Specifiche: Il fondamento della filiera digitale

La parte più trascurata della produzione è la più importante quando si tratta di modernizzazione della catena di approvvigionamento.

È impossibile sopravvalutare l'importanza della gestione della catena di approvvigionamento. In effetti, molte organizzazioni dai beni di consumo alle scienze della vita e agli alimenti e bevande ora hanno Chief Supply Chain Officer. Ciò riflette la crescente complessità e importanza strategica della funzione.

Lo stato della digitalizzazione della filiera

Ma perché le catene di approvvigionamento sono diventate più complesse? Dopotutto, viviamo probabilmente nell'era più digitale e connessa: sicuramente le aziende devono disporre di tutti gli strumenti giusti?

Si scopre che non è così, e la maggior parte degli operatori da Fortune 500 ai marchi sfidanti ti direbbero lo stesso. E il divario più grande è probabilmente il più scioccante. La maggior parte delle aziende in realtà non sa tutto di ciò che produce. Non hanno tutti i dati o le istruzioni, comunemente denominate specifiche, che sono richieste dalle parti lungo la catena di approvvigionamento.

Ma questo sta iniziando a cambiare con l'emergere del software di gestione delle specifiche. Le aziende si stanno rendendo conto che le specifiche sono il filo digitale che collega le reti della catena di approvvigionamento. In questo articolo, definiremo il software di gestione delle specifiche, discuteremo le tendenze più ampie che hanno portato alla sua ascesa e come il software si inserisce nell'ampio ecosistema tecnologico della catena di approvvigionamento.

Digitalizzazione delle catene di approvvigionamento con software di gestione delle specifiche

Tutto ciò che vedi è costruito in base alle specifiche. La tua auto, i vestiti, il cibo e gli elettrodomestici sono tutti collegati a una serie di punti dati e documentazione tecnica che definiscono come è fatto un qualcosa o come dovrebbe funzionare.

Finora, i professionisti hanno faticato a gestire in modo efficace i dati delle specifiche. Dai sistemi legacy, alle e-mail, o anche semplicemente carta e penna, nessun metodo è stato specificamente progettato per archiviare e utilizzare i dati delle specifiche, che possono essere eseguiti da centinaia di punti dati a migliaia per ogni prodotto o componente.

Il software di gestione delle specifiche ospita le informazioni granulari necessarie per realizzare un prodotto, dall'ideazione alla produzione, e consente alle aziende di condividere facilmente tali dati esternamente con fornitori, produttori o rivenditori.

Le specifiche possono essere materie prime, formule, ingredienti, distinte base, certificati di analisi, macchinari e così via. Questo potrebbe sembrare ampio, ma è vero. E non sono solo questi singoli punti dati che contano. La magia è riuscire a capire come le specifiche si relazionano tra loro.

Un elemento critico della gestione delle specifiche è la capacità di collegare le specifiche in un modo che consenta l'intelligence della catena di approvvigionamento.

Ad esempio, quando colleghi le specifiche di imballaggio ai prodotti finiti, puoi facilmente capire quali prodotti sono interessati se desideri aggiornare un design. O forse un ingrediente fondamentale per il tuo prodotto non è più disponibile. Puoi vedere rapidamente quali prodotti sono interessati o forse guardare un prodotto simile per identificare un'alternativa. Nella peggiore delle ipotesi, stai riscontrando un richiamo di prodotto e puoi identificare rapidamente se la causa principale avrà un impatto su altre parti della tua azienda.

Nessuna di queste analisi è possibile senza un'adeguata gestione delle specifiche.

Le tendenze della catena di approvvigionamento hanno creato la necessità di una gestione delle specifiche

Ora che abbiamo stabilito cos'è il software di gestione delle specifiche, perché è nato solo di recente? Abbiamo solo bisogno di guardare fino alle attuali tendenze dei consumatori per quella risposta.

La prima spiegazione è semplice: il numero delle specifiche è in aumento. I clienti andavano in un negozio di alimentari e vedevano una versione di un prodotto. Oggi potremmo vedere una scatola di Wheat Thins originali, ma poi proseguire lungo il corridoio e vedere Wheat Thins multicereali, salsa piccante Wheat Thins, snack Wheat Thins e così via. Chiamata formalmente proliferazione SKU, l'industria riconosce che il consumatore è il re e per stare al passo con gusti e preferenze in continua evoluzione, ha esteso le linee di prodotti in modo esponenziale per mantenere i mercati raggiunti.

La seconda tendenza che contribuisce alla necessità di gestione delle specifiche è la globalizzazione. Al giorno d'oggi, le aziende sono in grado di raggiungere i mercati di tutto il mondo. E mentre le aziende possono offrire lo stesso prodotto in ogni paese, il più delle volte ogni paese ha diverse linee di prodotti disponibili per soddisfare i singoli mercati.

Sfortunatamente, a causa dei sistemi sul mercato per la gestione delle operazioni globali, le aziende spesso si trovano senza alcuna visibilità su ciò che stanno facendo le altre sedi, causando una cattiva gestione dei fornitori, cicli di sviluppo dei prodotti più lenti e inefficienze di approvvigionamento.

L'industria continua solo a esacerbare la necessità di gestione delle specifiche. La globalizzazione e la proliferazione di SKU sono intensificate da altre tendenze emergenti, come la spinta alla sostenibilità, le operazioni localizzate e l'aumento dei marchi di vendita al dettaglio privati. Poiché sempre più fattori aumentano la complessità della catena di approvvigionamento, abbiamo bisogno di un software creato per soddisfare in modo specifico le esigenze di gestione delle specifiche.

I vantaggi della gestione delle specifiche

Il vantaggio principale della gestione delle specifiche è la visibilità. I sistemi legacy sono noti per essere inefficienti e obsoleti, con il risultato che i membri della catena di approvvigionamento non sono in grado di vedere cosa sta effettivamente succedendo in altre strutture.

La mancanza di visibilità si traduce spesso in variazioni del prodotto, problemi normativi e di conformità, richiami e, in definitiva, spreco di tempo e risorse. L'aumento della visibilità della catena di approvvigionamento consente operazioni più solide e agili, oltre ad aprire le porte ad altre opportunità come la sostenibilità e la collaborazione con i fornitori. Analizziamo i principali risultati di business che la gestione delle specifiche consente.

Abilita la razionalizzazione degli SKU e previeni la proliferazione degli SKU

In precedenza, i professionisti utilizzavano la proliferazione degli SKU per tenere conto delle richieste in continua evoluzione, dei cambiamenti del mercato e della globalizzazione. Se offri più prodotti, ottieni più clienti, giusto?

Purtroppo non è così semplice. Il negozio di alimentari medio nel 1990 trasportava circa 7.000 SKU, mentre il negozio di alimentari moderno trasporta fino a 40.000 SKU. Sebbene il numero di SKU sia aumentato vertiginosamente, il modo in cui sono stati gestiti è rimasto lo stesso. Nonostante ci fossero più prodotti disponibili, i prodotti sottoperformanti stavano scivolando attraverso le crepe, passando inosservati e mangiando i margini di profitto.

Senza strumenti di gestione delle specifiche creati per gestire la proliferazione degli SKU, le aziende hanno faticato a sfruttare le offerte aumentando i profitti. La proliferazione delle SKU ha causato un cambiamento tettonico nel settore, portando i dirigenti a cercare altri modi per continuare a crescere mantenendo bassi i costi.

Ora, le aziende stanno utilizzando la razionalizzazione degli SKU, che è un metodo che riduce il numero di SKU o componenti sottostanti in base alla mancanza di prestazioni, alla duplicazione o allo stato del prodotto obsoleto. La proliferazione degli SKU si verifica spesso per caso e di solito è il risultato di una cattiva gestione delle specifiche.

Dopotutto, se gli ingegneri non riescono a vedere facilmente ciò che è già stato creato, la maggior parte di loro preferisce creare qualcosa di nuovo. Le ripercussioni di ciò includono scorte più elevate e costi di mantenimento, che possono esaurire fino al 40 percento dei profitti di un prodotto all'anno.

La gestione delle specifiche consente alle aziende di vedere quali dei loro prodotti devono essere ritirati dalla linea di prodotti e in quali dovrebbero essere ulteriormente investiti. Ad esempio, Unilever aveva 1.600 marchi nel 1999, con vendite in 150 paesi diversi. Hanno scoperto che 400 marchi principali rappresentavano oltre il 90% dei loro profitti e gli altri 1.200 stavano subendo perdite o realizzavano profitti minimi. Eliminando gli SKU con prestazioni inferiori, Unilever ha liberato tempo e risorse per sfruttare il potenziale dei suoi prodotti principali.

Comprendi gli impatti lungo la tua catena di approvvigionamento

Le catene di approvvigionamento sono aumentate in complessità e nessun settore ne è immune. Le catene di approvvigionamento di produzione, cibo e bevande, bellezza e cosmetici, beni di consumo confezionati e imballaggi sono più disparate che mai.

Prima della gestione delle specifiche, non era facile analizzare gli effetti che le tue operazioni avevano sulla tua catena di approvvigionamento. Le informazioni necessarie per eseguire report utilizzabili erano molto isolate e non sempre aggiornate. La cecità della catena di approvvigionamento rende difficile prendere decisioni rapide e basate sui dati che massimizzano i benefici per tutte le parti interessate.

Il software di gestione delle specifiche consente alle aziende di digitalizzare, mappare e rendere operativa la propria catena di approvvigionamento, creando un'unica fonte di informazioni su come vengono realizzati i prodotti. Collegando le specifiche ai componenti critici della catena di approvvigionamento (come fornitori, magazzini e produttori), le aziende ottengono una visione dettagliata delle operazioni della catena di approvvigionamento, aiutando i professionisti a capire dove si verificano colli di bottiglia e sprechi.

Abilita la collaborazione con i fornitori

Fornitori e venditori non sono solo evasori di ordini, ma preziosi partner della catena di approvvigionamento che sono vitali per il successo di un marchio. Tutti gli attori della catena di approvvigionamento devono riconoscere che l'adempimento richiede un'attenta pianificazione ed esecuzione per produrre un risultato positivo.

Con la gestione delle specifiche, i marchi possono fornire facilmente i dati attuali da un'unica piattaforma. Ciò significa non duplicare più le specifiche tra i fornitori e una migliore comprensione delle esigenze del tuo marchio, con conseguente esecuzione più tempestiva ed efficiente e offerte più accurate. Con tutti nel circuito, puoi ottenere immediatamente visibilità sulla produzione, sulle metriche delle prestazioni dei fornitori e sulla certezza che i tuoi prodotti vengono realizzati correttamente.

Sblocca produttività e innovazione nella tua organizzazione

Una documentazione tecnica dettagliata è vitale per lavorare attraverso il processo di sviluppo del nuovo prodotto. Il software di gestione delle specifiche aiuta le aziende a dare il via all'ideazione utilizzando i dati delle specifiche attuali o la distinta base che può essere clonata, adattata o combinata per l'uso in un nuovo prodotto.

Il più delle volte, i dati necessari per creare un nuovo prodotto esistono già. Invece di provare a reinventare la ruota ogni volta che crei un nuovo prodotto o componente, massimizza il potenziale dei tuoi dati attuali e aumenta la produttività e l'innovazione.

Una volta che hai un'idea di prodotto, condividi le specifiche con la tua catena di approvvigionamento per accelerare la consegna dei prototipi. Crea rapidamente distinte base, semplifica la gestione dei progetti e prevede i costi per determinare la redditività del tuo nuovo prodotto dall'inizio, il tutto con un software di gestione delle specifiche.

Monitora e crea report facilmente sulla sostenibilità

Sostenibilità non è più solo una parola d'ordine, sta cambiando il modo in cui vengono prese le decisioni e gestite le imprese. I consumatori e i professionisti del settore richiedono report più accurati, il che significa che la sostenibilità deve iniziare dal livello del DNA dei tuoi dati: le specifiche.

Il primo passo in un piano di sostenibilità aziendale consiste nel digitalizzare e centralizzare tutte le specifiche, fino a dettagli come la riciclabilità dei materiali e le informazioni sull'ambiente della catena di approvvigionamento. L'inserimento di queste informazioni nel software di gestione delle specifiche aiuta a facilitare il coinvolgimento degli stakeholder. Poiché la sostenibilità richiede il coinvolgimento di quasi tutti i dipartimenti, la centralizzazione delle informazioni aiuta le parti interessate a collaborare e comprendere quali dati fornire.

Dopo aver inserito tutti i dati necessari in un sistema di gestione delle specifiche, puoi iniziare a convertire gli obiettivi di sostenibilità in azioni misurabili. Accelera le valutazioni del ciclo di vita, razionalizza gli SKU, individua le opportunità di modifiche materiali o consolidamento. Lascia che la gestione delle specifiche aiuti la tua azienda a passare dall'essere reattiva a quella proattiva quando implementa pratiche sostenibili.

Come distribuire il software di gestione delle specifiche

La distribuzione del software è spesso caratterizzata da attività ardue, lunghe riunioni e immissione di dati eccessiva. In effetti, la maggior parte dei prodotti con cui parlo una volta viene bruciata, due volte timida quando implementa un nuovo sistema. Questo perché le aziende in genere hanno investito in sistemi ERP che hanno richiesto anni per essere implementati ed erano estremamente rigidi.

I sistemi di gestione delle specifiche sono progettati per essere più flessibili degli ERP e più facili da implementare. La maggior parte delle aziende ha scelto di eseguire l'onboarding dei dati per reparto o per linea di prodotti per semplificare l'onboarding e consentire agli utenti di accedere alla piattaforma per realizzare più rapidamente il valore. Un'altra best practice consiste nel fornire accessi tra reparti e fornitori in modo che tutte le parti interessate accedano alle informazioni in tempo reale e tutte le modifiche vengano acquisite nella cronologia.

Creazione di uno stack tecnologico della catena di approvvigionamento digitale

Nella maggior parte dei casi, le aziende dispongono di sistemi per gestire parti dei propri dati, come gli acquisti o l'inventario. I sistemi di gestione delle specifiche sono stati costruiti per esistere in simbiosi con i sistemi aziendali per spingere e tirare i dati che dovrebbero essere condivisi. Ad esempio, è utile integrare gli ordini di acquisto dagli ERP nei sistemi di gestione delle specifiche per capire meglio cosa stai acquistando.

Puoi anche integrarti con i sistemi di etichettatura degli alimenti per generare automaticamente pannelli nutrizionali, sistemi di gestione dell'inventario e strumenti di business intelligence.

Utilizzo della gestione delle specifiche per guidare la crescita

Le aziende hanno un'abbondanza di dati, ma stanno semplicemente grattando la superficie quando si tratta di utilizzare quei dati per prendere decisioni migliori. Prima di raggiungere la fase di crescita del percorso di gestione delle specifiche, le aziende in genere attraversano quattro livelli di maturità.

La prima fase è caratterizzata dal caos. Questa fase è preliminare per disporre di un metodo coerente di gestione delle specifiche e comporta un notevole dispendio di tempo nella ricerca dei dati. A questo livello di maturità, l'informazione è estremamente isolata e la conoscenza tribale è prevalente.

La seconda fase, o fase statica, è quella in cui le specifiche vengono gestite con metodi statici, inclusi fogli di calcolo, e-mail o carta e penna. C'è un controllo della versione limitato e ovvi impatti negativi come sprechi, operazioni fuori budget e progetti in ritardo. In questa fase le aziende iniziano a cercare una soluzione migliore.

La terza fase in cui vengono gettate le basi per un'efficace gestione delle specifiche. Le specifiche sono archiviate digitalmente, con controllo della versione e visibilità interdipartimentale. I dati esistono in un formato utile, ma devono ancora essere utilizzati per guidare la strategia aziendale e il processo decisionale.

La quarta fase è quando le aziende iniziano a utilizzare i dati delle specifiche per adottare un approccio strategico piuttosto che reattivo alla gestione della propria catena di approvvigionamento. Le specifiche vengono mappate su altri punti dati come fornitori, distinte base e dati sugli acquisti per analizzare e generare report sulle attività della catena di approvvigionamento. Grazie a queste informazioni, le aziende possono aumentare l'efficienza e ridurre i costi.

La fase finale della maturità è la crescita, in cui le specifiche vengono realmente utilizzate come la migliore fonte di big data dell'azienda. In questa fase, lo sviluppo del prodotto viene accelerato, vengono lanciati nuovi prodotti più redditizi e viene stabilita una vera visibilità della catena di approvvigionamento.

Pensieri finali

Un argomento che non abbiamo trattato è l'impatto che la gestione delle specifiche ha sulle persone. La parte migliore del mio lavoro è ascoltare ingegneri del packaging o professionisti dello sviluppo prodotto raccontarmi di come amano di nuovo il loro lavoro.

Con la gestione delle specifiche, i professionisti della supply chain non perdono più tempo a caccia di dati, ma fanno ciò che sono stati formati e amano fare, e questo sta creando cose straordinarie. Poiché il mondo continua a richiedere più prodotti, siamo tutti d'accordo sul fatto che fornire a questi professionisti gli strumenti giusti per svolgere il proprio lavoro sia un vantaggio per tutti noi.

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