7 suggerimenti da seguire per una corretta implementazione dell'LMS

Quindi, hai deciso di implementare un nuovo LMS.

È fantastico. Hai fatto le tue ricerche, dopotutto. Sai che i dati sono dalla tua parte e che l'implementazione dell'LMS è importante. Così importante, infatti, che il 94% dei dipendenti rimarrebbe in azienda più a lungo se il datore di lavoro investisse nella propria carriera.

E sai che mantenere i tuoi dipendenti felici e il fatturato basso è un vantaggio per tutti. Dopotutto, le aziende che sono in grado di mantenere i dipendenti emotivamente coinvolti, hanno maggiori possibilità di raggiungere la crescita. Ma sai anche che un'implementazione LMS di successo non sarà una passeggiata.

Come ottenere un'implementazione LMS puntuale

Hai bisogno di un'attenta pianificazione, di una road map ben congegnata e delle persone giuste nel tuo team di implementazione per dare il via al gioco. Devi essere realistico riguardo al tuo lasso di tempo, meticoloso durante il processo di migrazione dei dati e, naturalmente, diligente quando si tratta di test. In breve, hai bisogno di un piano di implementazione LMS che non tagli gli angoli... e forse una pillola o due per il mal di testa.

L'intero processo richiederà uno sforzo reale e concertato, ma diventerà molto più fattibile dopo aver letto questo articolo. Considera i seguenti sette suggerimenti per la tua nuova lista di controllo infallibile per aiutarti a sentirti sicuro della strategia di implementazione dell'LMS della tua azienda, prima di poter dire "paracetamolo".

1. Identifica le esigenze della tua azienda

Non è una cosa "taglia unica". Aziende diverse hanno esigenze LMS diverse. Allora, quali sono i tuoi esattamente? Il primo ordine del giorno nella tua strategia di implementazione è porre quante più domande possibili, per identificare le esigenze specifiche della tua azienda.

Un approfondito Q&A a questo punto ti aiuterà in questo. Puoi creare una lista di controllo con domande come:

• Quante persone utilizzeranno il tuo LMS?
• Di quanti diversi corsi pensi di aver bisogno?
• Quali integrazioni con altri sistemi dovrebbe avere il tuo LMS?
• Quale dovrebbe essere l'equilibrio tra eLearning e apprendimento ILT?
• Che ne dici di un aspetto di ludicizzazione?
• Hai bisogno di poter vendere i tuoi corsi?
• Quali sono le tue esigenze di reportistica e indagine?
• Quali sono i tuoi requisiti di sicurezza?

Non ci sono domande cattive in questa fase. Solo quando hai tutto scritto dovresti scorrere la tua lista e iniziare a metterla in ordine. Durante il processo di smistamento, ti rendi conto di quali sono le tue priorità quando si tratta di funzionalità e capacità. Alcune funzioni LMS saranno indispensabili per la tua azienda, mentre altre potrebbero essere un'aggiunta buona ma non necessaria.

Una cosa da considerare è se mai è necessario modificare i processi di formazione, le competenze e le altre esigenze software della tua azienda. Con questo in mente, essere in grado di adattare la tua strategia di implementazione LMS e mantenere il tuo personale impegnato indipendentemente dai cambiamenti delle tue esperienze aziendali garantirà il loro successo continuo.

2. Crea il tuo team di implementazione LMS

Ora che sai il cosa, è tempo di concentrarti sul chi. Vale a dire, chi dovrebbero essere le persone per guidare e supervisionare l'implementazione dell'LMS; per assicurarsi che il processo sia regolare. Non preoccuparti: non dovrai esternalizzare costosi esperti per questo.

Pensalo come qualsiasi altro progetto speciale intrapreso dalla tua azienda. Il tuo team di implementazione può essere un piccolo gruppo di persone che già impieghi, oltre ad alcune persone con cui collabori frequentemente (come consulenti o consulenti). La dimensione di questo gruppo dipende in gran parte dalle dimensioni della tua azienda e dalla complessità della tua distribuzione LMS. Ma nella maggior parte dei casi saranno sufficienti circa cinque persone.

Ogni membro del team sarà proprietario di un settore diverso dell'implementazione LMS, dal supporto tecnico e amministrativo alla gestione dei contenuti e alla formazione. Naturalmente, questi membri del team dovranno collaborare internamente ed esternamente, soprattutto in seguito, quando l'LMS sarà operativo e il resto dei dipendenti dovrà familiarizzare con i suoi diversi aspetti. La presenza di questo team significa che la tua azienda può continuare le sue operazioni quotidiane senza ostacoli mentre è in corso l'implementazione dell'LMS.

Quindi, quali ruoli chiave dovrebbe includere il tuo team di implementazione? Questo dipende dal fatto che utilizzerai la metodologia agile per questo progetto o meno. Se lo fai, allora un PM/proprietario e uno Scrum Master dovrebbero far parte del tuo team. Ma in ogni caso, hai bisogno di qualcuno che abbia esperienza con l'eLearning (potrebbe essere uno specialista o un creatore di contenuti), per gestire il settore dei contenuti/corsi.

Quindi, avrai bisogno di un amministratore della formazione. Questa è la persona che interagirà con gli utenti LMS, li guiderà attraverso il processo e sarà responsabile dei rapporti e dei sondaggi. E infine, hai bisogno di un team leader per supervisionare l'intero piano del progetto di implementazione LMS e monitorare i progressi del team. Questa persona può riferire direttamente a te. Con il tuo team di implementazione al suo posto, ora è il momento di parlare di strategia.

3. Progetta la tua strategia di implementazione

La prima cosa che devi fare è essere specifico sui tuoi obiettivi. Qual è la cosa più importante che desideri ottenere con questa implementazione LMS? Quali aree della tua attività richiedono più attenzione in termini di formazione? Quali competenze dei dipendenti vorresti rafforzare? La tua preoccupazione principale è l'onboarding? Cultura aziendale? Lavoro a distanza? Formazione alla leadership? Promuovere le competenze trasversali?

È possibile che più di una di queste aree ti interessi. Ma pensare al tuo obiettivo generale ti aiuterà a dare la priorità alle parti del tuo piano LMS su cui devi concentrarti in questo momento. Una volta che sai dove vuoi andare, puoi redigere un piano su come arrivarci al meglio.

Questa è la parte in cui dovresti aprire un po' il processo. Il tuo team di implementazione dovrebbe sedersi con gli attori chiave di ogni dipartimento e ottenere i loro feedback e approfondimenti. Un'implementazione LMS è qualcosa che tocca ogni aspetto della tua azienda in un modo o nell'altro, dalle risorse umane all'IT fino al servizio clienti.

Ovviamente non vuoi appesantire ogni reparto con lavoro extra: ecco perché hai comunque il tuo team di implementazione. Ma è fondamentale ottenere il contributo di tutti, per capire i loro punti deboli e le loro esigenze. Questo informerà il tipo di contenuto eLearning che dovrai creare o acquisire in seguito.

Con il round di feedback completato, è tempo che il team di implementazione analizzi i risultati e crei un piano in avanti. Innanzitutto, crea un elenco di controllo per i tuoi contenuti eLearning, combinando ciò che hai appena appreso con la tua sessione di domande e risposte originale. Quindi, scegli un luogo in cui raccogliere tutte le informazioni pertinenti come protocolli di configurazione, procedure e impostazioni di sicurezza: un hub di conoscenza per l'implementazione dell'LMS. Infine, dovrai creare e assegnare compiti, tenendo conto del lasso di tempo del progetto.

4. Imposta il tuo intervallo di tempo

Ogni progetto ha bisogno di un lasso di tempo prestabilito. Altrimenti, è solo una bella idea. Il tuo progetto di implementazione LMS non fa eccezione. Ma poiché si tratta di un progetto con molti pezzi in movimento, è importante essere realistici e flessibili quando si tratta di impostare il proprio lasso di tempo.

Ecco alcune cose che dovresti considerare di inserire nel programma:

• Il giro di feedback da altri dipartimenti prima di iniziare
• Provare diverse funzionalità dell'LMS per vedere cosa dovrai personalizzare
• Avanti e indietro con il tuo fornitore di LMS, nel caso tu abbia bisogno di alcune funzionalità che non fanno parte del tuo piano originale
• L'implementazione LMS e la stessa migrazione dei dati (ovviamente)
• Un "cuscino" di tempo, nel caso in cui durante la migrazione dei dati si verifichi qualcosa di imprevisto
• Tempo di test adeguato prima che venga pubblicato

Attenzione entrando: questo è un progetto che potrebbe richiedere alcuni mesi dall'inizio alla fine. Un'implementazione LMS è un grande investimento per il futuro della tua azienda, per non parlare di un investimento finanziario sostanziale. Il suo utilizzo si evolverà con le tue esigenze e quelle della tua azienda nel tempo. In quanto tale, sarebbe meglio per tutti i soggetti coinvolti affrontarla come una maratona e non come una gara.

5. Trasferisci i tuoi contenuti e dati sul tuo nuovo LMS

Se utilizzi già un LMS, dovrai trasferire tutti i dati in quello nuovo. Se questo è il tuo primo rodeo, dovresti trasferire tutti i dati rilevanti da altre fonti (come il tuo dipartimento delle risorse umane) nel tuo nuovo sistema.

Il processo di migrazione dei dati può essere lungo e complicato, ma dipende davvero da quanto meticolosa è stata la gestione dei dati fino a questo punto. Ad esempio, i tuoi dati sono standardizzati? Ci sono duplicazioni che potrebbero causare inutili distruzioni nel tuo sistema? Queste sono sicuramente alcune cose da considerare quando ti assicuri di essere pronto per quanto riguarda i dati. Una volta che sei sicuro che tutti i tuoi dati siano in ordine, dovresti procedere con la migrazione.

Il tuo team di implementazione LMS dovrebbe lavorare fianco a fianco sia con il tuo reparto IT che con il tuo fornitore di LMS per questo. Ogni sistema LMS è diverso, quindi è importante assicurarsi che nulla cada tra le crepe: profili utente, trascrizioni dei corsi e dati di valutazione, qualifiche esistenti e sondaggi sugli utenti. Sicuramente non vuoi far sentire i tuoi dipendenti come se tutta la formazione che hanno svolto con il tuo precedente LMS fosse inutile.

Infine, devi considerare i tuoi contenuti. Riutilizzerai parte del tuo materiale esistente? In tal caso, la migrazione dei contenuti è il passaggio successivo. Questa parte del processo dovrebbe essere esaminata dallo specialista dei contenuti eLearning designato del tuo team di implementazione LMS.

6. Crea o acquisisci nuovi contenuti eLearning

Sebbene sia saggio mantenere alcuni dei tuoi vecchi contenuti, i nuovi contenuti sono sempre utili. È una grande possibilità che i tuoi obiettivi LMS siano in qualche modo diversi ora. Il tuo contenuto dovrebbe rifletterlo. Inoltre, se non hai mai utilizzato un LMS, inizierai comunque da zero.

Allora, dove prendi i tuoi contenuti? Hai due scelte: puoi crearlo da zero o acquisirlo dai fornitori. La creazione di contenuti eLearning da zero richiederà più tempo e manodopera, ma ha il vantaggio di essere su misura per le tue esigenze. Tuttavia, se le tue esigenze LMS sono semplici, l'acquisto di contenuti già pronti potrebbe far risparmiare tempo prezioso al tuo team e liberare risorse.

In ogni caso, è importante che il tuo LMS sia popolato con abbastanza contenuti prima di iniziare. È necessario essere in grado di seguire un ciclo di corso nel modo più realistico possibile, durante il periodo di test e risoluzione dei problemi dell'implementazione dell'LMS.

Qualcosa che molte aziende non si rendono conto all'inizio, è che i tuoi contenuti non scompaiono una volta che il tuo LMS è attivo. Un flusso costante di contenuti è fondamentale. Vorrai che i tuoi corsi siano aggiornati con gli ultimi sviluppi tecnologici. Vorrai anche che i tuoi contenuti riflettano i dati e gli obiettivi più recenti della tua azienda poiché questi cambiano nel tempo. Quindi, se non disponi di un team di creazione di contenuti in grado di svolgere questo compito, dovrai esternalizzare.

Un'ultima cosa a cui devi pensare è che i tuoi contenuti devono funzionare per i tuoi utenti a lungo termine. Ogni trimestre circa, dovresti fare un controllo qualitativo. Vedi abbastanza conservazione delle informazioni? O i tuoi dipendenti stanno lottando per completare i corsi e abbandonare? Non sono solo gli obiettivi della tua azienda a influenzare la tua strategia di contenuti a lungo termine. Il feedback e la segnalazione degli utenti faranno molto in tal senso.

7. Testa il tuo nuovo LMS prima che venga pubblicato

Ogni PM degno di nota ti dirà che il test è metà della battaglia. E avranno ragione. Prima di lanciare il tuo nuovo LMS, è fondamentale assicurarti che funzioni correttamente. Ma cosa significa esattamente?

Come accennato in precedenza, è necessario essere in grado di attraversare l'ambiente utente e il ciclo del corso nel modo più realistico possibile. È necessario eseguire una serie di attività, dalla registrazione dell'utente e dalla personalizzazione del profilo al processo di eLearning.

Sarà un lavoro sostanzioso. È una buona idea assegnare questo lavoro a un team di test composto idealmente da alcuni membri del team di implementazione ma anche da parti esterne. Crea documentazione con il comportamento previsto che dovresti vedere per ogni funzione/processo e consegna tale documentazione al team di test. Chiedi loro di registrare la loro esperienza: cosa sta andando secondo i piani? Cosa no? Cosa puoi migliorare prima che il tuo nuovo LMS venga pubblicato? Quindi, il tuo team di implementazione dovrebbe rivedere questi risultati e decidere se il tuo LMS è pronto per essere pubblicato o meno.

Conclusione

Avere un piano di implementazione LMS completo in atto ti farà risparmiare un sacco di mal di testa. E certo, lungo la strada possono sempre comparire singhiozzi inaspettati. Ma fintanto che sei flessibile, diligente e mantieni una buona linea di comunicazione con il tuo team, un'implementazione LMS di successo è un dato di fatto.

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