7 wskazówek, których należy przestrzegać, aby pomyślnie wdrożyć LMS

Więc zdecydowałeś się wdrożyć nowy LMS.

To wspaniale. W końcu przeprowadziłeś swoje badania. Wiesz, że dane są po Twojej stronie i że wdrożenie LMS jest ważne. Tak ważne, że 94% pracowników zostałoby w firmie dłużej, gdyby pracodawca zainwestował w ich karierę.

I wiesz, że uszczęśliwianie pracowników i niskie obroty są korzystne dla obu stron. W końcu firmy, które są w stanie utrzymać emocjonalnie zainwestowanych pracowników, mają większe szanse na osiągnięcie wzrostu. Ale wiesz też, że udane wdrożenie LMS nie będzie spacerkiem po parku.

Jak osiągnąć celowe wdrożenie LMS

Potrzebujesz starannego planowania, dobrze przemyślanej mapy drogowej i właściwych osób w zespole wdrożeniowym, aby zacząć działać. Musisz podejść realistycznie do swoich ram czasowych, skrupulatny podczas procesu migracji danych i oczywiście sumienności, jeśli chodzi o testowanie. Krótko mówiąc, potrzebujesz planu wdrożenia LMS, który nie idzie na skróty… i może pigułki na ból głowy lub dwie.

Cały ten proces będzie wymagał prawdziwego, wspólnego wysiłku, ale po przeczytaniu tego artykułu stanie się znacznie łatwiejszy do wykonania. Rozważ siedem poniższych wskazówek jako swoją nową niezawodną listę kontrolną, która pomoże Ci poczuć się pewniej, jeśli chodzi o strategię wdrażania LMS Twojej firmy, zanim będziesz mógł powiedzieć „acetaminofen”.

1. Zidentyfikuj potrzeby swojej firmy

To nie jest „jeden rozmiar dla wszystkich”. Różne firmy mają różne potrzeby LMS. Więc jakie dokładnie są twoje? Pierwszym zadaniem w Twojej strategii wdrożeniowej jest zadawanie jak największej liczby pytań, aby zidentyfikować unikalne potrzeby Twojej firmy.

Dokładne pytania i odpowiedzi w tym momencie pomogą Ci w tym. Możesz stworzyć listę kontrolną z pytaniami takimi jak:

• Ile osób będzie korzystać z Twojego LMS?
• Jak myślisz, ile różnych kursów będziesz potrzebować?
• Jakie integracje z innymi systemami powinien mieć Twój LMS?
• Jaka powinna być równowaga między eLearningiem a nauką ILT?
• A co z aspektem grywalizacji?
• Czy musisz mieć możliwość sprzedawania swoich kursów?
• Jakie są Twoje potrzeby w zakresie raportowania i ankiet?
• Jakie są Twoje wymagania dotyczące bezpieczeństwa?

Na tym etapie nie ma złych pytań. Dopiero gdy masz wszystko spisane, powinieneś przejrzeć swoją listę i zacząć je porządkować. Podczas procesu sortowania zdajesz sobie sprawę, jakie są Twoje priorytety, jeśli chodzi o funkcje i możliwości. Niektóre funkcje LMS będą niezbędne w Twojej firmie, inne mogą być dobrym, ale niekoniecznym dodatkiem.

Jedną z rzeczy do rozważenia jest to, czy kiedykolwiek będziesz musiał zmienić procesy szkoleniowe firmy, zestawy umiejętności i inne potrzeby związane z oprogramowaniem. Mając to na uwadze, możliwość dostosowania strategii wdrażania LMS i utrzymania zaangażowania pracowników bez względu na to, jakie zmiany w Twoim doświadczeniu biznesowym zapewnią ich ciągły sukces.

2. Stwórz swój zespół wdrożeniowy LMS

Teraz, gdy już wiesz co, nadszedł czas, aby skupić się na kim. Mianowicie, kto powinien być osobami prowadzącymi i nadzorującymi wdrożenie LMS; aby upewnić się, że proces przebiegnie gładko. Nie martw się: nie będziesz musiał zlecać do tego drogich ekspertów.

Pomyśl o tym jak o każdym innym specjalnym projekcie, którego podjęła się Twoja firma. Twój zespół wdrożeniowy może składać się z niewielkiej grupy osób, które już zatrudniasz, oraz osób, z którymi często współpracujesz (np. konsultantów lub doradców). Wielkość tej grupy w dużej mierze zależy od wielkości Twojej firmy i złożoności wdrożenia LMS. Ale w większości przypadków wystarczy około pięciu osób.

Każdy członek zespołu będzie właścicielem innego sektora wdrożenia LMS, od wsparcia technicznego i administracji po zarządzanie treścią i szkolenia. Oczywiście ci członkowie zespołu będą musieli współpracować wewnętrznie i zewnętrznie, zwłaszcza później, gdy LMS będzie już działał, a pozostali pracownicy będą musieli zapoznać się z jego różnymi aspektami. Posiadanie takiego zespołu oznacza, że ​​Twoja firma może bez przeszkód kontynuować codzienną działalność podczas wdrażania LMS.

Jakie więc kluczowe role powinien pełnić Twój zespół wdrożeniowy? Zależy to od tego, czy w tym projekcie będziesz używać metodyki zwinnej, czy nie. Jeśli tak, to PM/właściciel i scrum master powinni być częścią Twojego zespołu. Ale w każdym razie potrzebujesz kogoś, kto ma doświadczenie w e-learningu (może być specjalistą lub twórcą treści), do obsługi sektora treści/kursów.

Wtedy będziesz potrzebować administratora szkolenia. To osoba, która będzie wchodzić w interakcje z użytkownikami LMS, przeprowadzać ich przez proces i odpowiadać za raportowanie i ankiety. I na koniec potrzebujesz lidera zespołu, który będzie nadzorował cały plan wdrożenia LMS i monitorował postępy zespołu. Ta osoba może zgłosić się bezpośrednio do Ciebie. Gdy Twój zespół wdrożeniowy jest na miejscu, nadszedł czas na omówienie strategii.

3. Zaprojektuj swoją strategię wdrożenia

Pierwszą rzeczą, którą musisz zrobić, to sprecyzować swoje cele. Jaka jest najważniejsza rzecz, którą chcesz osiągnąć dzięki tej implementacji LMS? Które obszary Twojej firmy wymagają największej uwagi pod względem szkolenia? Jakie umiejętności pracowników chciałbyś wzmocnić? Czy Twoim głównym zmartwieniem jest onboarding? Kultura firmy? Praca zdalna? Szkolenie liderów? Promowanie umiejętności miękkich?

Całkiem możliwe, że zainteresuje Cię więcej niż jeden z tych obszarów. Ale myślenie o swoim ogólnym celu pomoże Ci określić priorytety tych części planu LMS, na których musisz się teraz skupić. Gdy już wiesz, dokąd chcesz się udać, możesz naszkicować plan, jak najlepiej się tam dostać.

To jest część, w której powinieneś nieco otworzyć proces. Twój zespół wdrożeniowy powinien usiąść z kluczowymi graczami z każdego działu i uzyskać ich opinie i spostrzeżenia. Wdrożenie LMS to coś, co w taki czy inny sposób dotyka każdego aspektu Twojej firmy, od HR przez IT po obsługę klienta.

Oczywiście nie chcesz obciążać każdego działu dodatkową pracą – dlatego i tak masz swój zespół wdrożeniowy. Ale ważne jest, aby uzyskać wkład wszystkich, aby zrozumieć ich problemy i potrzeby. To określi rodzaj treści e-learningowych, które będziesz później musiał utworzyć lub nabyć.

Po zakończeniu rundy opinii nadszedł czas, aby zespół wdrożeniowy przeanalizował wyniki i opracował plan. Najpierw utwórz listę kontrolną dla treści e-learningu, łącząc to, czego się właśnie nauczyłeś z oryginalną sesją pytań i odpowiedzi. Następnie zdecyduj się na miejsce, w którym będziesz gromadzić wszystkie istotne informacje, takie jak protokoły konfiguracyjne, procedury i ustawienia bezpieczeństwa: centrum wiedzy dla Twojej implementacji LMS. Na koniec musisz utworzyć i przydzielić zadania, biorąc pod uwagę ramy czasowe projektu.

4. Ustaw ramy czasowe

Każdy projekt wymaga określonych ram czasowych. W przeciwnym razie to po prostu piękny pomysł. Twój projekt wdrożenia LMS nie jest wyjątkiem. Ale ponieważ jest to projekt z wieloma ruchomymi elementami, ważne jest, aby być realistycznym i elastycznym, jeśli chodzi o ustalanie ram czasowych.

Oto kilka rzeczy, które należy wziąć pod uwagę w harmonogramie:

• Runda informacji zwrotnych z innych działów przed rozpoczęciem
• Wypróbuj różne funkcje LMS, aby zobaczyć, co musisz dostosować
• Tam i z powrotem z dostawcą LMS, na wypadek, gdybyś potrzebował niektórych funkcji, które nie są częścią Twojego pierwotnego planu
• Wdrożenie LMS i sama migracja danych (oczywiście)
• „Poduszka” czasu na wypadek, gdyby podczas migracji danych wydarzyło się coś nieoczekiwanego
• Odpowiedni czas testowania przed uruchomieniem

Bądź świadomy wchodzenia: jest to projekt, który może potrwać kilka miesięcy od początku do końca. Wdrożenie LMS to duża inwestycja w przyszłość Twojej firmy – nie mówiąc już o znacznej inwestycji finansowej. Jego wykorzystanie będzie ewoluować wraz z potrzebami Twoimi i Twojej firmy. W związku z tym byłoby lepiej, gdyby wszyscy zaangażowani podeszli do tego jak do maratonu, a nie jak do wyścigu.

5. Przenieś swoje treści i dane do nowego LMS

Jeśli korzystasz już z LMS, musisz przenieść wszystkie dane na nowy. Jeśli to Twoje pierwsze rodeo, przenieś wszystkie istotne dane z innych źródeł (np. z działu HR) do nowego systemu.

Proces migracji danych może być długi i skomplikowany, ale tak naprawdę zależy od tego, jak skrupulatne było do tej pory zarządzanie danymi. Na przykład, czy Twoje dane są ustandaryzowane? Czy są jakieś duplikacje, które mogą spowodować niepotrzebne spustoszenie w twoim systemie? Jest to zdecydowanie kilka rzeczy, które należy wziąć pod uwagę, upewniając się, że jesteś gotowy na dane. Po upewnieniu się, że wszystkie dane są w porządku, należy przejść do przodu migracji.

Twój zespół wdrożeniowy LMS powinien współpracować w tym zakresie zarówno z działem IT, jak i dostawcą LMS. Każdy system LMS jest inny, dlatego ważne jest, aby nic nie szwankowało: profile użytkowników, transkrypcje kursów i dane z ocen, istniejące kwalifikacje i ankiety użytkowników. Zdecydowanie nie chcesz, aby Twoi pracownicy czuli, że całe szkolenie, które przeszli z poprzednim LMS, było na nic.

Na koniec musisz rozważyć swoją treść. Czy wykorzystasz część swojego istniejącego materiału? Jeśli tak, kolejnym krokiem jest migracja treści. Ta część procesu powinna zostać przejrzana przez wyznaczonego specjalistę ds. treści e-learningowych z zespołu wdrożeniowego LMS.

6. Twórz lub zdobywaj nowe treści e-learningowe

Zachowanie części starych treści jest mądre, ale nowe treści są zawsze przydatne. Istnieje duże prawdopodobieństwo, że Twoje cele LMS są teraz nieco inne. Twoja treść powinna to odzwierciedlać. Dodatkowo, jeśli wcześniej nie korzystałeś z LMS, i tak zaczniesz od punktu zerowego.

Więc skąd czerpiesz swoje treści? Masz dwie możliwości: możesz stworzyć go od zera lub pozyskać od dostawców. Tworzenie treści eLearning od podstaw będzie bardziej czasochłonne i pracochłonne, ale ma tę zaletę, że jest dostosowane do Twoich potrzeb. Jeśli jednak Twoje potrzeby LMS są proste, zakup gotowych treści może zaoszczędzić Twojemu zespołowi cenny czas i uwolnić zasoby.

W każdym razie ważne jest, aby Twój LMS był wypełniony wystarczającą ilością treści, zanim zaczniesz. Musisz być w stanie przejść przez cykl kursu tak realistycznie, jak to możliwe, w okresie testowania i rozwiązywania problemów z wdrożeniem LMS.

Wiele firm na początku nie zdaje sobie sprawy, że Twoje potrzeby dotyczące treści nie znikają po uruchomieniu LMS. Niezbędny jest stały przepływ treści. Chcesz, aby Twoje kursy były na bieżąco z najnowszymi osiągnięciami technologicznymi. Będziesz także chciał, aby Twoje treści odzwierciedlały najnowsze dane i cele Twojej firmy, które zmieniają się w czasie. Tak więc, jeśli nie masz zespołu zajmującego się tworzeniem treści, który mógłby podjąć się tego zadania, musisz zlecić na zewnątrz.

Ostatnią rzeczą, o której musisz pomyśleć, jest to, że Twoje treści muszą działać na dłuższą metę dla Twoich użytkowników. Mniej więcej co kwartał powinieneś przeprowadzać kontrolę jakościową. Czy widzisz wystarczającą ilość retencji informacji? A może Twoi pracownicy mają problemy z ukończeniem kursów i porzuceniem? Nie tylko cele Twojej firmy będą kształtować Twoją długoterminową strategię dotyczącą treści. Opinie użytkowników i raporty będą w tym kierunku daleko.

7. Przetestuj swój nowy system zarządzania uczeniem przed jego uruchomieniem

Każdy PM wart swojej soli powie Ci, że testowanie to połowa sukcesu. I będą mieli rację. Przed uruchomieniem nowego LMS ważne jest, aby upewnić się, że działa poprawnie. Ale co to dokładnie oznacza?

Jak wspomniano powyżej, musisz być w stanie przejść przez środowisko użytkownika i cykl kursu tak realistycznie, jak to możliwe. Należy wykonać różne zadania, od rejestracji użytkownika i dostosowania profilu po przejście przez proces e-learningu.

To będzie ciężka praca. Dobrym pomysłem jest przydzielenie tej pracy zespołowi testowemu, który idealnie składa się z kilku członków zespołu wdrożeniowego, ale także ze stron zewnętrznych. Utwórz dokumentację z oczekiwanym zachowaniem, które powinieneś zobaczyć dla każdej funkcji/procesu i przekaż tę dokumentację zespołowi testowemu. Poproś ich, aby zapisali swoje doświadczenia: co się dzieje zgodnie z planem? Co nie? Co możesz ulepszyć, zanim nowy system zarządzania uczeniem zostanie uruchomiony? Następnie zespół wdrożeniowy powinien przejrzeć te ustalenia i zdecydować, czy system LMS jest gotowy do uruchomienia, czy nie.

Wniosek

Posiadanie dokładnego planu wdrożenia LMS pozwoli Ci zaoszczędzić wiele bólu głowy. I oczywiście, po drodze zawsze mogą pojawić się nieoczekiwane czkawki. Ale tak długo, jak jesteś elastyczny, sumienny i utrzymujesz dobrą komunikację ze swoim zespołem, pomyślne wdrożenie LMS jest oczywiste.

Znajdź odpowiednie oprogramowanie LMS dla unikalnych potrzeb Twojej firmy – tylko w G2.