Especificaciones: la base de la cadena de suministro digital

La parte más ignorada de la fabricación es la más importante cuando se trata de la modernización de la cadena de suministro.

Es imposible exagerar la importancia de la gestión de la cadena de suministro. De hecho, muchas organizaciones, desde bienes de consumo hasta ciencias de la vida y alimentos y bebidas, ahora tienen directores de cadena de suministro. Esto es un reflejo de la creciente complejidad e importancia estratégica de la función.

El estado de la digitalización de la cadena de suministro

Pero, ¿por qué las cadenas de suministro se han vuelto más complejas? Después de todo, podría decirse que vivimos en la era más digital y conectada. ¿Seguramente las empresas deben contar con todas las herramientas adecuadas?

Resulta que no lo hacen, y la mayoría de los operadores, desde Fortune 500 hasta marcas desafiantes, le dirían lo mismo. Y la brecha más grande es probablemente la más impactante. La mayoría de las empresas en realidad no saben todo acerca de lo que hacen. No tienen todos los datos o instrucciones, comúnmente denominados especificaciones, que requieren las partes a lo largo de la cadena de suministro.

Pero esto está empezando a cambiar con la aparición del software de gestión de especificaciones. Las empresas se están dando cuenta de que las especificaciones son el hilo digital que conecta las redes de la cadena de suministro. En este artículo, definiremos el software de gestión de especificaciones, discutiremos las tendencias más amplias que llevaron a su aumento y cómo el software encaja en el amplio ecosistema tecnológico de la cadena de suministro.

Digitalización de cadenas de suministro con software de gestión de especificaciones

Todo lo que ves está construido a partir de especificaciones. Su automóvil, ropa, alimentos y electrodomésticos están todos conectados a una serie de puntos de datos y documentación técnica que definen cómo se fabrica algo o cómo debe funcionar.

Hasta ahora, los profesionales se han esforzado por gestionar de forma eficaz los datos de especificación. Desde sistemas heredados hasta correos electrónicos o simplemente lápiz y papel, no se ha diseñado ningún método específicamente para almacenar y usar datos de especificación, que pueden ejecutarse desde cientos de puntos de datos hasta miles para cada producto o componente.

El software de gestión de especificaciones alberga la información granular necesaria para fabricar un producto, desde la idea hasta la fabricación, y permite a las empresas compartir fácilmente esos datos de forma externa con proveedores, fabricantes o minoristas.

Las especificaciones pueden ser materias primas, fórmulas, ingredientes, listas de materiales, certificados de análisis, maquinaria, etc. Esto puede parecer amplio, pero es cierto. Y no son solo estos puntos de datos individuales los que importan. La magia es poder entender cómo se relacionan las especificaciones entre sí.

Un elemento crítico de la gestión de especificaciones es la capacidad de vincular las especificaciones de una manera que permita la inteligencia de la cadena de suministro.

Por ejemplo, cuando vincula las especificaciones de empaque a los productos terminados, puede comprender fácilmente qué productos se ven afectados si desea actualizar un diseño. O tal vez un ingrediente crítico para su producto ya no esté disponible. Puede ver rápidamente qué productos se ven afectados o tal vez mirar un producto similar para identificar una alternativa. En el peor de los casos, está experimentando la retirada de un producto y puede identificar rápidamente si la causa principal afectará a otras partes de su empresa.

Ninguno de estos análisis es posible sin una gestión adecuada de las especificaciones.

Las tendencias de la cadena de suministro han creado la necesidad de una gestión de especificaciones

Ahora que hemos establecido qué es el software de gestión de especificaciones, ¿por qué se creó recientemente? Solo tenemos que mirar hasta las tendencias actuales de los consumidores para encontrar esa respuesta.

La primera explicación es simple: el número de especificaciones está aumentando. Los clientes solían ir a una tienda de comestibles y ver una versión de un producto. Hoy, podríamos ver una caja de Wheat Thins originales, pero luego continuar por el pasillo y ver Wheat Thins multigrano, Wheat Thins con salsa picante, Wheat Thins del tamaño de un refrigerio, y así sucesivamente. Formalmente llamada proliferación de SKU, la industria reconoce que el consumidor es el rey y para mantenerse al día con los gustos y preferencias en constante cambio, amplió las líneas de productos exponencialmente para mantener los mercados alcanzados.

La segunda tendencia que contribuye a la necesidad de una gestión de especificaciones es la globalización. Hoy en día, las empresas pueden llegar a mercados de todo el mundo. Y si bien las empresas pueden ofrecer el mismo producto en todos los países, la mayoría de las veces, cada país tiene diferentes líneas de productos disponibles para adaptarse a los mercados individuales.

Desafortunadamente, debido a los sistemas en el mercado para administrar operaciones globales, las empresas a menudo se encuentran sin visibilidad de lo que están haciendo otras ubicaciones, lo que provoca una mala gestión de proveedores, ciclos de desarrollo de productos más lentos e ineficiencias en las adquisiciones.

La industria solo sigue exacerbando la necesidad de una gestión de especificaciones. La globalización y la proliferación de SKU se ven intensificadas por otras tendencias emergentes, como el impulso de la sostenibilidad, las operaciones localizadas y el aumento de las marcas minoristas privadas. A medida que más y más factores aumentan la complejidad de la cadena de suministro, necesitamos un software creado para satisfacer específicamente las necesidades de la gestión de especificaciones.

Los beneficios de la gestión de especificaciones

El beneficio clave de la gestión de especificaciones es la visibilidad. Los sistemas heredados son notorios por ser ineficientes y obsoletos, lo que resulta en la incapacidad de los miembros de la cadena de suministro para ver lo que realmente sucede en otras instalaciones.

La falta de visibilidad a menudo resulta en variaciones de productos, problemas normativos y de cumplimiento, retiros del mercado y, en última instancia, tiempo y recursos desperdiciados. El aumento de la visibilidad de la cadena de suministro permite operaciones más sólidas y ágiles, y abre la puerta a otras oportunidades, como la sostenibilidad y la colaboración de proveedores. Profundicemos en los resultados empresariales clave que permite la gestión de especificaciones.

Habilite la racionalización de SKU y evite la proliferación de SKU

Anteriormente, los profesionales usaban la proliferación de SKU para dar cuenta de las demandas en constante cambio, los cambios del mercado y la globalización. Si ofreces más productos, obtienes más clientes, ¿verdad?

Desafortunadamente no es tan simple. La tienda de abarrotes promedio en 1990 vendía alrededor de 7,000 SKU, mientras que la tienda de abarrotes de hoy en día vende más de 40,000 SKU. Aunque la cantidad de SKU se disparó, la forma en que se administraron siguió siendo la misma. A pesar de que había más productos disponibles, los productos de bajo rendimiento se escapaban, pasaban desapercibidos y consumían los márgenes de beneficio.

Sin herramientas de administración de especificaciones creadas para manejar la proliferación de SKU, las empresas han tenido problemas para aprovechar las ofertas y aumentar las ganancias. La proliferación de SKU provocó un cambio tectónico en la industria, lo que llevó a los ejecutivos a buscar otras formas de seguir creciendo manteniendo bajos los costos.

Ahora, las empresas están utilizando la racionalización de SKU, que es un método que reduce la cantidad de SKU o componentes subyacentes en función de la falta de rendimiento, la duplicación o los estados de productos obsoletos. La proliferación de SKU a menudo ocurre por accidente y suele ser el resultado de una gestión deficiente de las especificaciones.

Después de todo, si los ingenieros no pueden ver fácilmente lo que ya se ha hecho, la mayoría por defecto crea algo nuevo. Las repercusiones de esto incluyen un mayor inventario y costos de mantenimiento, que pueden agotar hasta el 40 por ciento de las ganancias de un producto anualmente.

La gestión de especificaciones permite a las empresas ver cuáles de sus productos deben retirarse de la línea de productos y en cuáles deben invertir más. Por ejemplo, Unilever tenía 1.600 marcas en 1999, con ventas en 150 países diferentes. Descubrieron que las 400 marcas principales representaban más del 90 % de sus ganancias y las otras 1200 tenían pérdidas o obtenían ganancias mínimas. Al deshacerse de los SKU de bajo rendimiento, Unilever liberó tiempo y recursos para aprovechar el potencial de sus principales productos.

Comprenda los impactos en su cadena de suministro

Las cadenas de suministro han aumentado en complejidad y ninguna industria es inmune. Las cadenas de suministro de manufactura, alimentos y bebidas, belleza y cosméticos, bienes de consumo empaquetados y empaques son más dispares que nunca.

Antes de la gestión de especificaciones, no era fácil analizar los efectos que tenían sus operaciones en su cadena de suministro. La información necesaria para ejecutar informes prácticos estaba muy aislada y no siempre estaba actualizada. La ceguera de la cadena de suministro dificulta tomar decisiones rápidas y respaldadas por datos que maximicen los beneficios para todas las partes interesadas.

El software de gestión de especificaciones permite a las empresas digitalizar, mapear y hacer operativa su cadena de suministro, creando una única fuente de información sobre cómo se fabrican los productos. Al vincular las especificaciones a los componentes críticos de la cadena de suministro (como proveedores, almacenes y fabricantes), las empresas obtienen una visión granular de las operaciones de la cadena de suministro, lo que ayuda a los profesionales a comprender dónde se producen los cuellos de botella y los desperdicios.

Habilitar la colaboración de proveedores

Los proveedores y vendedores no son solo cumplidores de pedidos, sino valiosos socios de la cadena de suministro que son vitales para el éxito de una marca. Todos los actores de la cadena de suministro deben reconocer que el cumplimiento requiere una planificación y ejecución cuidadosas para producir un resultado exitoso.

Con la gestión de especificaciones, las marcas pueden proporcionar fácilmente datos actuales desde una única plataforma. Esto significa que no habrá más especificaciones duplicadas entre proveedores y una mejor comprensión de las necesidades de su marca, lo que dará como resultado una ejecución más oportuna y eficiente y ofertas más precisas. Con todos en el circuito, puede obtener instantáneamente visibilidad de la producción, las métricas de rendimiento del proveedor y la seguridad de que sus productos se están fabricando correctamente.

Libere la productividad y la innovación en su organización

La documentación técnica detallada es vital para trabajar en el proceso de desarrollo de nuevos productos. El software de gestión de especificaciones ayuda a las empresas a impulsar la ideación mediante el uso de datos de especificaciones actuales o listas de materiales que se pueden clonar, adaptar o combinar para usar en un nuevo producto.

La mayoría de las veces, los datos necesarios para crear un nuevo producto ya existen. En lugar de tratar de reinventar la rueda cada vez que crea un nuevo producto o componente, maximice el potencial de sus datos actuales y aumente la productividad y la innovación.

Una vez que tenga una idea de producto, comparta las especificaciones con su cadena de suministro para acelerar la entrega de prototipos. Cree listas de materiales rápidamente, optimice la gestión de proyectos y pronostique los costos para determinar la rentabilidad de su nuevo producto desde el principio, todo con el software de gestión de especificaciones.

Realice un seguimiento e informe fácilmente sobre la sostenibilidad

La sostenibilidad ya no es solo una palabra de moda, está cambiando la forma en que se toman las decisiones y se gestionan las empresas. Los consumidores y los profesionales de la industria exigen informes más precisos, lo que significa que la sustentabilidad debe comenzar con el nivel de ADN de sus datos: las especificaciones.

El primer paso en un plan de sostenibilidad corporativa es digitalizar y centralizar todas las especificaciones, hasta detalles como la reciclabilidad de los materiales y la información sobre el entorno de la cadena de suministro. Alojando esta información en el software de gestión de especificaciones ayuda a facilitar la participación de las partes interesadas. Dado que la sostenibilidad requiere la participación de casi todos los departamentos, la centralización de la información ayuda a las partes interesadas a colaborar y comprender qué datos proporcionar.

Después de poner todos los datos necesarios en un sistema de gestión de especificaciones, puede comenzar a convertir los objetivos de sostenibilidad en acciones medibles. Acelere las evaluaciones del ciclo de vida, racionalice los SKU, identifique oportunidades para cambios materiales o consolidación. Deje que la gestión de especificaciones ayude a su empresa a pasar de ser reactiva a proactiva al implementar prácticas sostenibles.

Cómo implementar software de gestión de especificaciones

La implementación de software a menudo se caracteriza por tareas arduas, reuniones largas y entrada de datos excesiva. De hecho, la mayoría de las personas de productos con las que hablo se queman una vez, el doble de tímidas al implementar un nuevo sistema. Esto se debe a que las empresas generalmente han invertido en sistemas ERP que tardaron años en implementarse y eran extremadamente ridículos.

Los sistemas de gestión de especificaciones están diseñados para ser más flexibles que los ERP y más fáciles de implementar. La mayoría de las empresas optaron por incorporar datos por departamento o por línea de productos para agilizar la incorporación y hacer que los usuarios accedan a la plataforma para obtener valor más rápidamente. Otra práctica recomendada es proporcionar inicios de sesión en todos los departamentos y proveedores para que todas las partes interesadas accedan a la información en vivo y cualquier cambio se registre en el historial.

Creación de una pila de tecnología de cadena de suministro digital

La mayoría de las veces, las empresas cuentan con sistemas para administrar partes de sus datos, como compras o inventario. Los sistemas de gestión de especificaciones se crearon para existir en simbiosis con los sistemas empresariales para enviar y extraer datos que deberían compartirse. Por ejemplo, es beneficioso integrar las órdenes de compra de los ERP en los sistemas de gestión de especificaciones para comprender mejor lo que está comprando.

También puede integrarse con sistemas de etiquetado de alimentos para generar automáticamente paneles de nutrición, sistemas de gestión de inventario y herramientas de inteligencia comercial.

Uso de la gestión de especificaciones para impulsar el crecimiento

Las empresas tienen una gran cantidad de datos, pero solo están arañando la superficie cuando se trata de usar esos datos para tomar mejores decisiones. Antes de llegar a la etapa de crecimiento del viaje de gestión de especificaciones, las empresas suelen pasar por cuatro niveles de madurez.

La primera etapa se caracteriza por el caos. Esta etapa es preliminar para tener cualquier método consistente de administrar especificaciones y da como resultado una gran inversión de tiempo en la búsqueda de datos. En este nivel de madurez, la información está extremadamente aislada y prevalece el conocimiento tribal.

La segunda etapa, o la etapa estática, es donde las especificaciones se administran en métodos estáticos, incluidas hojas de cálculo, correos electrónicos o lápiz y papel. Hay un control de versiones limitado e impactos negativos obvios, como desperdicio, operaciones por encima del presupuesto y proyectos que están retrasados. Esta etapa es donde las empresas comienzan a buscar una mejor solución.

La tercera etapa donde se sientan las bases para una gestión de especificaciones eficaz. Las especificaciones se almacenan digitalmente, con control de versiones y visibilidad interdepartamental. Los datos existen en un formato útil, pero aún no se han utilizado para impulsar la estrategia comercial y la toma de decisiones.

La cuarta etapa es cuando las empresas comienzan a usar datos de especificación para adoptar un enfoque estratégico en lugar de reactivo para administrar su cadena de suministro. Las especificaciones se asignan a otros puntos de datos, como proveedores, listas de materiales y datos de compras para analizar e informar sobre las actividades de la cadena de suministro. Armadas con esta información, las empresas pueden impulsar la eficiencia y reducir costos.

La etapa final de madurez es el crecimiento, donde las especificaciones se utilizan realmente como la mejor fuente de big data de la empresa. En esta etapa, se acelera el desarrollo de productos, se lanzan nuevos productos más rentables y se establece una verdadera visibilidad de la cadena de suministro.

Pensamientos finales

Un tema que no hemos cubierto es el impacto que tiene la gestión de especificaciones en las personas. La mejor parte de mi trabajo es escuchar a los ingenieros de empaque o a los profesionales de desarrollo de productos contarme cómo aman su trabajo nuevamente.

Con la gestión de especificaciones, los profesionales de la cadena de suministro ya no pierden el tiempo buscando datos, están haciendo lo que recibieron capacitación y les encanta hacer, y eso es hacer cosas increíbles. A medida que el mundo continúa exigiendo más productos, todos podemos estar de acuerdo en que brindarles a estos profesionales las herramientas adecuadas para hacer su trabajo es un beneficio para todos.

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