7 consejos a seguir para una implementación exitosa de LMS

Entonces, ha decidido implementar un nuevo LMS.

Eso es genial. Has hecho tu investigación, después de todo. Usted sabe que los datos están de su lado y que la implementación de LMS es importante. Tan importante, de hecho, que el 94 % de los empleados permanecería más tiempo en una empresa si su empleador invirtiera en su carrera.

Y sabe que mantener contentos a sus empleados y que la rotación sea baja es beneficioso para todos. Después de todo, las empresas que pueden mantener a los empleados involucrados emocionalmente tienen mejores posibilidades de lograr el crecimiento. Pero también sabe que una implementación LMS exitosa no va a ser un paseo por el parque.

Cómo lograr una implementación LMS perfecta

Necesita una planificación cuidadosa, una hoja de ruta bien pensada y las personas adecuadas en su equipo de implementación para poner las cosas en marcha. Debe ser realista acerca de su marco de tiempo, meticuloso durante el proceso de migración de datos y, por supuesto, diligente cuando se trata de pruebas. En resumen, necesita un plan de proyecto de implementación de LMS que no corte esquinas... y tal vez una pastilla para el dolor de cabeza o dos.

Todo este proceso requerirá un esfuerzo real y concertado, pero será mucho más factible después de leer este artículo. Considere los siguientes siete consejos como su nueva lista de verificación infalible para ayudarlo a sentirse seguro acerca de la estrategia de implementación de LMS de su empresa, antes de que pueda decir "paracetamol".

1. Identifica las necesidades de tu empresa

No es una cosa de "talla única". Diferentes empresas tienen diferentes necesidades de LMS. Entonces, ¿cuáles son los tuyos exactamente? La primera orden del día en su estrategia de implementación es hacer tantas preguntas como sea posible para identificar las necesidades únicas de su empresa.

Una sesión de preguntas y respuestas exhaustiva en este punto lo ayudará con eso. Puede crear una lista de verificación con preguntas como:

• ¿Cuántas personas usarán su LMS?
• ¿Cuántos cursos diferentes crees que necesitarás?
• ¿Qué integraciones con otros sistemas debe tener tu LMS?
• ¿Cuál debería ser el equilibrio entre el aprendizaje electrónico y el aprendizaje ILT?
• ¿Qué pasa con un aspecto de gamificación?
• ¿Necesitas poder vender tus cursos?
• ¿Cuáles son sus necesidades de informes y encuestas?
• ¿Cuáles son sus requisitos de seguridad?

No hay malas preguntas en esta etapa. Solo cuando tenga todo escrito, debe revisar su lista y comenzar a clasificarlos. Durante el proceso de clasificación, se da cuenta de cuáles son sus prioridades en cuanto a características y capacidades. Algunas funciones de LMS serán imprescindibles para su empresa, mientras que otras podrían ser una adición buena pero no necesaria.

Una cosa a considerar es si alguna vez necesita cambiar los procesos de capacitación, los conjuntos de habilidades y otras necesidades de software de su empresa. Con esto en mente, ser capaz de adaptar su estrategia de implementación de LMS y mantener a su personal comprometido sin importar los cambios en sus experiencias comerciales garantizará su éxito continuo.

2. Cree su equipo de implementación de LMS

Ahora que sabe el qué, es hora de centrarse en el quién. Es decir, quiénes deberían ser las personas que lideren y supervisen la implementación de su LMS; para asegurarse de que el proceso será fluido. No se preocupe: no tendrá que subcontratar expertos costosos para esto.

Piense en ello como cualquier otro proyecto especial que haya emprendido su empresa. Su equipo de implementación puede ser un pequeño grupo de personas que ya emplea, además de algunas personas con las que colabora con frecuencia (como consultores o asesores). El tamaño de este grupo depende en gran medida del tamaño de su empresa y de la complejidad de la implementación de su LMS. Pero en la mayoría de los casos, unas cinco personas serán suficientes.

Cada miembro del equipo será propietario de un sector diferente de la implementación de su LMS, desde soporte técnico y administración hasta gestión de contenido y capacitación. Por supuesto, estos miembros del equipo deberán colaborar interna y externamente, especialmente más adelante, cuando el LMS esté en funcionamiento y el resto de sus empleados deberán familiarizarse con sus diferentes aspectos. Tener este equipo en su lugar significa que su empresa puede continuar con sus operaciones diarias sin trabas mientras la implementación de LMS está en marcha.

Entonces, ¿qué roles clave debe incluir su equipo de implementación? Esto depende de si utilizará o no una metodología ágil para este proyecto. Si lo hace, entonces un PM/propietario y un scrum master deberían ser parte de su equipo. Pero en cualquier caso, necesitas a alguien que tenga experiencia en eLearning (puede ser un especialista o un creador de contenido), para manejar el sector de contenido/cursos.

Luego, necesitará un administrador de capacitación. Esa es la persona que interactuará con los usuarios de LMS, los guiará a través del proceso y será responsable de los informes y las encuestas. Y finalmente, necesita un líder de equipo para supervisar todo el plan del proyecto de implementación de LMS y monitorear el progreso del equipo. Esta persona puede informar directamente a usted. Con su equipo de implementación en su lugar, ahora es el momento de hablar de estrategia.

3. Diseña tu estrategia de implementación

Lo primero que debe hacer es ser específico acerca de sus objetivos. ¿Qué es lo más importante que desea lograr con esta implementación de LMS? ¿Qué áreas de su negocio requieren más atención en cuanto a capacitación? ¿Qué habilidades de los empleados le gustaría fortalecer? ¿Su principal preocupación es la incorporación? ¿Cultura de la empresa? ¿Trabajo remoto? ¿Entrenamiento de liderazgo? ¿Promoviendo habilidades blandas?

Es muy posible que más de una de estas áreas sea de su interés. Pero pensar en su objetivo general lo ayudará a priorizar las partes de su plan LMS en las que necesita concentrarse en este momento. Una vez que sepa a dónde quiere ir, puede redactar un plan sobre la mejor manera de llegar allí.

Esta es la parte en la que debes abrir un poco el proceso. Su equipo de implementación debe sentarse con los jugadores clave de cada departamento y obtener sus comentarios y puntos de vista. Una implementación de LMS es algo que toca todos los aspectos de su empresa de una forma u otra, desde recursos humanos hasta TI y servicio al cliente.

Por supuesto, no desea sobrecargar a todos los departamentos con trabajo adicional; de todos modos, es por eso que tiene su equipo de implementación. Pero es crucial obtener la opinión de todos, para comprender sus puntos débiles y sus necesidades. Esto informará el tipo de contenido de aprendizaje electrónico que más adelante necesitará crear o adquirir.

Con la ronda de comentarios completada, es hora de que el equipo de implementación digiera los hallazgos y elabore un plan a seguir. Primero, cree una lista de verificación para su contenido de aprendizaje electrónico, combinando lo que acaba de aprender con su sesión original de preguntas y respuestas. Luego, decida un lugar donde recopilará toda la información pertinente, como protocolos de configuración, procedimientos y configuraciones de seguridad: un centro de conocimientos para la implementación de su LMS. Finalmente, deberá crear y asignar tareas, teniendo en cuenta el marco de tiempo del proyecto.

4. Establece tu marco de tiempo

Cada proyecto necesita un marco de tiempo establecido. De lo contrario, es solo una idea encantadora. Su proyecto de implementación de LMS no es una excepción. Pero debido a que es un proyecto con muchas piezas en movimiento, es importante ser realista y flexible cuando se trata de establecer su marco de tiempo.

Aquí hay algunas cosas que debe considerar incluir en el cronograma:

• La ronda de comentarios de otros departamentos antes de comenzar
• Probar diferentes funciones del LMS para ver qué necesitará personalizar
• De ida y vuelta con su proveedor de LMS, en caso de que necesite algunas funciones que no forman parte de su plan original
• La implementación del LMS y la migración de datos en sí (obviamente)
• Un “colchón” de tiempo, en caso de que suceda algo inesperado durante la migración de datos
• Tiempo de prueba adecuado antes de que entre en funcionamiento

Tenga cuidado al entrar: este es un proyecto que podría llevar algunos meses de principio a fin. La implementación de un LMS es una gran inversión en el futuro de su empresa, por no hablar de una inversión financiera sustancial. Su uso evolucionará con sus necesidades y las de su empresa a lo largo del tiempo. Como tal, sería mejor para todos los involucrados abordarlo como un maratón y no como una carrera.

5. Transfiera su contenido y datos a su nuevo LMS

Si ya usa un LMS, deberá transferir todos los datos al nuevo. Si este es su primer rodeo, debe transferir todos los datos relevantes de otras fuentes (como su departamento de recursos humanos) a su nuevo sistema.

El proceso de migración de datos puede ser largo y complicado, pero realmente depende de qué tan meticulosa haya sido su administración de datos hasta este punto. Por ejemplo, ¿sus datos están estandarizados? ¿Hay duplicaciones que podrían causar estragos innecesarios en su sistema? Estas son definitivamente algunas cosas a tener en cuenta al asegurarse de que está listo en cuanto a datos. Una vez que esté seguro de que todos sus datos están en orden, debe continuar con la migración.

Su equipo de implementación de LMS debe trabajar mano a mano con su departamento de TI y su proveedor de LMS para este. Cada sistema LMS es diferente, por lo que es importante asegurarse de que nada se quede entre las grietas: perfiles de usuario, transcripciones de cursos y datos de evaluación, calificaciones existentes y encuestas de usuarios. Definitivamente no desea que sus empleados sientan que toda la capacitación que han recibido con su LMS anterior fue en vano.

Por último, debe considerar su contenido. ¿Reutilizará parte de su material existente? Si es así, la migración de contenido es el siguiente paso. Esta parte del proceso debe ser supervisada por el especialista en contenido de eLearning designado de su equipo de implementación de LMS.

6. Cree o adquiera nuevos contenidos de aprendizaje electrónico

Si bien es prudente mantener parte de su contenido anterior, el contenido nuevo siempre es útil. Es una gran posibilidad que sus objetivos LMS sean algo diferentes ahora. Su contenido debe reflejar eso. Además, si no ha usado un LMS antes, de todos modos comenzará desde cero.

Entonces, ¿dónde obtienes tu contenido? Tiene dos opciones: puede crearlo desde cero o adquirirlo de los proveedores. Crear contenido de eLearning desde cero requerirá más tiempo y trabajo, pero tiene la ventaja de estar hecho a la medida de sus necesidades. Sin embargo, si sus necesidades de LMS son sencillas, la compra de contenido listo para usar podría ahorrarle a su equipo un tiempo valioso y liberar recursos.

En cualquier caso, es importante tener su LMS completo con suficiente contenido antes de comenzar. Debe poder pasar por un ciclo de curso de la manera más realista posible, durante el período de prueba y resolución de problemas de la implementación de su LMS.

Algo de lo que muchas empresas no se dan cuenta al principio es que sus necesidades de contenido no desaparecen una vez que su LMS está activo. Un flujo constante de contenido es crucial. Querrá que sus cursos estén actualizados con los últimos avances tecnológicos. También querrá que su contenido refleje los últimos datos y objetivos de su empresa a medida que estos cambian con el tiempo. Por lo tanto, si no tiene un equipo de creación de contenido que pueda asumir esta tarea, deberá subcontratar.

Una última cosa en la que debe pensar es que su contenido debe funcionar para sus usuarios a largo plazo. Cada trimestre más o menos, deberías estar haciendo un control cualitativo. ¿Ves suficiente retención de información? ¿O sus empleados tienen dificultades para completar los cursos y abandonarlos? No son solo los objetivos de su empresa los que informarán su estrategia de contenido a largo plazo. Los comentarios y los informes de los usuarios contribuirán en gran medida a lograrlo.

7. Pruebe su nuevo LMS antes de que entre en funcionamiento

Cada PM que se precie le dirá que las pruebas son la mitad de la batalla. Y tendrán razón. Antes de lanzar su nuevo LMS, es vital que se asegure de que funciona correctamente. Pero, ¿qué significa eso, exactamente?

Como se mencionó anteriormente, debe poder pasar por el entorno del usuario y el ciclo del curso de la manera más realista posible. Es necesario llevar a cabo una variedad de tareas, desde el registro de usuarios y la personalización del perfil hasta pasar por el proceso de eLearning.

Va a ser un trabajo sustancial. Es una buena idea asignar este trabajo a un equipo de prueba que, idealmente, esté formado por algunos miembros de su equipo de implementación, pero también por terceros. Cree documentación con el comportamiento esperado que debería ver para cada función/proceso y entregue esa documentación al equipo de pruebas. Pídales que registren su experiencia: ¿qué va según lo planeado? ¿Qué no? ¿Qué puedes mejorar antes de que tu nuevo LMS entre en funcionamiento? Luego, su equipo de implementación debe revisar estos hallazgos y decidir si su LMS está listo para funcionar o no.

Conclusión

Tener un plan completo de proyecto de implementación de LMS le ahorrará muchos dolores de cabeza. Y claro, siempre pueden aparecer contratiempos inesperados en el camino. Pero siempre que sea flexible, diligente y mantenga una buena línea de comunicación con su equipo, una implementación LMS exitosa es un hecho.

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