7 نصائح لمتابعة التنفيذ الناجح لنظام إدارة التعلم (LMS)

لذلك ، قررت تنفيذ نظام LMS جديد.

ذلك رائع. لقد قمت بأبحاثك ، بعد كل شيء. أنت تعلم أن البيانات في صفك ، وأن تنفيذ LMS مهم. من المهم جدًا ، في الواقع ، أن 94٪ من الموظفين سيبقون في الشركة لفترة أطول إذا استثمر صاحب العمل في حياتهم المهنية.

وأنت تعلم أن الحفاظ على موظفيك سعداء ودوران منخفض هو مكسب للطرفين. بعد كل شيء ، الشركات القادرة على إبقاء الموظفين مستثمرين عاطفياً ، لديها فرص أفضل لتحقيق النمو. لكنك تعلم أيضًا أن تطبيق LMS الناجح لن يكون مجرد نزهة في الحديقة.

كيفية تحقيق تطبيق LMS الفوري

أنت بحاجة إلى تخطيط دقيق ، وخريطة طريق مدروسة جيدًا ، والأشخاص المناسبين في فريق التنفيذ لبدء العمل. يجب أن تكون واقعيًا بشأن الإطار الزمني الخاص بك ، وأن تكون دقيقًا أثناء عملية ترحيل البيانات ، وبالطبع ، مجتهدًا عندما يتعلق الأمر بالاختبار. باختصار ، أنت بحاجة إلى خطة مشروع تنفيذ LMS لا تقطع أي زوايا ... وربما حبة صداع أو اثنتين.

ستستغرق هذه العملية برمتها بعض الجهد الحقيقي المتضافر ، لكنها ستصبح أكثر قابلية للتنفيذ بعد قراءة هذا المقال. ضع في اعتبارك النصائح السبعة التالية في قائمة المراجعة الجديدة المضمونة لمساعدتك على الشعور بالثقة بشأن إستراتيجية تنفيذ LMS الخاصة بشركتك ، قبل أن تتمكن من قول "acetaminophen".

1. تحديد احتياجات شركتك

إنه ليس شيئًا "مقاس واحد يناسب الجميع". لدى الشركات المختلفة احتياجات مختلفة لنظام إدارة التعلم. إذن ما هو لك بالضبط؟ يتمثل أول أمر في استراتيجية التنفيذ في طرح أكبر عدد ممكن من الأسئلة لتحديد الاحتياجات الفريدة لشركتك.

ستساعدك الأسئلة والأجوبة الشاملة في هذه المرحلة في ذلك. يمكنك إنشاء قائمة تحقق بأسئلة مثل:

• كم عدد الأشخاص الذين سيستخدمون نظام إدارة التعلم الخاص بك؟
• كم عدد الدورات المختلفة التي تعتقد أنك ستحتاج إليها؟
• ما هي عمليات التكامل مع الأنظمة الأخرى التي يجب أن يتمتع بها نظام إدارة التعلم (LMS) الخاص بك؟
• ما الذي يجب أن يكون التوازن بين التعلم الإلكتروني وتعلم ILT؟
• ماذا عن جانب التلعيب؟
• هل تحتاج إلى أن تكون قادرًا على بيع الدورات التدريبية الخاصة بك؟
• ما هي احتياجاتك في إعداد التقارير والاستطلاع؟
• ما هي متطلباتك الأمنية؟

لا توجد أسئلة سيئة في هذه المرحلة. فقط عندما يكون لديك كل شيء مكتوبًا ، يجب أن تذهب من خلال قائمتك وتبدأ في فرزها. أثناء عملية الفرز ، تدرك ما هي أولوياتك عندما يتعلق الأمر بالميزات والإمكانيات. ستكون بعض وظائف LMS ضرورية لشركتك ، بينما قد تكون وظائف أخرى إضافة جيدة ولكنها ليست ضرورية.

هناك شيء واحد يجب مراعاته وهو ما إذا كنت بحاجة إلى تغيير عمليات التدريب الخاصة بشركتك ومجموعات المهارات واحتياجات البرامج الأخرى. مع وضع ذلك في الاعتبار ، فإن القدرة على تكييف إستراتيجية تنفيذ LMS الخاصة بك والحفاظ على مشاركة موظفيك بغض النظر عن التغييرات التي تطرأ على تجارب عملك ستضمن استمرار نجاحهم.

2. قم بإنشاء فريق تنفيذ LMS الخاص بك

الآن بعد أن عرفت ماذا ، حان الوقت للتركيز على من. على وجه التحديد ، من يجب أن يكون الأشخاص الذين سيقودون ويشرفون على تنفيذ نظام إدارة التعلم الخاص بك ؛ للتأكد من أن العملية ستكون سلسة. لا تقلق: لن تضطر إلى الاستعانة بمصادر خارجية لخبراء باهظين لهذا الغرض.

فكر في الأمر مثل أي مشروع خاص آخر قامت به شركتك. يمكن أن يكون فريق التنفيذ الخاص بك عبارة عن مجموعة صغيرة من الأشخاص الذين توظفهم بالفعل ، بالإضافة إلى بعض الأشخاص الذين تتعاون معهم بشكل متكرر (مثل المستشارين أو المستشارين). يعتمد حجم هذه المجموعة إلى حد كبير على حجم شركتك ومدى تعقيد نشر LMS. لكن في معظم الحالات ، يكفي حوالي خمسة أشخاص.

سيمتلك كل عضو في الفريق قطاعًا مختلفًا من تنفيذ LMS الخاص بك من الدعم الفني والإدارة إلى إدارة المحتوى والتدريب. بالطبع ، سيحتاج أعضاء الفريق هؤلاء إلى التعاون داخليًا وخارجيًا ، خاصةً في وقت لاحق عندما يتم تشغيل نظام إدارة التعلم (LMS) وسيحتاج باقي موظفيك إلى التعرف على جوانبه المختلفة. إن وجود هذا الفريق في مكانه يعني أنه يمكن لشركتك مواصلة عملياتها اليومية دون عوائق أثناء تنفيذ نظام إدارة التعلم (LMS).

إذن ، ما الأدوار الرئيسية التي يجب أن يتضمنها فريق التنفيذ لديك؟ هذا يعتمد على ما إذا كنت ستستخدم منهجية رشيقة لهذا المشروع أم لا. إذا قمت بذلك ، فيجب أن يكون مدير المشروع / المالك وسيد سكرم جزءًا من فريقك. ولكن على أي حال ، فأنت بحاجة إلى شخص لديه خبرة في التعليم الإلكتروني (يمكن أن يكون متخصصًا أو صانع محتوى) ، للتعامل مع قطاع المحتوى / الدورات التدريبية.

بعد ذلك ، ستحتاج إلى مسؤول تدريب. هذا هو الشخص الذي سيتفاعل مع مستخدمي LMS ، ويوجههم خلال العملية ويكون مسؤولاً عن إعداد التقارير والاستطلاعات. وأخيرًا ، أنت بحاجة إلى قائد فريق للإشراف على خطة مشروع تنفيذ نظام إدارة التعلم بالكامل ومراقبة تقدم الفريق. يمكن لهذا الشخص إبلاغك مباشرة. مع وجود فريق التنفيذ الخاص بك في مكانه الصحيح ، حان الوقت الآن للتحدث عن الإستراتيجية.

3. تصميم استراتيجية التنفيذ الخاصة بك

أول شيء عليك القيام به هو أن تكون محددًا بشأن أهدافك. ما هو أهم شيء ترغب في تحقيقه باستخدام تطبيق LMS هذا؟ ما هي مجالات عملك التي تتطلب أكبر قدر من التدريب على الاهتمام؟ ما هي مهارات الموظف التي ترغب في تقويتها؟ هل همك الرئيسي على متن الطائرة؟ ثقافة الشركة؟ العمل عن بعد؟ التدريب على القيادة؟ تعزيز المهارات اللينة؟

من المحتمل جدًا أن يكون أكثر من مجال من هذه المجالات موضع اهتمامك. لكن التفكير في هدفك ذي الصورة الكبيرة سيساعدك على تحديد أولويات أجزاء خطة LMS الخاصة بك التي تحتاج إلى التركيز عليها الآن. بمجرد أن تعرف إلى أين تريد أن تذهب ، يمكنك صياغة خطة حول أفضل طريقة للوصول إلى هناك.

هذا هو الجزء الذي يجب أن تفتح فيه العملية قليلاً. يجب أن يجلس فريق التنفيذ الخاص بك مع اللاعبين الرئيسيين من كل قسم والحصول على ملاحظاتهم ورؤاهم. يعد تطبيق LMS شيئًا يمس كل جانب من جوانب شركتك بطريقة أو بأخرى ، من الموارد البشرية إلى تكنولوجيا المعلومات إلى خدمة العملاء.

بالطبع لا تريد أن تثقل كاهل كل قسم بعمل إضافي - ولهذا السبب لديك فريق التنفيذ الخاص بك على أي حال. لكن من المهم الحصول على مدخلات الجميع ، لفهم نقاط الألم واحتياجاتهم. سيؤدي هذا إلى تحديد نوع محتوى التعليم الإلكتروني الذي ستحتاج لاحقًا إلى إنشائه أو الحصول عليه.

مع اكتمال جولة التعليقات ، حان الوقت لفريق التنفيذ لاستيعاب النتائج وصياغة خطة إلى الأمام. أولاً ، قم بإنشاء قائمة مرجعية لمحتوى التعليم الإلكتروني الخاص بك ، بحيث تجمع ما تعلمته للتو مع جلسة الأسئلة والأجوبة الأصلية الخاصة بك. بعد ذلك ، حدد المكان الذي ستجمع فيه جميع المعلومات ذات الصلة مثل بروتوكولات التكوين والإجراءات وإعدادات الأمان: مركز معرفة لتنفيذ LMS الخاص بك. أخيرًا ، ستحتاج إلى إنشاء المهام وتعيينها ، مع مراعاة الإطار الزمني للمشروع.

4. تحديد الإطار الزمني الخاص بك

كل مشروع يحتاج إلى إطار زمني محدد. خلاف ذلك ، إنها مجرد فكرة جميلة. مشروع تنفيذ LMS الخاص بك ليس استثناء. ولكن نظرًا لأنه مشروع به العديد من القطع المتحركة ، فمن المهم أن تكون واقعيًا ومرنًا عندما يتعلق الأمر بإعداد الإطار الزمني الخاص بك.

إليك بعض الأشياء التي يجب أن تضعها في اعتبارك في الجدول الزمني:

• جولة التعليقات من الأقسام الأخرى قبل أن تبدأ
• تجربة ميزات مختلفة لـ LMS لمعرفة ما ستحتاج إلى تخصيصه
• ذهابًا وإيابًا مع بائع LMS الخاص بك ، في حالة احتياجك لبعض الميزات التي لا تعد جزءًا من خطتك الأصلية
• تنفيذ LMS وترحيل البيانات نفسه (من الواضح)
• "فترة راحة" من الوقت ، في حالة حدوث شيء غير متوقع أثناء ترحيل البيانات
• وقت كافٍ للاختبار قبل بدء تشغيله

كن على علم بالدخول: هذا مشروع قد يستغرق بضعة أشهر من البداية إلى النهاية. يعد تطبيق LMS استثمارًا كبيرًا في مستقبل شركتك - ناهيك عن استثمار مالي كبير. سيتطور استخدامه مع احتياجاتك واحتياجات شركتك بمرور الوقت. على هذا النحو ، سيكون من الأفضل لجميع المعنيين التعامل معها على أنها ماراثون وليس كسباق.

5. نقل المحتوى والبيانات الخاصة بك إلى نظام إدارة التعلم الجديد الخاص بك

إذا كنت تستخدم بالفعل LMS ، فستحتاج إلى نقل جميع البيانات إلى بياناتك الجديدة. إذا كان هذا هو أول مسابقات رعاة البقر لك ، فيجب عليك نقل أي بيانات ذات صلة من مصادر أخرى (مثل قسم الموارد البشرية) إلى نظامك الجديد.

يمكن أن تكون عملية ترحيل البيانات طويلة وصعبة ، ولكنها تعتمد حقًا على مدى دقة إدارة البيانات الخاصة بك حتى هذه المرحلة. على سبيل المثال ، هل بياناتك موحدة؟ هل هناك أي ازدواجية يمكن أن تسبب فسادًا غير ضروري في نظامك؟ هذه بالتأكيد بعض الأشياء التي يجب مراعاتها عند التأكد من استعدادك للبيانات. بمجرد أن تتأكد من أن جميع بياناتك مرتبة ، يجب أن تمضي قدمًا في عملية الترحيل.

يجب أن يعمل فريق تنفيذ LMS الخاص بك جنبًا إلى جنب مع كل من قسم تكنولوجيا المعلومات وبائع LMS الخاص بك لهذا القسم. يختلف كل نظام LMS ، لذلك من المهم التأكد من عدم وقوع أي شيء بين الثغرات: ملفات تعريف المستخدمين ، ونصوص الدورة التدريبية وبيانات التقييم ، والمؤهلات الحالية واستطلاعات المستخدمين. أنت بالتأكيد لا تريد أن تجعل موظفيك يشعرون أن كل التدريب الذي كانوا يقومون به مع نظام إدارة التعلم السابق الخاص بك كان بلا مقابل.

أخيرًا ، تحتاج إلى النظر في المحتوى الخاص بك. هل ستعيد استخدام بعض المواد الموجودة لديك؟ إذا كان الأمر كذلك ، فإن ترحيل المحتوى هو الخطوة التالية. يجب استعراض هذا الجزء من العملية بواسطة أخصائي محتوى التعليم الإلكتروني المعين لفريق تنفيذ LMS.

6. إنشاء أو الحصول على محتوى تعليم إلكتروني جديد

بينما يعد الاحتفاظ ببعض المحتوى القديم أمرًا حكيمًا ، إلا أن المحتوى الجديد مفيد دائمًا. من المحتمل أن تكون أهداف LMS الخاصة بك مختلفة بعض الشيء الآن. يجب أن يعكس المحتوى الخاص بك ذلك. بالإضافة إلى ذلك ، إذا لم تكن قد استخدمت LMS من قبل ، فستبدأ من نقطة الصفر على أي حال.

إذن من أين تحصل على المحتوى الخاص بك؟ لديك خياران: يمكنك إنشائه من البداية ، أو الحصول عليه من البائعين. سيستغرق إنشاء محتوى التعليم الإلكتروني من البداية وقتًا طويلاً ويتطلب جهدًا كثيفًا ، ولكن له ميزة أنه مصمم خصيصًا لتلبية احتياجاتك. ومع ذلك ، إذا كانت احتياجات LMS الخاصة بك واضحة ومباشرة ، فإن شراء المحتوى الجاهز يمكن أن يوفر لفريقك وقتًا ثمينًا ويحرر الموارد.

على أي حال ، من المهم أن يتم ملء نظام إدارة التعلم الخاص بك بمحتوى كافٍ قبل البدء. يجب أن تكون قادرًا على اجتياز دورة الدورة بشكل واقعي قدر الإمكان ، خلال فترة الاختبار واستكشاف الأخطاء وإصلاحها لتطبيق LMS الخاص بك.

هناك شيء لا تدركه العديد من الشركات في البداية ، وهو أن احتياجات المحتوى الخاصة بك لا تختفي بمجرد نشر LMS الخاص بك. التدفق المستمر للمحتوى أمر بالغ الأهمية. سترغب في أن تكون الدورات التدريبية الخاصة بك محدثة بأحدث التطورات التكنولوجية. ستحتاج أيضًا إلى أن يعكس المحتوى الخاص بك أحدث البيانات والأهداف الخاصة بشركتك حيث تتغير هذه بمرور الوقت. لذلك ، إذا لم يكن لديك فريق إنشاء محتوى يمكنه تولي هذه المهمة ، فستحتاج إلى الاستعانة بمصادر خارجية.

آخر شيء تحتاج إلى التفكير فيه هو أن المحتوى الخاص بك يحتاج إلى العمل من أجل المستخدمين لديك على المدى الطويل. كل ثلاثة أشهر أو نحو ذلك ، يجب أن تقوم بفحص نوعي. هل ترى ما يكفي من الاحتفاظ بالمعلومات؟ أم أن موظفيك يكافحون لإكمال الدورات والتوقف عن العمل؟ ليست أهداف شركتك فقط هي التي ستوجه إستراتيجية المحتوى طويلة المدى الخاصة بك. سوف تقطع ملاحظات المستخدم وإعداد التقارير شوطًا طويلاً نحو ذلك.

7. اختبر نظام إدارة التعلم الجديد الخاص بك قبل أن يصبح مباشرًا

سيخبرك كل مساء يستحق ملحهم أن الاختبار هو نصف المعركة. وسيكونون على حق. قبل إطلاق نظام إدارة التعلم الجديد الخاص بك ، من الضروري أن تتأكد من أنه يعمل بشكل صحيح. ولكن ماذا يعني ذلك بالضبط؟

كما هو مذكور أعلاه ، يجب أن تكون قادرًا على متابعة بيئة المستخدم ودورة الدورة التدريبية بشكل واقعي قدر الإمكان. يجب تنفيذ مجموعة متنوعة من المهام ، بدءًا من تسجيل المستخدم وتخصيص الملف الشخصي ومرورًا بعملية التعلم الإلكتروني.

سيكون عملاً جوهريًا. إنها لفكرة جيدة إسناد هذا العمل إلى فريق اختبار يتكون بشكل مثالي من بعض أعضاء فريق التنفيذ لديك ولكن أيضًا بعض الأطراف الخارجية. قم بإنشاء وثائق بالسلوك المتوقع الذي يجب أن تراه لكل وظيفة / عملية وتسليم تلك الوثائق إلى فريق الاختبار. اطلب منهم تسجيل تجربتهم: ما الذي يجري وفقًا للخطة؟ ما لا؟ ما الذي يمكنك تحسينه قبل بدء تشغيل LMS الجديد؟ بعد ذلك ، يجب على فريق التنفيذ لديك مراجعة هذه النتائج وتحديد ما إذا كان LMS الخاص بك جاهزًا للبث المباشر أم لا.

استنتاج

سيوفر لك وجود خطة مشروع تنفيذية شاملة لنظام إدارة التعلم (LMS) الكثير من المتاعب. وبالتأكيد ، قد تظهر دائمًا السقطات غير المتوقعة على طول الطريق. ولكن طالما أنك مرن ومجتهد وتحافظ على خط اتصال جيد مع فريقك ، فإن تنفيذ LMS الناجح أمر مفروغ منه.

اعثر على حل برنامج LMS المناسب لاحتياجات شركتك الفريدة - فقط على G2.