ist die Auswirkung des Spezifikationsmanagements auf die Menschen. Das Beste an meinem Job ist es, mir von Verpackungsingenieuren oder Produktentwicklern erzählen zu hören, wie sehr sie ihren Job wieder lieben.

Mit dem Spezifikationsmanagement verbringen Supply-Chain-Experten keine Zeit mehr damit, Daten nachzujagen, sie tun das, was sie gelernt haben und was sie lieben – und das macht erstaunliche Dinge. Da die Welt immer mehr Produkte verlangt, sind wir uns alle einig, dass es für uns alle von Vorteil ist, diesen Fachleuten die richtigen Werkzeuge für ihre Arbeit zur Verfügung zu stellen.

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