Specyfikacje: Podstawa cyfrowego łańcucha dostaw

Najbardziej pomijana część produkcji jest najważniejsza, jeśli chodzi o modernizację łańcucha dostaw.

Nie da się przecenić znaczenia zarządzania łańcuchem dostaw. W rzeczywistości wiele organizacji, od dóbr konsumpcyjnych po nauki przyrodnicze oraz żywność i napoje, ma teraz dyrektorów ds. łańcucha dostaw. Jest to odzwierciedlenie rosnącej złożoności i strategicznego znaczenia funkcji.

Stan cyfryzacji łańcucha dostaw

Ale dlaczego łańcuchy dostaw stały się bardziej złożone? W końcu prawdopodobnie żyjemy w najbardziej cyfrowej, połączonej erze – z pewnością firmy muszą mieć wszystkie odpowiednie narzędzia?

Okazuje się, że nie, a większość operatorów z listy Fortune 500 po marki challenger powie ci to samo. A największa luka jest chyba najbardziej szokująca. Większość firm tak naprawdę nie wie wszystkiego o tym, co robią. Nie posiadają wszystkich danych lub instrukcji, powszechnie nazywanych specyfikacjami, które są wymagane przez strony w łańcuchu dostaw.

Ale to zaczyna się zmieniać wraz z pojawieniem się oprogramowania do zarządzania specyfikacjami. Firmy zdają sobie sprawę, że specyfikacje są cyfrowym wątkiem łączącym sieci łańcucha dostaw. W tym artykule zdefiniujemy oprogramowanie do zarządzania specyfikacjami, omówimy szersze trendy, które doprowadziły do ​​jego powstania oraz jak oprogramowanie to pasuje do szerokiego ekosystemu technologicznego łańcucha dostaw.

Cyfryzacja łańcuchów dostaw za pomocą oprogramowania do zarządzania specyfikacjami

Wszystko, co widzisz, jest zbudowane na podstawie specyfikacji. Twój samochód, odzież, żywność i urządzenia są powiązane z szeregiem punktów danych i dokumentacji technicznej, które określają, jak coś jest wykonane lub jak powinno działać.

Do tej pory profesjonaliści zmagali się z efektywnym zarządzaniem danymi specyfikacji. Od starszych systemów, przez e-maile, a nawet po prostu pióro i papier, nie opracowano żadnej metody specjalnie zaprojektowanej do przechowywania i używania danych specyfikacji, które mogą obejmować od setek do tysięcy punktów danych dla każdego produktu lub części składowej.

Oprogramowanie do zarządzania specyfikacjami zawiera szczegółowe informacje potrzebne do stworzenia produktu — od pomysłu po produkcję — i umożliwia firmom łatwe udostępnianie tych danych na zewnątrz dostawcom, producentom lub sprzedawcom detalicznym.

Specyfikacjami mogą być surowce, formuły, składniki, zestawienia materiałów, certyfikaty analizy, maszyny i tak dalej. To może wydawać się szerokie, ale to prawda. I nie tylko te poszczególne punkty danych mają znaczenie. Magia polega na zrozumieniu, w jaki sposób specyfikacje są ze sobą powiązane.

Kluczowym elementem zarządzania specyfikacjami jest możliwość łączenia ze sobą specyfikacji w sposób, który umożliwia inteligencję łańcucha dostaw.

Na przykład, gdy połączysz specyfikacje opakowań z gotowymi produktami, możesz łatwo zrozumieć, na jakie produkty ma to wpływ, jeśli chcesz zaktualizować projekt. A może kluczowy składnik Twojego produktu nie jest już dostępny. Możesz szybko sprawdzić, których produktów dotyczy problem, a może spojrzysz na podobny produkt, aby znaleźć alternatywę. W najgorszym przypadku masz do czynienia z wycofaniem produktu i możesz szybko określić, czy pierwotna przyczyna wpłynie na inne części Twojej firmy.

Żadna z tych analiz nie jest możliwa bez odpowiedniego zarządzania specyfikacją.

Trendy w łańcuchu dostaw stworzyły potrzebę zarządzania specyfikacją

Teraz, gdy ustaliliśmy, czym jest oprogramowanie do zarządzania specyfikacjami, dlaczego powstało ono dopiero niedawno? Aby uzyskać odpowiedź, wystarczy przyjrzeć się aktualnym trendom konsumenckim.

Pierwsze wyjaśnienie jest proste: rośnie liczba specyfikacji. Klienci szli do sklepu spożywczego i oglądali jedną wersję produktu. Dzisiaj możemy zobaczyć pudełko oryginalnych Rozrzedzonych Pszennych Pszennych, ale potem idźcie dalej do ołtarza i zobaczymy wieloziarniste Rozcieńczone Pszenne, pikantną salsę Rozrzedzony Pszenicę, Rozrzedzony Pszenicę wielkości przekąsek i tak dalej. Formalnie nazywana proliferacją SKU, branża uznaje, że konsument jest królem i nadąża za stale zmieniającymi się gustami i preferencjami, rozszerzając linie produktów wykładniczo w celu utrzymania osiągniętych rynków.

Drugim trendem przyczyniającym się do konieczności zarządzania specyfikacjami jest globalizacja. W dzisiejszych czasach firmy są w stanie dotrzeć na rynki całego świata. I chociaż firmy mogą oferować ten sam produkt w każdym kraju, najczęściej w każdym kraju dostępne są różne linie produktów dostosowane do poszczególnych rynków.

Niestety, ze względu na dostępne na rynku systemy do zarządzania globalnymi operacjami, firmy często nie mają wglądu w to, co robią inne lokalizacje, co powoduje słabe zarządzanie dostawcami, wolniejsze cykle rozwoju produktów i nieefektywność zakupów.

Branża tylko zwiększa potrzebę zarządzania specyfikacjami. Globalizacja i proliferacja SKU są intensyfikowane przez inne pojawiające się trendy, takie jak dążenie do zrównoważonego rozwoju, lokalne operacje i wzrost prywatnych marek detalicznych. Ponieważ coraz więcej czynników zwiększa złożoność łańcucha dostaw, potrzebujemy oprogramowania zbudowanego w celu spełnienia konkretnych potrzeb zarządzania specyfikacją.

Korzyści z zarządzania specyfikacją

Kluczową korzyścią z zarządzania specyfikacją jest widoczność. Starsze systemy są znane z tego, że są nieefektywne i przestarzałe, co powoduje, że członkowie łańcucha dostaw nie są w stanie zobaczyć, co faktycznie dzieje się w innych obiektach.

Brak widoczności często skutkuje zmiennością produktów, problemami z przepisami i zgodnością, wycofaniem, a ostatecznie stratą czasu i zasobów. Większa widoczność łańcucha dostaw umożliwia bardziej solidne i sprawne operacje, a także otwiera drzwi do innych możliwości, takich jak zrównoważony rozwój i współpraca z dostawcami. Przyjrzyjmy się kluczowym wynikom biznesowym, które umożliwia zarządzanie specyfikacją.

Włącz racjonalizację SKU i zapobiegaj proliferacji SKU

Wcześniej specjaliści korzystali z proliferacji SKU, aby uwzględnić stale zmieniające się wymagania, zmiany na rynku i globalizację. Jeśli oferujesz więcej produktów, zdobywasz więcej klientów, prawda?

Niestety nie jest to takie proste. Przeciętny sklep spożywczy w 1990 r. zawierał około 7000 SKU, podczas gdy współczesny sklep spożywczy zawiera ponad 40 000 SKU. Chociaż liczba jednostek SKU gwałtownie wzrosła, sposób zarządzania nimi pozostał taki sam. Pomimo dostępności większej liczby produktów, produkty o słabszych wynikach prześlizgiwały się przez szczeliny, pozostawały niezauważone i pochłaniały marże zysku.

Bez narzędzi do zarządzania specyfikacją stworzonych do obsługi proliferacji SKU firmy miały trudności z wykorzystaniem ofert przy jednoczesnym zwiększeniu zysków. Rozprzestrzenianie się jednostek SKU spowodowało zmianę tektoniczną w branży, co skłoniło kierownictwo do poszukiwania innych sposobów dalszego rozwoju przy jednoczesnym obniżeniu kosztów.

Obecnie firmy stosują racjonalizację jednostek SKU, która jest metodą zmniejszającą liczbę jednostek SKU lub podstawowych części składowych na podstawie braku wydajności, duplikacji lub przestarzałych statusów produktów. Proliferacja SKU często następuje przypadkowo i jest zwykle wynikiem złego zarządzania specyfikacją.

W końcu, jeśli inżynierowie nie mogą łatwo zobaczyć, co już zostało stworzone, większość domyślnie tworzy coś nowego. Konsekwencje tego obejmują wyższe koszty zapasów i przechowywania, które mogą wyczerpywać nawet 40 procent rocznych zysków produktu.

Zarządzanie specyfikacjami pozwala firmom zobaczyć, które z ich produktów należy wycofać z linii produktów, a w które należy dalej inwestować. Na przykład Unilever miał w 1999 roku 1600 marek, a sprzedaż odbywała się w 150 różnych krajach. Odkryli, że 400 głównych marek odpowiadało za ponad 90% ich zysków, a pozostałe 1200 albo przynosiło straty, albo osiągało minimalne zyski. Pozbywając się niewydajnych jednostek SKU, firma Unilever zwolniła czas i zasoby, aby wykorzystać potencjał swoich głównych produktów.

Zrozum wpływy w całym łańcuchu dostaw

Łańcuchy dostaw stały się bardziej złożone i żadna branża nie jest na nie odporna. Produkcja, żywność i napoje, kosmetyki i kosmetyki, pakowane towary konsumenckie oraz łańcuchy dostaw opakowań są bardziej zróżnicowane niż kiedykolwiek.

Przed zarządzaniem specyfikacjami nie było łatwo przeanalizować wpływ, jaki Twoje działania miały na Twój łańcuch dostaw. Informacje potrzebne do generowania praktycznych raportów były mocno wyciszone i nie zawsze aktualne. Ślepota łańcucha dostaw utrudnia podejmowanie szybkich decyzji opartych na danych, które maksymalizują korzyści dla wszystkich interesariuszy.

Oprogramowanie do zarządzania specyfikacjami umożliwia firmom digitalizację, mapowanie i operacjonalizację ich łańcucha dostaw, tworząc jedno źródło informacji o sposobie wytwarzania produktów. Wiążąc specyfikacje z krytycznymi elementami łańcucha dostaw (takimi jak dostawcy, magazyny i producenci), firmy uzyskują szczegółowy obraz operacji w łańcuchu dostaw, pomagając specjalistom zrozumieć, gdzie występują wąskie gardła i odpady.

Włącz współpracę z dostawcami

Dostawcy i sprzedawcy to nie tylko realizatorzy zamówień, ale cenni partnerzy w łańcuchu dostaw, którzy są kluczowi do sukcesu marki. Wszyscy gracze w łańcuchu dostaw muszą zdawać sobie sprawę, że spełnienie wymaga starannego planowania i wykonania, aby osiągnąć pomyślny wynik.

Dzięki zarządzaniu specyfikacją marki mogą z łatwością dostarczać aktualne dane z jednej platformy. Oznacza to koniec z powielaniem specyfikacji u dostawców i lepsze zrozumienie potrzeb Twojej marki, co skutkuje bardziej terminową i wydajną realizacją oraz dokładniejszymi ofertami. Mając wszystkich w pętli, możesz natychmiast uzyskać wgląd w produkcję, wskaźniki wydajności dostawców i pewność, że Twoje produkty są wykonane prawidłowo.

Odblokuj produktywność i innowacyjność w swojej organizacji

Szczegółowa dokumentacja techniczna jest niezbędna do pracy w procesie rozwoju nowego produktu. Oprogramowanie do zarządzania specyfikacjami pomaga firmom rozpocząć tworzenie pomysłów, wykorzystując aktualne dane specyfikacji lub zestawienia materiałów, które można klonować, dostosowywać lub łączyć w celu wykorzystania w nowym produkcie.

W większości przypadków dane potrzebne do stworzenia nowego produktu już istnieją. Zamiast próbować odkrywać koło na nowo za każdym razem, gdy tworzysz nowy produkt lub komponent, zmaksymalizuj potencjał swoich aktualnych danych i zwiększ produktywność oraz innowacyjność.

Gdy masz już pomysł na produkt, podziel się specyfikacjami ze swoim łańcuchem dostaw, aby przyspieszyć realizację prototypu. Szybko twórz zestawienia komponentów, usprawnij zarządzanie projektami i prognozuj koszty, aby od samego początku określić rentowność nowego produktu, a wszystko to dzięki oprogramowaniu do zarządzania specyfikacjami.

Łatwe śledzenie i raportowanie zrównoważonego rozwoju

Zrównoważony rozwój nie jest już tylko modnym hasłem, zmienia sposób podejmowania decyzji i prowadzenia firm. Konsumenci i profesjonaliści z branży domagają się dokładniejszych raportów, co oznacza, że ​​zrównoważony rozwój musi zaczynać się od poziomu DNA danych: specyfikacji.

Pierwszym krokiem w korporacyjnym planie zrównoważonego rozwoju jest digitalizacja i centralizacja wszystkich specyfikacji, aż do takich szczegółów, jak możliwość recyklingu materiałów i informacje o środowisku łańcucha dostaw. Umieszczenie tych informacji w oprogramowaniu do zarządzania specyfikacjami ułatwia zaangażowanie interesariuszy. Ponieważ zrównoważony rozwój wymaga zaangażowania prawie każdego działu, centralizacja informacji pomaga interesariuszom współpracować i zrozumieć, jakie dane należy dostarczać.

Po umieszczeniu wszystkich niezbędnych danych w systemie zarządzania specyfikacjami możesz zacząć przekształcać cele zrównoważonego rozwoju w mierzalne działania. Przyspiesz ocenę cyklu życia, zracjonalizuj jednostki SKU, określ możliwości wprowadzenia istotnych zmian lub konsolidacji. Niech zarządzanie specyfikacjami pomoże Twojej firmie przejść od reaktywności do proaktywności we wdrażaniu zrównoważonych praktyk.

Jak wdrożyć oprogramowanie do zarządzania specyfikacjami

Wdrażanie oprogramowania często charakteryzuje się żmudnymi zadaniami, długimi spotkaniami i nadmiernym wprowadzaniem danych. W rzeczywistości większość ludzi zajmujących się produktami, z którymi rozmawiam, jest raz spalona, ​​dwukrotnie nieśmiała przy wdrażaniu nowego systemu. Dzieje się tak dlatego, że firmy zazwyczaj inwestowały w systemy ERP, których wdrożenie zajęło lata i były wyjątkowo sztywne.

Systemy zarządzania specyfikacjami są zaprojektowane tak, aby były bardziej elastyczne niż systemy ERP i łatwiejsze do wdrożenia. Większość firm decyduje się na wprowadzanie danych według działu lub linii produktów, aby usprawnić wdrażanie i zapewnić użytkownikom dostęp do platformy w celu szybszej realizacji wartości. Inną najlepszą praktyką jest zapewnienie loginów między działami i dostawcami, aby wszyscy interesariusze mieli dostęp do bieżących informacji, a wszelkie zmiany były rejestrowane w historii.

Tworzenie stosu technologii cyfrowego łańcucha dostaw

W większości przypadków firmy mają systemy do zarządzania częściami swoich danych, takimi jak zakupy lub zapasy. Systemy zarządzania specyfikacjami zostały zbudowane tak, aby istniały w symbiozie z systemami korporacyjnymi w celu wypychania i pobierania danych, które powinny być udostępniane. Na przykład korzystne jest zintegrowanie zamówień zakupu z systemów ERP z systemami zarządzania specyfikacjami, aby lepiej zrozumieć, co kupujesz.

Możesz także zintegrować się z systemami etykietowania żywności, aby automatycznie generować panele żywieniowe, systemy zarządzania zapasami i narzędzia do analizy biznesowej.

Wykorzystanie zarządzania specyfikacją do napędzania wzrostu

Firmy mają mnóstwo danych, ale tylko drapią powierzchnię, jeśli chodzi o wykorzystanie tych danych do podejmowania lepszych decyzji. Przed osiągnięciem etapu wzrostu na drodze zarządzania specyfikacją firmy zazwyczaj przechodzą przez cztery poziomy dojrzałości.

Pierwszy etap charakteryzuje się chaosem. Ten etap jest wstępem do uzyskania spójnej metody zarządzania specyfikacjami i powoduje znaczne nakłady czasu na wyszukiwanie danych. Na tym poziomie dojrzałości informacje są niezwykle wyciszone, a wiedza plemienna jest powszechna.

Drugi etap, czyli etap statyczny, polega na zarządzaniu specyfikacjami za pomocą metod statycznych, w tym arkuszy kalkulacyjnych, wiadomości e-mail lub pióra i papieru. Istnieje ograniczona kontrola wersji i oczywiste negatywne skutki, takie jak marnotrawstwo, operacje przekroczenia budżetu i projekty, które są opóźnione. Na tym etapie firmy zaczynają szukać lepszego rozwiązania.

Trzeci etap, w którym kładzie się podwaliny pod efektywne zarządzanie specyfikacjami. Specyfikacje są przechowywane cyfrowo, z kontrolą wersji i widocznością między działami. Dane istnieją w przydatnym formacie, ale nie zostały jeszcze wykorzystane do prowadzenia strategii biznesowej i podejmowania decyzji.

Czwarty etap polega na tym, że firmy zaczynają wykorzystywać dane specyfikacji do przyjęcia strategicznego, a nie reaktywnego podejścia do zarządzania swoim łańcuchem dostaw. Specyfikacje są mapowane na inne punkty danych, takie jak dostawcy, BOM i dane dotyczące zakupów, aby analizować i raportować działania łańcucha dostaw. Dzięki tym informacjom firmy mogą zwiększać wydajność i obniżać koszty.

Ostatnim etapem dojrzałości jest wzrost, w którym specyfikacje są naprawdę wykorzystywane jako najlepsze źródło danych big data firmy. Na tym etapie rozwój produktu jest przyspieszony, wprowadzane są bardziej rentowne nowe produkty i tworzona jest prawdziwa widoczność łańcucha dostaw.

Końcowe przemyślenia

Jednym z tematów, których nie omówiliśmy, jest wpływ zarządzania specyfikacją na ludzi. Najlepszą częścią mojej pracy jest słuchanie, jak inżynierowie zajmujący się pakowaniem lub specjaliści ds. rozwoju produktu opowiadają mi o tym, jak znów kochają swoją pracę.

Dzięki zarządzaniu specyfikacjami specjaliści ds. łańcucha dostaw nie tracą już czasu na szukanie danych, robią to, co zostali przeszkoleni i uwielbiają robić – a to robi niesamowite rzeczy. Ponieważ świat wciąż wymaga coraz większej liczby produktów, wszyscy możemy się zgodzić, że zapewnienie tym profesjonalistom odpowiednich narzędzi do wykonywania ich pracy jest dla nas wszystkich korzyścią.

Znajdź najlepsze oprogramowanie do zarządzania specyfikacjami dla swoich potrzeb biznesowych — tylko w G2.