7 เคล็ดลับในการปฏิบัติตาม LMS ที่ประสบความสำเร็จ

ดังนั้น คุณได้ตัดสินใจใช้ LMS ใหม่

ที่ที่ดี คุณได้ทำการวิจัยของคุณแล้ว คุณรู้ว่าข้อมูลอยู่ข้างคุณ และการใช้งาน LMS นั้นสำคัญ สิ่งที่สำคัญจริงๆ คือ 94% ของพนักงานจะอยู่ในบริษัทอีกต่อไปหากนายจ้างลงทุนในอาชีพการงาน

และคุณทราบดีว่าการทำให้พนักงานของคุณมีความสุขและอัตราการลาออกต่ำนั้นเป็น win-win ท้ายที่สุด บริษัทที่สามารถให้พนักงานลงทุนทางอารมณ์ได้มีโอกาสเติบโตมากขึ้น แต่คุณก็รู้ด้วยว่าการใช้งาน LMS ที่ประสบความสำเร็จนั้นไม่ใช่การเดินในสวนสาธารณะ

วิธีบรรลุการใช้งาน LMS แบบตรงจุด

คุณต้องมีการวางแผนอย่างรอบคอบ แผนงานที่มีความคิดรอบคอบ และบุคลากรที่เหมาะสมในทีมดำเนินการของคุณจึงจะประสบความสำเร็จ คุณต้องเป็นจริงเกี่ยวกับกรอบเวลาของคุณ พิถีพิถันในระหว่างกระบวนการย้ายข้อมูล และแน่นอนว่าต้องขยันหมั่นเพียรในการทดสอบ กล่าวโดยย่อ คุณต้องมีแผนโครงการการนำ LMS ไปใช้งานที่ไร้ปัญหา...และอาจใช้ยาปวดหัวหรือสองเม็ด

กระบวนการทั้งหมดนี้ต้องใช้ความพยายามร่วมกันอย่างแท้จริง แต่จะสามารถทำได้มากขึ้นหลังจากอ่านบทความนี้ พิจารณาเคล็ดลับ 7 ข้อต่อไปนี้ รายการตรวจสอบใหม่ที่สามารถเข้าใจผิดได้ เพื่อช่วยให้คุณรู้สึกมั่นใจเกี่ยวกับกลยุทธ์การนำ LMS ของบริษัทไปใช้ ก่อนที่คุณจะพูดว่า “acetaminophen”

1. ระบุความต้องการของบริษัทของคุณ

ไม่ใช่สิ่งที่ "หนึ่งขนาดเหมาะกับทุกคน" บริษัทต่างๆ มีความต้องการ LMS ที่แตกต่างกัน แล้วของคุณคืออะไรกันแน่? ลำดับแรกของธุรกิจในกลยุทธ์การใช้งานของคุณคือการถามคำถามให้มากที่สุด เพื่อระบุความต้องการเฉพาะของบริษัทของคุณ

คำถาม & คำตอบอย่างละเอียด ณ จุดนี้จะช่วยคุณได้ คุณสามารถสร้างรายการตรวจสอบที่มีคำถามเช่น:

• จะมีคนใช้ LMS ของคุณกี่คน?
• คุณคิดว่าจะต้องเรียนกี่หลักสูตร?
• LMS ของคุณควรมีการผสานรวมกับระบบอื่นๆ อย่างไร
• อะไรคือความสมดุลระหว่าง eLearning และ ILT learning?
• แล้วด้านเกมมิฟิเคชั่นล่ะ?
• คุณจำเป็นต้องสามารถขายหลักสูตรของคุณได้หรือไม่?
• การรายงานและการสำรวจของคุณต้องการอะไร?
• ข้อกำหนดด้านความปลอดภัยของคุณมีอะไรบ้าง?

ไม่มีคำถามที่ไม่ดีในขั้นตอนนี้ เฉพาะเมื่อคุณมีทุกอย่างที่จดบันทึกไว้แล้วเท่านั้น คุณควรดูรายการของคุณและเริ่มแยกแยะออก ในระหว่างกระบวนการจัดเรียง คุณจะรู้ว่าลำดับความสำคัญของคุณคืออะไรเมื่อพูดถึงคุณลักษณะและความสามารถ ฟังก์ชัน LMS บางอย่างจำเป็นสำหรับบริษัทของคุณ ในขณะที่ฟังก์ชันอื่นๆ อาจเป็นส่วนเสริมที่ดีแต่ไม่จำเป็น

สิ่งหนึ่งที่ต้องพิจารณาคือ หากคุณต้องการเปลี่ยนกระบวนการฝึกอบรม ชุดทักษะ และความต้องการซอฟต์แวร์อื่นๆ ของบริษัทของคุณ เมื่อคำนึงถึงสิ่งนี้ ความสามารถในการปรับกลยุทธ์การปรับใช้ LMS ของคุณและทำให้พนักงานของคุณมีส่วนร่วม ไม่ว่าประสบการณ์ทางธุรกิจของคุณจะเปลี่ยนแปลงไปอย่างไรจะช่วยให้พวกเขาประสบความสำเร็จอย่างต่อเนื่อง

2. สร้างทีมใช้งาน LMS ของคุณ

ตอนนี้คุณรู้อะไรแล้ว ก็ถึงเวลาให้ความสำคัญกับใคร กล่าวคือ ใครควรเป็นผู้นำและกำกับดูแลการใช้งาน LMS ของคุณ เพื่อให้แน่ใจว่ากระบวนการจะราบรื่น ไม่ต้องกังวล คุณจะไม่ต้องจ้างผู้เชี่ยวชาญราคาแพงเพื่อดำเนินการนี้

คิดเหมือนโครงการพิเศษอื่นๆ ที่บริษัทของคุณดำเนินการ ทีมดำเนินการของคุณอาจเป็นคนกลุ่มเล็กๆ ที่คุณจ้างอยู่แล้ว รวมทั้งบางคนที่คุณร่วมงานด้วยบ่อยๆ (เช่น ที่ปรึกษาหรือที่ปรึกษา) ขนาดของกลุ่มนี้ส่วนใหญ่ขึ้นอยู่กับขนาดของบริษัทของคุณและความซับซ้อนของการปรับใช้ LMS ของคุณ แต่ในกรณีส่วนใหญ่ ประมาณห้าคนจะเพียงพอ

สมาชิกในทีมแต่ละคนจะเป็นเจ้าของภาคส่วนการใช้งาน LMS ที่แตกต่างกัน ตั้งแต่การสนับสนุนด้านเทคนิคและการดูแลระบบ ไปจนถึงการจัดการเนื้อหาและการฝึกอบรม แน่นอนว่าสมาชิกในทีมเหล่านี้จะต้องทำงานร่วมกันภายในและภายนอก โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อ LMS จะเริ่มทำงาน และพนักงานที่เหลือของคุณจะต้องทำความคุ้นเคยกับแง่มุมต่างๆ ของ LMS การมีทีมนี้เข้าทำงาน หมายความว่าบริษัทของคุณสามารถดำเนินงานประจำวันต่อไปได้โดยไม่มีภาระผูกพันในขณะที่การนำ LMS ไปปฏิบัติกำลังดำเนินการอยู่

ดังนั้น บทบาทสำคัญที่ทีมดำเนินการของคุณควรรวมไว้คืออะไร? ขึ้นอยู่กับว่าคุณจะใช้วิธี Agile สำหรับโครงการนี้หรือไม่ หากคุณทำเช่นนั้น PM/เจ้าของและผู้เชี่ยวชาญการต่อสู้ควรเป็นส่วนหนึ่งของทีมของคุณ แต่ไม่ว่าในกรณีใด คุณต้องการผู้ที่มีประสบการณ์เกี่ยวกับ eLearning (อาจเป็นผู้เชี่ยวชาญหรือผู้สร้างเนื้อหา) เพื่อจัดการภาคเนื้อหา/หลักสูตร

จากนั้น คุณจะต้องมีผู้ดูแลการฝึกอบรม นั่นคือบุคคลที่จะโต้ตอบกับผู้ใช้ LMS ให้คำแนะนำแก่พวกเขาตลอดกระบวนการ และรับผิดชอบในการรายงานและแบบสำรวจ และสุดท้าย คุณต้องมีหัวหน้าทีมเพื่อดูแลแผนโครงการการดำเนินงาน LMS ทั้งหมดและติดตามความคืบหน้าของทีม บุคคลนี้สามารถรายงานโดยตรงกับคุณ เมื่อทีมนำไปปฏิบัติแล้ว ก็ถึงเวลาพูดคุยเรื่องกลยุทธ์

3. ออกแบบกลยุทธ์การใช้งานของคุณ

สิ่งแรกที่คุณต้องทำคือเจาะจงเกี่ยวกับเป้าหมายของคุณ อะไรคือสิ่งสำคัญที่สุดที่คุณต้องการทำให้สำเร็จด้วยการใช้งาน LMS นี้ พื้นที่ใดในธุรกิจของคุณที่ต้องการการฝึกอบรมที่ชาญฉลาดที่สุด? ทักษะใดของพนักงานที่คุณต้องการเสริมความแข็งแกร่ง? ความกังวลหลักของคุณคือการเริ่มต้นใช้งานหรือไม่? วัฒนธรรมองค์กร? ทำงานทางไกล? อบรมภาวะผู้นำ? ส่งเสริมทักษะอ่อน?

ค่อนข้างเป็นไปได้ที่คุณจะสนใจพื้นที่เหล่านี้มากกว่าหนึ่งด้าน แต่การคิดถึงเป้าหมายภาพรวมจะช่วยให้คุณจัดลำดับความสำคัญส่วนต่างๆ ของแผน LMS ที่คุณต้องให้ความสำคัญในตอนนี้ เมื่อคุณรู้แล้วว่าต้องการไปที่ไหน คุณสามารถร่างแผนการเดินทางไปที่นั่นได้ดีที่สุด

นี่คือส่วนที่คุณควรเปิดกระบวนการเล็กน้อย ทีมดำเนินการของคุณควรนั่งคุยกับผู้เล่นหลักจากทุกแผนกและรับข้อเสนอแนะและข้อมูลเชิงลึก การใช้งาน LMS เป็นสิ่งที่เข้าถึงทุกแง่มุมของบริษัทของคุณไม่ทางใดก็ทางหนึ่ง ตั้งแต่ HR ไปจนถึง IT ไปจนถึงการบริการลูกค้า

แน่นอน คุณไม่ต้องการให้ทุกแผนกมีงานพิเศษ นั่นเป็นเหตุผลที่คุณมีทีมงานดำเนินการอยู่แล้ว แต่สิ่งสำคัญคือต้องได้รับข้อมูลจากทุกคน ทำความเข้าใจประเด็นปัญหาและความต้องการของพวกเขา สิ่งนี้จะแจ้งประเภทของเนื้อหา eLearning ที่คุณจะต้องสร้างหรือได้มาในภายหลัง

เมื่อรอบการตอบรับเสร็จสิ้น ก็ถึงเวลาที่ทีมดำเนินการต้องแยกแยะสิ่งที่ค้นพบและจัดทำแผนล่วงหน้า ขั้นแรก สร้างรายการตรวจสอบสำหรับเนื้อหา eLearning ของคุณ โดยรวมสิ่งที่คุณเพิ่งเรียนรู้กับเซสชันถาม & ตอบเดิมของคุณ จากนั้น ตัดสินใจเลือกสถานที่ที่คุณจะรวบรวมข้อมูลที่เกี่ยวข้องทั้งหมด เช่น โปรโตคอลการกำหนดค่า ขั้นตอน และการตั้งค่าความปลอดภัย: ศูนย์กลางความรู้สำหรับการใช้งาน LMS ของคุณ สุดท้าย คุณจะต้องสร้างและมอบหมายงาน โดยคำนึงถึงกรอบเวลาของโครงการ

4. กำหนดกรอบเวลาของคุณ

ทุกโครงการต้องมีกรอบเวลาที่กำหนด มิฉะนั้นก็เป็นเพียงความคิดที่น่ารัก โปรเจ็กต์การใช้งาน LMS ของคุณก็ไม่มีข้อยกเว้น แต่เนื่องจากเป็นโปรเจ็กต์ที่มีชิ้นส่วนเคลื่อนไหวจำนวนมาก สิ่งสำคัญคือต้องทั้งสมจริงและยืดหยุ่นในการตั้งค่ากรอบเวลาของคุณ

ต่อไปนี้คือบางสิ่งที่คุณควรพิจารณารวมเข้ากับกำหนดการ:

• ผลตอบรับจากหน่วยงานอื่นๆ ก่อนเริ่มงาน
• ลองใช้คุณสมบัติต่างๆ ของ LMS เพื่อดูว่าคุณจะต้องปรับแต่งอะไรบ้าง
• กลับไปกลับมากับผู้ขาย LMS ของคุณ ในกรณีที่คุณต้องการคุณลักษณะบางอย่างที่ไม่ได้เป็นส่วนหนึ่งของแผนเดิมของคุณ
• การใช้งาน LMS และการย้ายข้อมูลเอง (ชัดเจน)
• "เบาะรอง" ของเวลา ในกรณีที่มีสิ่งไม่คาดคิดเกิดขึ้นระหว่างการย้ายข้อมูล
• เวลาทดสอบที่เพียงพอก่อนที่จะเผยแพร่

ระวังให้ดี: นี่เป็นโครงการที่อาจใช้เวลาสองสามเดือนตั้งแต่ต้นจนจบ การใช้งาน LMS เป็นการลงทุนครั้งใหญ่ในอนาคตของบริษัทของคุณ ไม่ต้องพูดถึงการลงทุนทางการเงินจำนวนมาก การใช้งานจะเปลี่ยนแปลงไปตามความต้องการของคุณและบริษัทของคุณเมื่อเวลาผ่านไป ด้วยเหตุนี้ ทุกคนที่เกี่ยวข้องจึงควรเข้าใกล้การวิ่งมาราธอนและไม่ใช่การแข่งขัน

5. ถ่ายโอนเนื้อหาและข้อมูลของคุณไปยัง LMS . ใหม่ของคุณ

หากคุณใช้ LMS อยู่แล้ว คุณจะต้องโอนข้อมูลทั้งหมดไปยังเครื่องใหม่ หากนี่เป็นงานปศุสัตว์ครั้งแรกของคุณ คุณควรถ่ายโอนข้อมูลที่เกี่ยวข้องจากแหล่งอื่น (เช่น แผนกทรัพยากรบุคคลของคุณ) ไปยังระบบใหม่ของคุณ

กระบวนการย้ายข้อมูลอาจใช้เวลานานและยุ่งยาก แต่จริงๆ แล้วขึ้นอยู่กับความพิถีพิถันในการดูแลข้อมูลของคุณจนถึงจุดนี้ ตัวอย่างเช่น ข้อมูลของคุณมีมาตรฐานหรือไม่ มีการทำซ้ำที่อาจทำให้เกิดความหายนะโดยไม่จำเป็นในระบบของคุณหรือไม่? นี่เป็นบางสิ่งที่ควรพิจารณาเมื่อคุณพร้อมสำหรับข้อมูล เมื่อคุณมั่นใจว่าข้อมูลทั้งหมดของคุณอยู่ในลำดับแล้ว คุณควรดำเนินการย้ายข้อมูลต่อไป

ทีมปรับใช้ LMS ของคุณควรทำงานร่วมกันกับทั้งแผนกไอทีและผู้จำหน่าย LMS ของคุณสำหรับแผนกนี้ ระบบ LMS แต่ละระบบแตกต่างกัน ดังนั้นจึงเป็นเรื่องสำคัญที่จะต้องแน่ใจว่าไม่มีอะไรเกิดขึ้นระหว่างรอยแตกร้าว: โปรไฟล์ผู้ใช้ ใบรับรองผลการเรียนของหลักสูตร และข้อมูลการประเมิน คุณสมบัติที่มีอยู่ และแบบสำรวจผู้ใช้ คุณคงไม่อยากทำให้พนักงานของคุณรู้สึกเหมือนกับว่าการฝึกอบรมทั้งหมดที่พวกเขาเคยทำกับ LMS ก่อนหน้านี้ของคุณนั้นไร้ประโยชน์

สุดท้าย คุณต้องพิจารณาเนื้อหาของคุณ คุณจะนำวัสดุที่มีอยู่ของคุณกลับมาใช้ใหม่หรือไม่? ถ้าใช่ การย้ายเนื้อหาเป็นขั้นตอนต่อไป ส่วนนี้ของกระบวนการควรได้รับภาพรวมโดยผู้เชี่ยวชาญด้านเนื้อหา eLearning ที่ได้รับมอบหมายจากทีมปรับใช้ LMS ของคุณ

6. สร้างหรือรับเนื้อหา eLearning ใหม่

แม้ว่าการรักษาเนื้อหาเก่าบางส่วนจะเป็นเรื่องฉลาด แต่เนื้อหาใหม่ก็มีประโยชน์เสมอ มีความเป็นไปได้สูงที่เป้าหมาย LMS ของคุณจะค่อนข้างแตกต่างในตอนนี้ เนื้อหาของคุณควรสะท้อนให้เห็นว่า นอกจากนี้ หากคุณไม่เคยใช้ LMS มาก่อน คุณจะเริ่มต้นที่ศูนย์กราวด์ซี

คุณได้รับเนื้อหาของคุณที่ไหน คุณมีทางเลือกสองทาง: คุณสามารถสร้างใหม่ตั้งแต่ต้น หรือซื้อจากผู้ขาย การสร้างเนื้อหาอีเลิร์นนิงตั้งแต่ต้นจะต้องใช้เวลาและแรงงานมากขึ้น แต่ก็มีประโยชน์ในการปรับแต่งให้เหมาะกับความต้องการของคุณ อย่างไรก็ตาม หากความต้องการ LMS ของคุณตรงไปตรงมา การซื้อเนื้อหาสำเร็จรูปสามารถช่วยประหยัดเวลาอันมีค่าของทีมและเพิ่มทรัพยากรได้

ไม่ว่าในกรณีใด สิ่งสำคัญคือต้องมี LMS ที่มีเนื้อหาเพียงพอก่อนที่คุณจะเริ่มต้น คุณต้องสามารถผ่านรอบหลักสูตรได้อย่างสมจริงที่สุด ในระหว่างช่วงการทดสอบและการแก้ไขปัญหาของการนำ LMS ไปใช้งาน

สิ่งที่บริษัทหลายแห่งไม่ตระหนักในตอนแรกก็คือ ความต้องการของเนื้อหาของคุณจะไม่หายไปเมื่อ LMS ของคุณเผยแพร่ การไหลของเนื้อหาอย่างต่อเนื่องเป็นสิ่งสำคัญ คุณจะต้องการหลักสูตรของคุณให้ทันสมัยด้วยการพัฒนาเทคโนโลยีล่าสุด คุณยังต้องการให้เนื้อหาของคุณสะท้อนถึงข้อมูลและเป้าหมายล่าสุดของบริษัทของคุณเมื่อสิ่งเหล่านี้เปลี่ยนแปลงไปตามกาลเวลา ดังนั้น หากคุณไม่มีทีมสร้างเนื้อหาที่สามารถทำงานนี้ได้ คุณจะต้องจ้างบุคคลภายนอก

สิ่งสุดท้ายที่คุณต้องนึกถึงคือเนื้อหาของคุณต้องทำงานสำหรับผู้ใช้ของคุณในระยะยาว ทุกไตรมาสคุณควรทำการตรวจสอบเชิงคุณภาพ คุณเห็นการเก็บข้อมูลเพียงพอหรือไม่ หรือพนักงานของคุณมีปัญหาในการจบหลักสูตรและออกจากงานหรือไม่? ไม่ใช่แค่เป้าหมายของบริษัทของคุณที่จะแจ้งกลยุทธ์เนื้อหาระยะยาวของคุณ ความคิดเห็นของผู้ใช้และการรายงานจะช่วยได้มาก

7. ทดสอบ LMS ใหม่ของคุณก่อนที่จะเผยแพร่

PM ทุกคนที่คุ้มค่ากับเกลือของพวกเขาจะบอกคุณว่าการทดสอบมีชัยไปกว่าครึ่ง และพวกเขาจะถูกต้อง ก่อนเปิดตัว LMS ใหม่ คุณต้องแน่ใจว่าระบบทำงานอย่างถูกต้อง แต่นั่นหมายความว่าอย่างไร?

ดังที่กล่าวไว้ข้างต้น คุณจะต้องสามารถผ่านสภาพแวดล้อมของผู้ใช้และวงจรของหลักสูตรได้อย่างสมจริงที่สุด งานที่หลากหลายตั้งแต่การลงทะเบียนผู้ใช้และการปรับแต่งโปรไฟล์ไปจนถึงกระบวนการอีเลิร์นนิงจำเป็นต้องดำเนินการ

มันจะเป็นงานที่สำคัญ เป็นความคิดที่ดีที่จะมอบหมายงานนี้ให้กับทีมทดสอบที่ประกอบด้วยสมาชิกบางคนในทีมดำเนินการของคุณ แต่ยังรวมถึงบุคคลภายนอกบางส่วนด้วย สร้างเอกสารพร้อมลักษณะการทำงานที่คาดหวังที่คุณควรเห็นสำหรับแต่ละฟังก์ชัน/กระบวนการ และมอบเอกสารดังกล่าวให้กับทีมทดสอบ ขอให้พวกเขาบันทึกประสบการณ์: จะเป็นไปตามแผนอย่างไร อะไรไม่ได้? คุณสามารถปรับปรุงอะไรได้บ้างก่อนที่ LMS ใหม่ของคุณจะเผยแพร่ จากนั้น ทีมดำเนินการของคุณควรตรวจสอบสิ่งที่ค้นพบเหล่านี้และตัดสินใจว่า LMS ของคุณพร้อมที่จะใช้งานจริงหรือไม่

บทสรุป

การมีแผนโครงการดำเนินการ LMS อย่างละเอียดจะช่วยให้คุณไม่ต้องปวดหัวมาก และแน่นอนว่าอาการสะอึกที่ไม่คาดคิดอาจเกิดขึ้นตลอดทาง แต่ตราบใดที่คุณมีความยืดหยุ่น ขยันหมั่นเพียร และรักษาแนวการสื่อสารที่ดีกับทีมของคุณ การใช้งาน LMS ที่ประสบความสำเร็จก็เป็นสิ่งที่ได้รับ

ค้นหาโซลูชันซอฟต์แวร์ LMS ที่เหมาะสมกับความต้องการเฉพาะของบริษัทคุณ - เฉพาะใน G2 เท่านั้น