DAM 플랫폼으로 디지털 자산을 관리하는 방법

대부분의 기업은 방대한 양의 콘텐츠를 생산하지만 많은 기업이 이를 제대로 관리하지 못하고 있습니다.

클라우드 스토리지가 등장한 이후로 우리는 어디에서나 모든 콘텐츠에 액세스할 수 있게 되었습니다. 이것은 훌륭하지만 또한 위험이 따릅니다. 파일이 하나의 거대한 미분화 더미에 저장된다는 것입니다. 새로운 직원을 고용하거나 몇 년 전에 제작된 콘텐츠를 찾기 전까지는 이러한 유혹에 빠졌다는 사실이 분명하지 않을 수 있습니다. 그러나 비정형 디지털 자산 스토리지의 비효율성은 너무나 명백할 것입니다.

다음과 같이 생각하십시오. 사무실 바닥에 흩어진 더미에 종이 파일을 두지 않을 것입니다. 그렇다면 디지털 콘텐츠에 대해서도 동일한 작업을 수행해야 하는 이유는 무엇입니까?

이것이 바로 디지털 자산 관리(DAM) 시스템이 필요한 이유입니다. 기업이 매년 디지털 콘텐츠 관련 활동에 1억 5천만 달러에서 2억 5천만 달러를 지출하는 경우 정리해야 할 데이터가 엄청나게 많습니다. 사실 많은 기업에서 이 작업은 가장 조직화된 팀의 능력을 넘어서는 일입니다.

DAM 시스템은 "디지털 자산"(기본적으로 모든 파일)을 논리적이고 구조적이며 쉽게 액세스할 수 있는 방식으로 구성할 수 있는 방법을 제공합니다. 이와 같은 시스템을 사용하면 연간 수십만 달러를 절약할 수 있으며 보안 및 효율성 측면에서 다른 많은 이점이 있습니다.

그럼에도 불구하고 DAM 시스템은 여전히 ​​많은 기업에서 잘 이해하지 못하고 있습니다. 이 가이드에서는 DAM 시스템이 무엇인지, 비즈니스에 어떤 이점이 있는지, 어떻게 사용하는지 설명합니다.

디지털 자산이란 무엇입니까?

DAM 시스템이 하는 일을 이해하려면 "디지털 자산"이 무엇인지 정확하게 이해하는 것이 좋습니다.

매우 기본적인 수준에서 디지털 자산이 단순한 디지털 파일이 아니라는 점을 인식하는 것이 중요합니다. 누구나 쉽고 빠르게 디지털 파일을 만들 수 있지만 대부분은 디지털 자산의 등급을 올리지 못합니다. 메모를 위해 빠른 Word 문서를 만드는 경우 디지털 자산이 아닙니다.

디지털 자산은 조직에서 시간과 기타 리소스를 투자했으며 조직에 현재 또는 지속적인 비즈니스 가치가 있는 디지털 파일입니다. 마케팅에 사용하는 이미지와 비디오는 확실히 이 정의에 부합하며 디지털 권한 관리를 사용하여 보호할 수도 있습니다. 직원들이 선호하는 커피 목록(아마도)은 그렇지 않습니다.

보시다시피 디지털 자산을 구성하는 범위는 매우 광범위합니다. 이로 인해 관리와 관련하여 이해하는 데 중요한 두 가지 관련 사항이 발생합니다.

• 일반적인 조직에서 디지털 자산의 범위는 광범위 합니다. 디지털 자산은 보고서에서 로고, 비디오 녹화에 이르기까지 무엇이든 될 수 있습니다. 이 유형의 파일은 파일 크기 면에서 매우 다양하며 DAM을 사용하지 않는 경우 조직 전체의 여러 위치에 저장될 수 있습니다.
• 디지털 자산은 매우 이질적입니다. TV 광고 사본은 직원 급여 데이터베이스와 완전히 다른 메타데이터를 포함해야 하며, 각각은 다른 방식으로, 다른 위치에 저장되어야 하며, 다른 직원 그룹에서 액세스할 수 있어야 합니다.

범위와 이질성이라는 두 가지 요소를 결합하면 조직에서 이러한 요소를 효과적으로 저장하고 관리하는 것이 얼마나 어려운지 알 수 있습니다. 디지털 자산 관리를 위한 시스템을 마련하지 않고 대신 직원의 선의에 의존한다면 파일 시스템은 매우 빠르게 혼란에 빠질 것입니다.

디지털 자산 관리 플랫폼의 4가지 이점

이러한 종류의 혼란을 피하는 것이 DAM 시스템의 정확한 목표입니다. 이러한 시스템을 사용하면 모든 디지털 자산을 코딩하고 정렬하여 논리적인 방식으로 저장할 수 있습니다. 직원이 필요한 자산을 정확히 찾을 수 있도록 사이버 보안을 개선하기 위해 액세스를 관리할 수 있습니다. DAM 시스템의 보다 구체적인 이점은 모두 이러한 기본 원칙에서 비롯됩니다.

그들은 당신에게 시간과 돈을 절약

연구에 따르면 디지털 자산 관리 시스템 사용의 ROI는 8:1에서 14:1 사이입니다. 이는 DAM 시스템이 제공하는 시간 절약으로 인해 큰 규모입니다. 모든 자산을 논리적으로 저장하고 설명하면 자산을 찾는 데 훨씬 적은 시간을 할애할 수 있습니다.

직원의 효율성과 생산성을 향상시킵니다.

둘째, DAM 시스템은 모든 디지털 자산에 쉽게 액세스할 수 있기 때문에 모든 직원의 효율성과 생산성을 향상시킵니다. 기존 회사 또는 빠른 성장 속도를 겪고 있는 회사의 경우 디지털 자산이 여러 클라우드 제공업체에 저장되거나 이를 생성한 직원의 컴퓨터에 저장되어 파편화되는 경향이 있습니다. 모든 자산을 하나의 시스템으로 가져옴으로써 자산을 필요로 하는 모든 사람이 사용할 수 있도록 하고 이 그룹에 대한 액세스를 제한할 수 있습니다.

브랜드 일관성을 보장합니다.

DAM 시스템은 브랜드 일관성을 보장합니다. 이것은 약간 덜 명백한 이점이지만 매우 실제적인 이점입니다. DAM 시스템을 사용하면 직원이 특정 목적을 위해 사용해야 하는 로고(예: 로고)와 최신 로고를 쉽게 표시할 수 있습니다. 이를 통해 모든 직원이 동일한 재료로 작업하고 비용이 많이 드는 실수를 피할 수 있습니다.

보안을 크게 향상시킵니다.

넷째, DAM 시스템은 기업이 파일 및 ID 관리에 대한 액세스를 훨씬 더 잘 제어할 수 있도록 하기 때문에 보안을 크게 향상시킵니다. 통계에 따르면 88%의 회사가 폴더에 대한 액세스를 적절하게 제한하지 않습니다. 누구든지 이러한 파일에 액세스하고 다운로드할 수 있는 여지를 남겨 데이터 손실, 누출 및 해킹으로 이어집니다.

설문에 응한 소비자의 78%가 보안 침해의 피해자이거나 처리한 기업과의 거래를 즉시 중단할 것이라고 밝혔기 때문에 민감한 자산을 취급하는 기업에게는 재앙이 될 수 있습니다. 디지털 자산이 점점 더 규제되는 세상에서 DAM 시스템을 사용하면 해당 부문의 관련 데이터 및 개인 정보 보호 법률을 훨씬 쉽게 준수할 수 있습니다.

디지털 자산 관리 vs. 파일 스토리지

이 시점에서 DAM 시스템이 필요하다고 확신할 수 있습니다. 그러나 구현 방법을 알아보기 전에 DAM과 "클라우드 파일 스토리지"가 같은 것이라는 일반적인 오해를 푸는 것도 좋습니다. 그들은 그렇지 않습니다.

아마도 이미 클라우드 스토리지가 있을 것입니다. 조직적이고 전문적인 관리자라면 이 스토리지가 매우 잘 정리되어 있을 것입니다. 그런 식으로 유지하기 위해 누군가를 고용할 수도 있습니다. 이것은 훌륭하지만 DAM은 현재보다 훨씬 더 강력한 제어 기능을 제공하고 현재 디지털 자산을 구성하는 데 소비하는 많은 시간을 절약합니다.

파일 스토리지 시스템에 대한 설명에서 그 이유를 설명하지만 DAM과 단순 클라우드 스토리지의 차이점은 유추를 사용하여 빠르게 이해할 수 있습니다.

DAM을 도서관으로, 클라우드 스토리지 시스템을 파일 캐비닛으로 생각하십시오. 파일 저장 시스템은 파일 캐비닛과 같습니다. 잘 정리되어 있을 수 있지만(종종 그렇지는 않지만) 액세스 제어가 없습니다. DAM 시스템은 모든 디지털 자산이 저장된 중앙 데이터베이스와 파일에 대한 액세스를 제어하는 ​​"사서"(예: 사이버 보안 담당자)가 있는 도서관처럼 작동합니다.

디지털 자산 관리 플랫폼으로 마이그레이션

이제 디지털 자산이 무엇이며 DAM 시스템의 이점을 이해했으므로 세부 사항에 대해 알아볼 수 있습니다. DAM 시스템을 구현하는 것은 매우 간단할 수 있지만 그렇게 하려면 여러 가지 주요 질문을 신중하게 생각해야 합니다. DAM을 구현하는 방법은 주로 선택한 공급자에 따라 다릅니다. 훌륭한 공급자가 많이 있으며 어느 것이 귀하에게 가장 적합한지에 대한 질문에 중립을 유지하고 싶습니다.

DAM 제공업체 선택

실제로 비즈니스에 필요한 DAM 시스템 유형은 비즈니스의 종류, 팀 규모, 관리 구조에 따라 크게 달라집니다. 이미 언급했듯이 중요한 디지털 자산은 거의 모든 유형의 파일이 될 수 있습니다. 텍스트 파일, 판매 시트, 사양 시트, 제품 포장 자산, 방법 비디오, 웹용 일러스트레이션 및 그래픽, 오디오 스니펫, 애니메이션 등 , 훨씬 더.

이 때문에 DAM 플랫폼에서 구성하기로 선택한 자산 유형(및 자산 수량까지)은 회사 및 비즈니스 목표에 따라 달라집니다. 일부 기업은 DAM을 사용하여 회사 헤드샷, 이벤트 사진 및 기업 커뮤니케이션 콘텐츠를 구성하기도 합니다.

비즈니스에 어떤 유형의 DAM이 필요한지 이해하는 것이 중요합니다. 브랜드 및 커뮤니케이션 자산, 마케팅 및 캠페인 자산, 제품 자산 또는 조합을 위한 DAM이 될 것입니까?

문제를 더욱 복잡하게 만들려면 온라인 거래의 추세를 평가하고 현재 비즈니스가 어떻게 운영되고 있는지, 성장할 가능성이 있는 방식을 살펴보고 DAM 시스템에 대한 투자가 다음과 같은지 확인해야 합니다. 이것들을 다룰 것입니다. 이 모든 것이 당신을 낙담하게 하지 마십시오. 디지털 거래를 통해 모든 수준의 경험을 가진 투자자가 글로벌 시장에 참여할 수 있습니다.

그러나 가장 기본적인 수준에서 선호하는 DAM 공급자가 최소한 다음을 제공할 수 있는지 확인해야 합니다.

• 잘 설계된 사용자 인터페이스(UI)
• 다양한 파일 형식에 대한 폭넓은 지원
• 사용자, 라이선스 및 스토리지에 대한 유연한 접근 방식
• 메타데이터 할당을 위한 유연한 시스템
• DAM 시스템이 어떻게 발전하고 있는지에 대한 세부 계획
• 빠르고 효과적인 고객 서비스 및 교육
• 회사 안정성. 기술 부문은 변동성이 클 수 있으며 DAM 공급업체도 예외는 아닙니다.

마이그레이션할 자산 및 시기 결정

DAM 제공업체를 결정했으면 마이그레이션 프로세스에 대해 생각해야 합니다. 모든 디지털 자산을 동시에 전송해야 한다고 생각하는 함정에 빠지지 마십시오.

모든 자산을 동시에 완전히 새로운 시스템으로 마이그레이션하면 비즈니스에 심각한 지장을 초래할 수 있습니다. 모든 새 시스템에는 톱니 모양 문제가 있으며 사용자 액세스에 약간의 미세 조정이 필요합니다. 더 극단적인 경우 마이그레이션 프로세스에 문제가 발생하면 실수로 몇 주 동안 비즈니스를 중단할 수 있습니다. 이러한 문제를 피하려면 신중하고 천천히 전략적으로 접근하십시오.

먼저 가장 비즈니스에 중요한 자산을 식별하십시오. 이는 직원이 매일 사용하는 파일이며 일상적인 비즈니스 운영에 매우 중요합니다. 직원이 새 DAM 시스템을 통해 액세스하는 데 익숙해질 수 있도록 이러한 자산을 먼저 마이그레이션해야 합니다. 새로운 DAM 시스템과 레거시 파일 시스템의 두 시스템을 잠시 동안 동시에 실행하게 될 수도 있습니다. 이 작업을 수행하는 데 고유한 문제는 없습니다. 직원에게 어떤 시스템을 사용하여 어떤 자산에 액세스해야 하는지 분명히 하십시오.

다음으로, 시스템이 조금 안정되면 팀에서 한 달에 한 번 또는 일년에 한 번 사용하는 더 많은 중기 자산을 마이그레이션하기 시작합니다.

마지막으로 아카이브를 DAM 시스템으로 전송할지 여부를 결정해야 합니다. 대용량 아카이브는 DAM 시스템의 속도를 늦추고 할당된 디스크 공간을 빠르게 사용할 수 있기 때문에 이는 어려운 결정이 될 수 있습니다. 직원이 5년 된 정보에 액세스하기 위해 레거시 시스템을 사용해야 하는 경우 고유한 문제는 없습니다. 그러나 분기마다 한 번 이상 이 정보에 액세스해야 하는 경우 마이그레이션해야 합니다.

메타데이터 및 분류

메타데이터와 분류법은 DAM의 모든 자산과 함께 제공되는 추가 정보(메타데이터)와 이러한 자산이 저장되는 구조(분류법)라는 매우 간단한 개념에 대한 복잡한 단어입니다.

이 두 개념은 직원의 검색 기능을 뒷받침하기 때문에 DAM 시스템을 구현할 때 매우 중요합니다. 설명적이고 유용한 메타데이터가 없으면 직원이 필요한 자산을 찾을 수 없습니다. 논리적 분류 구조가 없으면 파일이 단편화되어 비슷하게 액세스할 수 없게 됩니다.

잘 구성된 클라우드 스토리지 시스템에서 마이그레이션하는 경우 파일은 이미 논리적 트리 구조로 구성되어 있습니다. 그것은 훌륭하지만 DAM 시스템으로의 마이그레이션은 또한 이 구조가 여전히 사용할 수 있는 최상의 구조인지에 대해 다시 생각할 기회를 제공합니다.

메타데이터는 표준 클라우드 스토리지 시스템에서 마이그레이션하는 기업에게 더 혼란스러운 아이디어가 될 수 있습니다. 이들 중 대부분은 메타데이터를 강조(또는 허용)하지 않으며, 이를 할당하는 프로세스는 관리자에게 매우 혼란스러울 수 있습니다. 즉, 잘 구조화된 메타데이터는 DAM 플랫폼을 보다 유연하고 혁신적으로 만드는 동시에 자산을 더 나은 방식으로 분류하는 데 도움이 됩니다. 메타데이터 사용의 가장 좋은 점은 나중에 파일을 다시 찾기 위해 폴더와 파일 이름에만 의존하지 않는다는 것입니다.

여기서 좋은 접근 방식은 실제로 자신의 부담을 덜어주고 각 유형의 자산을 사용하는 직원에게 일반적으로 어떻게 시도하고 찾을 것인지 브레인스토밍하도록 요청하는 것입니다. 예를 들어, 매일 당신의 사진 아카이브로 작업하는 직원은 당신보다 어떤 정보가 유용할지 훨씬 더 잘 알고 있을 것입니다.

자산 메타데이터에 접근하는 방법을 여전히 잘 모르는 경우 모범 사례에 대해 DAM 제공업체에 문의하는 것이 좋습니다. 결국 그들은 거의 매일 그러한 요청을 처리하므로 올바른 방향으로 안내할 수 있습니다. 또는 일부 DAM 제공업체에는 모든 자산에 대한 키워드 메타데이터를 자동으로 생성하는 옵션이 있습니다. 따라서 자산에 메타데이터가 없더라도 AI는 조직의 노력을 올바른 방향으로 이끄는 데 도움이 될 것입니다.

현실적이 되세요

마지막으로, 철저한 DAM 시스템을 구현하는 것이 쉬운 과정이 아니라는 점을 인식해야 합니다. 모든(또는 대부분) 디지털 자산을 마이그레이션하고, 논리적으로 구성하고, 유용한 메타데이터를 추가하는 것은 복잡합니다. 위에서 언급했듯이 DAM 시스템은 비즈니스에 극적인 이점을 제공할 수 있지만 오후에 실현할 수는 없습니다.

대신 마이그레이션을 계획하는 데 상당한 시간을 할애할 준비를 하십시오. 양질의 DAM 제공업체는 이 프로세스를 완료하는 데 도움이 되는 조언, 지침 및 자동화 시스템까지 제공할 수 있지만 여전히 약간의 투자가 필요합니다. DAM을 장기 투자로 생각해야 합니다. 디지털 자산에 더 빠르게 액세스할 수 있으면 일상적으로 몇 초만 절약할 수 있지만 이러한 효율성 절감 효과는 가시적인 성과를 거둘 수 있는 1년이 지나야 합니다.

또한 마이그레이션은 일회성 프로세스가 아닙니다. 분류 체계나 메타데이터 시스템은 처음부터 완벽할 수 없으며 DAM이 정기적으로 작동하는 방식을 다시 검토할 준비가 되어 있어야 합니다. 이것은 이 시스템을 사용하는 직원과 상의하는 것이 가장 좋으므로 투자를 최대한 활용하기 위해 분기별 평가 회의를 예약하는 것이 좋습니다.

결론

궁극적으로 DAM 시스템의 주요 장점은 기존 콘텐츠 제작 프로세스의 ROI를 극대화한다는 것입니다. 대부분의 비즈니스, 특히 디지털 마케팅에 중점을 둔 비즈니스의 경우 효과적인 콘텐츠를 만드는 것은 여전히 ​​워크플로에서 가장 비용이 많이 드는(그리고 가장 중요한) 부분입니다. 콘텐츠 제작에 상당한 시간과 돈을 투자하고 있다면 최고의 수익을 얻기 위해 조금 더 투자하는 것이 합리적입니다.

데이터 자산 보안 및 파일 공유 요구 사항에 적합한 DAM 솔루션을 활용하는 조직은 또한 더 간소화된 워크플로, 더 나은 브랜드 규정 준수 및 콘텐츠에서 더 많은 견인력을 누릴 수 있습니다. ezCater의 DAM 사용 사례는 기존 클라우드 스토리지에서 성공적으로 마이그레이션하고 DAM 플랫폼을 출시하는 방법의 훌륭한 예입니다.

디지털 자산을 보호할 준비가 되었다면 필요에 맞는 DAM 소프트웨어 솔루션을 잘 갖추고 있는지 확인하십시오.