Как управлять своими цифровыми активами с помощью платформ DAM

Большинство компаний производят огромное количество контента, но многие плохо им управляют.

С появлением облачных хранилищ мы все привыкли иметь доступ ко всему нашему контенту из любого места. Это здорово, но есть и опасность: файлы хранятся в одной огромной недифференцированной куче. Возможно, не будет очевидным, что вы виновны в этом искушении, пока вы не наймете нового сотрудника или не попытаетесь найти контент, который был создан несколько лет назад. Но тогда неэффективность неструктурированного хранилища цифровых активов станет слишком очевидной.

Подумайте об этом так: вы бы не оставили свои бумажные файлы разбросанной кучей на полу вашего офиса. Так почему же вы должны делать то же самое со своим цифровым контентом?

Вот где на помощь приходят системы управления цифровыми активами (DAM). Поскольку компании ежегодно тратят от 150 до 250 миллионов долларов на деятельность, связанную с цифровым контентом, это огромное количество данных, которые необходимо систематизировать. Настолько, что для многих предприятий эта задача не под силу даже самой организованной команде.

Системы DAM позволяют организовать ваши «цифровые активы» — по сути, все ваши файлы — логично, структурировано и легкодоступно. Использование такой системы может сэкономить вам сотни тысяч долларов в год и дает множество других преимуществ с точки зрения безопасности и эффективности.

Несмотря на это, многие предприятия до сих пор недостаточно хорошо понимают системы DAM. В этом руководстве мы объясним, что такое системы DAM, какую пользу они могут принести вашему бизнесу и как начать их использовать.

Что такое цифровой актив?

Чтобы понять, что делают системы DAM, полезно точно знать, что такое «цифровой актив».

На самом базовом уровне важно понимать, что цифровой актив — это не просто цифровой файл. Любой может быстро и легко создать цифровой файл, но большинство из них не достигнет уровня цифрового актива. Если вы делаете быстрый документ Word, чтобы делать заметки, это не цифровой актив.

Цифровые активы — это цифровые файлы, в которые ваша организация вложила время и другие ресурсы и которые имеют текущую или постоянную ценность для вашей организации. Изображения и видео, которые вы используете для маркетинга, определенно подпадают под это определение и также могут быть защищены с помощью управления цифровыми правами. Списки кофе, который предпочитают ваши сотрудники (вероятно), нет.

Как видите, объем того, что представляет собой цифровой актив, чрезвычайно широк. Это приводит к двум взаимосвязанным моментам, которые имеют решающее значение для понимания, когда дело доходит до управления ими:

• Диапазон цифровых активов в типичной организации широк . Цифровым активом может быть что угодно: от отчетов до логотипов и видеозаписей. Файлы этого типа сильно различаются по размеру, и если вы не используете DAM, они могут храниться в разных местах вашей организации.
• Цифровые активы крайне неоднородны. Копия вашего телеобъявления должна содержать метаданные, совершенно отличные от базы данных о зарплатах сотрудников, и каждая из них должна храниться по-разному, в другом месте и быть доступной для разных групп персонала.

Когда вы объединяете эти два фактора — объем и неоднородность — вы можете увидеть, как легко организациям становится трудно хранить и эффективно управлять ими. Если вы не придумаете систему для управления своими цифровыми активами, а вместо этого будете полагаться на добрую волю своих сотрудников, ваша файловая система довольно быстро погрузится в хаос.

4 преимущества платформ управления цифровыми активами

Именно предотвращение такого хаоса и является целью систем DAM. Эти системы позволяют вам кодировать и сортировать все ваши цифровые активы, чтобы их можно было хранить логически; чтобы ваши сотрудники могли найти именно тот актив, который им нужен; и поэтому вы можете управлять доступом к ним, чтобы улучшить кибербезопасность. Все более конкретные преимущества систем DAM вытекают из этих основных принципов.

Они экономят ваше время и деньги

Исследования показывают, что окупаемость использования системы управления цифровыми активами составляет от 8:1 до 14:1. Это очень важно из-за экономии времени, которую обеспечивают системы DAM: все ваши активы хранятся и описываются логическим образом, поэтому вы потратите гораздо меньше времени на их поиск.

Они повышают эффективность и производительность вашего персонала

Во-вторых, системы DAM повышают эффективность и производительность всех сотрудников, поскольку все ваши цифровые активы легко доступны. Для устоявшихся компаний или компаний, переживающих быстрые темпы роста, существует тенденция фрагментации цифровых активов — они хранятся у нескольких облачных провайдеров или хранятся на компьютере сотрудника, который их создал. Собрав все свои активы в одну систему, вы сделаете их доступными для всех, кто в них нуждается, и сможете ограничить доступ этой группе.

Они обеспечивают согласованность бренда

Системы DAM обеспечивают согласованность бренда. Это немного менее очевидное преимущество, но вполне реальное. Используя систему DAM, вы можете легко отметить, какой из ваших логотипов (например) сотрудники должны использовать для определенной цели, и какой из них является самым современным. Это гарантирует, что все сотрудники работают с одними и теми же материалами, и позволяет избежать дорогостоящих ошибок.

Они значительно повышают безопасность

В-четвертых, системы DAM значительно повышают безопасность, поскольку они позволяют компаниям лучше контролировать доступ к файлам и управлять идентификацией. Статистика показывает, что 88% компаний не ограничивают должным образом доступ к своим папкам; оставляя место для доступа и загрузки этих файлов, что приводит к потере данных, утечкам и даже взлому.

Это может иметь катастрофические последствия для предприятий, которые имеют дело с конфиденциальными активами, поскольку 78% опрошенных потребителей заявили, что они с готовностью прекратят иметь дело с компаниями, которые стали жертвой нарушения безопасности или столкнулись с ним. В мире, где цифровые активы все больше регулируются, использование системы DAM также может значительно упростить соблюдение соответствующего законодательства о данных и конфиденциальности в вашем секторе.

Управление цифровыми активами и хранение файлов

На данный момент вы, надеюсь, убеждены, что вам нужна система DAM. Но прежде чем мы перейдем к тому, как его реализовать, также стоит прояснить распространенное заблуждение: что DAM и «облачное хранилище файлов» — это одно и то же. Они не.

Вероятно, у вас уже есть облачное хранилище. Если вы организованный профессиональный менеджер, это хранилище, вероятно, очень хорошо организовано. Вы могли бы даже нанять кого-то, чтобы сохранить это таким образом. Это здорово, но DAM предлагает вам гораздо больший контроль, чем вы имеете сейчас, и экономит большую часть времени, которое вы в настоящее время тратите на организацию своих цифровых активов.

Мы объясняем почему в нашем объяснении систем хранения файлов, но разницу между DAM и простым облачным хранилищем можно быстро понять, используя аналогию.

Думайте о DAM как о библиотеке, а облачные системы хранения — как о картотеке. Системы хранения файлов похожи на картотеку: они могут быть хорошо организованы (хотя часто это не так), но в них нет контроля доступа. Системы DAM больше похожи на библиотеку с центральной базой данных, в которой хранятся все ваши цифровые активы, и «библиотекарём» (т. е. сотрудником по кибербезопасности), который контролирует доступ к файлам.

Переход на платформу управления цифровыми активами

Теперь вы понимаете, что такое цифровой актив и преимущества систем DAM, и мы можем углубиться в детали. Внедрение системы DAM может быть довольно простым, но для этого вам необходимо тщательно обдумать ряд ключевых вопросов. Способ реализации DAM во многом будет зависеть от выбранного вами провайдера. Существует множество отличных провайдеров, и мы хотели бы оставаться нейтральными в вопросе о том, какой из них лучше для вас.

Выбор поставщика DAM

На самом деле, тип системы DAM, который вам нужен для вашего бизнеса, будет сильно зависеть от того, какой у вас бизнес, размера вашей команды и вашей управленческой структуры. Как мы уже отмечали, важными цифровыми активами могут быть файлы практически любого типа: текстовые файлы, листы продаж, листы спецификаций, активы упаковки продуктов, видеоролики с практическими рекомендациями, иллюстрации и графика для Интернета, фрагменты аудио, анимация и многое другое. , намного больше.

Из-за этого типы активов (и даже количество активов), которые вы решите организовать на своей платформе DAM, будут различаться в зависимости от компании и бизнес-целей. Некоторые предприятия даже используют свои DAM для организации корпоративных фотосъемок, фотосъемки событий и корпоративного коммуникационного контента.

На самом деле все сводится к пониманию того, какой тип DAM нужен вашему бизнесу. Будет ли это DAM для брендов и коммуникационных активов, маркетинговых и рекламных активов, продуктовых активов или, возможно, их комбинации?

Чтобы еще больше усложнить ситуацию, вам также необходимо оценить свои тенденции в онлайн-торговле, посмотреть, как ваш бизнес работает в данный момент, и пути, по которым вы, вероятно, будете расти, и убедиться, что ваши инвестиции в систему DAM покроет их. Не позволяйте ничему из этого обескуражить вас. Цифровая торговля позволяет инвесторам с любым уровнем опыта участвовать в мировом рынке.

Однако на самом базовом уровне вы должны убедиться, что ваш предпочтительный поставщик DAM может предложить как минимум следующее:

• Хорошо продуманный пользовательский интерфейс (UI)
• Широкая поддержка различных типов файлов
• Гибкий подход к пользователям, лицензиям и хранилищу
• Гибкая система назначения метаданных
• Подробный план развития системы DAM
• Быстрое и эффективное обслуживание клиентов и обучение
• Стабильность компании. Технологический сектор может быть нестабильным местом, и поставщики DAM не являются исключением.

Решите, какие активы переносить — и когда

После того, как вы определились с поставщиком DAM, пришло время подумать о процессе миграции. Не попадайтесь в ловушку, думая, что вам нужно перевести все свои цифровые активы одновременно.

Одновременный перенос всех ваших активов на совершенно новую систему может привести к значительным сбоям в вашем бизнесе. Каждая новая система также будет иметь проблемы с прорезыванием зубов, и вы должны быть готовы к тому, что доступ пользователей потребует некоторой тонкой настройки. В более экстремальном случае, если что-то пойдет не так с вашим процессом миграции, вы можете случайно закрыть свой бизнес на несколько недель. Чтобы избежать этих проблем, используйте осторожный, медленный, стратегический подход.

Во-первых, определите свои наиболее важные для бизнеса активы. Это файлы, которые ваши сотрудники используют каждый день, и это имеет решающее значение для повседневного ведения вашего бизнеса. Эти активы следует перенести в первую очередь, чтобы сотрудники могли привыкнуть к доступу к ним через вашу новую систему DAM. Может случиться так, что вы даже в конечном итоге будете запускать две системы одновременно: вашу новую систему DAM и вашу устаревшую файловую систему — на какое-то время. В этом нет никакой внутренней проблемы, просто убедитесь, что вы четко понимаете со своими сотрудниками, какую систему они должны использовать для доступа к каким активам.

Затем, когда система немного освоится, начните мигрировать больше среднесрочных ресурсов: тех, которые ваша команда использует раз в месяц или раз в год.

Наконец, вам нужно будет решить, следует ли переносить ваши архивы в вашу систему DAM. Это может быть трудным решением, поскольку огромные архивы могут замедлить работу систем DAM и быстро израсходовать выделенное дисковое пространство. Если вашим сотрудникам необходимо использовать устаревшую систему для доступа к информации пятилетней давности, в этом нет никаких проблем. Однако, если им требуется доступ к этой информации чаще, чем раз в квартал, ее следует перенести.

Метаданные и таксономия

Метаданные и таксономия — сложные слова для довольно простой концепции: дополнительная информация, которая поставляется вместе с каждым активом в вашей DAM (метаданные), и структура, в которой эти активы хранятся (таксономия).

Обе эти концепции очень важны, когда речь идет о внедрении системы DAM, поскольку они лежат в основе поисковых возможностей вашего персонала. Без описательных и полезных метаданных ваши сотрудники не смогут найти нужные им активы. Без логической таксономической структуры файлы могут стать фрагментированными и аналогичным образом недоступными.

Если вы переходите с хорошо организованной облачной системы хранения, ваши файлы (надеюсь) уже организованы в логическую древовидную структуру. Это здорово, но переход на систему DAM также дает вам возможность еще раз подумать о том, является ли эта структура по-прежнему лучшей из тех, которые вы можете использовать.

Метаданные могут быть более запутанной идеей для предприятий, переходящих со стандартной облачной системы хранения. В большинстве из них не выделяются (или даже не разрешаются) метаданные, и процесс их назначения может сильно сбивать с толку менеджеров. Тем не менее, хорошо структурированные метаданные делают платформу DAM более гибкой и инновационной, а также помогают лучше классифицировать ваши активы. Лучшая часть использования метаданных заключается в том, что вы не полагаетесь исключительно на имена папок и файлов для повторного поиска файлов в будущем.

Хороший подход здесь состоит в том, чтобы снять с себя часть нагрузки и попросить сотрудников, которые используют каждый тип активов, провести мозговой штурм, как бы они обычно пытались найти его. Сотрудник, который ежедневно работает с вашими фотоархивами, например, будет иметь гораздо лучшее представление о том, какая информация может быть полезной, чем вы.

Если вы все еще не знаете, как подходить к метаданным ваших ресурсов, посоветуйтесь со своим поставщиком DAM по поводу передового опыта. В конце концов, они обрабатывают такие запросы почти ежедневно, поэтому могут подтолкнуть вас в правильном направлении. Кроме того, у некоторых поставщиков DAM есть возможность автоматически генерировать метаданные ключевых слов для всех ваших ресурсов. Таким образом, даже если ваши активы лишены каких-либо метаданных, ИИ даст вам хороший импульс, чтобы ваши организационные усилия шли по правильному пути.

Быть реалистичным

Наконец, вы должны признать, что внедрение полноценной системы DAM не будет безболезненным процессом. Миграция всех (или большинства) ваших цифровых активов, их логическая организация и добавление к ним полезных метаданных — сложная задача. Системы DAM, как мы уже отмечали выше, могут иметь огромные преимущества для вашего бизнеса, но их нельзя реализовать за один день.

Вместо этого будьте готовы потратить много времени на планирование миграции. Качественный поставщик DAM сможет предложить вам совет, руководство и, возможно, даже автоматизированные системы, которые помогут вам завершить этот процесс, но это все равно потребует некоторых инвестиций. Вы должны думать о DAM как о долгосрочной инвестиции. Возможность более быстрого доступа к вашим цифровым активам может сэкономить вам всего несколько секунд в повседневной жизни, но только в течение года эта экономия за счет эффективности складывается во что-то ощутимое.

Кроме того, миграция — это не разовый процесс. Никакая система таксономии или метаданных не будет идеальной с самого начала, и вы должны быть готовы регулярно пересматривать то, как работает ваша DAM. Лучше всего это делать в консультации с персоналом, который использует эту систему, поэтому стоит запланировать ежеквартальные встречи по оценке, чтобы получить максимальную отдачу от ваших инвестиций.

Нижняя линия

В конечном счете, главное преимущество систем DAM заключается в том, что они максимизируют рентабельность вашего существующего процесса создания контента. Для большинства компаний, особенно тех, которые занимаются цифровым маркетингом, создание эффективного контента по-прежнему остается самой дорогой (и самой важной) частью вашего рабочего процесса. Если вы вкладываете значительное количество времени и денег в создание контента, имеет смысл инвестировать немного больше, чтобы получить максимальную отдачу от этого.

Организации, использующие подходящие решения DAM для обеспечения безопасности данных и обмена файлами, также получают более оптимизированные рабочие процессы, лучшее соответствие требованиям бренда и большую привлекательность своего контента. Вариант использования DAM от ezCater — отличный пример успешного перехода от традиционного облачного хранилища к запуску платформы DAM.

Если вы готовы защитить свои цифровые активы, убедитесь, что у вас есть подходящее программное решение DAM для ваших нужд.