7 conseils à suivre pour une implémentation LMS réussie

Vous avez donc décidé de mettre en place un nouveau LMS.

C'est génial. Vous avez fait vos recherches, après tout. Vous savez que les données sont de votre côté et que la mise en œuvre du LMS est importante. Si important, en effet, que 94% des salariés resteraient plus longtemps dans une entreprise si leur employeur investissait dans leur carrière.

Et vous savez que garder vos employés heureux et le roulement faible est un gagnant-gagnant. Après tout, les entreprises qui sont capables de garder leurs employés investis sur le plan émotionnel ont de meilleures chances de croissance. Mais vous savez également qu'une implémentation LMS réussie ne sera pas une promenade de santé.

Comment réaliser une implémentation LMS parfaite

Vous avez besoin d'une planification minutieuse, d'une feuille de route bien pensée et des bonnes personnes dans votre équipe de mise en œuvre pour lancer le processus. Vous devez être réaliste quant à votre calendrier, méticuleux pendant le processus de migration des données et, bien sûr, diligent en ce qui concerne les tests. En bref, vous avez besoin d'un plan de projet de mise en œuvre LMS qui ne coupe pas les coins... et peut-être un ou deux médicaments contre les maux de tête.

Tout ce processus nécessitera des efforts réels et concertés, mais il deviendra beaucoup plus faisable après la lecture de cet article. Considérez les sept conseils suivants comme votre nouvelle liste de contrôle infaillible pour vous aider à vous sentir confiant quant à la stratégie de mise en œuvre du LMS de votre entreprise, avant de pouvoir dire « acétaminophène ».

1. Identifiez les besoins de votre entreprise

Ce n'est pas une chose "taille unique". Différentes entreprises ont des besoins LMS différents. Alors quels sont les vôtres exactement ? La première chose à faire dans votre stratégie de mise en œuvre est de poser autant de questions que possible afin d'identifier les besoins uniques de votre entreprise.

Une séance de questions-réponses approfondie à ce stade vous y aidera. Vous pouvez créer une liste de contrôle avec des questions telles que :

• Combien de personnes utiliseront votre LMS ?
• De combien de cours différents pensez-vous avoir besoin ?
• Quelles intégrations avec d'autres systèmes votre LMS devrait-il avoir ?
• Quel devrait être l'équilibre entre l'apprentissage en ligne et l'apprentissage ILT ?
• Qu'en est-il d'un aspect gamification ?
• Avez-vous besoin de pouvoir vendre vos cours?
• Quels sont vos besoins en matière de rapports et d'enquêtes ?
• Quelles sont vos exigences en matière de sécurité ?

Il n'y a pas de mauvaises questions à ce stade. Ce n'est que lorsque vous avez tout écrit que vous devez parcourir votre liste et commencer à les trier. Au cours du processus de tri, vous réalisez quelles sont vos priorités en matière de fonctionnalités et de capacités. Certaines fonctions LMS seront indispensables pour votre entreprise, tandis que d'autres pourraient être un ajout bon mais pas nécessaire.

Une chose à considérer est si jamais vous avez besoin de modifier les processus de formation, les compétences et les autres besoins logiciels de votre entreprise. Dans cet esprit, être capable d'adapter votre stratégie de mise en œuvre LMS et de maintenir l'engagement de votre personnel, quels que soient les changements de votre expérience commerciale, garantira leur succès continu.

2. Créez votre équipe de mise en œuvre LMS

Maintenant que vous savez quoi, il est temps de vous concentrer sur qui. À savoir, qui devraient être les personnes chargées de diriger et de superviser la mise en œuvre de votre LMS ? pour s'assurer que le processus se déroulera sans heurts. Ne vous inquiétez pas : vous n'aurez pas à sous-traiter des experts coûteux pour cela.

Pensez-y comme à tout autre projet spécial que votre entreprise a entrepris. Votre équipe de mise en œuvre peut être un petit groupe de personnes que vous employez déjà, ainsi que des personnes avec lesquelles vous collaborez fréquemment (comme des consultants ou des conseillers). La taille de ce groupe dépend en grande partie de la taille de votre entreprise et de la complexité de votre déploiement LMS. Mais dans la plupart des cas, environ cinq personnes suffiront.

Chaque membre de l'équipe sera propriétaire d'un secteur différent de votre implémentation LMS, du support technique et de l'administration à la gestion de contenu et à la formation. Bien sûr, ces membres de l'équipe devront collaborer en interne et en externe, surtout plus tard lorsque le LMS sera opérationnel et que le reste de vos employés devra se familiariser avec ses différents aspects. Avoir cette équipe en place signifie que votre entreprise peut poursuivre ses opérations quotidiennes sans encombre pendant que la mise en œuvre du LMS est en cours.

Alors, quels rôles clés votre équipe de mise en œuvre devrait-elle inclure ? Cela dépend si vous utiliserez ou non la méthodologie agile pour ce projet. Si vous le faites, alors un PM/propriétaire et un scrum master devraient faire partie de votre équipe. Mais dans tous les cas, vous avez besoin de quelqu'un qui a de l'expérience avec le eLearning (il peut s'agir d'un spécialiste ou d'un créateur de contenu), pour gérer le secteur du contenu/des cours.

Ensuite, vous aurez besoin d'un administrateur de formation. C'est la personne qui interagira avec les utilisateurs du LMS, les guidera tout au long du processus et sera responsable des rapports et des enquêtes. Et enfin, vous avez besoin d'un chef d'équipe pour superviser l'ensemble du plan de projet de mise en œuvre LMS et surveiller les progrès de l'équipe. Cette personne peut vous rapporter directement. Avec votre équipe de mise en œuvre en place, il est maintenant temps de parler de stratégie.

3. Concevez votre stratégie de mise en œuvre

La première chose que vous devez faire est d'être précis sur vos objectifs. Quelle est la chose la plus importante que vous souhaitez réaliser avec cette implémentation LMS ? Quels domaines de votre entreprise nécessitent le plus d'attention en matière de formation ? Quelles compétences des collaborateurs souhaitez-vous renforcer ? Votre principale préoccupation est-elle l'intégration ? Culture d'entreprise ? Travail à distance? Formation en leadership ? Promouvoir les soft skills ?

Il est tout à fait possible que plusieurs de ces domaines vous intéressent. Mais penser à votre objectif global vous aidera à prioriser les parties de votre plan LMS sur lesquelles vous devez vous concentrer en ce moment. Une fois que vous savez où vous voulez aller, vous pouvez rédiger un plan sur la meilleure façon d'y arriver.

C'est la partie où vous devriez ouvrir un peu le processus. Votre équipe de mise en œuvre doit s'asseoir avec les acteurs clés de chaque département et obtenir leurs commentaires et leurs idées. Une implémentation LMS est quelque chose qui touche d'une manière ou d'une autre tous les aspects de votre entreprise, des RH à l'informatique en passant par le service client.

Bien sûr, vous ne voulez pas surcharger chaque département avec du travail supplémentaire - c'est pourquoi vous avez de toute façon votre équipe de mise en œuvre. Mais il est crucial d'obtenir l'avis de chacun, de comprendre leurs points faibles et leurs besoins. Cela indiquera le type de contenu eLearning que vous devrez créer ou acquérir ultérieurement.

Une fois le cycle de rétroaction terminé, il est temps pour l'équipe de mise en œuvre de digérer les conclusions et d'élaborer un plan pour l'avenir. Tout d'abord, créez une liste de contrôle pour votre contenu eLearning, en combinant ce que vous venez d'apprendre avec votre session de questions/réponses d'origine. Ensuite, décidez d'un endroit où vous collecterez toutes les informations pertinentes telles que les protocoles de configuration, les procédures et les paramètres de sécurité : un centre de connaissances pour votre implémentation LMS. Enfin, vous devrez créer et attribuer des tâches en tenant compte de la durée du projet.

4. Définissez votre calendrier

Chaque projet a besoin d'un délai défini. Sinon, c'est juste une belle idée. Votre projet d'implémentation LMS ne fait pas exception. Mais comme il s'agit d'un projet comportant de nombreuses pièces mobiles, il est important d'être à la fois réaliste et flexible lorsqu'il s'agit de définir votre calendrier.

Voici quelques éléments que vous devriez envisager d'intégrer au programme :

• Le tour de rétroaction des autres départements avant de commencer
• Essayer différentes fonctionnalités du LMS pour voir ce que vous devrez personnaliser
• Aller-retour avec votre fournisseur LMS, au cas où vous auriez besoin de fonctionnalités qui ne font pas partie de votre plan d'origine
• La mise en œuvre du LMS et la migration des données elle-même (évidemment)
• Un "coussin" de temps, au cas où quelque chose d'inattendu se produirait pendant la migration des données
• Temps de test adéquat avant sa mise en ligne

Attention, il s'agit d'un projet qui peut prendre quelques mois du début à la fin. Une implémentation LMS est un gros investissement dans l'avenir de votre entreprise - sans parler d'un investissement financier substantiel. Son utilisation évoluera avec vos besoins et ceux de votre entreprise au fil du temps. En tant que tel, il serait préférable que toutes les personnes impliquées l'abordent comme un marathon et non comme une course.

5. Transférez votre contenu et vos données vers votre nouveau LMS

Si vous utilisez déjà un LMS, vous devrez transférer toutes les données vers votre nouveau. S'il s'agit de votre premier rodéo, vous devez transférer toutes les données pertinentes provenant d'autres sources (comme votre service des ressources humaines) dans votre nouveau système.

Le processus de migration des données peut être long et délicat, mais cela dépend vraiment de la méticulosité de votre gestion des données jusqu'à présent. Par exemple, vos données sont-elles standardisées ? Y a-t-il des doublons qui pourraient causer des ravages inutiles dans votre système ? Ce sont certainement quelques éléments à prendre en compte pour vous assurer que vous êtes prêt en termes de données. Une fois que vous êtes sûr que toutes vos données sont en ordre, vous devez poursuivre la migration.

Votre équipe de mise en œuvre LMS doit travailler main dans la main avec votre service informatique et votre fournisseur LMS pour celui-ci. Chaque système LMS est différent, il est donc important de s'assurer que rien ne tombe entre les mailles du filet : profils d'utilisateurs, transcriptions de cours et données d'évaluation, qualifications existantes et enquêtes auprès des utilisateurs. Vous ne voulez certainement pas donner à vos employés l'impression que toutes les formations qu'ils ont suivies avec votre LMS précédent n'ont servi à rien.

Enfin, vous devez considérer votre contenu. Allez-vous réutiliser une partie de votre matériel existant ? Si tel est le cas, la migration de contenu est la prochaine étape. Cette partie du processus doit être supervisée par le spécialiste du contenu eLearning désigné de votre équipe de mise en œuvre LMS.

6. Créer ou acquérir de nouveaux contenus eLearning

S'il est judicieux de conserver une partie de votre ancien contenu, le nouveau contenu est toujours utile. Il est fort possible que vos objectifs LMS soient quelque peu différents maintenant. Votre contenu doit refléter cela. De plus, si vous n'avez jamais utilisé de LMS auparavant, vous commencerez de toute façon à zéro.

Alors, où obtenez-vous votre contenu ? Vous avez deux choix : vous pouvez le créer à partir de zéro ou l'acquérir auprès de fournisseurs. La création de contenu eLearning à partir de zéro prendra plus de temps et de main-d'œuvre, mais elle a l'avantage d'être adaptée à vos besoins. Cependant, si vos besoins LMS sont simples, l'achat de contenu prêt à l'emploi pourrait faire gagner un temps précieux à votre équipe et libérer des ressources.

Dans tous les cas, il est important que votre LMS soit rempli avec suffisamment de contenu avant de commencer. Vous devez être capable de parcourir un cycle de cours de manière aussi réaliste que possible, pendant la période de test et de dépannage de votre implémentation LMS.

Ce que de nombreuses entreprises ne réalisent pas au début, c'est que vos besoins en contenu ne disparaissent pas une fois que votre LMS est en ligne. Un flux constant de contenu est crucial. Vous voudrez que vos cours soient à jour avec les derniers développements technologiques. Vous voudrez également que votre contenu reflète les dernières données et objectifs de votre entreprise à mesure qu'ils changent au fil du temps. Donc, si vous n'avez pas d'équipe de création de contenu en place qui pourrait assumer cette tâche, vous devrez sous-traiter.

Une dernière chose à laquelle vous devez penser est que votre contenu doit fonctionner pour vos utilisateurs à long terme. Tous les trimestres environ, vous devriez effectuer un contrôle qualitatif. Constatez-vous une rétention d'informations suffisante ? Ou vos employés ont-ils du mal à terminer les cours et à abandonner ? Ce ne sont pas seulement les objectifs de votre entreprise qui éclaireront votre stratégie de contenu à long terme. Les commentaires et les rapports des utilisateurs contribueront grandement à cela.

7. Testez votre nouveau LMS avant sa mise en ligne

Chaque PM digne de ce nom vous dira que les tests représentent la moitié de la bataille. Et ils auront raison. Avant de lancer votre nouveau LMS, il est primordial de vous assurer qu'il fonctionne correctement. Mais qu'est-ce que cela veut dire, exactement ?

Comme mentionné ci-dessus, vous devez être en mesure de parcourir l'environnement utilisateur et le cycle de cours de la manière la plus réaliste possible. Une variété de tâches, de l'enregistrement de l'utilisateur à la personnalisation du profil en passant par le processus d'apprentissage en ligne, doit être effectuée.

Ce sera un travail conséquent. C'est une bonne idée d'assigner ce travail à une équipe de test qui se compose idéalement de quelques membres de votre équipe de mise en œuvre mais aussi de parties extérieures. Créez une documentation avec le comportement attendu que vous devriez voir pour chaque fonction/processus et remettez cette documentation à l'équipe de test. Demandez-leur d'enregistrer leur expérience : que se passe-t-il selon le plan ? Qu'est-ce qui ne fonctionne pas ? Que pouvez-vous améliorer avant la mise en ligne de votre nouveau LMS ? Ensuite, votre équipe de mise en œuvre doit examiner ces résultats et décider si votre LMS est prêt à être mis en ligne ou non.

Conclusion

La mise en place d'un plan de projet de mise en œuvre LMS complet vous évitera bien des maux de tête. Et bien sûr, des hoquets inattendus peuvent toujours apparaître en cours de route. Mais tant que vous êtes flexible, diligent et que vous maintenez une bonne communication avec votre équipe, une implémentation LMS réussie est une évidence.

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