Como gerenciar seus ativos digitais com plataformas DAM

A maioria das empresas produz grandes quantidades de conteúdo, mas muitas não estão gerenciando bem.

Desde o advento do armazenamento em nuvem, todos nos acostumamos a poder acessar todo o nosso conteúdo de qualquer lugar. Isso é ótimo, mas também traz um perigo: que os arquivos sejam armazenados em uma pilha enorme e indiferenciada. Pode não ser óbvio que você é culpado dessa tentação até contratar um novo membro da equipe ou tentar encontrar conteúdo que foi produzido há alguns anos. Mas então a ineficiência do armazenamento de ativos digitais não estruturados será muito óbvia.

Pense assim: você não deixaria seus arquivos em papel amontoados no chão do seu escritório. Então, por que você deveria fazer o mesmo com seu conteúdo digital?

É aí que entram os sistemas de gerenciamento de ativos digitais (DAM). Com as empresas gastando entre US$ 150 milhões e US$ 250 milhões em atividades relacionadas a conteúdo digital todos os anos, há uma quantidade enorme de dados que precisam ser organizados. Tanto, de fato, que para muitas empresas essa tarefa está além das capacidades até mesmo da equipe mais organizada.

Os sistemas DAM fornecem uma maneira de organizar seus “ativos digitais” – essencialmente todos os seus arquivos – de maneira lógica, estruturada e de fácil acesso. Usar um sistema como esse pode economizar centenas de milhares de dólares por ano e traz muitas outras vantagens em termos de segurança e eficiência.

Apesar disso, os sistemas DAM ainda não são bem compreendidos por muitas empresas. Neste guia, explicaremos o que são sistemas DAM, como eles podem beneficiar sua empresa e como começar a usá-los.

O que é um ativo digital?

Para entender o que os sistemas DAM fazem, é útil entender exatamente o que é um “ativo digital”.

Em um nível muito básico, é importante reconhecer que um ativo digital não é apenas um arquivo digital. Qualquer um pode fazer um arquivo digital de forma rápida e fácil, mas a maioria não fará o grau do ativo digital. Se você criar um documento rápido do Word para fazer anotações, ele não será um ativo digital.

Os ativos digitais são arquivos digitais nos quais sua organização investiu tempo e outros recursos e que têm um valor comercial atual ou duradouro para sua organização. Imagens e vídeos que você usa para marketing definitivamente se encaixam nessa definição e também podem ser protegidos usando o gerenciamento de direitos digitais. Listas de quais cafés seus funcionários preferem (provavelmente) não.

Como você pode ver, o escopo do que constitui um ativo digital é extremamente amplo. Isso dá origem a dois pontos relacionados que são críticos para entender quando se trata de gerenciá-los:

• A gama de ativos digitais em uma organização típica é ampla . Um ativo digital pode ser qualquer coisa, de relatórios a logotipos e gravações de vídeo. Arquivos desse tipo variam muito em termos de tamanho de arquivo e, se você não estiver usando um DAM, eles podem ser armazenados em vários locais diferentes em sua organização.
• Os ativos digitais são extremamente heterogêneos. Uma cópia de seu anúncio de TV precisará conter metadados completamente diferentes de um banco de dados de salários de funcionários, e cada um precisará ser armazenado de uma maneira diferente, em um local diferente e acessível por diferentes grupos de funcionários.

Quando você combina esses dois fatores – escopo e heterogeneidade – você pode ver como é fácil para as organizações acharem difícil armazená-los e gerenciá-los de forma eficaz. Se você não criar um sistema para o gerenciamento de seus ativos digitais e, em vez disso, confiar na boa vontade de sua equipe, seu sistema de arquivos cairá no caos rapidamente.

4 benefícios das plataformas de gerenciamento de ativos digitais

Evitar esse tipo de caos é justamente o objetivo dos sistemas DAM. Esses sistemas permitem codificar e classificar todos os seus ativos digitais para que possam ser armazenados de maneira lógica; para que sua equipe encontre exatamente o ativo de que precisa; e assim você pode gerenciar o acesso a eles para melhorar a segurança cibernética. Todos os benefícios mais específicos dos sistemas DAM decorrem desses princípios básicos.

Eles economizam tempo e dinheiro

Pesquisas indicam que o ROI do uso de um sistema de gerenciamento de ativos digitais está entre 8:1 e 14:1. Isso é grande devido à economia de tempo que os sistemas DAM oferecem – com todos os seus ativos armazenados e descritos de maneira lógica, você gastará muito menos tempo procurando por eles.

Eles melhoram a eficiência e a produtividade de sua equipe

Em segundo lugar, os sistemas DAM melhoram a eficiência e a produtividade de todos os membros da equipe, porque todos os seus ativos digitais são facilmente acessíveis. Para empresas estabelecidas, ou aquelas que passam por um ritmo acelerado de crescimento, há uma tendência de que os ativos digitais se tornem fragmentados – armazenados em vários provedores de nuvem ou sentados no computador do funcionário que os criou. Ao reunir todos os seus ativos em um sistema, você os disponibiliza para todos que precisam deles e pode restringir o acesso a esse grupo.

Eles garantem a consistência da marca

Os sistemas DAM garantem a consistência da marca. Este é um benefício um pouco menos óbvio, mas muito real. Ao usar um sistema DAM, você pode marcar facilmente quais logotipos (por exemplo) a equipe deve usar para uma finalidade específica e qual é o mais atualizado. Isso garante que todos os membros da equipe trabalhem com os mesmos materiais e evita erros dispendiosos.

Eles melhoram significativamente a segurança

Quarto, os sistemas DAM melhoram significativamente a segurança, porque permitem às empresas um controle muito maior sobre o acesso a arquivos e gerenciamento de identidade. As estatísticas mostram que 88% das empresas não limitam o acesso às suas pastas de forma adequada; deixando espaço para qualquer pessoa acessar e baixar esses arquivos, levando à perda de dados, vazamentos e até hacks.

Isso pode ser desastroso para empresas que lidam com ativos confidenciais, pois 78% dos consumidores pesquisados ​​dizem que parariam prontamente de lidar com empresas que foram vítimas ou lidaram com uma violação de segurança. Em um mundo onde os ativos digitais são cada vez mais regulamentados, o uso de um sistema DAM também pode facilitar muito a conformidade com a legislação de dados e privacidade relevante em seu setor.

Gerenciamento de ativos digitais versus armazenamento de arquivos

Neste ponto, esperamos que você esteja convencido de que precisa de um sistema DAM. Mas antes de entrarmos em como implementar um, também vale a pena esclarecer um equívoco comum: que DAM e “armazenamento de arquivos em nuvem” são a mesma coisa. Eles não são.

Você provavelmente já tem armazenamento em nuvem. Se você é um gerente organizado e profissional, esse armazenamento provavelmente está muito bem organizado. Você pode até contratar alguém para mantê-lo assim. Isso é ótimo, mas um DAM oferece um controle muito maior do que você tem atualmente e economiza muito do tempo que você gasta atualmente organizando seus ativos digitais.

Explicamos o porquê em nossa explicação dos sistemas de armazenamento de arquivos, mas a diferença entre um DAM e um armazenamento em nuvem simples pode ser rapidamente compreendida usando uma analogia.

Pense em um DAM como uma biblioteca e sistemas de armazenamento em nuvem como um arquivo. Os sistemas de armazenamento de arquivos são como um armário de arquivos: podem ser bem organizados (embora muitas vezes não sejam), mas não há controle de acesso. Os sistemas DAM funcionam mais como uma biblioteca, com um banco de dados central onde todos os seus ativos digitais estão armazenados e um “bibliotecário” (ou seja, oficial de segurança cibernética) que controla o acesso aos arquivos.

Migrando para uma plataforma de gerenciamento de ativos digitais

Agora que você entende o que é um ativo digital e os benefícios dos sistemas DAM, podemos entrar em detalhes. A implementação de um sistema DAM pode ser bastante simples, mas, para isso, você precisará pensar cuidadosamente em várias questões-chave. A maneira como você implementa seu DAM dependerá, em grande parte, do provedor escolhido. Existem muitos fornecedores excelentes por aí, e gostaríamos de permanecer neutros na questão de qual é o melhor para você.

Escolhendo um provedor de DAM

Na realidade, o tipo de sistema DAM que você precisa para o seu negócio dependerá muito do tipo de negócio que você é, do tamanho de sua equipe e de sua estrutura gerencial. Como já observamos, ativos digitais importantes podem ser quase qualquer tipo de arquivo: arquivos de texto, folhas de vendas, folhas de especificações, ativos de embalagem de produtos, vídeos de instruções, ilustrações e gráficos para a web, trechos de áudio, animações e muito mais , muito mais.

Por isso, os tipos de ativos (e até mesmo a quantidade de ativos) que você escolhe para organizar em sua plataforma DAM variam de acordo com a empresa e os objetivos de negócios. Algumas empresas até usam seu DAM para organizar fotos da empresa, fotografia de eventos e conteúdo de comunicação corporativa.

Tudo realmente se resume a entender que tipo de DAM sua empresa precisa. Será um DAM para ativos de marca e comunicação, ativos de marketing e campanha, ativos de produtos ou talvez uma combinação?

Para tornar as coisas ainda mais complexas, você também precisará avaliar suas tendências no comércio on-line, observar como sua empresa está funcionando no momento e as maneiras pelas quais você provavelmente crescerá e certificar-se de que seu investimento em um sistema DAM cobrirá estes. Não deixe nada disso desencorajá-lo embora. A negociação digital permite que investidores em qualquer nível de experiência participem do mercado global.

No nível mais básico, no entanto, você deve garantir que seu provedor de DAM preferido possa oferecer pelo menos o seguinte:

• Uma interface de usuário (UI) bem projetada
• Amplo suporte para diferentes tipos de arquivos
• Uma abordagem flexível para usuários, licenças e armazenamento
• Um sistema flexível para atribuição de metadados
• Um plano detalhado de como o sistema DAM está se desenvolvendo
• Atendimento ao cliente e treinamento rápidos e eficazes
• Estabilidade da empresa. O setor de tecnologia pode ser um lugar volátil, e os fornecedores de DAM não são exceção.

Decida quais ativos migrar – e quando

Depois de decidir sobre um provedor de DAM, é hora de começar a pensar em seu processo de migração. Não caia na armadilha de pensar que você precisa transferir todos os seus ativos digitais ao mesmo tempo.

A migração de todos os seus ativos ao mesmo tempo para um sistema totalmente novo pode causar uma interrupção significativa em seus negócios. Cada novo sistema também terá problemas iniciais, e você deve estar preparado para que o acesso do usuário precise de alguns ajustes. Em um caso mais extremo, se algo der errado com seu processo de migração, você poderá encerrar sua empresa acidentalmente por semanas. Para evitar esses problemas, adote uma abordagem cuidadosa, lenta e estratégica.

Primeiro, identifique seus ativos mais críticos para os negócios. Estes são os arquivos que sua equipe usa todos os dias, e isso é crucial para o funcionamento cotidiano do seu negócio. Esses ativos devem ser migrados primeiro, para que a equipe possa se acostumar a acessá-los por meio de seu novo sistema DAM. Pode ser que você acabe executando dois sistemas simultaneamente: seu novo sistema DAM e seu sistema de arquivos legado – por um tempo. Não há nenhum problema inerente em fazer isso, apenas certifique-se de deixar claro com sua equipe qual sistema eles devem usar para acessar quais ativos.

Em seguida, uma vez que o sistema se acomode um pouco, comece a migrar mais ativos de médio prazo: aqueles que sua equipe usa uma vez por mês ou uma vez por ano.

Finalmente, você precisará decidir se deseja transferir seus arquivos para seu sistema DAM. Essa pode ser uma decisão difícil porque arquivos enormes podem tornar os sistemas DAM mais lentos e usar rapidamente o espaço em disco alocado. Se sua equipe precisar usar um sistema legado para acessar informações com cinco anos de idade, não há nenhum problema inerente a isso. No entanto, se eles precisarem acessar essas informações mais de uma vez a cada trimestre, elas devem ser migradas.

Metadados e taxonomia

Metadados e taxonomia são palavras complicadas para um conceito bastante simples: as informações extras que vêm empacotadas com cada ativo em seu DAM (metadados) e a estrutura na qual esses ativos são armazenados (taxonomia).

Ambos os conceitos são muito importantes quando se trata de implementar um sistema DAM porque sustentam os recursos de pesquisa de sua equipe. Sem metadados descritivos e úteis, sua equipe não conseguirá encontrar os ativos de que precisa. Sem uma estrutura taxonômica lógica, os arquivos podem se tornar fragmentados e igualmente inacessíveis.

Se você estiver migrando de um sistema de armazenamento em nuvem bem organizado, seus arquivos (espero) já estão organizados em uma estrutura de árvore lógica. Isso é ótimo, mas a migração para um sistema DAM também oferece a oportunidade de pensar novamente se essa estrutura ainda é a melhor que você pode usar.

Metadados podem ser uma ideia mais confusa para empresas que estão migrando de um sistema de armazenamento em nuvem padrão. A maioria deles não enfatiza (ou mesmo permite) metadados, e o processo de atribuição pode ser muito confuso para os gerentes. Dito isso, metadados bem estruturados tornam a plataforma DAM mais flexível e inovadora, além de ajudar a classificar seus ativos de uma maneira melhor. A melhor parte do uso de metadados é que você não depende apenas de nomes de pastas e arquivos para reencontrar arquivos no futuro.

Uma boa abordagem aqui é, na verdade, tirar um pouco da pressão de si mesmo e pedir aos membros da equipe que usam cada tipo de ativo para fazer um brainstorming de como eles normalmente tentariam encontrá-lo. Um membro da equipe que trabalha com seus arquivos de fotos todos os dias, por exemplo, terá uma ideia muito melhor de quais informações seriam úteis do que você.

Se você ainda não tiver certeza de como abordar os metadados de seus ativos, considere consultar seu provedor de DAM sobre as práticas recomendadas. Afinal, eles lidam com esses pedidos quase diariamente, para que possam guiá-lo na direção certa. Como alternativa, alguns provedores de DAM têm a opção de gerar automaticamente metadados de palavras-chave para todos os seus ativos. Portanto, mesmo que seus ativos não tenham metadados, a IA lhe dará um bom impulso para colocar seus esforços organizacionais no caminho certo.

Seja realista

Finalmente, você deve reconhecer que a implementação de um sistema de DAM completo não será um processo indolor. Migrar todos (ou a maioria) de seus ativos digitais, organizá-los logicamente e adicionar metadados úteis a eles é complicado. Os sistemas DAM, como observamos acima, podem trazer benefícios dramáticos para o seu negócio, mas isso não pode ser percebido em uma tarde.

Em vez disso, esteja preparado para gastar uma quantidade significativa de tempo planejando sua migração. Um provedor de DAM de qualidade poderá oferecer aconselhamento, orientação e possivelmente até sistemas automatizados para ajudá-lo a concluir esse processo, mas ainda exigirá algum investimento. Você deve pensar em um DAM como um investimento de longo prazo. Ser capaz de acessar seus ativos digitais mais rapidamente pode economizar apenas alguns segundos no dia-a-dia, mas é apenas ao longo de um ano que essas economias de eficiência se somam a algo tangível.

Além disso, a migração não é um processo único. Nenhuma taxonomia ou sistema de metadados será perfeito desde o início, e você deve estar preparado para revisitar a maneira como seu DAM funciona regularmente. Isso é feito melhor em consulta com a equipe que está usando este sistema e, portanto, vale a pena agendar reuniões de avaliação trimestrais para obter o melhor de seu investimento.

A linha de fundo

Em última análise, a principal vantagem dos sistemas DAM é que eles maximizam o ROI do seu processo de criação de conteúdo existente. Para a maioria das empresas, e especialmente aquelas focadas em marketing digital, criar conteúdo eficaz ainda é a parte mais cara (e mais importante) do seu fluxo de trabalho. Se você está investindo quantias significativas de tempo e dinheiro na criação de conteúdo, faz sentido investir um pouco mais para obter o melhor retorno disso.

As organizações que aproveitam as soluções DAM certas para suas necessidades de segurança de ativos de dados e compartilhamento de arquivos também desfrutam de fluxos de trabalho mais simplificados, melhor conformidade com a marca e mais tração de seu conteúdo. O caso de uso DAM da ezCater é um excelente exemplo de como migrar com sucesso do armazenamento em nuvem tradicional e lançar uma plataforma DAM.

Se você estiver pronto para proteger seus ativos digitais, certifique-se de estar bem equipado com a solução de software DAM certa para suas necessidades.