Comment gérer vos actifs numériques avec les plateformes DAM

La plupart des entreprises produisent de grandes quantités de contenu, mais beaucoup ne le gèrent pas bien.

Depuis l'avènement du stockage en nuage, nous nous sommes tous habitués à pouvoir accéder à tout notre contenu de n'importe où. C'est formidable, mais cela comporte également un danger : que les fichiers soient stockés dans une énorme pile indifférenciée. Il n'est peut-être pas évident que vous soyez coupable de cette tentation jusqu'à ce que vous embauchiez un nouveau membre du personnel ou que vous essayiez de trouver du contenu qui a été produit il y a quelques années. Mais alors, l'inefficacité du stockage des actifs numériques non structurés ne sera que trop évidente.

Pensez-y comme ceci : vous ne laisseriez pas vos dossiers papier éparpillés sur le sol de votre bureau. Alors pourquoi devriez-vous faire de même avec votre contenu numérique ?

C'est là qu'interviennent les systèmes de gestion des actifs numériques (DAM). Avec des entreprises qui dépensent entre 150 et 250 millions de dollars chaque année pour des activités liées au contenu numérique, c'est énormément de données qui doivent être organisées. À tel point, en fait, que pour de nombreuses entreprises, cette tâche dépasse les capacités de l'équipe la plus organisée.

Les systèmes DAM vous permettent d'organiser vos « ressources numériques », c'est-à-dire essentiellement tous vos fichiers, de manière logique, structurée et facilement accessible. L'utilisation d'un système comme celui-ci peut vous faire économiser des centaines de milliers de dollars par an et s'accompagne de nombreux autres avantages en termes de sécurité et d'efficacité.

Malgré cela, les systèmes DAM ne sont toujours pas bien compris par de nombreuses entreprises. Dans ce guide, nous expliquerons ce que sont les systèmes DAM, comment ils peuvent bénéficier à votre entreprise et comment commencer à les utiliser.

Qu'est-ce qu'un actif numérique ?

Afin de comprendre ce que font les systèmes DAM, il est utile de comprendre précisément ce qu'est un « actif numérique ».

À un niveau très basique, il est important de reconnaître qu'un actif numérique n'est pas simplement un fichier numérique. N'importe qui peut créer un fichier numérique rapidement et facilement, mais la plupart n'atteindront pas le niveau de l'actif numérique. Si vous créez un document Word rapide pour prendre des notes, ce n'est pas un actif numérique.

Les actifs numériques sont des fichiers numériques dans lesquels votre organisation a investi du temps et d'autres ressources, et qui ont une valeur commerciale actuelle ou durable pour votre organisation. Les images et les vidéos que vous utilisez à des fins de marketing correspondent parfaitement à cette définition et peuvent également être protégées à l'aide de la gestion des droits numériques. Les listes des cafés que les membres de votre personnel préfèrent (probablement) ne le sont pas.

Comme vous pouvez le voir, la portée de ce qui constitue un actif numérique est extrêmement large. Cela donne lieu à deux points liés qui sont essentiels à la compréhension lorsqu'il s'agit de les gérer :

• La gamme d'actifs numériques dans une organisation typique est large . Un actif numérique peut être n'importe quoi, des rapports aux logos en passant par les enregistrements vidéo. Les fichiers de ce type varient considérablement en termes de taille de fichier, et si vous n'utilisez pas de DAM, ils peuvent être stockés dans de nombreux endroits différents au sein de votre organisation.
• Les actifs numériques sont extrêmement hétérogènes. Une copie de votre publicité télévisée devra contenir des métadonnées complètement différentes d'une base de données des salaires du personnel, et chacune devra être stockée d'une manière différente, à un endroit différent et être accessible par différents groupes de personnel.

Lorsque vous combinez ces deux facteurs - portée et hétérogénéité - vous pouvez voir à quel point il est facile pour les organisations de trouver difficile de les stocker et de les gérer efficacement. Si vous ne proposez pas de système pour la gestion de vos actifs numériques et que vous comptez plutôt sur la bonne volonté de votre personnel, votre système de fichiers va sombrer assez rapidement dans le chaos.

4 avantages des plateformes de gestion des actifs numériques

Éviter ce genre de chaos est précisément le but des systèmes DAM. Ces systèmes vous permettent de coder et de trier tous vos actifs numériques afin qu'ils puissent être stockés de manière logique ; afin que votre personnel puisse trouver exactement l'actif dont il a besoin ; et ainsi vous pouvez en gérer l'accès afin d'améliorer la cybersécurité. Tous les avantages plus spécifiques des systèmes DAM découlent de ces principes de base.

Ils vous font gagner du temps et de l'argent

La recherche indique que le retour sur investissement de l'utilisation d'un système de gestion des actifs numériques se situe entre 8:1 et 14:1. C'est important en raison des gains de temps que les systèmes DAM offrent - avec tous vos actifs stockés et décrits de manière logique, vous passerez beaucoup moins de temps à les rechercher.

Ils améliorent l'efficacité et la productivité de votre personnel

Deuxièmement, les systèmes DAM améliorent l'efficacité et la productivité de tous les membres du personnel, car tous vos actifs numériques sont facilement accessibles. Pour les entreprises établies ou celles qui connaissent un rythme de croissance rapide, les actifs numériques ont tendance à se fragmenter - stockés sur plusieurs fournisseurs de cloud ou stockés sur l'ordinateur du membre du personnel qui les a créés. En regroupant tous vos actifs dans un seul système, vous les rendez disponibles pour tous ceux qui en ont besoin et pouvez restreindre l'accès à ce groupe.

Ils assurent la cohérence de la marque

Les systèmes DAM garantissent la cohérence de la marque. C'est un avantage un peu moins évident, mais bien réel. En utilisant un système DAM, vous pouvez facilement marquer lequel de vos logos (par exemple) le personnel doit utiliser dans un but particulier, et lequel est le plus à jour. Cela garantit que tous les membres du personnel travaillent à partir des mêmes matériaux et évite des erreurs coûteuses.

Ils améliorent considérablement la sécurité

Quatrièmement, les systèmes DAM améliorent considérablement la sécurité, car ils permettent aux entreprises de mieux contrôler l'accès aux fichiers et la gestion des identités. Les statistiques montrent que 88 % des entreprises ne limitent pas l'accès à leurs dossiers de manière appropriée ; laissant la place à quiconque d'accéder à ces fichiers et de les télécharger, entraînant des pertes de données, des fuites et même des piratages.

Cela peut être désastreux pour les entreprises qui traitent des actifs sensibles, car 78 % des consommateurs interrogés déclarent qu'ils cesseraient facilement de traiter avec des entreprises qui ont été victimes ou ont été confrontées à une faille de sécurité. Dans un monde où les actifs numériques sont de plus en plus réglementés, l'utilisation d'un système DAM peut également faciliter la mise en conformité avec la législation pertinente en matière de données et de confidentialité dans votre secteur.

Gestion des actifs numériques vs stockage de fichiers

À ce stade, vous êtes, espérons-le, convaincu que vous avez besoin d'un système DAM. Mais avant d'aborder la façon d'en implémenter un, il est également utile de dissiper une idée fausse courante : que le DAM et le « stockage de fichiers dans le cloud » sont la même chose. Ils ne sont pas.

Vous avez probablement déjà un stockage en nuage. Si vous êtes un gestionnaire organisé et professionnel, ce stockage est probablement très bien organisé. Vous pourriez même employer quelqu'un pour le garder ainsi. C'est formidable, mais un DAM vous offre un contrôle bien supérieur à celui que vous avez actuellement et vous fait gagner une grande partie du temps que vous passez actuellement à organiser vos ressources numériques.

Nous expliquons pourquoi dans notre explication des systèmes de stockage de fichiers, mais la différence entre un DAM et un simple stockage en nuage peut être rapidement comprise en utilisant une analogie.

Considérez un DAM comme une bibliothèque et les systèmes de stockage cloud comme une armoire de classement. Les systèmes de stockage de fichiers sont comme un classeur : ils peuvent être bien organisés (bien qu'ils ne le soient souvent pas), mais il n'y a pas de contrôle d'accès. Les systèmes DAM fonctionnent plus comme une bibliothèque, avec une base de données centrale où sont stockés tous vos actifs numériques et un « bibliothécaire » (c'est-à-dire un responsable de la cybersécurité) qui contrôle l'accès aux fichiers.

Migrer vers une plateforme de gestion des actifs numériques

Maintenant que vous comprenez ce qu'est un actif numérique et les avantages des systèmes DAM, nous pouvons entrer dans les détails. La mise en œuvre d'un système DAM peut être assez simple, mais pour ce faire, vous devrez réfléchir attentivement à un certain nombre de questions clés. La manière dont vous implémenterez votre DAM dépendra en grande partie du fournisseur que vous avez choisi. Il existe de nombreux excellents fournisseurs, et nous aimerions rester neutres sur la question de savoir lequel est le meilleur pour vous.

Choisir un fournisseur de DAM

En réalité, le type de système DAM dont vous avez besoin pour votre entreprise dépendra fortement du type d'entreprise que vous êtes, de la taille de votre équipe et de votre structure de gestion. Comme nous l'avons déjà noté, les ressources numériques importantes peuvent être presque tous les types de fichiers : fichiers texte, fiches de vente, fiches techniques, ressources d'emballage de produits, vidéos explicatives, illustrations et graphiques pour le Web, extraits audio, animations, etc. , beaucoup plus.

Pour cette raison, les types d'actifs (et même la quantité d'actifs) que vous choisissez d'organiser dans votre plate-forme DAM vont varier selon les objectifs de l'entreprise et de l'entreprise. Certaines entreprises utilisent même leur DAM pour organiser des portraits d'entreprise, des photographies d'événements et du contenu de communication d'entreprise.

Tout se résume à comprendre le type de DAM dont votre entreprise a besoin. S'agira-t-il d'un DAM pour les actifs de marque et de communication, les actifs de marketing et de campagne, les actifs de produit, ou peut-être une combinaison ?

Pour rendre les choses encore plus complexes, vous devrez également évaluer vos tendances en matière de commerce en ligne, examiner le fonctionnement actuel de votre entreprise et la manière dont vous êtes susceptible de croître, et vous assurer que votre investissement dans un système DAM les couvrira. Ne laissez rien de tout cela vous décourager cependant. Le trading numérique permet aux investisseurs de tout niveau d'expérience de participer au marché mondial.

Au niveau le plus élémentaire, cependant, vous devez vous assurer que votre fournisseur DAM préféré peut offrir au moins les éléments suivants :

• Une interface utilisateur (UI) bien conçue
• Prise en charge étendue de différents types de fichiers
• Une approche flexible des utilisateurs, des licences et du stockage
• Un système flexible d'attribution des métadonnées
• Un plan détaillé de l'évolution du système DAM
• Service client et formation rapides et efficaces
• Stabilité de l'entreprise. Le secteur de la technologie peut être un endroit volatil, et les fournisseurs de DAM ne font pas exception.

Décidez quels actifs migrer – et quand

Une fois que vous avez choisi un fournisseur DAM, il est temps de commencer à réfléchir à votre processus de migration. Ne tombez pas dans le piège de penser que vous devez transférer tous vos actifs numériques en même temps.

La migration simultanée de tous vos actifs vers un tout nouveau système peut perturber considérablement votre entreprise. Chaque nouveau système aura également des problèmes de démarrage, et vous devez être prêt à ce que l'accès des utilisateurs nécessite des ajustements. Dans un cas plus extrême, si quelque chose ne va pas avec votre processus de migration, vous pourriez accidentellement fermer votre entreprise pendant des semaines. Afin d'éviter ces problèmes, adoptez une approche prudente, lente et stratégique.

Tout d'abord, identifiez vos actifs les plus critiques pour l'entreprise. Ce sont les fichiers que votre personnel utilise tous les jours, et qui sont cruciaux pour le fonctionnement quotidien de votre entreprise. Ces actifs doivent être migrés en premier, afin que le personnel puisse s'habituer à y accéder via votre nouveau système DAM. Il se peut même que vous finissiez par exécuter deux systèmes simultanément : votre nouveau système DAM et votre ancien système de fichiers - pendant un certain temps. Il n'y a pas de problème inhérent à cela, assurez-vous simplement que vous êtes clair avec votre personnel sur le système qu'il doit utiliser pour accéder à quels actifs.

Ensuite, une fois que le système s'est un peu installé, commencez à migrer davantage d'actifs à moyen terme : ceux que votre équipe utilise une fois par mois, ou une fois par an.

Enfin, vous devrez décider si vous souhaitez transférer vos archives vers votre système DAM. Cela peut être une décision difficile car des archives volumineuses peuvent ralentir les systèmes DAM et épuiser rapidement l'espace disque qui vous est alloué. Si votre personnel doit utiliser un ancien système pour accéder à des informations vieilles de cinq ans, il n'y a pas de problème inhérent à cela. Cependant, s'ils ont besoin d'accéder à ces informations plus d'une fois par trimestre, elles doivent être migrées.

Métadonnées et taxonomie

Métadonnées et taxonomie sont des mots compliqués pour un concept assez simple : les informations supplémentaires fournies avec chaque actif de votre DAM (métadonnées) et la structure dans laquelle ces actifs sont stockés (taxonomie).

Ces deux concepts sont très importants lorsqu'il s'agit de mettre en œuvre un système DAM, car ils sous-tendent les capacités de recherche de votre personnel. Sans métadonnées descriptives et utiles, votre personnel ne pourra pas trouver les ressources dont il a besoin. Sans une structure taxonomique logique, les fichiers peuvent devenir fragmentés et tout aussi inaccessibles.

Si vous migrez à partir d'un système de stockage cloud bien organisé, vos fichiers sont (espérons-le) déjà organisés dans une arborescence logique. C'est très bien, mais la migration vers un système DAM vous donne également l'occasion de repenser si cette structure est toujours la meilleure que vous puissiez utiliser.

Les métadonnées peuvent être une idée plus déroutante pour les entreprises qui migrent à partir d'un système de stockage cloud standard. La plupart d'entre eux ne mettent pas l'accent sur (ou même ne permettent pas) les métadonnées, et le processus d'attribution peut être très déroutant pour les gestionnaires. Cela dit, des métadonnées bien structurées rendent la plate-forme DAM plus flexible et innovante, tout en aidant à mieux classer vos actifs. La meilleure partie de l'utilisation des métadonnées est que vous ne vous fiez pas uniquement aux noms de dossiers et de fichiers pour retrouver des fichiers à l'avenir.

Une bonne approche consiste en fait à vous soulager un peu de la pression et à demander aux membres du personnel qui utilisent chaque type d'actif de réfléchir à la manière dont ils essaieraient normalement de le trouver. Un membre du personnel qui travaille quotidiennement avec vos archives photo, par exemple, aura une bien meilleure idée que vous des informations qui seraient utiles.

Si vous ne savez toujours pas comment aborder les métadonnées de vos actifs, envisagez de consulter votre fournisseur DAM sur les meilleures pratiques. Après tout, ils traitent de telles demandes presque quotidiennement, ils pourraient donc vous pousser dans la bonne direction. Alternativement, certains fournisseurs de DAM ont la possibilité de générer automatiquement des métadonnées de mots-clés pour tous vos actifs. Ainsi, même si vos ressources sont dépourvues de métadonnées, l'IA vous donnera un bon coup de pouce pour mettre vos efforts organisationnels sur la bonne voie.

Être réaliste

Enfin, vous devez reconnaître que la mise en œuvre d'un système DAM approfondi ne sera pas un processus indolore. Migrer la totalité (ou la plupart) de vos actifs numériques, les organiser de manière logique et leur ajouter des métadonnées utiles est compliqué. Les systèmes DAM, comme nous l'avons noté ci-dessus, peuvent avoir des avantages considérables pour votre entreprise, mais ceux-ci ne peuvent pas être réalisés en un après-midi.

Au lieu de cela, soyez prêt à passer beaucoup de temps à planifier votre migration. Un fournisseur DAM de qualité sera en mesure de vous offrir des conseils, des conseils et peut-être même des systèmes automatisés pour vous aider à mener à bien ce processus, mais cela nécessitera tout de même un certain investissement. Vous devez considérer un DAM comme un investissement à long terme. Pouvoir accéder plus rapidement à vos actifs numériques peut vous faire gagner quelques secondes au quotidien, mais ce n'est qu'au cours d'une année que ces économies d'efficacité se traduisent par quelque chose de tangible.

De plus, la migration n'est pas un processus ponctuel. Aucun système de taxonomie ou de métadonnées ne sera parfait dès le départ, et vous devez être prêt à revoir régulièrement le fonctionnement de votre DAM. Il est préférable de le faire en consultation avec le personnel qui utilise ce système, et il vaut donc la peine de planifier des réunions d'évaluation trimestrielles pour tirer le meilleur parti de votre investissement.

La ligne du bas

En fin de compte, le principal avantage des systèmes DAM est qu'ils maximisent le retour sur investissement de votre processus de création de contenu existant. Pour la plupart des entreprises, et en particulier celles qui se concentrent sur le marketing numérique, la création de contenu efficace reste la partie la plus coûteuse (et la plus importante) de votre flux de travail. Si vous investissez beaucoup de temps et d'argent dans la création de contenu, il est logique d'investir un peu plus pour obtenir le meilleur rendement possible.

Les organisations qui exploitent les bonnes solutions DAM pour leurs besoins en matière de sécurité des actifs de données et de partage de fichiers bénéficient également de flux de travail plus rationalisés, d'une meilleure conformité à la marque et d'une plus grande traction de leur contenu. Le cas d'utilisation DAM d'ezCater est un excellent exemple de la manière de migrer avec succès du stockage cloud traditionnel et de lancer une plate-forme DAM.

Si vous êtes prêt à protéger vos actifs numériques, assurez-vous d'être bien équipé avec la solution logicielle DAM adaptée à vos besoins.