วิธีจัดการสินทรัพย์ดิจิทัลของคุณด้วยแพลตฟอร์ม DAM

ธุรกิจส่วนใหญ่ผลิตเนื้อหาจำนวนมาก แต่ธุรกิจจำนวนมากไม่สามารถจัดการได้ดี

นับตั้งแต่การมาถึงของที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์ เราทุกคนเคยชินกับการเข้าถึงเนื้อหาทั้งหมดของเราจากทุกที่ วิธีนี้ยอดเยี่ยม แต่ก็มาพร้อมกับอันตรายเช่นกัน: ไฟล์จะถูกจัดเก็บไว้ในกองขนาดใหญ่ที่ไม่มีความแตกต่างกัน อาจไม่ชัดเจนว่าคุณมีความผิดต่อสิ่งล่อใจนี้ จนกว่าคุณจะจ้างพนักงานใหม่ หรือพยายามค้นหาเนื้อหาที่สร้างขึ้นเมื่อสองสามปีก่อน แต่แล้วความไร้ประสิทธิภาพของการจัดเก็บสินทรัพย์ดิจิทัลที่ไม่มีโครงสร้างจะชัดเจนเกินไป

ลองคิดดู: คุณจะไม่ทิ้งไฟล์กระดาษไว้กองกระจัดกระจายบนพื้นสำนักงานของคุณ เหตุใดคุณจึงควรทำเช่นเดียวกันกับเนื้อหาดิจิทัลของคุณ

นั่นคือสิ่งที่ระบบการจัดการสินทรัพย์ดิจิทัล (DAM) เข้ามา ด้วยธุรกิจที่ใช้เงินระหว่าง 150 ล้านถึง 250 ล้านดอลลาร์ในกิจกรรมที่เกี่ยวข้องกับเนื้อหาดิจิทัลทุกปี นั่นเป็นข้อมูลจำนวนมากที่ต้องได้รับการจัดระเบียบ อันที่จริงแล้ว สำหรับธุรกิจจำนวนมาก งานนี้อยู่นอกเหนือความสามารถของทีมที่มีการจัดการมากที่สุด

ระบบ DAM มอบวิธีให้คุณจัดระเบียบ “สินทรัพย์ดิจิทัล” ของคุณ ซึ่งก็คือไฟล์ทั้งหมดของคุณ ในลักษณะที่เป็นตรรกะ มีโครงสร้าง และเข้าถึงได้ง่าย การใช้ระบบแบบนี้สามารถช่วยคุณประหยัดเงินได้หลายแสนดอลลาร์ต่อปี และมาพร้อมกับข้อดีอื่นๆ มากมายในแง่ของความปลอดภัยและประสิทธิภาพ

อย่างไรก็ตาม ธุรกิจจำนวนมากยังไม่เข้าใจระบบ DAM เป็นอย่างดี ในคู่มือนี้ เราจะอธิบายว่าระบบ DAM คืออะไร มีประโยชน์ต่อธุรกิจของคุณอย่างไร และจะเริ่มใช้งานอย่างไร

สินทรัพย์ดิจิทัลคืออะไร?

เพื่อให้เข้าใจว่าระบบ DAM ทำอะไร การทำความเข้าใจว่า "สินทรัพย์ดิจิทัล" คืออะไรจึงเป็นประโยชน์

ในระดับพื้นฐาน สิ่งสำคัญคือต้องตระหนักว่าสินทรัพย์ดิจิทัลไม่ใช่แค่ไฟล์ดิจิทัล ทุกคนสามารถสร้างไฟล์ดิจิทัลได้อย่างรวดเร็วและง่ายดาย แต่ส่วนใหญ่จะไม่ทำให้ระดับของสินทรัพย์ดิจิทัล หากคุณสร้างเอกสาร Word ฉบับย่อเพื่อจดบันทึก แสดงว่าไม่ใช่สินทรัพย์ดิจิทัล

สินทรัพย์ดิจิทัลคือไฟล์ดิจิทัลที่องค์กรของคุณลงทุนเวลาและทรัพยากรอื่นๆ และมีมูลค่าทางธุรกิจในปัจจุบันหรือที่ยั่งยืนต่อองค์กรของคุณ รูปภาพและวิดีโอที่คุณใช้เพื่อทำการตลาดสอดคล้องกับคำจำกัดความนี้อย่างแน่นอน และสามารถป้องกันได้โดยใช้การจัดการสิทธิ์ดิจิทัลเช่นกัน รายการกาแฟที่พนักงานของคุณชอบ (อาจ) ไม่ชอบ

อย่างที่คุณเห็น ขอบเขตของสิ่งที่ถือเป็นสินทรัพย์ดิจิทัลนั้นกว้างมาก สิ่งนี้ทำให้เกิดประเด็นที่เกี่ยวข้องสองประเด็นที่มีความสำคัญต่อความเข้าใจในการจัดการประเด็นเหล่านี้:

• ช่วงของสินทรัพย์ดิจิทัลในองค์กรทั่วไปนั้นกว้าง เนื้อหาดิจิทัลสามารถเป็นอะไรก็ได้ตั้งแต่รายงาน โลโก้ ไปจนถึงการบันทึกวิดีโอ ไฟล์ประเภทนี้จะแตกต่างกันอย่างมากในแง่ของขนาดไฟล์ และหากคุณไม่ได้ใช้ DAM ไฟล์เหล่านี้อาจถูกจัดเก็บไว้ในที่ต่างๆ ทั่วทั้งองค์กรของคุณ
• สินทรัพย์ดิจิทัลมีความแตกต่างกันอย่างมาก สำเนาโฆษณาทางทีวีของคุณจะต้องมีข้อมูลเมตาที่แตกต่างไปจากฐานข้อมูลเงินเดือนพนักงาน และแต่ละรายการจะต้องถูกจัดเก็บในลักษณะที่แตกต่างกัน ในที่อื่น และสามารถเข้าถึงได้โดยกลุ่มพนักงานที่แตกต่างกัน

เมื่อคุณรวมปัจจัยทั้งสองนี้เข้าด้วยกัน – ขอบเขตและความแตกต่าง – คุณจะเห็นว่าองค์กรจะพบว่าการจัดเก็บและจัดการอย่างมีประสิทธิภาพนั้นยากเพียงใด หากคุณไม่ได้คิดระบบสำหรับการจัดการสินทรัพย์ดิจิทัลของคุณ และแทนที่จะพึ่งพาความปรารถนาดีของพนักงานของคุณ ระบบไฟล์ของคุณก็จะเข้าสู่ความโกลาหลอย่างรวดเร็ว

4 ประโยชน์ของแพลตฟอร์มการจัดการสินทรัพย์ดิจิทัล

การหลีกเลี่ยงความโกลาหลแบบนี้เป็นจุดมุ่งหมายของระบบ DAM อย่างแม่นยำ ระบบเหล่านี้อนุญาตให้คุณเขียนโค้ดและจัดเรียงสินทรัพย์ดิจิทัลทั้งหมดของคุณ เพื่อให้สามารถจัดเก็บได้อย่างสมเหตุสมผล เพื่อให้พนักงานของคุณสามารถค้นหาสินทรัพย์ที่ต้องการได้อย่างแม่นยำ และเพื่อให้คุณสามารถจัดการการเข้าถึงเพื่อปรับปรุงความปลอดภัยทางไซเบอร์ ประโยชน์เฉพาะเจาะจงมากขึ้นของระบบ DAM มาจากหลักการพื้นฐานเหล่านี้

พวกเขาประหยัดเวลาและเงิน

การวิจัยระบุว่า ROI ของการใช้ระบบการจัดการสินทรัพย์ดิจิทัลอยู่ระหว่าง 8:1 ถึง 14:1 สิ่งนี้มีขนาดใหญ่เนื่องจากการประหยัดเวลาที่ระบบ DAM มอบให้ – ด้วยทรัพย์สินทั้งหมดของคุณที่จัดเก็บและอธิบายอย่างสมเหตุสมผล คุณจะใช้เวลาน้อยลงมากในการค้นหา

พวกเขาปรับปรุงประสิทธิภาพและประสิทธิผลของพนักงานของคุณ

ประการที่สอง ระบบ DAM ปรับปรุงประสิทธิภาพและประสิทธิผลของพนักงานทุกคน เนื่องจากสินทรัพย์ดิจิทัลทั้งหมดของคุณสามารถเข้าถึงได้ง่าย สำหรับบริษัทที่จัดตั้งขึ้นหรือบริษัทที่กำลังเติบโตอย่างรวดเร็ว มีแนวโน้มที่สินทรัพย์ดิจิทัลจะกระจัดกระจาย – จัดเก็บในผู้ให้บริการระบบคลาวด์หลายราย หรือนั่งบนคอมพิวเตอร์ของพนักงานที่สร้างเนื้อหาดังกล่าว การนำทรัพย์สินทั้งหมดของคุณมาไว้ในระบบเดียว แสดงว่าคุณทำให้ทุกคนที่ต้องการใช้และจำกัดการเข้าถึงกลุ่มนี้ได้

พวกเขารับประกันความสม่ำเสมอของแบรนด์

ระบบ DAM ช่วยให้มั่นใจได้ถึงความสอดคล้องของแบรนด์ นี่เป็นประโยชน์ที่ชัดเจนน้อยกว่าเล็กน้อย แต่เป็นประโยชน์อย่างยิ่ง ด้วยการใช้ระบบ DAM คุณสามารถทำเครื่องหมายว่าโลโก้ของคุณ (เช่น) ใดที่เจ้าหน้าที่ควรใช้เพื่อวัตถุประสงค์เฉพาะ และโลโก้ใดที่ทันสมัยที่สุด สิ่งนี้ทำให้มั่นใจได้ว่าพนักงานทุกคนทำงานจากวัสดุเดียวกัน และหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดที่มีค่าใช้จ่ายสูง

พวกเขาปรับปรุงความปลอดภัยอย่างมาก

ประการที่สี่ ระบบ DAM ปรับปรุงความปลอดภัยอย่างมาก เนื่องจากช่วยให้ธุรกิจสามารถควบคุมการเข้าถึงไฟล์และการจัดการข้อมูลประจำตัวได้ดียิ่งขึ้น สถิติแสดงให้เห็นว่า 88% ของบริษัทไม่จำกัดการเข้าถึงโฟลเดอร์อย่างเหมาะสม ทำให้ทุกคนสามารถเข้าถึงและดาวน์โหลดไฟล์เหล่านี้ได้ ทำให้ข้อมูลสูญหาย รั่วไหล และแม้กระทั่งการแฮ็ก

นี่อาจเป็นหายนะสำหรับธุรกิจที่จัดการกับทรัพย์สินที่ละเอียดอ่อน เนื่องจาก 78% ของผู้บริโภคที่ตอบแบบสำรวจกล่าวว่าพวกเขาพร้อมที่จะหยุดติดต่อกับบริษัทที่ตกเป็นเหยื่อหรือจัดการกับการละเมิดความปลอดภัย ในโลกที่มีการควบคุมสินทรัพย์ดิจิทัลมากขึ้น การใช้ระบบ DAM ยังช่วยให้ปฏิบัติตามข้อกำหนดของข้อมูลที่เกี่ยวข้องและกฎหมายความเป็นส่วนตัวในภาคธุรกิจของคุณได้ง่ายขึ้น

การจัดการสินทรัพย์ดิจิทัลกับการจัดเก็บไฟล์

ณ จุดนี้คุณหวังเป็นอย่างยิ่งว่าคุณต้องการระบบ DAM แต่ก่อนที่เราจะพูดถึงวิธีใช้งาน คุณควรล้างความเข้าใจผิดที่พบบ่อยๆ ด้วยว่า DAM และ "ที่จัดเก็บไฟล์บนระบบคลาวด์" เป็นสิ่งเดียวกัน พวกเขาจะไม่.

คุณอาจมีที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์อยู่แล้ว หากคุณเป็นผู้จัดการที่มีระเบียบและเป็นมืออาชีพ ที่เก็บข้อมูลนี้น่าจะได้รับการจัดระเบียบเป็นอย่างดี คุณอาจจะจ้างใครสักคนเพื่อให้เป็นเช่นนั้น นี่เป็นสิ่งที่ดี แต่ DAM ให้คุณควบคุมได้มากกว่าที่คุณมีในปัจจุบัน และช่วยประหยัดเวลาได้มากที่คุณใช้ในการจัดระเบียบสินทรัพย์ดิจิทัลของคุณในปัจจุบัน

เราอธิบายเหตุผลในการอธิบายระบบการจัดเก็บไฟล์ แต่ความแตกต่างระหว่าง DAM และที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์แบบธรรมดาสามารถเข้าใจได้อย่างรวดเร็วโดยใช้การเปรียบเทียบ

คิดว่า DAM เหมือนห้องสมุดและระบบจัดเก็บข้อมูลบนคลาวด์เป็นตู้เก็บเอกสาร ระบบการจัดเก็บไฟล์เปรียบเสมือนตู้เก็บเอกสาร: อาจมีการจัดระเบียบที่ดี (แม้ว่าจะไม่ใช่บ่อยครั้งก็ตาม) แต่ไม่มีการควบคุมการเข้าถึง ระบบ DAM ทำงานเหมือนห้องสมุดมากกว่า โดยมีฐานข้อมูลกลางที่เก็บทรัพย์สินดิจิทัลทั้งหมดของคุณ และ "บรรณารักษ์" (เช่น เจ้าหน้าที่รักษาความปลอดภัยทางไซเบอร์) ที่ควบคุมการเข้าถึงไฟล์

การย้ายไปยังแพลตฟอร์มการจัดการสินทรัพย์ดิจิทัล

ตอนนี้คุณเข้าใจแล้วว่าสินทรัพย์ดิจิทัลคืออะไรและประโยชน์ของระบบ DAM เราสามารถเข้าไปดูรายละเอียดได้ การนำระบบ DAM ไปใช้นั้นค่อนข้างตรงไปตรงมา แต่เพื่อให้เป็นเช่นนั้น คุณจะต้องพิจารณาคำถามสำคัญๆ หลายข้ออย่างรอบคอบ วิธีที่คุณใช้ DAM จะขึ้นอยู่กับผู้ให้บริการที่คุณเลือกเป็นส่วนใหญ่ มีผู้ให้บริการที่ยอดเยี่ยมมากมาย และเราต้องการที่จะเป็นกลางในคำถามที่ดีที่สุดสำหรับคุณ

การเลือกผู้ให้บริการ DAM

ในความเป็นจริง ประเภทของระบบ DAM ที่คุณต้องการสำหรับธุรกิจของคุณจะขึ้นอยู่กับประเภทของธุรกิจ ขนาดทีม และโครงสร้างการจัดการของคุณเป็นอย่างมาก ดังที่เราได้กล่าวไปแล้ว สินทรัพย์ดิจิทัลที่สำคัญสามารถเป็นไฟล์ได้เกือบทุกประเภท: ไฟล์ข้อความ แผ่นงานขาย แผ่นข้อมูลจำเพาะ เนื้อหาบรรจุภัณฑ์ของผลิตภัณฑ์ วิดีโอแสดงวิธีการ ภาพประกอบ และกราฟิกสำหรับเว็บ ตัวอย่างเสียง ภาพเคลื่อนไหว และอื่นๆ , ล้นหลาม.

ด้วยเหตุนี้ ประเภทของสินทรัพย์ (และแม้แต่ปริมาณของสินทรัพย์) ที่คุณเลือกจัดระเบียบในแพลตฟอร์ม DAM จะแตกต่างกันไปตามบริษัทและวัตถุประสงค์ทางธุรกิจ ธุรกิจบางแห่งถึงกับใช้ DAM เพื่อจัดระเบียบภาพหน้าบริษัท ภาพถ่ายงานอีเวนต์ และเนื้อหาการสื่อสารองค์กร

ทั้งหมดนี้ทำให้คุณต้องเข้าใจว่าธุรกิจของคุณต้องการ DAM ประเภทใด มันจะเป็น DAM สำหรับทรัพย์สินของแบรนด์และการสื่อสาร ทรัพย์สินทางการตลาดและแคมเปญ ทรัพย์สินของผลิตภัณฑ์ หรืออาจจะเป็นการผสมผสานกันหรือไม่?

เพื่อให้เรื่องซับซ้อนยิ่งขึ้น คุณจะต้องประเมินแนวโน้มในการซื้อขายออนไลน์ ดูว่าธุรกิจของคุณทำงานอย่างไรในขณะนี้ และวิธีที่คุณมีแนวโน้มที่จะเติบโต และตรวจสอบให้แน่ใจว่าการลงทุนในระบบ DAM ของคุณ จะครอบคลุมสิ่งเหล่านี้ อย่าปล่อยให้สิ่งเหล่านี้ทำให้คุณท้อใจ การซื้อขายดิจิทัลช่วยให้นักลงทุนทุกระดับประสบการณ์สามารถเข้าร่วมในตลาดโลกได้

อย่างไรก็ตาม ในระดับพื้นฐานที่สุด คุณควรตรวจสอบให้แน่ใจว่าผู้ให้บริการ DAM ที่คุณต้องการสามารถเสนอสิ่งต่อไปนี้เป็นอย่างน้อย:

• ส่วนต่อประสานผู้ใช้ (UI) ที่ออกแบบมาอย่างดี
• รองรับไฟล์ประเภทต่างๆ อย่างกว้างขวาง
• แนวทางที่ยืดหยุ่นสำหรับผู้ใช้ ใบอนุญาต และพื้นที่เก็บข้อมูล
• ระบบที่ยืดหยุ่นสำหรับการกำหนดข้อมูลเมตา
• แผนรายละเอียดการพัฒนาระบบเขื่อน
• การบริการลูกค้าและการฝึกอบรมที่รวดเร็วและมีประสิทธิภาพ
• ความมั่นคงของบริษัท ภาคเทคโนโลยีอาจเป็นที่ที่มีความผันผวน และผู้ขาย DAM ก็ไม่มีข้อยกเว้น

ตัดสินใจว่าจะย้ายสินทรัพย์ใด – และเมื่อใด

เมื่อคุณตัดสินใจเลือกผู้ให้บริการ DAM แล้ว ก็ถึงเวลาเริ่มคิดถึงกระบวนการย้ายข้อมูลของคุณ อย่าตกหลุมพรางของความคิดที่ว่าคุณต้องโอนสินทรัพย์ดิจิทัลทั้งหมดของคุณไปพร้อม ๆ กัน

การย้ายทรัพย์สินทั้งหมดของคุณไปยังระบบใหม่พร้อมกันอาจทำให้ธุรกิจของคุณหยุดชะงักได้อย่างมีนัยสำคัญ ทุกระบบใหม่จะมีปัญหาการงอกของฟันด้วย และคุณควรเตรียมพร้อมสำหรับการเข้าถึงของผู้ใช้เพื่อต้องการการปรับแต่ง ในกรณีที่รุนแรงกว่านั้น หากมีสิ่งผิดปกติเกิดขึ้นกับกระบวนการย้ายข้อมูล คุณอาจปิดธุรกิจโดยไม่ได้ตั้งใจเป็นเวลาหลายสัปดาห์ เพื่อหลีกเลี่ยงปัญหาเหล่านี้ ควรใช้วิธีการเชิงกลยุทธ์ที่ช้าและระมัดระวัง

ขั้นแรก ระบุสินทรัพย์ที่มีความสำคัญต่อธุรกิจของคุณมากที่สุด ไฟล์เหล่านี้เป็นไฟล์ที่พนักงานของคุณใช้ทุกวัน และนั่นเป็นสิ่งสำคัญต่อการดำเนินธุรกิจของคุณ ควรย้ายสินทรัพย์เหล่านี้ก่อน เพื่อให้พนักงานคุ้นเคยกับการเข้าถึงผ่านระบบ DAM ใหม่ของคุณ อาจเป็นไปได้ว่าคุณต้องใช้สองระบบพร้อมกัน: ระบบ DAM ใหม่และระบบไฟล์เดิมของคุณ - ชั่วขณะหนึ่ง การทำเช่นนี้ไม่มีปัญหาโดยธรรมชาติ เพียงตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณมีความชัดเจนกับพนักงานของคุณเกี่ยวกับระบบที่พวกเขาควรใช้ในการเข้าถึงสินทรัพย์ใด

ต่อไป เมื่อระบบตกลงกันได้แล้ว ให้เริ่มโยกย้ายสินทรัพย์ระยะกลางเพิ่มเติม: สินทรัพย์ที่ทีมของคุณใช้เดือนละครั้งหรือปีละครั้ง

สุดท้าย คุณจะต้องตัดสินใจว่าจะโอนไฟล์เก็บถาวรของคุณไปยังระบบ DAM ของคุณหรือไม่ นี่อาจเป็นการตัดสินใจที่ยากลำบาก เนื่องจากไฟล์เก็บถาวรขนาดใหญ่อาจทำให้ระบบ DAM ช้าลง และใช้พื้นที่ดิสก์ที่จัดสรรของคุณอย่างรวดเร็ว หากพนักงานของคุณจำเป็นต้องใช้ระบบเดิมเพื่อเข้าถึงข้อมูลที่มีอายุ 5 ปี ไม่มีปัญหาโดยธรรมชาติ อย่างไรก็ตาม หากจำเป็นต้องเข้าถึงข้อมูลนี้มากกว่าหนึ่งครั้งทุกไตรมาส ก็ควรย้ายข้อมูลดังกล่าว

ข้อมูลเมตาและอนุกรมวิธาน

ข้อมูลเมตาและอนุกรมวิธานเป็นคำที่ซับซ้อนสำหรับแนวคิดที่ค่อนข้างเรียบง่าย: ข้อมูลเพิ่มเติมที่มาพร้อมกับเนื้อหาทั้งหมดใน DAM ของคุณ (ข้อมูลเมตา) และโครงสร้างที่เก็บสินทรัพย์เหล่านี้ (อนุกรมวิธาน)

แนวคิดทั้งสองนี้มีความสำคัญมากเมื่อต้องนำระบบ DAM ไปใช้ เนื่องจากเป็นการสนับสนุนความสามารถในการค้นหาของพนักงานของคุณ หากไม่มีข้อมูลเมตาที่สื่อความหมายและเป็นประโยชน์ พนักงานของคุณจะไม่สามารถค้นหาสินทรัพย์ที่ต้องการได้ หากไม่มีโครงสร้างการจัดหมวดหมู่แบบลอจิคัล ไฟล์อาจแยกส่วนและไม่สามารถเข้าถึงได้ในทำนองเดียวกัน

หากคุณกำลังโยกย้ายจากระบบจัดเก็บข้อมูลบนคลาวด์ที่มีการจัดการอย่างดี ไฟล์ของคุณ (หวังว่า) จะถูกจัดเป็นโครงสร้างแบบลอจิคัลแล้ว เยี่ยมมาก แต่การโยกย้ายไปยังระบบ DAM ยังช่วยให้คุณมีโอกาสคิดอีกครั้งว่าโครงสร้างนี้ยังคงเป็นโครงสร้างที่ดีที่สุดที่คุณสามารถใช้ได้หรือไม่

ข้อมูลเมตาอาจเป็นแนวคิดที่สับสนมากขึ้นสำหรับธุรกิจที่ย้ายจากระบบจัดเก็บข้อมูลบนคลาวด์มาตรฐาน ข้อมูลเหล่านี้ส่วนใหญ่ไม่เน้น (หรือแม้แต่อนุญาต) เมตาดาต้า และกระบวนการมอบหมายอาจทำให้ผู้จัดการสับสนได้ ที่กล่าวว่าข้อมูลเมตาที่มีโครงสร้างที่ดีทำให้แพลตฟอร์ม DAM มีความยืดหยุ่นและสร้างสรรค์มากขึ้น ในขณะที่ยังช่วยจัดประเภททรัพย์สินของคุณในวิธีที่ดีกว่า ส่วนที่ดีที่สุดเกี่ยวกับการใช้ข้อมูลเมตาคือ คุณไม่จำเป็นต้องพึ่งพาโฟลเดอร์และชื่อไฟล์เพียงอย่างเดียวในการค้นหาไฟล์ใหม่ในอนาคต

แนวทางที่ดีที่นี่คือจริง ๆ แล้วเพื่อลดแรงกดดันจากตัวคุณเองและขอให้พนักงานที่ใช้ทรัพย์สินแต่ละประเภทระดมความคิดว่าปกติแล้วพวกเขาจะพยายามค้นหาอย่างไร ตัวอย่างเช่น พนักงานที่ทำงานกับคลังรูปภาพของคุณทุกวัน จะมีความคิดที่ดีกว่ามากว่าข้อมูลใดจะมีประโยชน์มากกว่าคุณ

หากคุณยังไม่แน่ใจว่าจะเข้าถึงข้อมูลเมตาของสินทรัพย์อย่างไร ลองปรึกษาผู้ให้บริการ DAM เกี่ยวกับแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุด ท้ายที่สุด พวกเขาจัดการคำขอดังกล่าวเกือบทุกวัน ดังนั้นพวกเขาอาจดันคุณไปในทิศทางที่ถูกต้อง อีกทางหนึ่ง ผู้ให้บริการ DAM บางรายมีตัวเลือกในการสร้าง ข้อมูลเมตาของคำหลักโดยอัตโนมัติ สำหรับสินทรัพย์ทั้งหมดของคุณ ดังนั้น แม้ว่าทรัพย์สินของคุณจะไม่มีข้อมูลเมตาก็ตาม AI จะช่วยให้คุณได้รับแรงกระตุ้นที่ดีในการทำให้ความพยายามขององค์กรของคุณเป็นไปตามเป้าหมาย

เป็นจริง

สุดท้าย คุณควรตระหนักว่าการใช้ระบบ DAM อย่างละเอียดจะไม่เป็นกระบวนการที่ไม่เจ็บปวด การย้ายข้อมูลสินทรัพย์ดิจิทัลทั้งหมด (หรือส่วนใหญ่) จัดระเบียบตามหลักเหตุผล และเพิ่มข้อมูลเมตาที่เป็นประโยชน์นั้นซับซ้อน ระบบ DAM ดังที่เราได้กล่าวไว้ข้างต้น อาจมีประโยชน์อย่างมากสำหรับธุรกิจของคุณ แต่ระบบเหล่านี้ไม่สามารถรับรู้ได้ในช่วงบ่าย

ให้เตรียมพร้อมที่จะใช้เวลาจำนวนมากในการวางแผนการย้ายถิ่นของคุณแทน ผู้ให้บริการ DAM ที่มีคุณภาพจะสามารถให้คำแนะนำ คำแนะนำ และอาจรวมถึงระบบอัตโนมัติเพื่อช่วยให้คุณดำเนินการตามขั้นตอนนี้ให้เสร็จสิ้นได้ แต่ก็ยังต้องใช้เงินลงทุนบางส่วน คุณควรคิดว่า DAM เป็นการลงทุนระยะยาว ความสามารถในการเข้าถึงสินทรัพย์ดิจิทัลของคุณได้เร็วขึ้นอาจช่วยให้คุณประหยัดเวลาได้เพียงไม่กี่วินาทีในแต่ละวัน แต่เพียงหนึ่งปีที่การประหยัดประสิทธิภาพเหล่านี้เพิ่มขึ้นเป็นสิ่งที่จับต้องได้

นอกจากนี้ การย้ายข้อมูลไม่ใช่กระบวนการแบบครั้งเดียว ไม่มีอนุกรมวิธานหรือระบบข้อมูลเมตาใดจะสมบูรณ์แบบตั้งแต่เริ่มต้น และคุณควรเตรียมพร้อมที่จะทบทวนวิธีการทำงานของ DAM ของคุณเป็นประจำ วิธีนี้ทำได้ดีที่สุดโดยปรึกษากับเจ้าหน้าที่ที่ใช้ระบบนี้ ดังนั้นจึงควรกำหนดการประชุมการประเมินรายไตรมาสเพื่อให้ได้ประโยชน์สูงสุดจากการลงทุนของคุณ

บรรทัดล่างสุด

ในท้ายที่สุด ข้อได้เปรียบที่สำคัญของระบบ DAM ก็คือมันเพิ่ม ROI ของกระบวนการสร้างเนื้อหาที่มีอยู่ของคุณให้สูงสุด สำหรับธุรกิจส่วนใหญ่ และโดยเฉพาะอย่างยิ่งผู้ที่มุ่งเน้นไปที่การตลาดดิจิทัล การสร้างเนื้อหาที่มีประสิทธิภาพยังคงเป็นส่วนที่แพงที่สุด (และสำคัญที่สุด) ในเวิร์กโฟลว์ของคุณ หากคุณกำลังลงทุนเวลาและเงินจำนวนมากในการสร้างเนื้อหา คุณควรลงทุนเพิ่มอีกนิดเพื่อให้ได้ผลตอบแทนที่ดีที่สุดจากสิ่งนี้

องค์กรที่ใช้ประโยชน์จากโซลูชัน DAM ที่เหมาะสมสำหรับการรักษาความปลอดภัยสินทรัพย์ข้อมูลและความต้องการในการแชร์ไฟล์ยังจะได้เพลิดเพลินกับเวิร์กโฟลว์ที่คล่องตัวมากขึ้น การปฏิบัติตามแบรนด์ที่ดีขึ้น และแรงฉุดจากเนื้อหามากขึ้น กรณีการใช้งาน DAM ของ ezCater เป็นตัวอย่างที่ยอดเยี่ยมของวิธีการโยกย้ายที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์แบบเดิมและเปิดใช้แพลตฟอร์ม DAM ได้สำเร็จ

หากคุณพร้อมที่จะปกป้องทรัพย์สินดิจิทัลของคุณ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณมีโซลูชันซอฟต์แวร์ DAM ที่เหมาะสมกับความต้องการของคุณเป็นอย่างดี