Spesifikasi: Landasan Rantai Pasokan Digital

Bagian manufaktur yang paling diabaikan adalah yang paling penting dalam hal modernisasi rantai pasokan.

Tidak mungkin untuk melebih-lebihkan pentingnya manajemen rantai pasokan. Faktanya, banyak organisasi mulai dari barang konsumsi hingga ilmu hayati dan makanan dan minuman kini memiliki Chief Supply Chain Officers. Ini adalah cerminan dari kompleksitas yang berkembang dan kepentingan strategis dari fungsi tersebut.

Keadaan digitalisasi rantai pasokan

Tetapi mengapa rantai pasokan menjadi lebih kompleks? Lagi pula, kita bisa dibilang hidup di era yang paling digital dan terhubung – tentunya perusahaan harus memiliki semua alat yang tepat?

Ternyata tidak, dan sebagian besar operator dari Fortune 500 hingga merek penantang akan memberi tahu Anda hal yang sama. Dan kesenjangan terbesar mungkin yang paling mengejutkan. Sebagian besar perusahaan tidak benar-benar tahu segalanya tentang apa yang mereka buat. Mereka tidak memiliki semua data atau instruksi, yang biasa disebut sebagai spesifikasi, yang dibutuhkan oleh pihak-pihak di seluruh rantai pasokan.

Namun hal ini mulai berubah dengan munculnya perangkat lunak manajemen spesifikasi. Perusahaan menyadari bahwa spesifikasi adalah benang digital yang menghubungkan jaringan rantai pasokan. Dalam artikel ini, kami akan mendefinisikan perangkat lunak manajemen spesifikasi, membahas tren yang lebih luas yang menyebabkan kemunculannya, dan bagaimana perangkat lunak tersebut cocok dengan ekosistem teknologi rantai pasokan yang luas.

Digitalisasi rantai pasokan dengan perangkat lunak manajemen spesifikasi

Segala sesuatu yang Anda lihat dibangun dari spesifikasi. Mobil, pakaian, makanan, dan peralatan Anda semuanya dilampirkan ke serangkaian titik data dan dokumentasi teknis yang menentukan bagaimana sesuatu dibuat atau bagaimana seharusnya beroperasi.

Hingga saat ini, para profesional telah berjuang untuk mengelola data spesifikasi secara efektif. Dari sistem lama, email, atau bahkan pena dan kertas, tidak ada metode yang dirancang khusus untuk menyimpan dan menggunakan data spesifikasi, yang dapat dijalankan dari ratusan titik data hingga ribuan untuk setiap produk atau bagian komponen.

Perangkat lunak manajemen spesifikasi menampung informasi terperinci yang diperlukan untuk membuat suatu produk – mulai dari ide hingga manufaktur – dan memungkinkan perusahaan untuk dengan mudah membagikan data tersebut secara eksternal dengan pemasok, produsen, atau pengecer.

Spesifikasi dapat berupa bahan baku, formula, bahan, bill of material, sertifikat analisis, mesin dan sebagainya. Ini mungkin tampak luas, tapi itu benar. Dan bukan hanya poin data individual ini yang penting. Keajaibannya adalah mampu memahami bagaimana spesifikasi berhubungan satu sama lain.

Elemen penting dari manajemen spesifikasi adalah kemampuan untuk menghubungkan spesifikasi bersama-sama dengan cara yang memungkinkan kecerdasan rantai pasokan.

Misalnya, saat Anda menautkan spesifikasi kemasan ke barang jadi, Anda dapat dengan mudah memahami produk apa yang terpengaruh jika Anda ingin memperbarui desain. Atau mungkin bahan penting untuk produk Anda tidak lagi tersedia. Anda dapat dengan cepat melihat produk mana yang terpengaruh atau mungkin Anda melihat produk serupa untuk mengidentifikasi alternatif. Skenario terburuk, Anda mengalami penarikan produk dan dapat dengan cepat mengidentifikasi apakah penyebab utama akan berdampak pada bagian lain dari perusahaan Anda.

Tak satu pun dari analisis ini mungkin tanpa manajemen spesifikasi yang tepat.

Tren rantai pasokan telah menciptakan kebutuhan akan manajemen spesifikasi

Sekarang setelah kita menetapkan apa itu perangkat lunak manajemen spesifikasi, mengapa baru muncul belakangan ini? Kita hanya perlu melihat sejauh tren konsumen saat ini untuk jawaban itu.

Penjelasan pertama sederhana: jumlah spesifikasi meningkat. Pelanggan biasanya pergi ke toko kelontong dan melihat satu versi produk. Hari ini, kita mungkin melihat sekotak Wheat Thins asli, tetapi kemudian melanjutkan menyusuri lorong dan melihat multigrain Wheat Thins, zesty salsa Wheat Thins, Wheat Thins ukuran snack, dan sebagainya. Secara formal disebut proliferasi SKU, industri ini mengakui bahwa konsumen adalah raja dan untuk mengikuti selera dan preferensi yang terus berubah, memperluas lini produk secara eksponensial untuk mempertahankan jangkauan pasar.

Tren kedua yang berkontribusi terhadap kebutuhan manajemen spesifikasi adalah globalisasi. Di hari ini dan usia, perusahaan dapat menjangkau pasar di seluruh dunia. Dan sementara bisnis dapat menawarkan produk yang sama di setiap negara, lebih sering daripada tidak, setiap negara memiliki lini produk yang berbeda yang tersedia untuk mengakomodasi pasar individu.

Sayangnya, karena sistem di pasar untuk mengelola operasi global, perusahaan sering kali menemukan diri mereka sendiri tanpa visibilitas apa pun yang dilakukan lokasi lain, menyebabkan manajemen pemasok yang buruk, siklus pengembangan produk yang lebih lambat, dan inefisiensi pengadaan.

Industri hanya terus memperburuk kebutuhan akan manajemen spesifikasi. Globalisasi dan proliferasi SKU diintensifkan oleh tren lain yang muncul, seperti dorongan untuk keberlanjutan, operasi lokal, dan peningkatan merek ritel swasta. Karena semakin banyak faktor yang meningkatkan kompleksitas rantai pasokan, kami membutuhkan perangkat lunak yang dibangun untuk memenuhi kebutuhan manajemen spesifikasi secara khusus.

Manfaat manajemen spesifikasi

Manfaat utama dari manajemen spesifikasi adalah visibilitas. Sistem lama terkenal tidak efisien dan ketinggalan zaman, mengakibatkan ketidakmampuan anggota rantai pasokan untuk melihat apa yang sebenarnya terjadi di fasilitas lain.

Kurangnya visibilitas sering mengakibatkan variasi produk, masalah peraturan dan kepatuhan, penarikan kembali, dan pada akhirnya, membuang-buang waktu dan sumber daya. Meningkatkan visibilitas rantai pasokan memungkinkan operasi yang lebih kuat dan gesit, serta membuka pintu ke peluang lain seperti keberlanjutan dan kolaborasi pemasok. Mari selami hasil bisnis utama yang dimungkinkan oleh manajemen spesifikasi.

Aktifkan rasionalisasi SKU dan cegah proliferasi SKU

Sebelumnya, para profesional akan menggunakan proliferasi SKU untuk memperhitungkan tuntutan yang selalu berubah, pergeseran pasar, dan globalisasi. Jika Anda menawarkan lebih banyak produk, Anda mendapatkan lebih banyak pelanggan, bukan?

Sayangnya tidak sesederhana itu. Rata-rata toko kelontong pada tahun 1990 membawa sekitar 7.000 SKU, sedangkan toko kelontong modern membawa lebih dari 40.000 SKU. Meski jumlah SKU melonjak, cara pengelolaannya tetap sama. Meskipun ada lebih banyak produk yang tersedia, produk yang berkinerja buruk menyelinap melalui celah, tidak diperhatikan, dan menggerogoti margin keuntungan.

Tanpa alat manajemen spesifikasi yang dibuat untuk menangani proliferasi SKU, perusahaan telah berjuang untuk memanfaatkan penawaran sambil meningkatkan keuntungan. Proliferasi SKU menyebabkan pergeseran tektonik dalam industri, memimpin eksekutif untuk mencari cara lain untuk terus tumbuh sambil menekan biaya.

Sekarang, perusahaan menggunakan rasionalisasi SKU, yaitu metode yang mengurangi jumlah SKU atau bagian komponen yang mendasarinya berdasarkan kurangnya kinerja, duplikasi, atau status produk usang. Proliferasi SKU sering terjadi secara tidak sengaja dan biasanya merupakan akibat dari manajemen spesifikasi yang buruk.

Lagi pula, jika para insinyur tidak dapat dengan mudah melihat apa yang sudah dibuat, kebanyakan default untuk membuat sesuatu yang baru. Dampak dari hal ini termasuk biaya persediaan dan penyimpanan yang lebih tinggi, yang dapat menghabiskan sebanyak 40 persen dari keuntungan produk setiap tahun.

Manajemen spesifikasi memungkinkan perusahaan untuk melihat produk mana yang perlu ditarik dari lini produk dan mana yang harus diinvestasikan lebih lanjut. Misalnya, Unilever memiliki 1.600 merek pada tahun 1999, dengan penjualan terjadi di 150 negara yang berbeda. Mereka menemukan bahwa 400 merek inti menyumbang lebih dari 90% dari keuntungan mereka dan 1.200 lainnya mengalami kerugian atau menghasilkan keuntungan minimal. Dengan melepaskan SKU yang berkinerja buruk, Unilever membebaskan waktu dan sumber daya untuk memanfaatkan potensi produk utama mereka.

Pahami dampak di seluruh rantai pasokan Anda

Rantai pasokan telah meningkat dalam kompleksitas dan tidak ada industri yang kebal. Manufaktur, makanan dan minuman, kecantikan dan kosmetik, barang kemasan konsumen, dan rantai pasokan kemasan lebih berbeda dari sebelumnya.

Sebelum manajemen spesifikasi, tidak mudah untuk menganalisis efek operasi Anda terhadap rantai pasokan Anda. Informasi yang diperlukan untuk menjalankan laporan yang dapat ditindaklanjuti sangat tertutup dan tidak selalu mutakhir. Kebutaan rantai pasokan mempersulit pengambilan keputusan yang cepat dan didukung data yang memaksimalkan manfaat bagi semua pemangku kepentingan.

Perangkat lunak manajemen spesifikasi memungkinkan perusahaan untuk mendigitalkan, memetakan, dan mengoperasionalkan rantai pasokan mereka, menciptakan satu sumber informasi tentang bagaimana produk dibuat. Dengan mengikat spesifikasi ke komponen penting dari rantai pasokan (seperti pemasok, gudang, dan produsen), perusahaan memperoleh pandangan terperinci tentang operasi rantai pasokan, membantu para profesional memahami di mana kemacetan dan pemborosan terjadi.

Aktifkan kolaborasi pemasok

Pemasok dan vendor tidak hanya memenuhi pesanan, tetapi juga mitra rantai pasokan yang berharga yang sangat penting bagi kesuksesan merek. Semua pemain dalam rantai pasokan harus menyadari bahwa pemenuhan membutuhkan perencanaan dan pelaksanaan yang cermat untuk menghasilkan hasil yang sukses.

Dengan manajemen spesifikasi, merek dapat dengan mudah menyediakan data terkini dari satu platform. Ini berarti tidak ada lagi duplikasi spesifikasi di seluruh pemasok dan pemahaman yang lebih baik tentang kebutuhan merek Anda, sehingga menghasilkan eksekusi yang lebih tepat waktu dan efisien serta tawaran yang lebih akurat. Dengan semua orang dalam lingkaran, Anda bisa langsung mendapatkan visibilitas ke dalam produksi, metrik kinerja pemasok, dan jaminan bahwa produk Anda dibuat dengan benar.

Buka kunci produktivitas dan inovasi di organisasi Anda

Dokumentasi teknis terperinci sangat penting untuk bekerja melalui proses pengembangan produk baru. Perangkat lunak manajemen spesifikasi membantu perusahaan memulai ide dengan memanfaatkan data spesifikasi saat ini atau daftar bahan yang dapat dikloning, diadaptasi, atau digabungkan untuk digunakan dalam produk baru.

Sebagian besar waktu, data yang dibutuhkan untuk membuat produk baru sudah ada. Alih-alih mencoba menemukan kembali roda setiap kali Anda membuat produk atau komponen baru, maksimalkan potensi data Anda saat ini dan tingkatkan produktivitas dan inovasi.

Setelah Anda memiliki ide produk, bagikan spesifikasi dengan rantai pasokan Anda untuk mempercepat penyelesaian prototipe. Bangun BOM dengan cepat, merampingkan manajemen proyek, dan perkiraan biaya untuk menentukan profitabilitas produk baru Anda sejak awal, semuanya dengan perangkat lunak manajemen spesifikasi.

Lacak dan laporkan keberlanjutan dengan mudah

Keberlanjutan bukan lagi sekadar kata kunci, melainkan mengubah cara pengambilan keputusan dan bisnis dijalankan. Konsumen dan profesional industri menuntut pelaporan yang lebih akurat, artinya keberlanjutan harus dimulai dengan tingkat DNA data Anda: spesifikasi.

Langkah pertama dalam rencana keberlanjutan perusahaan adalah mendigitalkan dan memusatkan semua spesifikasi, hingga ke detail seperti daur ulang bahan dan informasi tentang lingkungan rantai pasokan. Menyimpan informasi ini dalam perangkat lunak manajemen spesifikasi membantu memfasilitasi keterlibatan pemangku kepentingan. Karena keberlanjutan membutuhkan keterlibatan dari hampir setiap departemen, pemusatan informasi membantu pemangku kepentingan berkolaborasi dan memahami data apa yang harus disediakan.

Setelah memasukkan semua data yang diperlukan ke dalam sistem manajemen spesifikasi, Anda dapat mulai mengubah tujuan keberlanjutan menjadi tindakan yang terukur. Mempercepat Penilaian Siklus Hidup, merasionalisasi SKU, menentukan peluang untuk perubahan material atau konsolidasi. Biarkan manajemen spesifikasi membantu perusahaan Anda berubah dari reaktif menjadi proaktif saat menerapkan praktik berkelanjutan.

Cara menggunakan perangkat lunak manajemen spesifikasi

Penyebaran perangkat lunak sering ditandai dengan tugas yang sulit, rapat yang panjang, dan entri data yang berlebihan. Faktanya, kebanyakan orang produk yang saya ajak bicara pernah terbakar, dua kali malu ketika menerapkan sistem baru. Ini karena perusahaan biasanya berinvestasi dalam sistem ERP yang membutuhkan waktu bertahun-tahun untuk diterapkan dan sangat kaku.

Sistem manajemen spesifikasi dirancang agar lebih fleksibel daripada ERP dan lebih mudah diimplementasikan. Sebagian besar perusahaan memilih untuk memasukkan data berdasarkan departemen atau lini produk untuk merampingkan orientasi dan membuat pengguna mengakses platform untuk lebih cepat menyadari nilai. Praktik terbaik lainnya adalah menyediakan login di seluruh departemen dan pemasok sehingga semua pemangku kepentingan mengakses informasi langsung dan setiap perubahan dicatat dalam riwayat.

Membuat tumpukan teknologi rantai pasokan digital

Sebagian besar waktu, perusahaan memiliki sistem untuk mengelola bagian dari data mereka, seperti pembelian atau inventaris. Sistem manajemen spesifikasi dibangun untuk eksis secara simbiosis dengan sistem perusahaan untuk mendorong dan menarik data yang harus dibagikan. Misalnya, sangat bermanfaat untuk mengintegrasikan pesanan pembelian dari ERP ke dalam sistem manajemen spesifikasi untuk lebih memahami apa yang Anda beli.

Anda juga dapat berintegrasi dengan sistem pelabelan makanan untuk membuat panel nutrisi secara otomatis, sistem manajemen inventaris, dan alat intelijen bisnis.

Menggunakan manajemen spesifikasi untuk mendorong pertumbuhan

Perusahaan memiliki banyak data, tetapi hanya menggores permukaan ketika menggunakan data itu untuk membuat keputusan yang lebih baik. Sebelum mencapai tahap pertumbuhan dari perjalanan manajemen spesifikasi, bisnis biasanya melewati empat tingkat kedewasaan.

Tahap pertama ditandai dengan kekacauan. Tahap ini adalah awal untuk memiliki metode yang konsisten dalam mengelola spesifikasi dan menghasilkan pengeluaran waktu yang besar untuk mencari data. Pada tingkat kedewasaan ini, informasi sangat tertutup dan pengetahuan kesukuan lazim.

Tahap kedua, atau tahap statis, adalah di mana spesifikasi dikelola dalam metode statis, termasuk spreadsheet, email, atau pena dan kertas. Ada kontrol versi yang terbatas dan dampak negatif yang jelas seperti pemborosan, operasi yang melebihi anggaran, dan proyek yang terlambat dari jadwal. Tahap ini adalah dimana perusahaan mulai mencari solusi yang lebih baik.

Tahap ketiga di mana fondasi untuk manajemen spesifikasi yang efektif diletakkan. Spesifikasi disimpan secara digital, dengan kontrol versi dan visibilitas lintas departemen. Data ada dalam format yang berguna, tetapi belum digunakan untuk mendorong strategi bisnis dan pengambilan keputusan.

Tahap keempat adalah ketika perusahaan mulai menggunakan data spesifikasi untuk mengambil pendekatan strategis daripada pendekatan reaktif untuk mengelola rantai pasokan mereka. Spesifikasi dipetakan ke titik data lain seperti pemasok, BOM, dan data pembelian untuk menganalisis dan melaporkan aktivitas rantai pasokan. Berbekal informasi ini, perusahaan dapat mendorong efisiensi dan memangkas biaya.

Tahap akhir kedewasaan adalah pertumbuhan, di mana spesifikasi benar-benar digunakan sebagai sumber data besar terbaik perusahaan. Pada tahap ini, pengembangan produk dipercepat, produk baru yang lebih menguntungkan diluncurkan, dan visibilitas rantai pasokan yang sebenarnya ditetapkan.

Pikiran terakhir

Satu topik yang belum kita bahas adalah dampak manajemen spesifikasi terhadap orang-orang. Bagian terbaik dari pekerjaan saya adalah mendengar insinyur pengemasan atau profesional pengembangan produk memberi tahu saya tentang bagaimana mereka mencintai pekerjaan mereka lagi.

Dengan manajemen spesifikasi, profesional rantai pasokan tidak lagi menghabiskan waktu untuk mengejar data, mereka melakukan apa yang telah dilatih dan mereka sukai – dan itu menghasilkan hal-hal yang luar biasa. Karena dunia terus menuntut lebih banyak produk, kita semua dapat sepakat bahwa memberikan para profesional ini alat yang tepat untuk melakukan pekerjaan mereka adalah manfaat bagi kita semua.

Temukan perangkat lunak manajemen spesifikasi terbaik untuk kebutuhan bisnis Anda – hanya di G2.