7 dicas a serem seguidas para uma implementação bem-sucedida do LMS

Então, você decidiu implementar um novo LMS.

Isso é ótimo. Você fez sua pesquisa, afinal. Você sabe que os dados estão do seu lado e que a implementação do LMS é importante. Tão importante, aliás, que 94% dos funcionários ficariam mais tempo na empresa se o empregador investisse em sua carreira.

E você sabe que manter seus funcionários felizes e a rotatividade baixa é uma vantagem para todos. Afinal, as empresas que conseguem manter os funcionários emocionalmente investidos têm mais chances de alcançar o crescimento. Mas você também sabe que uma implementação bem-sucedida do LMS não será um passeio no parque.

Como obter uma implementação de LMS pontual

Você precisa de um planejamento cuidadoso, um roteiro bem pensado e as pessoas certas em sua equipe de implementação para dar o pontapé inicial. Você precisa ser realista em relação ao seu prazo, meticuloso durante o processo de migração de dados e, claro, diligente quando se trata de testes. Resumindo, você precisa de um plano de projeto de implementação de LMS que não enrole... e talvez um ou dois comprimidos para dor de cabeça.

Todo esse processo exigirá algum esforço real e conjunto, mas se tornará muito mais factível depois de ler este artigo. Considere as sete dicas a seguir como sua nova lista de verificação infalível para ajudá-lo a se sentir confiante sobre a estratégia de implementação de LMS da sua empresa, antes de dizer “acetaminofeno”.

1. Identifique as necessidades da sua empresa

Não é uma coisa de “tamanho único”. Diferentes empresas têm diferentes necessidades de LMS. Então, quais são os seus exatamente? A primeira ordem de negócios em sua estratégia de implementação é fazer o maior número possível de perguntas para identificar as necessidades exclusivas de sua empresa.

Um Q&A completo neste momento irá ajudá-lo com isso. Você pode criar uma lista de verificação com perguntas como:

• Quantas pessoas usarão seu LMS?
• De quantos cursos diferentes você acha que vai precisar?
• Quais integrações com outros sistemas seu LMS deve ter?
• Qual deve ser o equilíbrio entre eLearning e aprendizado ILT?
• E quanto a um aspecto de gamificação?
• Você precisa ser capaz de vender seus cursos?
• Quais são suas necessidades de relatórios e pesquisas?
• Quais são seus requisitos de segurança?

Não há perguntas ruins nesta fase. Somente quando você tiver tudo escrito é que você deve passar por sua lista e começar a classificá-los. Durante o processo de classificação, você percebe quais são suas prioridades quando se trata de recursos e capacidades. Algumas funções do LMS serão obrigatórias para sua empresa, enquanto outras podem ser uma adição boa, mas não necessária.

Uma coisa a considerar é se alguma vez você precisar alterar os processos de treinamento da sua empresa, conjuntos de habilidades e outras necessidades de software. Com isso em mente, ser capaz de adaptar sua estratégia de implementação de LMS e manter sua equipe envolvida, independentemente das mudanças em suas experiências de negócios, garantirá seu sucesso contínuo.

2. Crie sua equipe de implementação de LMS

Agora que você sabe o quê, é hora de focar no quem. Ou seja, quem devem ser as pessoas para liderar e supervisionar a implementação do seu LMS; para garantir que o processo seja tranquilo. Não se preocupe: você não precisará terceirizar especialistas caros para isso.

Pense nisso como qualquer outro projeto especial que sua empresa empreendeu. Sua equipe de implementação pode ser um pequeno grupo de pessoas que você já emprega, além de algumas pessoas com quem você colabora frequentemente (como consultores ou assessores). O tamanho desse grupo depende muito do tamanho da sua empresa e da complexidade da implantação do seu LMS. Mas na maioria dos casos, cerca de cinco pessoas serão suficientes.

Cada membro da equipe possuirá um setor diferente de sua implementação de LMS, desde suporte técnico e administração até gerenciamento de conteúdo e treinamento. É claro que esses membros da equipe precisarão colaborar interna e externamente, especialmente mais tarde, quando o LMS estiver funcionando e o restante de seus funcionários precisar se familiarizar com seus diferentes aspectos. Ter essa equipe no lugar significa que sua empresa pode continuar suas operações diárias sem ônus enquanto a implementação do LMS estiver em andamento.

Então, quais funções-chave sua equipe de implementação deve incluir? Isso depende se você usará ou não a metodologia ágil para este projeto. Se você fizer isso, um PM/proprietário e um scrum master devem fazer parte de sua equipe. Mas em qualquer caso, você precisa de alguém que tenha experiência com eLearning (pode ser um especialista ou um criador de conteúdo), para lidar com o setor de conteúdo/cursos.

Então, você precisará de um administrador de treinamento. Essa é a pessoa que irá interagir com os usuários do LMS, orientá-los no processo e ser responsável por relatórios e pesquisas. E, finalmente, você precisa de um líder de equipe para supervisionar todo o plano do projeto de implementação do LMS e monitorar o progresso da equipe. Essa pessoa pode se reportar diretamente a você. Com sua equipe de implementação pronta, agora é hora de falar sobre estratégia.

3. Projete sua estratégia de implementação

A primeira coisa que você precisa fazer é ser específico sobre seus objetivos. Qual é a coisa mais importante que você deseja alcançar com esta implementação de LMS? Quais áreas do seu negócio exigem mais atenção em termos de treinamento? Quais habilidades dos funcionários você gostaria de fortalecer? Sua principal preocupação é a integração? Cultura da empresa? Trabalho remoto? Treinamento de liderança? Promovendo soft skills?

É bem possível que mais de uma dessas áreas seja de seu interesse. Mas pensar em seu objetivo geral o ajudará a priorizar as partes do seu plano LMS nas quais você precisa se concentrar agora. Depois de saber para onde você quer ir, você pode elaborar um plano sobre a melhor forma de chegar lá.

Esta é a parte em que você deve abrir um pouco o processo. Sua equipe de implementação deve se reunir com os principais participantes de todos os departamentos e obter seus comentários e insights. Uma implementação de LMS é algo que toca todos os aspectos da sua empresa de uma forma ou de outra, de RH a TI e atendimento ao cliente.

Claro que você não quer sobrecarregar todos os departamentos com trabalho extra – é por isso que você tem sua equipe de implementação de qualquer maneira. Mas é crucial obter a opinião de todos, para entender seus pontos problemáticos e necessidades. Isso informará o tipo de conteúdo de eLearning que você precisará criar ou adquirir posteriormente.

Com a rodada de feedback concluída, é hora da equipe de implementação digerir as descobertas e elaborar um plano para o futuro. Primeiro, crie uma lista de verificação para seu conteúdo de eLearning, combinando o que você acabou de aprender com sua sessão de perguntas e respostas original. Em seguida, decida um local onde você coletará todas as informações pertinentes, como protocolos de configuração, procedimentos e configurações de segurança: um hub de conhecimento para sua implementação de LMS. Por fim, você precisará criar e atribuir tarefas, levando em consideração o prazo do projeto.

4. Defina seu prazo

Todo projeto precisa de um prazo definido. Caso contrário, é apenas uma bela ideia. Seu projeto de implementação de LMS não é exceção. Mas como é um projeto com muitas peças em movimento, é importante ser realista e flexível quando se trata de configurar seu cronograma.

Aqui estão algumas coisas que você deve considerar incluir na programação:

• A rodada de feedback de outros departamentos antes de começar
• Experimentando diferentes recursos do LMS para ver o que você precisa personalizar
• Ida e volta com seu fornecedor de LMS, caso você precise de alguns recursos que não fazem parte do seu plano original
• A implementação do LMS e a migração de dados em si (obviamente)
• Uma “almofada” de tempo, caso algo inesperado aconteça durante a migração de dados
• Tempo de teste adequado antes de ir ao ar

Esteja atento ao entrar: este é um projeto que pode levar alguns meses do início ao fim. Uma implementação de LMS é um grande investimento no futuro da sua empresa – sem falar em um investimento financeiro substancial. Seu uso evoluirá com as suas necessidades e as de sua empresa ao longo do tempo. Como tal, seria melhor para todos os envolvidos abordá-la como uma maratona e não como uma corrida.

5. Transfira seu conteúdo e dados para seu novo LMS

Se você já usa um LMS, precisará transferir todos os dados para o novo. Se este for seu primeiro rodeio, você deve transferir todos os dados relevantes de outras fontes (como seu departamento de RH) para seu novo sistema.

O processo de migração de dados pode ser demorado e complicado, mas realmente depende de quão meticuloso foi o gerenciamento de dados até agora. Por exemplo, seus dados são padronizados? Existem duplicações que podem causar estragos desnecessários em seu sistema? Definitivamente, essas são algumas coisas a serem consideradas ao garantir que você esteja pronto em termos de dados. Quando tiver certeza de que todos os seus dados estão em ordem, avance com a migração.

Sua equipe de implementação de LMS deve trabalhar lado a lado com seu departamento de TI e seu fornecedor de LMS para este. Cada sistema LMS é diferente, por isso é importante certificar-se de que nada fique entre as falhas: perfis de usuários, transcrições de cursos e dados de avaliação, qualificações existentes e pesquisas de usuários. Você definitivamente não quer que seus funcionários sintam que todo o treinamento que eles fizeram com seu LMS anterior foi em vão.

Por fim, você precisa considerar seu conteúdo. Você vai reutilizar alguns de seus materiais existentes? Nesse caso, a migração de conteúdo é a próxima etapa. Esta parte do processo deve ser revisada pelo especialista de conteúdo de eLearning designado de sua equipe de implementação de LMS.

6. Crie ou adquira novo conteúdo de eLearning

Embora manter parte do seu conteúdo antigo seja sábio, o novo conteúdo é sempre útil. É uma grande possibilidade que seus objetivos de LMS sejam um pouco diferentes agora. Seu conteúdo deve refletir isso. Além disso, se você nunca usou um LMS antes, começará do zero de qualquer maneira.

Então, onde você obtém seu conteúdo? Você tem duas opções: você pode criá-lo do zero ou adquiri-lo de fornecedores. Criar conteúdo de eLearning a partir do zero será mais demorado e trabalhoso, mas tem a vantagem de ser feito sob medida para suas necessidades. No entanto, se suas necessidades de LMS forem diretas, a compra de conteúdo pronto pode economizar tempo valioso para sua equipe e liberar recursos.

De qualquer forma, é importante ter seu LMS preenchido com conteúdo suficiente antes de começar. Você precisa ser capaz de passar por um ciclo de curso o mais realista possível, durante o período de teste e solução de problemas de sua implementação de LMS.

Algo que muitas empresas não percebem no início é que suas necessidades de conteúdo não desaparecem quando seu LMS está ativo. Um fluxo constante de conteúdo é crucial. Você deseja que seus cursos estejam atualizados com os mais recentes desenvolvimentos tecnológicos. Você também desejará que seu conteúdo reflita os dados e objetivos mais recentes da sua empresa à medida que eles mudam ao longo do tempo. Portanto, se você não tiver uma equipe de criação de conteúdo que possa assumir essa tarefa, precisará terceirizar.

Uma última coisa que você precisa pensar é que seu conteúdo precisa funcionar para seus usuários a longo prazo. A cada trimestre ou mais, você deve fazer uma verificação qualitativa. Você está vendo retenção de informações suficiente? Ou seus funcionários estão lutando para concluir os cursos e desistir? Não são apenas os objetivos da sua empresa que informarão sua estratégia de conteúdo de longo prazo. O feedback do usuário e os relatórios ajudarão muito nisso.

7. Teste seu novo LMS antes que ele seja lançado

Cada PM que se preze dirá que testar é metade da batalha. E eles estarão certos. Antes de lançar seu novo LMS, é vital que você verifique se ele funciona corretamente. Mas o que isso significa, exatamente?

Como mencionado acima, você precisa ser capaz de percorrer o ambiente do usuário e o ciclo do curso da forma mais realista possível. Uma variedade de tarefas, desde o registro do usuário e personalização do perfil até o processo de eLearning, precisa ser realizada.

Vai ser um trabalho substancial. É uma boa ideia atribuir esse trabalho a uma equipe de teste que, idealmente, seja composta por alguns membros de sua equipe de implementação, mas também por terceiros. Crie documentação com o comportamento esperado que você deve ver para cada função/processo e entregue essa documentação para a equipe de teste. Peça-lhes que registrem sua experiência: o que está acontecendo de acordo com o planejado? O que não? O que você pode melhorar antes que seu novo LMS seja lançado? Em seguida, sua equipe de implementação deve revisar essas descobertas e decidir se seu LMS está pronto para ser lançado ou não.

Conclusão

Ter um plano de projeto de implementação de LMS completo vai poupar muita dor de cabeça. E com certeza, soluços inesperados podem sempre aparecer ao longo do caminho. Mas contanto que você seja flexível, diligente e mantenha uma boa linha de comunicação com sua equipe, uma implementação bem-sucedida do LMS é garantida.

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