如何使用 DAM 平台管理您的數字資產

大多數企業生產大量內容，但許多企業管理不善。

自從雲存儲出現以來，我們都已經習慣了能夠從任何地方訪問我們所有的內容。 這很好，但也帶來了危險：文件被存儲在一個巨大的、無差別的一堆中。 在您僱用新員工或嘗試查找幾年前製作的內容之前，您可能不會明顯地對這種誘惑感到內疚。 但是，非結構化數字資產存儲的低效率將非常明顯。

想一想：您不會將紙質文件散落在辦公室的地板上。 那麼，您為什麼要對您的數字內容做同樣的事情呢？

這就是數字資產管理 (DAM) 系統的用武之地。由於企業每年在數字內容相關活動上花費 1.5 億至 2.5 億美元，因此需要組織大量數據。 事實上，對於許多企業來說，這項任務甚至超出了最有組織的團隊的能力。

DAM 系統為您提供了一種以邏輯、結構化、易於訪問的方式組織“數字資產”（基本上是所有文件）的方法。 使用這樣的系統每年可以為您節省數十萬美元，並在安全性和效率方面具有許多其他優勢。

儘管如此，許多企業仍然不太了解 DAM 系統。 在本指南中，我們將解釋什麼是 DAM 系統，它們如何使您的業務受益，以及如何開始使用它們。

什麼是數字資產？

為了理解 DAM 系統的作用，準確理解什麼是“數字資產”會很有幫助。

在非常基本的層面上，重要的是要認識到數字資產不僅僅是數字文件。 任何人都可以快速輕鬆地製作數字文件，但大多數人不會做出數字資產的等級。 如果你製作一個快速的 Word 文檔來做筆記，它就不是數字資產。

數字資產是您的組織投入時間和其他資源的數字文件，對您的組織具有當前或持久的商業價值。 您用於營銷的圖像和視頻絕對符合此定義，並且也可以使用數字版權管理進行保護。 您的員工喜歡（可能）不喜歡的咖啡列表。

如您所見，構成數字資產的範圍非常廣泛。 這產生了兩個相關點，這對於理解管理它們至關重要：

• 典型組織中的數字資產範圍很廣。 數字資產可以是任何東西，從報告到徽標再到視頻記錄。 這種類型的文件在文件大小方面會有很大差異，如果您不使用 DAM，它們可能會存儲在您組織中的許多不同位置。
• 數字資產極其異構。 電視廣告的副本需要攜帶與員工工資數據庫完全不同的元數據，並且每個元數據都需要以不同的方式存儲在不同的位置，並且可供不同的員工群體訪問。

當您將這兩個因素（範圍和異質性）結合起來時，您會發現組織很容易發現難以有效地存儲和管理它們。 如果您沒有想出一個系統來管理您的數字資產，而是依靠員工的善意，您的文件系統將很快陷入混亂。

數字資產管理平台的4大好處

避免這種混亂正是 DAM 系統的目標。 這些系統允許您對所有數字資產進行編碼和分類，以便以邏輯方式存儲它們； 以便您的員工可以準確找到他們需要的資產； 因此，您可以管理對它們的訪問，以提高網絡安全。 DAM 系統的所有更具體的好處都源於這些基本原則。

他們為您節省時間和金錢

研究表明，使用數字資產管理系統的投資回報率在 8:1 到 14:1 之間。 這是很大的，因為 DAM 系統可以節省時間 - 以邏輯方式存儲和描述您的所有資產，您將花費更少的時間來尋找它們。

他們提高了員工的效率和生產力

其次，DAM 系統提高了所有員工的效率和生產力，因為您的所有數字資產都可以輕鬆訪問。 對於成熟的公司或正在快速增長的公司來說，數字資產有變得分散的趨勢——存儲在多個雲提供商中，或者位於創建它們的員工的計算機上。 通過將所有資產整合到一個系統中，您可以將它們提供給需要它們的每個人，並且可以限制對該組的訪問。

他們確保品牌一致性

DAM 系統確保品牌一致性。 這是一個不太明顯的好處，但卻是一個非常真實的好處。 通過使用 DAM 系統，您可以輕鬆地標記（例如）員工應將哪些徽標用於特定目的，哪些是最新的。 這樣可以確保所有員工都使用相同的材​​料，並避免代價高昂的錯誤。

它們顯著提高了安全性

第四，DAM 系統顯著提高了安全性，因為它們允許企業更好地控制對文件的訪問和身份管理。 統計數據顯示，88% 的公司沒有適當限制對其文件夾的訪問； 為任何人訪問和下載這些文件留出空間，從而導致數據丟失、洩漏甚至黑客攻擊。

這對於處理敏感資產的企業來說可能是災難性的，因為 78% 的受訪消費者表示，他們很樂意停止與成為安全漏洞受害者或處理過安全漏洞的公司打交道。 在數字資產受到越來越多監管的世界中，使用 DAM 系統還可以更輕鬆地遵守您所在行業的相關數據和隱私法規。

數字資產管理與文件存儲

在這一點上，您希望確信您需要一個 DAM 系統。 但在我們開始討論如何實現之前，還需要澄清一個常見的誤解：DAM 和“雲文件存儲”是一回事。 他們不是。

您可能已經擁有云存儲。 如果你是一個有組織的職業經理人，這個存儲可能組織得很好。 你甚至可以僱用某人來保持這種狀態。 這很好，但是 DAM 為您提供了比目前更大的控制權，並且節省了您目前花費在組織數字資產上的大部分時間。

我們在解釋文件存儲系統時解釋了原因，但是通過類比可以快速理解 DAM 和簡單云存儲之間的區別。

將 DAM 想像成圖書館，將雲存儲系統想像成文件櫃。 文件存儲系統就像一個文件櫃：它們可能井井有條（儘管通常不是這樣），但沒有訪問控制。 DAM 系統更像一個圖書館，有一個存儲所有數字資產的中央數據庫，以及一個控製文件訪問的“圖書館員”（即網絡安全官）。

遷移到數字資產管理平台

現在您了解了數字資產是什麼以及 DAM 系統的好處，我們可以深入了解細節。 實施 DAM 系統可能相當簡單，但為了做到這一點，您需要仔細考慮一些關鍵問題。 您實施 DAM 的方式很大程度上取決於您選擇的提供商。 那裡有很多很棒的提供商，我們希望在哪個最適合您的問題上保持中立。

選擇 DAM 提供商

實際上，您的業務所需的 DAM 系統類型在很大程度上取決於您的業務類型、團隊規模和管理結構。 正如我們已經指出的，重要的數字資產幾乎可以是任何類型的文件：文本文件、銷售表、規格表、產品包裝資產、操作視頻、插圖和網絡圖形、音頻片段、動畫等等， 多得多。

因此，您選擇在 DAM 平台中組織的資產類型（甚至資產數量）將因公司和業務目標而異。 一些企業甚至使用他們的 DAM 來組織公司頭像、活動攝影和公司通訊內容。

這一切都歸結為了解您的業務需要什麼類型的 DAM。 它會是品牌和傳播資產、營銷和活動資產、產品資產還是組合的 DAM？

更複雜的是，您還需要評估您的在線交易趨勢，查看您的業務目前的運作方式以及您可能增長的方式，並確保您對 DAM 系統的投資將涵蓋這些。 不要讓任何這些讓你灰心。 數字交易允許任何經驗水平的投資者參與全球市場。

但是，在最基本的層面上，您應該確保您首選的 DAM 提供商至少可以提供以下內容：

• 精心設計的用戶界面 (UI)
• 廣泛支持不同的文件類型
• 靈活的用戶、許可證和存儲方法
• 用於分配元數據的靈活系統
• DAM 系統如何發展的詳細計劃
• 快速、有效的客戶服務和培訓
• 公司穩定。 技術部門可能是一個動蕩的地方，DAM 供應商也不例外。

決定遷移哪些資產——以及何時遷移

一旦您決定了 DAM 提供商，就該開始考慮您的遷移過程了。 不要陷入認為您需要同時轉移所有數字資產的陷阱。

將所有資產同時遷移到全新系統可能會對您的業務造成重大影響。 每個新系統也會有初期問題，您應該準備好讓用戶訪問需要一些微調。 在更極端的情況下，如果您的遷移過程出現問題，您可能會意外關閉業務數週。 為了避免這些問題，請採取謹慎、緩慢的戰略方法。

首先，確定您最關鍵的業務資產。 這些是您的員工每天使用的文件，這對於您的日常業務運營至關重要。 應首先遷移這些資產，以便員工習慣於通過您的新 DAM 系統訪問它們。 您甚至可能最終同時運行兩個系統：您的新 DAM 系統和您的舊文件系統 - 有一段時間。 這樣做沒有固有的問題，只需確保您與您的員工清楚他們應該使用哪個系統來訪問哪些資產。

接下來，一旦系統稍微穩定下來，就開始遷移更多的中期資產：您的團隊每月使用一次或每年使用一次的那些。

最後，您需要決定是否將檔案傳輸到您的 DAM 系統。 這可能是一個艱難的決定，因為龐大的檔案會減慢 DAM 系統的速度，並迅速耗盡您分配的磁盤空間。 如果您的員工需要使用舊系統來訪問已有五年曆史的信息，這不存在固有問題。 但是，如果他們需要每季度多次訪問此信息，則應該遷移它。

元數據和分類

元數據和分類對於一個非常簡單的概念來說是複雜的詞：與 DAM 上的每個資產一起打包的額外信息（元數據），以及這些資產的存儲結構（分類）。

在實施 DAM 系統時，這兩個概念都非常重要，因為它們支撐著員工的搜索能力。 如果沒有描述性和有用的元數據，您的員工將無法找到他們需要的資產。 如果沒有邏輯分類結構，文件可能會變得支離破碎並且同樣無法訪問。

如果您從組織良好的雲存儲系統遷移，您的文件（希望）已經組織成邏輯樹結構。 這很好，但是遷移到 DAM 系統也讓您有機會重新思考這種結構是否仍然是您可以使用的最佳結構。

對於從標準雲存儲系統遷移的企業來說，元數據可能是一個更令人困惑的想法。 其中大多數不強調（甚至允許）元數據，分配元數據的過程可能會讓管理人員感到非常困惑。 也就是說，結構良好的元數據使 DAM 平台更加靈活和創新，同時還有助於以更好的方式對您的資產進行分類。 使用元數據最好的一點是，您將來不再僅僅依靠文件夾和文件名來重新查找文件。

一個好的方法實際上是減輕自己的一些壓力，並要求使用每種資產的工作人員集思廣益，他們通常會如何嘗試找到它。 例如，每天都在處理您的照片檔案的工作人員會比您更好地了解哪些信息有用。

如果您仍然不確定如何處理您的資產元數據，請考慮向您的 DAM 提供商諮詢最佳實踐。 畢竟，他們幾乎每天都會處理此類請求，因此他們可能會將您推向正確的方向。 或者，一些 DAM 提供商可以選擇為您的所有資產自動生成關鍵字元數據。 因此，即使您的資產沒有任何元數據，人工智能也會給您一個很好的推動力，讓您的組織工作走上正軌。

現實點

最後，您應該認識到實施一個徹底的 DAM 系統並不是一個輕鬆的過程。 遷移所有（或大部分）數字資產、對它們進行邏輯組織以及向它們添加有用的元數據是很複雜的。 正如我們上面提到的，DAM 系統可以為您的業務帶來巨大的好處，但這些並不是在一個下午就能實現的。

相反，請準備好花費大量時間來規劃您的遷移。 優質的 DAM 提供商將能夠為您提供建議、指導，甚至可能提供自動化系統來幫助您完成此過程，但仍需要一些投資。 您應該將 DAM 視為一項長期投資。 能夠更快地訪問您的數字資產可能會在日常工作中為您節省幾秒鐘的時間，但只有在一年的時間裡，這些效率節省才會變成有形的東西。

此外，遷移不是一次性的過程。 沒有分類或元數據系統會從一開始就完美無缺，您應該準備好定期重新審視 DAM 的工作方式。 最好與使用該系統的員工協商，因此最好安排季度評估會議，以充分利用您的投資。

底線

最終，DAM 系統的主要優勢在於它們可以最大限度地提高現有內容創建過程的投資回報率。 對於大多數企業，尤其是那些專注於數字營銷的企業來說，創建有效的內容仍然是您工作流程中最昂貴（也是最重要）的部分。 如果你在內容創作上投入了大量的時間和金錢，那麼多投入一點來獲得最好的回報是有意義的。

利用正確的 DAM 解決方案來滿足其數據資產安全和文件共享需求的組織也可以享受到更簡化的工作流程、更好的品牌合規性以及來自其內容的更多吸引力。 ezCater 的 DAM 用例是如何成功遷移傳統雲存儲並啟動 DAM 平台的一個很好的例子。

如果您準備好保護您的數字資產，請確保您配備了適合您需求的正確 DAM 軟件解決方案。