Cum să vă gestionați activele digitale cu platformele DAM

Majoritatea companiilor produc cantități mari de conținut, dar multe nu îl gestionează bine.

De la apariția stocării în cloud, ne-am obișnuit cu toții să putem accesa tot conținutul nostru de oriunde. Acest lucru este grozav, dar vine și cu un pericol: ca fișierele să fie stocate într-un singur teanc imens, nediferențiat. S-ar putea să nu fie evident că ești vinovat de această tentație până când nu angajezi un nou membru al personalului sau nu încerci să găsești conținut care a fost produs cu câțiva ani în urmă. Dar atunci ineficiența stocării nestructurate a activelor digitale va fi prea evidentă.

Gândiți-vă așa: nu ați lăsa fișierele de hârtie într-o grămadă împrăștiată pe podeaua biroului dvs. Deci, de ce ar trebui să faci același lucru cu conținutul tău digital?

Aici intervin sistemele de management al activelor digitale (DAM). Întrucât companiile cheltuiesc între 150 de milioane și 250 de milioane de dolari pe activități legate de conținut digital în fiecare an, este o mulțime de date care trebuie organizate. Atât de mult, de fapt, încât pentru multe afaceri această sarcină depășește capacitățile chiar și ale celei mai organizate echipe.

Sistemele DAM vă oferă o modalitate de a vă organiza „activele digitale” -- în esență toate fișierele - într-un mod logic, structurat, ușor accesibil. Utilizarea unui astfel de sistem vă poate economisi sute de mii de dolari pe an și vine cu multe alte avantaje în ceea ce privește securitatea și eficiența.

În ciuda acestui fapt, sistemele DAM nu sunt încă bine înțelese de multe companii. În acest ghid, vă vom explica ce sunt sistemele DAM, cum vă pot aduce beneficii afacerii și cum să începeți să le utilizați.

Ce este un activ digital?

Pentru a înțelege ce fac sistemele DAM, este util să înțelegeți exact ce este un „activ digital”.

La un nivel foarte elementar, este important să recunoaștem că un activ digital nu este doar un fișier digital. Oricine poate face un fișier digital rapid și ușor, dar majoritatea nu vor ajunge la nota activului digital. Dacă faci un document Word rapid pentru a lua notițe, nu este un activ digital.

Activele digitale sunt fișiere digitale în care organizația dvs. a investit timp și alte resurse și care au o valoare comercială actuală sau de durată pentru organizația dvs. Imaginile și videoclipurile pe care le utilizați pentru marketing se încadrează cu siguranță în această definiție și pot fi protejate și prin gestionarea drepturilor digitale. Listele cu care cafele preferă membrii personalului dvs. (probabil) nu o fac.

După cum puteți vedea, domeniul de aplicare a ceea ce constituie un activ digital este extrem de larg. Acest lucru dă naștere la două puncte înrudite care sunt esențiale pentru înțelegere atunci când vine vorba de gestionarea lor:

• Gama de active digitale într-o organizație tipică este largă . Un activ digital poate fi orice, de la rapoarte la sigle la înregistrări video. Fișierele de acest tip vor varia foarte mult în ceea ce privește dimensiunea fișierului și, dacă nu utilizați un DAM, ele pot fi stocate în multe locuri diferite din organizația dvs.
• Activele digitale sunt extrem de eterogene. O copie a anunțului dvs. TV va trebui să conțină metadate complet diferite față de o bază de date cu salariile personalului și fiecare va trebui să fie stocată într-un mod diferit, într-un loc diferit și să fie accesibilă de diferite grupuri de personal.

Când combinați acești doi factori – sfera de aplicare și eterogenitatea – puteți vedea cât de ușor este pentru organizații să le fie dificil să le stocheze și să le gestioneze eficient. Dacă nu vii cu un sistem de gestionare a activelor tale digitale și, în schimb, te bazezi pe bunăvoința personalului tău, sistemul tău de fișiere va cădea destul de repede în haos.

4 beneficii ale platformelor de management al activelor digitale

Evitarea acestui tip de haos este tocmai scopul sistemelor DAM. Aceste sisteme vă permit să codificați și să sortați toate activele digitale, astfel încât acestea să poată fi stocate într-un mod logic; astfel încât personalul dumneavoastră să găsească exact bunul de care are nevoie; și astfel puteți gestiona accesul la acestea pentru a îmbunătăți securitatea cibernetică. Toate beneficiile mai specifice ale sistemelor DAM provin din aceste principii de bază.

Vă economisesc timp și bani

Cercetările indică faptul că rentabilitatea investiției utilizării unui sistem de management al activelor digitale este între 8:1 și 14:1. Acest lucru este mare din cauza economiilor de timp pe care le oferă sistemele DAM - cu toate activele dvs. stocate și descrise într-un mod logic, veți petrece mult mai puțin timp căutându-le.

Acestea îmbunătățesc eficiența și productivitatea personalului dvs

În al doilea rând, sistemele DAM îmbunătățesc eficiența și productivitatea tuturor membrilor personalului, deoarece toate activele dvs. digitale sunt ușor accesibile. Pentru companiile consacrate sau cele care trec printr-un ritm rapid de creștere, există tendința ca activele digitale să devină fragmentate – stocate pe mai mulți furnizori de cloud sau stau pe computerul membrului personalului care le-a creat. Adunând toate activele dvs. într-un singur sistem, le faceți disponibile pentru toți cei care au nevoie de ele și puteți restricționa accesul la acest grup.

Acestea asigură coerența mărcii

Sistemele DAM asigură coerența mărcii. Acesta este un beneficiu puțin mai puțin evident, dar unul foarte real. Folosind un sistem DAM, puteți marca cu ușurință care dintre logourile dvs. (de exemplu) ar trebui să folosească personalul pentru un anumit scop și care este cea mai actualizată. Acest lucru asigură că toți membrii personalului lucrează din aceleași materiale și evită greșelile costisitoare.

Ele îmbunătățesc semnificativ securitatea

În al patrulea rând, sistemele DAM îmbunătățesc semnificativ securitatea, deoarece permit companiilor un control mult mai mare asupra accesului la fișiere și a gestionării identității. Statisticile arată că 88% dintre companii nu limitează în mod corespunzător accesul la folderele lor; lăsând loc oricui să acceseze și să descarce aceste fișiere, ceea ce duce la pierderi de date, scurgeri și chiar hack-uri.

Acest lucru poate fi dezastruos pentru companiile care se ocupă cu active sensibile, deoarece 78% dintre consumatorii chestionați spun că ar înceta cu ușurință să mai aibă de-a face cu companiile care au fost victima sau s-au confruntat cu o încălcare a securității. Într-o lume în care activele digitale sunt din ce în ce mai reglementate, folosirea unui sistem DAM poate face, de asemenea, mult mai ușoară atingerea conformității cu legislația relevantă privind datele și confidențialitatea din sectorul dvs.

Managementul activelor digitale vs. stocarea fișierelor

În acest moment, sperăm că sunteți convins că aveți nevoie de un sistem DAM. Dar înainte de a ajunge la cum să implementăm unul, merită, de asemenea, să lămurim o concepție greșită comună: că DAM și „stocarea fișierelor în cloud” sunt același lucru. Ei nu sunt.

Probabil că aveți deja stocare în cloud. Dacă sunteți un manager organizat, profesionist, acest depozit este probabil foarte bine organizat. S-ar putea chiar să angajezi pe cineva să rămână așa. Este grozav, dar un DAM vă oferă un control mult mai mare decât aveți în prezent și economisește mult din timpul pe care îl petreceți în prezent organizând activele digitale.

Explicăm de ce în explicația noastră despre sistemele de stocare a fișierelor, dar diferența dintre un DAM și o simplă stocare în cloud poate fi înțeleasă rapid folosind o analogie.

Gândiți-vă la un DAM ca la o bibliotecă și la sistemele de stocare în cloud ca la un dulap de fișiere. Sistemele de stocare a fișierelor sunt ca un dulap de fișiere: ar putea fi bine organizate (deși adesea nu sunt), dar nu există control al accesului. Sistemele DAM funcționează mai mult ca o bibliotecă, cu o bază de date centrală unde sunt stocate toate activele tale digitale și un „bibliotecar” (adică ofițer de securitate cibernetică) care controlează accesul la fișiere.

Migrarea către o platformă de gestionare a activelor digitale

Acum înțelegeți ce este un activ digital și beneficiile sistemelor DAM, putem intra în detalii. Implementarea unui sistem DAM poate fi destul de simplă, dar pentru a fi așa, va trebui să vă gândiți cu atenție la o serie de întrebări cheie. Modul în care implementați DAM-ul dvs. va depinde, în mare măsură, de furnizorul pe care l-ați ales. Există o mulțime de furnizori grozavi și am dori să rămânem neutri cu privire la întrebarea care este cel mai bun pentru tine.

Alegerea unui furnizor DAM

În realitate, tipul de sistem DAM de care aveți nevoie pentru afacerea dvs. va depinde în mare măsură de ce fel de afacere sunteți, de dimensiunea echipei și de structura dumneavoastră managerială. După cum am observat deja, activele digitale importante pot fi aproape orice tip de fișier: fișiere text, foi de vânzare, fișe de specificații, elemente de ambalare a produselor, videoclipuri instructive, ilustrații și grafice pentru web, fragmente audio, animații și multe altele , mult mai mult.

Din acest motiv, tipurile de active (și chiar și cantitatea de active) pe care alegeți să le organizați în platforma DAM va varia în funcție de companie și de obiectivele de afaceri. Unele companii își folosesc chiar DAM-ul pentru a organiza fotografii ale companiei, fotografii de evenimente și conținut de comunicare corporativă.

Totul se rezumă cu adevărat la înțelegerea de ce tip de DAM are nevoie afacerea ta. Va fi un DAM pentru active de marcă și comunicare, active de marketing și campanie, active de produs sau poate o combinație?

Pentru a face lucrurile și mai complexe, va trebui, de asemenea, să vă evaluați tendințele în tranzacționarea online, să vă uitați la modul în care funcționează afacerea dvs. în acest moment și modurile în care este posibil să vă dezvoltați și să vă asigurați că investiția dvs. într-un sistem DAM le va acoperi. Totuși, nu lăsați nimic din toate acestea să vă descurajeze. Tranzacționarea digitală permite investitorilor de la orice nivel de experiență să participe pe piața globală.

Cu toate acestea, la cel mai elementar nivel, ar trebui să vă asigurați că furnizorul dvs. de DAM preferat poate oferi cel puțin următoarele:

• O interfață de utilizator (UI) bine concepută
• Suport larg pentru diferite tipuri de fișiere
• O abordare flexibilă a utilizatorilor, licențelor și stocării
• Un sistem flexibil de atribuire a metadatelor
• Un plan detaliat al modului în care se dezvoltă sistemul DAM
• Serviciu rapid și eficient pentru clienți și instruire
• Stabilitatea companiei. Sectorul tehnologiei poate fi un loc volatil, iar furnizorii de DAM nu fac excepție.

Decideți ce active să migrați – și când

Odată ce v-ați decis asupra unui furnizor DAM, este timpul să începeți să vă gândiți la procesul de migrare. Nu cădeți în capcana de a vă gândi că trebuie să vă transferați toate activele digitale în același timp.

Migrarea tuturor activelor dvs. în același timp la un sistem nou-nouț poate provoca perturbări semnificative în afacerea dvs. Fiecare sistem nou va avea, de asemenea, probleme de început și ar trebui să fiți pregătit pentru ca accesul utilizatorilor să aibă nevoie de o reglare fină. Într-un caz mai extrem, dacă ceva nu merge bine cu procesul de migrare, s-ar putea să vă închideți accidental afacerea timp de săptămâni. Pentru a evita aceste probleme, luați o abordare atentă, lentă și strategică.

Mai întâi, identificați cele mai importante active ale dvs. Acestea sunt fișierele pe care personalul dvs. le folosește în fiecare zi și care sunt esențiale pentru funcționarea cotidiană a afacerii dvs. Aceste active ar trebui migrate mai întâi, astfel încât personalul să se poată obișnui să le acceseze prin noul dumneavoastră sistem DAM. Este posibil să ajungeți chiar să rulați două sisteme simultan: noul dvs. sistem DAM și sistemul dvs. de fișiere moștenit - pentru o perioadă. Nu există nicio problemă inerentă în a face acest lucru, doar asigurați-vă că sunteți clar cu personalul dvs. despre ce sistem ar trebui să folosească pentru a accesa ce active.

Apoi, odată ce sistemul s-a instalat puțin, începeți să migrați mai multe active pe termen mediu: cele pe care echipa dvs. le folosește o dată pe lună sau o dată pe an.

În cele din urmă, va trebui să decideți dacă vă transferați arhivele în sistemul DAM. Aceasta poate fi o decizie dificilă, deoarece arhivele uriașe pot încetini sistemele DAM și pot utiliza rapid spațiul pe disc alocat. Dacă personalul dvs. trebuie să utilizeze un sistem vechi pentru a accesa informații vechi de cinci ani, nu există nicio problemă inerentă cu aceasta. Cu toate acestea, dacă trebuie să acceseze aceste informații de mai multe ori pe trimestru, ar trebui să fie migrate.

Metadate și taxonomie

Metadatele și taxonomia sunt cuvinte complicate pentru un concept destul de simplu: informațiile suplimentare care vin împachetate cu fiecare activ din DAM (metadatele) și structura în care sunt stocate aceste active (taxonomie).

Ambele concepte sunt foarte importante atunci când vine vorba de implementarea unui sistem DAM, deoarece ele susțin capacitățile de căutare ale personalului dumneavoastră. Fără metadate descriptive și utile, personalul dvs. nu va putea găsi activele de care au nevoie. Fără o structură taxonomică logică, fișierele pot deveni fragmentate și, în mod similar, inaccesibile.

Dacă migrați dintr-un sistem de stocare în cloud bine organizat, fișierele dvs. sunt (sperăm) deja organizate într-o structură de arbore logică. Este grozav, dar migrarea la un sistem DAM vă oferă, de asemenea, ocazia de a vă gândi din nou dacă această structură este încă cea mai bună pe care o puteți utiliza.

Metadatele pot fi o idee mai confuză pentru companiile care migrează dintr-un sistem standard de stocare în cloud. Cele mai multe dintre acestea nu subliniază (sau măcar nu permit) metadate, iar procesul de atribuire a acestora poate fi foarte confuz pentru manageri. Acestea fiind spuse, metadatele bine structurate fac platforma DAM mai flexibilă și mai inovatoare, ajutând, de asemenea, la clasificarea activelor dvs. într-un mod mai bun. Cea mai bună parte a utilizării metadatelor este că nu vă bazați doar pe nume de foldere și fișiere pentru a găsi fișiere în viitor.

O abordare bună aici este de fapt să luați o parte din presiunea dvs. și să întrebați membrii personalului care folosesc fiecare tip de activ să facă brainstorming cum ar încerca în mod normal să îl găsească. Un membru al personalului care lucrează în fiecare zi cu arhivele dvs. foto, de exemplu, va avea o idee mult mai bună despre informațiile utile decât dvs.

Dacă încă nu sunteți sigur cum să abordați metadatele activelor, vă recomandăm să vă consultați cu furnizorul DAM cu privire la cele mai bune practici. La urma urmei, ei se ocupă de astfel de solicitări aproape zilnic, așa că s-ar putea să te împingă în direcția corectă. Ca alternativă, unii furnizori de DAM au opțiunea de a genera automat metadatele cuvintelor cheie pentru toate activele dvs. Așadar, chiar dacă activele tale sunt lipsite de metadate, inteligența artificială îți va oferi un impuls bun pentru a-ți pune eforturile organizaționale pe drumul cel bun.

Fii realist

În cele din urmă, ar trebui să recunoașteți că implementarea unui sistem DAM complet nu va fi un proces nedureros. Migrarea tuturor (sau a majorității) activelor digitale, organizarea lor logică și adăugarea de metadate utile la ele este complicată. Sistemele DAM, așa cum am menționat mai sus, pot avea beneficii dramatice pentru afacerea dvs., dar acestea nu pot fi realizate într-o după-amiază.

În schimb, fiți pregătit să petreceți o cantitate semnificativă de timp pentru planificarea migrației. Un furnizor de DAM de calitate vă va putea oferi sfaturi, îndrumări și, eventual, chiar sisteme automatizate pentru a vă ajuta să finalizați acest proces, dar va fi totuși nevoie de ceva investiții. Ar trebui să vă gândiți la un DAM ca la o investiție pe termen lung. A putea accesa mai rapid activele tale digitale te-ar putea economisi doar câteva secunde în fiecare zi, dar numai pe parcursul unui an, aceste economii de eficiență se adaugă la ceva tangibil.

În plus, migrarea nu este un proces unic. Nicio taxonomie sau sistem de metadate nu va fi perfectă de la început și ar trebui să fiți pregătit să revizuiți modul în care funcționează DAM-ul dvs. în mod regulat. Acest lucru se face cel mai bine în consultare cu personalul care utilizează acest sistem și, prin urmare, merită să programați întâlniri de evaluare trimestriale pentru a obține cele mai bune rezultate din investiția dvs.

Linia de jos

În cele din urmă, avantajul major al sistemelor DAM este că maximizează rentabilitatea investiției procesului tău existent de creare a conținutului. Pentru majoritatea companiilor, și în special cele axate pe marketing digital, crearea de conținut eficient este încă cea mai scumpă (și cea mai importantă) parte a fluxului dvs. de lucru. Dacă investiți sume semnificative de timp și bani în crearea de conținut, este logic să investiți doar puțin mai mult pentru a obține cea mai bună rentabilitate a acestui lucru.

Organizațiile care folosesc soluțiile DAM potrivite pentru nevoile lor de securitate a activelor de date și de partajare a fișierelor se bucură, de asemenea, de fluxuri de lucru mai simplificate, de o mai bună conformitate a mărcii și de mai multă tracțiune din conținutul lor. Cazul de utilizare DAM al ezCater este un exemplu excelent al modului de migrare cu succes a stocării tradiționale în cloud și a lansării unei platforme DAM.

Dacă sunteți gata să vă protejați activele digitale, asigurați-vă că sunteți bine echipat cu soluția software DAM potrivită pentru nevoile dvs.