7 Tipps für eine erfolgreiche LMS-Implementierung

Sie haben sich also entschieden, ein neues LMS zu implementieren.

Das ist großartig. Schließlich haben Sie Ihre Recherche abgeschlossen. Sie wissen, dass die Daten auf Ihrer Seite sind und dass die LMS-Implementierung wichtig ist. So wichtig, dass 94 % der Mitarbeiter länger in einem Unternehmen bleiben würden, wenn ihr Arbeitgeber in ihre Karriere investieren würde.

Und Sie wissen, dass es eine Win-Win-Situation ist, Ihre Mitarbeiter zufrieden zu stellen und die Fluktuation niedrig zu halten. Denn Unternehmen, die es schaffen, Mitarbeiter emotional zu engagieren, haben bessere Wachstumschancen. Aber Sie wissen auch, dass eine erfolgreiche LMS-Implementierung kein Kinderspiel sein wird.

So erreichen Sie eine punktgenaue LMS-Implementierung

Sie brauchen eine sorgfältige Planung, eine gut durchdachte Roadmap und die richtigen Leute in Ihrem Implementierungsteam, um den Stein ins Rollen zu bringen. Sie müssen Ihren Zeitrahmen realistisch einschätzen, während des Datenmigrationsprozesses akribisch sein und natürlich gewissenhaft testen. Kurz gesagt, Sie brauchen einen LMS-Implementierungsprojektplan, der keine Ecken und Kanten schneidet ... und vielleicht ein oder zwei Kopfschmerztabletten.

Dieser ganze Prozess wird einige echte, konzertierte Anstrengungen erfordern, aber nach dem Lesen dieses Artikels wird es viel machbarer. Betrachten Sie die folgenden sieben Tipps als Ihre neue narrensichere Checkliste, damit Sie sich bei der LMS-Implementierungsstrategie Ihres Unternehmens sicher fühlen, bevor Sie „Acetaminophen“ sagen können.

1. Identifizieren Sie die Bedürfnisse Ihres Unternehmens

Es ist keine „one size fits all“-Sache. Unterschiedliche Unternehmen haben unterschiedliche LMS-Anforderungen. Also, was sind deine genau? Die erste Aufgabe Ihrer Implementierungsstrategie besteht darin, so viele Fragen wie möglich zu stellen, um die einzigartigen Anforderungen Ihres Unternehmens zu ermitteln.

Ein gründliches Q&A an dieser Stelle wird Ihnen dabei helfen. Sie können eine Checkliste mit Fragen erstellen wie:

• Wie viele Personen werden Ihr LMS verwenden?
• Wie viele verschiedene Kurse werden Sie Ihrer Meinung nach benötigen?
• Welche Integrationen mit anderen Systemen sollte Ihr LMS haben?
• Wie sollte das Gleichgewicht zwischen eLearning und ILT-Lernen aussehen?
• Was ist mit einem Gamification-Aspekt?
• Müssen Sie Ihre Kurse verkaufen können?
• Was sind Ihre Berichts- und Umfrageanforderungen?
• Was sind Ihre Sicherheitsanforderungen?

In dieser Phase gibt es keine schlechten Fragen. Erst wenn du alles aufgeschrieben hast, solltest du deine Liste durchgehen und mit dem Sortieren beginnen. Während des Sortiervorgangs erkennen Sie, welche Prioritäten Sie in Bezug auf Funktionen und Fähigkeiten setzen. Einige LMS-Funktionen werden für Ihr Unternehmen unverzichtbar sein, während andere eine gute, aber nicht notwendige Ergänzung sein könnten.

Eine Sache, die Sie berücksichtigen sollten, ist, wenn Sie jemals die Schulungsprozesse, Fähigkeiten und andere Softwareanforderungen Ihres Unternehmens ändern müssen. Vor diesem Hintergrund wird die Möglichkeit, Ihre LMS-Implementierungsstrategie anzupassen und Ihre Mitarbeiter zu engagieren, unabhängig davon, was sich an Ihren Geschäftserfahrungen ändert, deren anhaltenden Erfolg sicherstellen.

2. Erstellen Sie Ihr LMS-Implementierungsteam

Jetzt, da Sie das Was kennen, ist es an der Zeit, sich auf das Wer zu konzentrieren. Nämlich, wer die Personen sein sollten, die Ihre LMS-Implementierung leiten und überwachen sollen; um sicherzustellen, dass der Prozess reibungslos verläuft. Keine Sorge: Sie müssen dafür keine teuren Experten auslagern.

Betrachten Sie es wie jedes andere spezielle Projekt, das Ihr Unternehmen durchgeführt hat. Ihr Implementierungsteam kann eine kleine Gruppe von Personen sein, die Sie bereits beschäftigen, sowie einige Personen, mit denen Sie häufig zusammenarbeiten (z. B. Berater oder Berater). Die Größe dieser Gruppe hängt weitgehend von der Größe Ihres Unternehmens und der Komplexität Ihrer LMS-Bereitstellung ab. Aber in den meisten Fällen reichen etwa fünf Personen aus.

Jedes Teammitglied ist für einen anderen Bereich Ihrer LMS-Implementierung zuständig, vom technischen Support und der Verwaltung bis hin zum Inhaltsmanagement und der Schulung. Natürlich müssen diese Teammitglieder intern und extern zusammenarbeiten, insbesondere später, wenn das LMS in Betrieb genommen wird und der Rest Ihrer Mitarbeiter mit seinen verschiedenen Aspekten vertraut sein muss. Dieses Team vor Ort zu haben, bedeutet, dass Ihr Unternehmen seinen täglichen Betrieb unbelastet fortsetzen kann, während die LMS-Implementierung im Gange ist.

Welche Schlüsselrollen sollte Ihr Implementierungsteam also umfassen? Dies hängt davon ab, ob Sie für dieses Projekt agile Methoden verwenden oder nicht. Wenn ja, dann sollten ein PM/Eigentümer und ein Scrum Master Teil Ihres Teams sein. Aber in jedem Fall brauchen Sie jemanden, der Erfahrung mit eLearning hat (könnte ein Spezialist oder ein Ersteller von Inhalten sein), der sich um den Bereich Inhalte/Kurse kümmert.

Dann benötigen Sie einen Schulungsadministrator. Das ist die Person, die mit den LMS-Benutzern interagiert, sie durch den Prozess führt und für Berichte und Umfragen verantwortlich ist. Und schließlich brauchen Sie einen Teamleiter, der den gesamten LMS-Implementierungsprojektplan überwacht und den Teamfortschritt überwacht. Diese Person kann Ihnen direkt Bericht erstatten. Mit Ihrem Implementierungsteam ist es jetzt an der Zeit, über die Strategie zu sprechen.

3. Entwerfen Sie Ihre Implementierungsstrategie

Das erste, was Sie tun müssen, ist, Ihre Ziele genau zu definieren. Was ist das Wichtigste, was Sie mit dieser LMS-Implementierung erreichen möchten? Welche Bereiche Ihres Unternehmens erfordern die meiste Aufmerksamkeit in Bezug auf die Schulung? Welche Mitarbeiterkompetenzen möchten Sie stärken? Ist Ihr Hauptanliegen das Onboarding? Unternehmenskultur? Fernarbeit? Führungstraining? Soft Skills fördern?

Gut möglich, dass mehr als einer dieser Bereiche für Sie interessant ist. Wenn Sie jedoch über Ihr Gesamtziel nachdenken, können Sie die Teile Ihres LMS-Plans priorisieren, auf die Sie sich jetzt konzentrieren müssen. Sobald Sie wissen, wohin Sie wollen, können Sie einen Plan entwerfen, wie Sie am besten dorthin gelangen.

Dies ist der Teil, in dem Sie den Prozess ein wenig öffnen sollten. Ihr Implementierungsteam sollte sich mit wichtigen Akteuren aus allen Abteilungen zusammensetzen und deren Feedback und Erkenntnisse einholen. Eine LMS-Implementierung berührt auf die eine oder andere Weise jeden Aspekt Ihres Unternehmens, von der Personalabteilung über die IT bis hin zum Kundenservice.

Natürlich wollen Sie nicht jede Abteilung mit Mehrarbeit belasten – dafür haben Sie sowieso Ihr Implementierungsteam. Aber es ist entscheidend, den Input aller einzuholen, um ihre Schmerzpunkte und Bedürfnisse zu verstehen. Dies informiert Sie über die Art der E-Learning-Inhalte, die Sie später erstellen oder erwerben müssen.

Nach Abschluss der Feedback-Runde ist es Zeit für das Implementierungsteam, die Ergebnisse zu verdauen und einen Plan für die Zukunft zu erstellen. Erstellen Sie zunächst eine Checkliste für Ihre eLearning-Inhalte und kombinieren Sie das, was Sie gerade gelernt haben, mit Ihrer ursprünglichen Frage-und-Antwort-Sitzung. Entscheiden Sie sich dann für einen Ort, an dem Sie alle relevanten Informationen wie Konfigurationsprotokolle, Verfahren und Sicherheitseinstellungen sammeln: ein Wissenszentrum für Ihre LMS-Implementierung. Schließlich müssen Sie unter Berücksichtigung des Zeitrahmens des Projekts Aufgaben erstellen und zuweisen.

4. Legen Sie Ihren Zeitrahmen fest

Jedes Projekt braucht einen festgelegten Zeitrahmen. Ansonsten ist es nur eine schöne Idee. Ihr LMS-Einführungsprojekt ist da keine Ausnahme. Aber da es sich um ein Projekt mit vielen beweglichen Elementen handelt, ist es wichtig, sowohl realistisch als auch flexibel zu sein, wenn es um die Festlegung Ihres Zeitrahmens geht.

Hier sind einige Dinge, die Sie in den Zeitplan integrieren sollten:

• Die Feedbackrunde aus anderen Abteilungen bevor Sie beginnen
• Probieren Sie verschiedene Funktionen des LMS aus, um zu sehen, was Sie anpassen müssen
• Hin und her mit Ihrem LMS-Anbieter, falls Sie einige Funktionen benötigen, die nicht Teil Ihres ursprünglichen Plans sind
• Die LMS-Implementierung und Datenmigration selbst (offensichtlich)
• Ein „Zeitpolster“ für den Fall, dass während der Datenmigration etwas Unerwartetes passiert
• Angemessene Testzeit, bevor es live geht

Seien Sie sich bewusst, dass dies ein Projekt ist, das von Anfang bis Ende einige Monate dauern kann. Eine LMS-Implementierung ist eine große Investition in die Zukunft Ihres Unternehmens – ganz zu schweigen von einer erheblichen finanziellen Investition. Seine Verwendung wird sich im Laufe der Zeit mit Ihren Anforderungen und den Anforderungen Ihres Unternehmens weiterentwickeln. Daher wäre es für alle Beteiligten besser, es als Marathon und nicht als Rennen anzugehen.

5. Übertragen Sie Ihre Inhalte und Daten auf Ihr neues LMS

Wenn Sie bereits ein LMS verwenden, müssen Sie alle Daten auf Ihr neues übertragen. Wenn dies Ihr erstes Rodeo ist, sollten Sie alle relevanten Daten aus anderen Quellen (z. B. Ihrer Personalabteilung) in Ihr neues System übertragen.

Der Datenmigrationsprozess kann langwierig und knifflig sein, aber er hängt wirklich davon ab, wie sorgfältig Ihre Datenverwaltung bis zu diesem Punkt war. Sind Ihre Daten beispielsweise standardisiert? Gibt es Duplikate, die unnötige Schäden in Ihrem System verursachen könnten? Dies sind definitiv einige Dinge, die Sie beachten sollten, wenn Sie sicherstellen möchten, dass Sie datentechnisch bereit sind. Sobald Sie sicher sind, dass alle Ihre Daten in Ordnung sind, sollten Sie mit der Migration fortfahren.

Ihr LMS-Implementierungsteam sollte für dieses Projekt sowohl mit Ihrer IT-Abteilung als auch mit Ihrem LMS-Anbieter zusammenarbeiten. Jedes LMS-System ist anders, daher ist es wichtig sicherzustellen, dass nichts zwischen die Ritzen fällt: Benutzerprofile, Studienprotokolle und Bewertungsdaten, vorhandene Qualifikationen und Benutzerbefragungen. Sie möchten Ihren Mitarbeitern auf keinen Fall das Gefühl geben, dass all die Schulungen, die sie mit Ihrem vorherigen LMS durchgeführt haben, umsonst waren.

Schließlich müssen Sie Ihren Inhalt berücksichtigen. Werden Sie einen Teil Ihres vorhandenen Materials wiederverwenden? Wenn ja, ist die Content-Migration der nächste Schritt. Dieser Teil des Prozesses sollte von dem designierten Spezialisten für eLearning-Inhalte Ihres LMS-Implementierungsteams überwacht werden.

6. Erstellen oder erwerben Sie neue eLearning-Inhalte

Während es ratsam ist, einige Ihrer alten Inhalte zu behalten, sind neue Inhalte immer nützlich. Es ist sehr wahrscheinlich, dass Ihre LMS-Ziele jetzt etwas anders sind. Ihre Inhalte sollten das widerspiegeln. Und wenn Sie noch nie ein LMS verwendet haben, fangen Sie sowieso bei Null an.

Woher bekommen Sie also Ihre Inhalte? Sie haben zwei Möglichkeiten: Sie können es von Grund auf neu erstellen oder es von Anbietern erwerben. Das Erstellen von eLearning-Inhalten von Grund auf ist zeitaufwändiger und arbeitsintensiver, hat aber den Vorteil, dass es auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten ist. Wenn Ihre LMS-Anforderungen jedoch unkompliziert sind, kann der Kauf vorgefertigter Inhalte Ihrem Team wertvolle Zeit sparen und Ressourcen freisetzen.

In jedem Fall ist es wichtig, dass Sie Ihr LMS mit genügend Inhalten gefüllt haben, bevor Sie loslegen. Sie müssen in der Lage sein, während der Test- und Fehlerbehebungsphase Ihrer LMS-Implementierung einen Kurszyklus so realistisch wie möglich zu durchlaufen.

Was viele Unternehmen zunächst nicht erkennen, ist, dass Ihre Anforderungen an Inhalte nicht verschwinden, sobald Ihr LMS live ist. Ein stetiger Fluss von Inhalten ist entscheidend. Sie möchten, dass Ihre Kurse mit den neuesten technologischen Entwicklungen auf dem neuesten Stand sind. Sie möchten auch, dass Ihre Inhalte die neuesten Daten und Ziele Ihres Unternehmens widerspiegeln, da sich diese im Laufe der Zeit ändern. Wenn Sie also kein Content-Creation-Team haben, das diese Aufgabe übernehmen könnte, müssen Sie auslagern.

Eine letzte Sache, an die Sie denken müssen, ist, dass Ihre Inhalte langfristig für Ihre Benutzer funktionieren müssen. Etwa alle drei Monate sollten Sie eine qualitative Überprüfung durchführen. Sehen Sie genug Informationsspeicherung? Oder haben Ihre Mitarbeiter Schwierigkeiten, die Kurse zu absolvieren und abzubrechen? Es sind nicht nur die Ziele Ihres Unternehmens, die Ihre langfristige Content-Strategie beeinflussen. Das Feedback und die Berichterstattung von Benutzern werden einen großen Beitrag dazu leisten.

7. Testen Sie Ihr neues LMS, bevor es live geht

Jeder PM, der sein Salz wert ist, wird Ihnen sagen, dass Testen die halbe Miete ist. Und sie werden Recht haben. Bevor Sie Ihr neues LMS starten, ist es wichtig, dass Sie sicherstellen, dass es ordnungsgemäß funktioniert. Aber was bedeutet das genau?

Wie oben erwähnt, müssen Sie die Benutzerumgebung und den Kurszyklus so realistisch wie möglich durchlaufen können. Eine Vielzahl von Aufgaben, von der Benutzerregistrierung und Profilanpassung bis hin zum Durchlaufen des eLearning-Prozesses, müssen durchgeführt werden.

Es wird eine erhebliche Arbeit werden. Es ist eine gute Idee, diese Arbeit einem Testteam zuzuweisen, das idealerweise aus einigen Mitgliedern Ihres Implementierungsteams, aber auch einigen externen Parteien besteht. Erstellen Sie eine Dokumentation mit dem erwarteten Verhalten, das Sie für jede Funktion/ jeden Prozess sehen sollten, und übergeben Sie diese Dokumentation dem Testteam. Bitten Sie sie, ihre Erfahrungen aufzuzeichnen: Was läuft nach Plan? Was nicht? Was können Sie verbessern, bevor Ihr neues LMS live geht? Anschließend sollte Ihr Implementierungsteam diese Ergebnisse überprüfen und entscheiden, ob Ihr LMS bereit ist, live zu gehen oder nicht.

Fazit

Ein gründlicher Projektplan für die LMS-Implementierung wird Ihnen viel Kopfzerbrechen ersparen. Und sicher, unerwartete Schluckaufe können immer auf dem Weg auftreten. Aber solange Sie flexibel und fleißig sind und eine gute Kommunikationslinie mit Ihrem Team pflegen, ist eine erfolgreiche LMS-Implementierung eine Selbstverständlichkeit.

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