7 Tips yang Harus Diikuti untuk Implementasi LMS yang Sukses

Jadi, Anda telah memutuskan untuk menerapkan LMS baru.

Itu keren. Lagi pula, Anda telah melakukan penelitian Anda. Anda tahu bahwa data ada di pihak Anda, dan implementasi LMS itu penting. Faktanya, sangat penting bahwa 94% karyawan akan tinggal di perusahaan lebih lama jika majikan mereka berinvestasi dalam karier mereka.

Dan Anda tahu bahwa membuat karyawan Anda senang dan omset rendah adalah win-win. Bagaimanapun, perusahaan yang mampu membuat karyawan tetap berinvestasi secara emosional, memiliki peluang lebih baik untuk mencapai pertumbuhan. Tetapi Anda juga tahu bahwa implementasi LMS yang sukses tidak akan berjalan mulus.

Cara mencapai implementasi LMS langsung

Anda memerlukan perencanaan yang matang, peta jalan yang dipikirkan dengan matang, dan orang yang tepat di tim implementasi Anda untuk menjalankannya. Anda harus realistis tentang kerangka waktu Anda, teliti selama proses migrasi data dan, tentu saja, rajin dalam hal pengujian. Singkatnya, Anda memerlukan rencana proyek implementasi LMS yang tidak memotong sudut ... dan mungkin satu atau dua pil sakit kepala.

Seluruh proses ini akan membutuhkan upaya nyata dan terpadu, tetapi akan menjadi jauh lebih bisa dilakukan setelah membaca artikel ini. Pertimbangkan tujuh tip berikut daftar periksa baru Anda yang sangat mudah untuk membantu Anda merasa yakin tentang strategi penerapan LMS perusahaan Anda, sebelum Anda dapat mengatakan "asetaminofen".

1. Identifikasi kebutuhan perusahaan Anda

Ini bukan "satu ukuran cocok untuk semua". Perusahaan yang berbeda memiliki kebutuhan LMS yang berbeda. Jadi apa sebenarnya milikmu? Urutan pertama bisnis dalam strategi implementasi Anda adalah mengajukan pertanyaan sebanyak mungkin, untuk mengidentifikasi kebutuhan unik perusahaan Anda.

T&J menyeluruh pada saat ini akan membantu Anda dalam hal itu. Anda dapat membuat daftar periksa dengan pertanyaan seperti:

• Berapa banyak orang yang akan menggunakan LMS Anda?
• Berapa banyak kursus berbeda yang menurut Anda akan Anda butuhkan?
• Integrasi apa dengan sistem lain yang harus dimiliki LMS Anda?
• Apa yang harus menjadi keseimbangan antara eLearning dan pembelajaran ILT?
• Bagaimana dengan aspek gamifikasi?
• Apakah Anda harus bisa menjual kursus Anda?
• Apa kebutuhan pelaporan dan survei Anda?
• Apa persyaratan keamanan Anda?

Tidak ada pertanyaan buruk pada tahap ini. Hanya ketika Anda memiliki semua yang tertulis, Anda harus memeriksa daftar Anda dan mulai memilah-milahnya. Selama proses penyortiran, Anda menyadari apa prioritas Anda dalam hal fitur dan kemampuan. Beberapa fungsi LMS harus dimiliki oleh perusahaan Anda, sementara yang lain bisa menjadi tambahan yang bagus tapi tidak perlu.

Satu hal yang perlu dipertimbangkan adalah jika Anda perlu mengubah proses pelatihan, keahlian, dan kebutuhan perangkat lunak lainnya di perusahaan Anda. Dengan mengingat hal ini, kemampuan untuk mengadaptasi strategi penerapan LMS Anda dan membuat staf Anda tetap terlibat, apa pun perubahan pengalaman bisnis Anda, akan memastikan kesuksesan mereka yang berkelanjutan.

2. Buat tim implementasi LMS Anda

Sekarang Anda tahu apa, saatnya untuk fokus pada siapa. Yaitu, siapa yang seharusnya menjadi orang yang memimpin dan mengawasi implementasi LMS Anda; untuk memastikan bahwa prosesnya akan lancar. Jangan khawatir: Anda tidak perlu mengalihdayakan ahli yang mahal untuk ini.

Anggap saja seperti proyek khusus lainnya yang telah dilakukan perusahaan Anda. Tim implementasi Anda dapat berupa sekelompok kecil orang yang sudah Anda pekerjakan, ditambah beberapa orang yang sering berkolaborasi dengan Anda (seperti konsultan atau penasihat). Ukuran grup ini sangat bergantung pada ukuran perusahaan Anda dan kompleksitas penerapan LMS Anda. Tetapi dalam kebanyakan kasus, sekitar lima orang sudah cukup.

Setiap anggota tim akan memiliki sektor yang berbeda dari implementasi LMS Anda mulai dari dukungan teknis dan administrasi hingga manajemen konten dan pelatihan. Tentu saja, anggota tim ini perlu berkolaborasi secara internal dan eksternal, terutama nanti ketika LMS akan berjalan dan karyawan Anda lainnya perlu dibiasakan dengan berbagai aspeknya. Memiliki tim ini, berarti perusahaan Anda dapat melanjutkan operasi hariannya tanpa terbebani saat implementasi LMS sedang berlangsung.

Jadi, peran kunci apa yang harus disertakan oleh tim implementasi Anda? Ini tergantung pada apakah Anda akan menggunakan metodologi tangkas untuk proyek ini atau tidak. Jika ya, maka seorang PM/pemilik dan master scrum harus menjadi bagian dari tim Anda. Tetapi bagaimanapun juga, Anda membutuhkan seseorang yang memiliki pengalaman dengan eLearning (bisa menjadi spesialis atau pembuat konten), untuk menangani sektor konten/kursus.

Kemudian, Anda memerlukan admin pelatihan. Itulah orang yang akan berinteraksi dengan pengguna LMS, memandu mereka melalui proses dan bertanggung jawab untuk pelaporan dan survei. Dan terakhir, Anda memerlukan pemimpin tim untuk mengawasi seluruh rencana proyek implementasi LMS dan memantau kemajuan tim. Orang ini dapat melapor langsung kepada Anda. Dengan tim implementasi Anda, sekarang saatnya membicarakan strategi.

3. Rancang strategi implementasi Anda

Hal pertama yang perlu Anda lakukan adalah spesifik tentang tujuan Anda. Apa hal terpenting yang ingin Anda capai dengan implementasi LMS ini? Area mana dari bisnis Anda yang paling membutuhkan perhatian dalam hal pelatihan? Keterampilan karyawan mana yang ingin Anda perkuat? Apakah perhatian utama Anda saat onboarding? Budaya perusahaan? Kerja jarak jauh? Pelatihan Kepemimpinan? Mempromosikan soft skill?

Sangat mungkin bahwa lebih dari satu bidang ini akan menarik bagi Anda. Tetapi memikirkan tujuan gambaran besar Anda akan membantu Anda memprioritaskan bagian-bagian dari rencana LMS Anda yang perlu Anda fokuskan saat ini. Setelah Anda tahu ke mana Anda ingin pergi, Anda dapat menyusun rencana tentang cara terbaik untuk sampai ke sana.

Ini adalah bagian di mana Anda harus membuka prosesnya sedikit. Tim implementasi Anda harus duduk dengan pemain kunci dari setiap departemen dan mendapatkan umpan balik dan wawasan mereka. Implementasi LMS adalah sesuatu yang menyentuh setiap aspek perusahaan Anda dengan berbagai cara, mulai dari SDM hingga TI hingga layanan pelanggan.

Tentu saja Anda tidak ingin membebani setiap departemen dengan pekerjaan ekstra – itulah mengapa Anda tetap memiliki tim implementasi. Tetapi sangat penting untuk mendapatkan masukan semua orang, untuk memahami poin dan kebutuhan rasa sakit mereka. Ini akan menginformasikan jenis konten eLearning yang nantinya perlu Anda buat atau dapatkan.

Setelah putaran umpan balik selesai, saatnya bagi tim implementasi untuk mencerna temuan dan menyusun rencana ke depan. Pertama, buat daftar periksa untuk konten eLearning Anda, gabungkan apa yang baru saja Anda pelajari dengan sesi Tanya Jawab asli Anda. Kemudian, putuskan tempat di mana Anda akan mengumpulkan semua informasi terkait seperti protokol konfigurasi, prosedur, dan pengaturan keamanan: hub pengetahuan untuk implementasi LMS Anda. Terakhir, Anda perlu membuat dan menetapkan tugas, dengan mempertimbangkan kerangka waktu proyek.

4. Tetapkan kerangka waktu Anda

Setiap proyek membutuhkan kerangka waktu yang ditetapkan. Jika tidak, itu hanya ide yang bagus. Proyek implementasi LMS Anda tidak terkecuali. Tetapi karena ini adalah proyek dengan banyak bagian yang bergerak, penting untuk bersikap realistis dan fleksibel dalam mengatur kerangka waktu Anda.

Berikut adalah beberapa hal yang harus Anda pertimbangkan untuk dimasukkan ke dalam jadwal:

• Putaran umpan balik dari departemen lain sebelum Anda mulai
• Mencoba berbagai fitur LMS untuk melihat apa yang perlu Anda sesuaikan
• Bolak-balik dengan vendor LMS Anda, jika Anda memerlukan beberapa fitur yang bukan bagian dari paket awal Anda
• Implementasi LMS dan migrasi data itu sendiri (jelas)
• Sebuah "bantalan" waktu, jika sesuatu yang tidak terduga terjadi selama migrasi data
• Waktu pengujian yang memadai sebelum ditayangkan

Berhati-hatilah saat masuk: ini adalah proyek yang bisa memakan waktu beberapa bulan dari awal hingga selesai. Implementasi LMS adalah investasi besar di masa depan perusahaan Anda – apalagi investasi finansial yang substansial. Penggunaannya akan berkembang dengan kebutuhan Anda dan perusahaan Anda dari waktu ke waktu. Karena itu, akan lebih baik bagi semua orang yang terlibat untuk mendekatinya sebagai maraton dan bukan sebagai perlombaan.

5. Transfer konten dan data Anda ke LMS baru Anda

Jika Anda sudah menggunakan LMS, Anda harus mentransfer semua data ke yang baru. Jika ini adalah rodeo pertama Anda, Anda harus mentransfer data yang relevan dari sumber lain (seperti departemen SDM Anda) ke sistem baru Anda.

Proses migrasi data bisa memakan waktu lama dan rumit, tetapi itu benar-benar tergantung pada seberapa teliti penyimpanan data Anda hingga saat ini. Misalnya, apakah data Anda terstandarisasi? Apakah ada duplikasi yang dapat menyebabkan kekacauan yang tidak perlu di sistem Anda? Ini jelas beberapa hal yang perlu dipertimbangkan saat memastikan Anda siap dengan data. Setelah Anda yakin bahwa semua data Anda sudah beres, Anda harus melanjutkan migrasi.

Tim implementasi LMS Anda harus bekerja bahu-membahu dengan departemen TI dan vendor LMS Anda untuk yang satu ini. Setiap sistem LMS berbeda, jadi penting untuk memastikan tidak ada celah di antara celah: profil pengguna, transkrip kursus dan data evaluasi, kualifikasi yang ada, dan survei pengguna. Anda pasti tidak ingin membuat karyawan Anda merasa bahwa semua pelatihan yang mereka lakukan dengan LMS Anda sebelumnya sia-sia.

Terakhir, Anda perlu mempertimbangkan konten Anda. Apakah Anda akan menggunakan kembali beberapa materi yang ada? Jika demikian, migrasi konten adalah langkah berikutnya. Bagian dari proses ini harus ditinjau oleh spesialis konten eLearning yang ditunjuk dari tim implementasi LMS Anda.

6. Buat atau dapatkan konten eLearning baru

Meskipun menyimpan beberapa konten lama Anda adalah bijaksana, konten baru selalu bermanfaat. Kemungkinan besar tujuan LMS Anda agak berbeda sekarang. Konten Anda harus mencerminkan hal itu. Plus, jika Anda belum pernah menggunakan LMS sebelumnya, Anda akan tetap memulai dari nol.

Jadi di mana Anda mendapatkan konten Anda? Anda memiliki dua pilihan: Anda dapat membuatnya dari awal, atau mendapatkannya dari vendor. Membuat konten eLearning dari awal akan memakan waktu lebih lama dan padat karya, tetapi memiliki manfaat karena dibuat khusus untuk kebutuhan Anda. Namun, jika kebutuhan LMS Anda mudah, membeli konten yang sudah jadi dapat menghemat waktu berharga tim Anda dan membebaskan sumber daya.

Bagaimanapun, penting untuk membuat LMS Anda diisi dengan konten yang cukup sebelum Anda memulai. Anda harus dapat melalui siklus kursus serealistis mungkin, selama periode pengujian dan pemecahan masalah penerapan LMS Anda.

Sesuatu yang banyak perusahaan tidak sadari pada awalnya, adalah bahwa kebutuhan konten Anda tidak hilang begitu LMS Anda aktif. Aliran konten yang stabil sangat penting. Anda ingin kursus Anda selalu mengikuti perkembangan teknologi terbaru. Anda juga ingin konten Anda mencerminkan data dan sasaran terbaru perusahaan Anda karena ini berubah seiring waktu. Jadi, jika Anda tidak memiliki tim pembuatan konten yang dapat melakukan tugas ini, Anda harus melakukan outsourcing.

Satu hal terakhir yang perlu Anda pikirkan adalah bahwa konten Anda harus berfungsi untuk pengguna Anda dalam jangka panjang. Setiap kuartal atau lebih, Anda harus melakukan pemeriksaan kualitatif. Apakah Anda melihat retensi informasi yang cukup? Atau apakah karyawan Anda berjuang untuk menyelesaikan kursus dan drop off? Bukan hanya tujuan perusahaan Anda yang akan menginformasikan strategi konten jangka panjang Anda. Umpan balik dan pelaporan pengguna akan sangat membantu.

7. Uji LMS baru Anda sebelum ditayangkan

Setiap PM senilai garam mereka akan memberi tahu Anda bahwa pengujian adalah setengah dari pertempuran. Dan mereka akan benar. Sebelum meluncurkan LMS baru, Anda harus memastikannya berfungsi dengan baik. Tapi apa artinya, tepatnya?

Seperti disebutkan di atas, Anda harus dapat melalui lingkungan pengguna dan siklus kursus serealistis mungkin. Berbagai tugas, mulai dari pendaftaran pengguna dan penyesuaian profil hingga melalui proses eLearning, perlu dilakukan.

Ini akan menjadi pekerjaan yang substansial. Sebaiknya tugaskan pekerjaan ini ke tim pengujian yang idealnya terdiri dari beberapa anggota tim implementasi Anda, tetapi juga beberapa pihak luar. Buat dokumentasi dengan perilaku yang diharapkan yang harus Anda lihat untuk setiap fungsi/proses dan serahkan dokumentasi itu ke tim pengujian. Minta mereka untuk merekam pengalaman mereka: apa yang berjalan sesuai rencana? Apa yang tidak? Apa yang dapat Anda tingkatkan sebelum LMS baru Anda ditayangkan? Kemudian, tim implementasi Anda harus meninjau temuan ini dan memutuskan apakah LMS Anda siap untuk ditayangkan atau tidak.

Kesimpulan

Memiliki rencana proyek implementasi LMS yang menyeluruh akan menghemat banyak sakit kepala Anda. Dan tentu saja, cegukan tak terduga mungkin selalu muncul di sepanjang jalan. Tetapi selama Anda fleksibel, rajin, dan menjaga jalur komunikasi yang baik dengan tim Anda, implementasi LMS yang sukses akan diberikan.

Temukan solusi perangkat lunak LMS yang tepat untuk kebutuhan unik perusahaan Anda – hanya di G2.