كيفية إدارة الأصول الرقمية الخاصة بك باستخدام منصات DAM

تنتج معظم الشركات كميات هائلة من المحتوى ، لكن الكثير منها لا يديرها بشكل جيد.

منذ ظهور التخزين السحابي ، اعتدنا جميعًا على القدرة على الوصول إلى كل المحتوى الخاص بنا من أي مكان. هذا رائع ، لكنه يأتي أيضًا مع خطر: تخزين الملفات في كومة ضخمة غير متمايزة. قد لا يكون من الواضح أنك مذنب بهذا الإغراء حتى تقوم بتعيين موظف جديد ، أو تحاول العثور على محتوى تم إنتاجه قبل بضع سنوات. ولكن عندئذٍ سيكون عدم كفاءة تخزين الأصول الرقمية غير المهيكل واضحًا للغاية.

فكر في الأمر على هذا النحو: لن تترك ملفاتك الورقية في كومة مبعثرة على أرضية مكتبك. فلماذا تفعل الشيء نفسه مع المحتوى الرقمي الخاص بك؟

هذا هو المكان الذي تدخل فيه أنظمة إدارة الأصول الرقمية (DAM). مع إنفاق الشركات ما بين 150 مليون دولار و 250 مليون دولار على الأنشطة المتعلقة بالمحتوى الرقمي كل عام ، فإن هذه كمية هائلة من البيانات التي تحتاج إلى التنظيم. لدرجة أن هذه المهمة بالنسبة للعديد من الشركات تتجاوز قدرات حتى الفريق الأكثر تنظيماً.

توفر لك أنظمة DAM طريقة لتنظيم "أصولك الرقمية" - بشكل أساسي جميع ملفاتك - بطريقة منطقية ومنظمة ويسهل الوصول إليها. يمكن أن يوفر لك استخدام نظام مثل هذا مئات الآلاف من الدولارات سنويًا ، ويأتي مع العديد من المزايا الأخرى من حيث الأمان والكفاءات.

على الرغم من ذلك ، لا تزال أنظمة DAM غير مفهومة جيدًا من قبل العديد من الشركات. في هذا الدليل ، سنشرح ماهية أنظمة DAM ، وكيف يمكن أن تفيد عملك ، وكيفية البدء في استخدامها.

ما هي الأصول الرقمية؟

لفهم ما تفعله أنظمة DAM ، من المفيد أن نفهم بدقة ما هو "الأصل الرقمي".

على المستوى الأساسي للغاية ، من المهم إدراك أن الأصل الرقمي ليس مجرد ملف رقمي. يمكن لأي شخص إنشاء ملف رقمي بسرعة وسهولة ، لكن معظمهم لن يصنعوا درجة الأصل الرقمي. إذا أنشأت مستند Word سريعًا لتدوين الملاحظات ، فهذا ليس أحد الأصول الرقمية.

الأصول الرقمية هي ملفات رقمية استثمرت مؤسستك الوقت والموارد الأخرى فيها ، ولها قيمة أعمال حالية أو دائمة لمؤسستك. الصور ومقاطع الفيديو التي تستخدمها للتسويق تتناسب بالتأكيد مع هذا التعريف ويمكن حمايتها باستخدام إدارة الحقوق الرقمية أيضًا. قوائم أنواع القهوة التي يفضلها الموظفون (على الأرجح).

كما ترى ، فإن نطاق ما يشكل أصلًا رقميًا واسع للغاية. يؤدي هذا إلى نقطتين مرتبطتين مهمتين للفهم عندما يتعلق الأمر بإدارتها:

• نطاق الأصول الرقمية في مؤسسة نموذجية واسع . يمكن أن يكون الأصل الرقمي أي شيء من التقارير إلى الشعارات إلى تسجيلات الفيديو. ستختلف الملفات من هذا النوع بشكل كبير من حيث حجم الملف ، وإذا كنت لا تستخدم DAM ، فقد يتم تخزينها في العديد من الأماكن المختلفة عبر مؤسستك.
• الأصول الرقمية غير متجانسة للغاية. يجب أن تحمل نسخة من إعلانك التلفزيوني بيانات وصفية مختلفة تمامًا عن قاعدة بيانات رواتب الموظفين ، وسيتعين تخزين كل منها بطريقة مختلفة ، في مكان مختلف ، ويمكن الوصول إليها من قبل مجموعات مختلفة من الموظفين.

عندما تجمع بين هذين العاملين - النطاق وعدم التجانس - يمكنك أن ترى مدى سهولة أن تجد المؤسسات صعوبة في تخزينها وإدارتها بشكل فعال. إذا لم تتوصل إلى نظام لإدارة الأصول الرقمية الخاصة بك ، وبدلاً من ذلك تعتمد على حسن نية موظفيك ، فإن نظام الملفات الخاص بك سوف ينحدر إلى الفوضى بسرعة كبيرة.

4 فوائد لمنصات إدارة الأصول الرقمية

إن تجنب هذا النوع من الفوضى هو بالتحديد هدف أنظمة DAM. تسمح لك هذه الأنظمة بترميز جميع أصولك الرقمية وفرزها بحيث يمكن تخزينها بطريقة منطقية ؛ حتى يتمكن موظفوك من العثور على الأصول التي يحتاجون إليها بالضبط ؛ وبذلك يمكنك إدارة الوصول إليها من أجل تحسين الأمن السيبراني. تتدفق جميع الفوائد الأكثر تحديدًا لأنظمة DAM من هذه المبادئ الأساسية.

إنهم يوفرون لك الوقت والمال

تشير الأبحاث إلى أن عائد الاستثمار لاستخدام نظام إدارة الأصول الرقمية يتراوح بين 8: 1 و 14: 1. هذا كبير بسبب توفير الوقت الذي توفره أنظمة DAM - مع تخزين جميع أصولك ووصفها بطريقة منطقية ، ستقضي وقتًا أقل بكثير في البحث عنها.

إنها تحسن كفاءة وإنتاجية موظفيك

ثانيًا ، تعمل أنظمة DAM على تحسين كفاءة وإنتاجية جميع الموظفين ، لأنه يسهل الوصول إلى جميع أصولك الرقمية. بالنسبة للشركات القائمة ، أو تلك التي تمر بخطى سريعة من النمو ، هناك ميل لأن تصبح الأصول الرقمية مجزأة - مخزنة عبر العديد من موفري السحابة ، أو الجلوس على كمبيوتر الموظف الذي قام بإنشائها. من خلال جلب جميع الأصول الخاصة بك في نظام واحد ، فإنك تجعلها متاحة لكل من يحتاج إليها ويمكنك تقييد الوصول إلى هذه المجموعة.

أنها تضمن اتساق العلامة التجارية

تضمن أنظمة DAM اتساق العلامة التجارية. هذه فائدة أقل وضوحًا ، لكنها حقيقية جدًا. باستخدام نظام DAM ، يمكنك بسهولة تحديد الشعارات الخاصة بك (على سبيل المثال) التي يجب على الموظفين استخدامها لغرض معين ، وأيها الأكثر حداثة. هذا يضمن أن جميع الموظفين يعملون من نفس المواد ، ويتجنب الأخطاء المكلفة.

أنها تحسن الأمن بشكل كبير

رابعًا ، تعمل أنظمة DAM على تحسين الأمان بشكل كبير ، لأنها تتيح للشركات تحكمًا أكبر بكثير في الوصول إلى الملفات وإدارة الهوية. تشير الإحصائيات إلى أن 88٪ من الشركات لا تقيد الوصول إلى مجلداتها بشكل مناسب ؛ ترك مساحة لأي شخص للوصول إلى هذه الملفات وتنزيلها ، مما يؤدي إلى فقدان البيانات ، والتسريبات ، وحتى الاختراق.

قد يكون هذا كارثيًا للشركات التي تتعامل مع الأصول الحساسة ، حيث قال 78٪ من المستهلكين الذين شملهم الاستطلاع إنهم سيتوقفون بسهولة عن التعامل مع الشركات التي تعرضت لخرق أمني أو تعاملت معه. في عالم يتم فيه تنظيم الأصول الرقمية بشكل متزايد ، يمكن أن يؤدي استخدام نظام DAM أيضًا إلى تسهيل الوصول إلى الامتثال لتشريعات البيانات والخصوصية ذات الصلة في قطاعك.

إدارة الأصول الرقمية مقابل تخزين الملفات

في هذه المرحلة ، نأمل أن تكون مقتنعًا بأنك بحاجة إلى نظام DAM. ولكن قبل أن ندخل في كيفية تنفيذ أحدها ، من المفيد أيضًا توضيح مفهوم خاطئ شائع: أن DAM و "تخزين الملفات السحابية" هما نفس الشيء. هم ليسوا.

من المحتمل أن يكون لديك بالفعل تخزين سحابي. إذا كنت مديرًا منظمًا ومحترفًا ، فمن المحتمل أن يكون هذا التخزين منظمًا جيدًا. يمكنك حتى توظيف شخص ما للحفاظ على هذا النحو. هذا أمر رائع ، لكن DAM يوفر لك تحكمًا أكبر بكثير مما لديك حاليًا ، ويوفر الكثير من الوقت الذي تقضيه حاليًا في تنظيم أصولك الرقمية.

نوضح السبب في شرحنا لأنظمة تخزين الملفات ، ولكن يمكن فهم الفرق بين DAM والتخزين السحابي البسيط بسرعة باستخدام القياس.

فكر في DAM مثل المكتبة وأنظمة التخزين السحابية كخزانة لحفظ الملفات. تشبه أنظمة تخزين الملفات خزانة الملفات: قد تكون منظمة جيدًا (على الرغم من أنها ليست كذلك في الغالب) ، ولكن لا يوجد تحكم في الوصول. تعمل أنظمة DAM مثل المكتبة ، مع قاعدة بيانات مركزية للمكان الذي يتم فيه تخزين جميع الأصول الرقمية الخاصة بك ، و "أمين المكتبة" (أي موظف الأمن السيبراني) الذي يتحكم في الوصول إلى الملفات.

الترحيل إلى منصة إدارة الأصول الرقمية

الآن أنت تفهم ما هو الأصل الرقمي وفوائد أنظمة DAM ، يمكننا الدخول في التفاصيل. يمكن أن يكون تنفيذ نظام DAM بسيطًا إلى حد ما ، ولكن لكي تكون كذلك ، ستحتاج إلى التفكير بعناية في عدد من الأسئلة الرئيسية. ستعتمد الطريقة التي تنفذ بها DAM الخاص بك ، إلى حد كبير ، على المزود الذي اخترته. هناك الكثير من مقدمي الخدمات الرائعين ، ونود أن نبقى محايدين بشأن السؤال الذي هو الأفضل بالنسبة لك.

اختيار مزود DAM

في الواقع ، سيعتمد نوع نظام DAM الذي تحتاجه لعملك بشكل كبير على نوع عملك وحجم فريقك وهيكلك الإداري. كما لاحظنا بالفعل ، يمكن أن تكون الأصول الرقمية المهمة تقريبًا أي نوع من الملفات: ملفات نصية ، أوراق بيع ، أوراق المواصفات ، أصول تغليف المنتج ، مقاطع فيديو إرشادية ، رسوم توضيحية ، ورسومات للويب ، مقتطفات صوتية ، رسوم متحركة وغير ذلك الكثير ، أكثر بكثير.

لهذا السبب ، ستختلف أنواع الأصول (وحتى كمية الأصول) التي تختار تنظيمها في منصة DAM الخاصة بك حسب أهداف الشركة والأعمال. حتى أن بعض الشركات تستخدم DAM لتنظيم لقطات رأس الشركة ، والتصوير الفوتوغرافي للأحداث ، ومحتوى اتصالات الشركة.

يتلخص الأمر كله حقًا في فهم نوع السد الذي يحتاجه عملك. هل سيكون DAM لأصول العلامة التجارية والاتصالات ، وأصول التسويق والحملة ، وأصول المنتجات ، أو ربما مزيجًا؟

لجعل الأمور أكثر تعقيدًا ، ستحتاج أيضًا إلى تقييم اتجاهاتك في التداول عبر الإنترنت ، والنظر في كيفية عمل عملك في الوقت الحالي ، والطرق التي من المحتمل أن تنمو بها ، والتأكد من أن استثمارك في نظام DAM سوف تغطي هذه. لا تدع أيًا من هذا يثبط عزيمتك رغم ذلك. يتيح التداول الرقمي للمستثمرين على أي مستوى من الخبرة المشاركة في السوق العالمية.

ومع ذلك ، في المستوى الأساسي ، يجب عليك التأكد من أن مزود DAM المفضل لديك يمكنه تقديم ما يلي على الأقل:

• واجهة مستخدم جيدة التصميم (UI)
• دعم واسع لأنواع الملفات المختلفة
• نهج مرن للمستخدمين والتراخيص والتخزين
• نظام مرن لتخصيص البيانات الوصفية
• خطة مفصلة لكيفية تطوير نظام DAM
• تدريب وخدمة عملاء سريعة وفعالة
• استقرار الشركة. يمكن أن يكون قطاع التكنولوجيا مكانًا متقلبًا ، ولا يُستثنى من ذلك بائعي DAM.

حدد الأصول المراد ترحيلها - ومتى

بمجرد أن تقرر مقدم خدمة DAM ، فقد حان الوقت لبدء التفكير في عملية الترحيل الخاصة بك. لا تقع في فخ التفكير في أنك بحاجة إلى نقل جميع أصولك الرقمية في نفس الوقت.

قد يتسبب ترحيل جميع أصولك في نفس الوقت إلى نظام جديد تمامًا في حدوث اضطراب كبير في عملك. سيواجه كل نظام جديد أيضًا مشكلات في التسنين ، ويجب أن تكون مستعدًا لوصول المستخدم ليحتاج إلى بعض الضبط الدقيق. في الحالات الأكثر تطرفًا ، إذا حدث خطأ ما في عملية الترحيل ، فقد تقوم عن طريق الخطأ بإغلاق عملك لأسابيع. من أجل تجنب هذه المشكلات ، اتبع نهجًا استراتيجيًا دقيقًا وبطيئًا.

أولاً ، حدد الأصول الأكثر أهمية لأعمالك. هذه هي الملفات التي يستخدمها موظفوك كل يوم ، وهذا أمر بالغ الأهمية للتشغيل اليومي لعملك. يجب ترحيل هذه الأصول أولاً ، حتى يتمكن الموظفون من التعود على الوصول إليها من خلال نظام DAM الجديد. قد ينتهي بك الأمر إلى تشغيل نظامين في وقت واحد: نظام DAM الجديد ونظام الملفات القديم - لفترة قصيرة. لا توجد مشكلة متأصلة في القيام بذلك ، فقط تأكد من أنك واضح مع موظفيك بشأن النظام الذي يجب عليهم استخدامه للوصول إلى الأصول.

بعد ذلك ، بمجرد استقرار النظام قليلاً ، ابدأ في ترحيل المزيد من الأصول متوسطة الأجل: تلك التي يستخدمها فريقك مرة واحدة في الشهر ، أو مرة واحدة في السنة.

أخيرًا ، ستحتاج إلى تحديد ما إذا كنت تريد نقل أرشيفاتك إلى نظام DAM الخاص بك. قد يكون هذا قرارًا صعبًا لأن الأرشيفات الضخمة يمكن أن تبطئ أنظمة DAM ، وتستهلك مساحة القرص المخصصة بسرعة. إذا احتاج موظفوك إلى استخدام نظام قديم للوصول إلى معلومات عمرها خمس سنوات ، فلا توجد مشكلة متأصلة في ذلك. ومع ذلك ، إذا احتاجوا إلى الوصول إلى هذه المعلومات أكثر من مرة كل ثلاثة أشهر ، فيجب ترحيلها.

البيانات الوصفية والتصنيف

البيانات الوصفية والتصنيف عبارة عن كلمات معقدة لمفهوم بسيط جدًا: المعلومات الإضافية التي تأتي مع كل أصل في DAM (البيانات الوصفية) ، والهيكل الذي يتم فيه تخزين هذه الأصول (التصنيف).

هذان المفهومان مهمان للغاية عندما يتعلق الأمر بتنفيذ نظام DAM لأنهما يدعمان قدرات البحث لموظفيك. بدون بيانات وصفية وصفية مفيدة ، لن يتمكن موظفوك من العثور على الأصول التي يحتاجون إليها. بدون بنية تصنيفية منطقية ، يمكن أن تصبح الملفات مجزأة ولا يمكن الوصول إليها بالمثل.

إذا كنت تقوم بالترحيل من نظام تخزين سحابي منظم جيدًا ، فإن ملفاتك (نأمل) منظمة بالفعل في هيكل شجرة منطقي. هذا رائع ، لكن الانتقال إلى نظام DAM يوفر لك أيضًا فرصة للتفكير مرة أخرى فيما إذا كان هذا الهيكل لا يزال أفضل ما يمكنك استخدامه.

يمكن أن تكون البيانات الوصفية فكرة أكثر إرباكًا للشركات التي تهاجر من نظام تخزين سحابي قياسي. لا يؤكد معظم هؤلاء (أو حتى يسمحوا) بالبيانات الوصفية ، وقد تكون عملية تعيينها مربكة للغاية للمديرين. ومع ذلك ، فإن البيانات الوصفية جيدة التنظيم تجعل منصة DAM أكثر مرونة وابتكارًا ، بينما تساعد أيضًا في تصنيف أصولك بطريقة أفضل. أفضل جزء في استخدام البيانات الوصفية هو أنك لا تعتمد فقط على أسماء المجلدات والملفات لإعادة اكتشاف الملفات في المستقبل.

تتمثل الطريقة الجيدة هنا في التخلص من بعض الضغط عن نفسك ومطالبة الموظفين الذين يستخدمون كل نوع من الأصول بالعصف الذهني كيف سيحاولون عادةً العثور عليها. على سبيل المثال ، سيكون لدى الموظف الذي يعمل مع أرشيفات الصور الخاصة بك كل يوم فكرة أفضل عن المعلومات التي ستكون مفيدة منك.

إذا كنت لا تزال غير متأكد من كيفية التعامل مع البيانات الوصفية للأصول الخاصة بك ، ففكر في التشاور مع مزود DAM الخاص بك حول أفضل الممارسات. بعد كل شيء ، فهم يتعاملون مع مثل هذه الطلبات على أساس يومي تقريبًا ، لذلك قد يدفعونك في الاتجاه الصحيح. بدلاً من ذلك ، يتوفر لدى بعض موفري DAM خيار لإنشاء بيانات تعريف الكلمات الرئيسية تلقائيًا لجميع الأصول الخاصة بك. لذلك ، حتى لو كانت أصولك خالية من أي بيانات وصفية ، فإن الذكاء الاصطناعي سوف يمنحك دفعة جيدة لوضع جهودك التنظيمية في المسار الصحيح.

كن واقعيا

أخيرًا ، يجب أن تدرك أن تنفيذ نظام DAM شامل لن يكون عملية سهلة. يعد ترحيل جميع (أو معظم) الأصول الرقمية الخاصة بك وتنظيمها بشكل منطقي وإضافة البيانات الوصفية المفيدة إليها أمرًا معقدًا. يمكن أن يكون لأنظمة DAM ، كما أشرنا أعلاه ، فوائد كبيرة لعملك ، ولكن لا يمكن تحقيق ذلك في فترة ما بعد الظهر.

بدلاً من ذلك ، كن مستعدًا لقضاء وقت طويل في التخطيط لترحيلك. سيتمكن موفر DAM عالي الجودة من تقديم المشورة والتوجيه وربما حتى الأنظمة الآلية لمساعدتك على إكمال هذه العملية ، ولكن الأمر سيستغرق بعض الاستثمار. يجب أن تفكر في DAM كاستثمار طويل الأجل. قد توفر لك القدرة على الوصول إلى الأصول الرقمية الخاصة بك بسرعة أكبر بضع ثوانٍ فقط على أساس يومي ، ولكن على مدار عام فقط ، تضيف وفورات الكفاءة هذه إلى شيء ملموس.

بالإضافة إلى ذلك ، فإن الترحيل ليس عملية لمرة واحدة. لن يتقن أي نظام تصنيف أو بيانات وصفية منذ البداية ، ويجب أن تكون مستعدًا لإعادة النظر في الطريقة التي يعمل بها DAM بشكل منتظم. من الأفضل القيام بذلك بالتشاور مع الموظفين الذين يستخدمون هذا النظام ، ولذا فمن الجدير جدولة اجتماعات التقييم ربع السنوية للحصول على أفضل استفادة من استثمارك.

الخط السفلي

في النهاية ، تتمثل الميزة الرئيسية لأنظمة DAM في أنها تزيد من عائد الاستثمار لعملية إنشاء المحتوى الحالية لديك. بالنسبة لمعظم الشركات ، وخاصة تلك التي تركز على التسويق الرقمي ، لا يزال إنشاء محتوى فعال هو الجزء الأغلى (والأكثر أهمية) في سير عملك. إذا كنت تستثمر قدرًا كبيرًا من الوقت والمال في إنشاء المحتوى ، فمن المنطقي أن تستثمر أكثر قليلاً في الحصول على أفضل عائد على ذلك.

تتمتع المنظمات التي تستفيد من حلول DAM المناسبة لاحتياجات أمان أصول البيانات ومشاركة الملفات الخاصة بها أيضًا بالاستمتاع بمزيد من سير العمل المبسط ، وامتثال أفضل للعلامة التجارية ، والمزيد من الجذب من محتواها. تعد حالة استخدام DAM من ezCater مثالاً ممتازًا لكيفية الترحيل بنجاح من التخزين السحابي التقليدي وإطلاق منصة DAM.

إذا كنت مستعدًا لحماية أصولك الرقمية ، فتأكد من أنك مجهز جيدًا بحل برنامج DAM المناسب لاحتياجاتك.