So verwalten Sie Ihre digitalen Assets mit DAM-Plattformen

Die meisten Unternehmen produzieren riesige Mengen an Inhalten, aber viele verwalten sie nicht gut.

Seit dem Aufkommen von Cloud-Speichern haben wir uns alle daran gewöhnt, von überall aus auf alle unsere Inhalte zugreifen zu können. Das ist großartig, birgt aber auch die Gefahr: dass Dateien in einem riesigen, undifferenzierten Stapel gespeichert werden. Es ist möglicherweise nicht offensichtlich, dass Sie sich dieser Versuchung schuldig machen, bis Sie einen neuen Mitarbeiter einstellen oder versuchen, Inhalte zu finden, die vor einigen Jahren produziert wurden. Aber dann wird die Ineffizienz der unstrukturierten Speicherung digitaler Assets nur allzu offensichtlich.

Stellen Sie sich das so vor: Sie würden Ihre Papierakten nicht verstreut auf dem Boden Ihres Büros liegen lassen. Warum also sollten Sie dasselbe mit Ihren digitalen Inhalten tun?

Hier kommen Digital Asset Management (DAM)-Systeme ins Spiel. Da Unternehmen jedes Jahr zwischen 150 und 250 Millionen US-Dollar für Aktivitäten im Zusammenhang mit digitalen Inhalten ausgeben, ist dies eine Menge Daten, die organisiert werden müssen. So sehr, dass diese Aufgabe für viele Unternehmen die Fähigkeiten selbst des am besten organisierten Teams übersteigt.

DAM-Systeme bieten Ihnen die Möglichkeit, Ihre „digitalen Assets“ – im Wesentlichen alle Ihre Dateien – auf logische, strukturierte und leicht zugängliche Weise zu organisieren. Die Verwendung eines solchen Systems kann Ihnen Hunderttausende von Dollar pro Jahr sparen und bringt viele weitere Vorteile in Bezug auf Sicherheit und Effizienz mit sich.

Trotzdem werden DAM-Systeme von vielen Unternehmen immer noch nicht gut verstanden. In diesem Leitfaden erklären wir, was DAM-Systeme sind, wie Ihr Unternehmen davon profitieren kann und wie Sie damit beginnen, sie zu verwenden.

Was ist ein digitales Asset?

Um zu verstehen, was DAM-Systeme leisten, ist es hilfreich, genau zu verstehen, was ein „digitales Asset“ ist.

Auf einer sehr grundlegenden Ebene ist es wichtig zu erkennen, dass ein digitales Asset nicht nur eine digitale Datei ist. Jeder kann schnell und einfach eine digitale Datei erstellen, aber die meisten erreichen nicht die Qualität eines digitalen Assets. Wenn Sie schnell ein Word-Dokument erstellen, um Notizen zu machen, ist dies kein digitales Asset.

Digitale Assets sind digitale Dateien, in die Ihr Unternehmen Zeit und andere Ressourcen investiert hat und die einen aktuellen oder dauerhaften geschäftlichen Wert für Ihr Unternehmen haben. Bilder und Videos, die Sie für das Marketing verwenden, passen definitiv in diese Definition und können ebenfalls durch digitales Rechtemanagement geschützt werden. Listen, welche Kaffees Ihre Mitarbeiter (wahrscheinlich) nicht bevorzugen.

Wie Sie sehen können, ist der Umfang dessen, was ein digitales Asset ausmacht, extrem breit. Daraus ergeben sich zwei zusammenhängende Punkte, die für das Verständnis entscheidend sind, wenn es darum geht, sie zu verwalten:

• Die Palette der digitalen Assets in einer typischen Organisation ist breit . Ein digitales Asset kann alles sein, von Berichten über Logos bis hin zu Videoaufzeichnungen. Dateien dieses Typs variieren stark in Bezug auf die Dateigröße, und wenn Sie kein DAM verwenden, können sie an vielen verschiedenen Orten in Ihrer Organisation gespeichert werden.
• Digitale Assets sind äußerst heterogen. Eine Kopie Ihrer TV-Werbung muss völlig andere Metadaten enthalten als eine Datenbank mit Mitarbeitergehältern, und jede muss auf andere Weise an einem anderen Ort gespeichert und für verschiedene Mitarbeitergruppen zugänglich sein.

Wenn Sie diese beiden Faktoren – Umfang und Heterogenität – kombinieren, können Sie sehen, wie leicht es für Unternehmen schwierig ist, sie effektiv zu speichern und zu verwalten. Wenn Sie kein System für die Verwaltung Ihrer digitalen Assets entwickeln und sich stattdessen auf das Wohlwollen Ihrer Mitarbeiter verlassen, wird Ihr Dateisystem ziemlich schnell im Chaos versinken.

4 Vorteile von Digital-Asset-Management-Plattformen

Genau dieses Chaos zu vermeiden, ist das Ziel von DAM-Systemen. Mit diesen Systemen können Sie alle Ihre digitalen Assets codieren und sortieren, damit sie auf logische Weise gespeichert werden können. damit Ihre Mitarbeiter genau das Asset finden, das sie benötigen; und so können Sie den Zugriff darauf verwalten, um die Cybersicherheit zu verbessern. Alle spezifischen Vorteile von DAM-Systemen ergeben sich aus diesen Grundprinzipien.

Sie sparen Zeit und Geld

Untersuchungen zeigen, dass der ROI der Nutzung eines Digital Asset Management Systems zwischen 8:1 und 14:1 liegt. Dies ist aufgrund der Zeitersparnis, die DAM-Systeme bieten, sehr groß – da alle Ihre Assets auf logische Weise gespeichert und beschrieben sind, verbringen Sie viel weniger Zeit damit, danach zu suchen.

Sie verbessern die Effizienz und Produktivität Ihrer Mitarbeiter

Zweitens verbessern DAM-Systeme die Effizienz und Produktivität aller Mitarbeiter, da alle Ihre digitalen Assets leicht zugänglich sind. Bei etablierten Unternehmen oder solchen, die ein schnelles Wachstum durchlaufen, besteht die Tendenz, dass digitale Assets fragmentiert werden – sie werden über mehrere Cloud-Anbieter hinweg gespeichert oder befinden sich auf dem Computer des Mitarbeiters, der sie erstellt hat. Indem Sie alle Ihre Assets in einem System zusammenführen, machen Sie sie für alle verfügbar, die sie benötigen, und können den Zugriff auf diese Gruppe einschränken.

Sie sorgen für Markenkonsistenz

DAM-Systeme sorgen für Markenkonsistenz. Dies ist ein etwas weniger offensichtlicher Vorteil, aber ein sehr realer. Durch die Verwendung eines DAM-Systems können Sie einfach markieren, welches Ihrer Logos (zum Beispiel) Mitarbeiter für einen bestimmten Zweck verwenden sollten und welches das aktuellste ist. Dadurch wird sichergestellt, dass alle Mitarbeiter mit den gleichen Materialien arbeiten und kostspielige Fehler vermieden werden.

Sie verbessern die Sicherheit erheblich

Viertens verbessern DAM-Systeme die Sicherheit erheblich, da sie Unternehmen eine weitaus bessere Kontrolle über den Zugriff auf Dateien und das Identitätsmanagement ermöglichen. Statistiken zeigen, dass 88 % der Unternehmen den Zugriff auf ihre Ordner nicht angemessen einschränken; Dies lässt Raum für jeden, auf diese Dateien zuzugreifen und sie herunterzuladen, was zu Datenverlust, Lecks und sogar Hacks führt.

Dies kann für Unternehmen, die mit sensiblen Vermögenswerten handeln, katastrophal sein, da 78 % der befragten Verbraucher angaben, dass sie bereitwillig den Handel mit Unternehmen einstellen würden, die Opfer einer Sicherheitsverletzung geworden sind oder damit zu tun haben. In einer Welt, in der digitale Assets zunehmend reguliert werden, kann die Verwendung eines DAM-Systems es auch viel einfacher machen, die Einhaltung der relevanten Daten- und Datenschutzgesetze in Ihrer Branche zu erreichen.

Digital Asset Management vs. Dateispeicherung

An dieser Stelle sind Sie hoffentlich davon überzeugt, dass Sie ein DAM-System benötigen. Aber bevor wir uns mit der Implementierung befassen, lohnt es sich auch, mit einem weit verbreiteten Missverständnis aufzuräumen: dass DAM und „Cloud-Dateispeicherung“ dasselbe sind. Sie sind nicht.

Sie haben wahrscheinlich bereits Cloud-Speicher. Wenn Sie ein organisierter, professioneller Manager sind, ist dieser Speicher wahrscheinlich sehr gut organisiert. Vielleicht stellen Sie sogar jemanden ein, damit das so bleibt. Das ist großartig, aber ein DAM bietet Ihnen viel mehr Kontrolle als Sie derzeit haben, und spart viel Zeit, die Sie derzeit mit der Organisation Ihrer digitalen Assets verbringen.

Warum das so ist, erklären wir in unserer Erklärung zu Dateispeichersystemen, aber der Unterschied zwischen einem DAM und einem einfachen Cloud-Speicher lässt sich anhand einer Analogie schnell nachvollziehen.

Stellen Sie sich ein DAM wie eine Bibliothek und Cloud-Speichersysteme wie einen Aktenschrank vor. Dateispeichersysteme sind wie ein Aktenschrank: Sie sind vielleicht gut organisiert (obwohl sie es oft nicht sind), aber es gibt keine Zugriffskontrolle. DAM-Systeme funktionieren eher wie eine Bibliothek mit einer zentralen Datenbank, in der alle Ihre digitalen Assets gespeichert sind, und einem „Bibliothekar“ (d. h. Cybersicherheitsbeauftragter), der den Zugriff auf Dateien kontrolliert.

Migration auf eine Digital-Asset-Management-Plattform

Nachdem Sie nun verstanden haben, was ein digitales Asset ist und welche Vorteile DAM-Systeme haben, können wir ins Detail gehen. Die Implementierung eines DAM-Systems kann ziemlich einfach sein, aber dazu müssen Sie eine Reihe von Schlüsselfragen sorgfältig durchdenken. Die Art und Weise, wie Sie Ihr DAM implementieren, hängt weitgehend von dem von Ihnen gewählten Anbieter ab. Es gibt viele großartige Anbieter da draußen, und wir möchten bei der Frage, welcher der beste für Sie ist, neutral bleiben.

Auswahl eines DAM-Anbieters

In Wirklichkeit hängt die Art des DAM-Systems, das Sie für Ihr Unternehmen benötigen, stark von der Art Ihres Unternehmens, der Größe Ihres Teams und Ihrer Führungsstruktur ab. Wie wir bereits angemerkt haben, können wichtige digitale Assets fast jede Art von Datei sein: Textdateien, Verkaufsblätter, Datenblätter, Produktverpackungs-Assets, Anleitungsvideos, Illustrationen und Grafiken für das Web, Audioschnipsel, Animationen und vieles mehr , viel mehr.

Aus diesem Grund variieren die Arten von Assets (und sogar die Menge der Assets), die Sie in Ihrer DAM-Plattform organisieren, je nach Unternehmen und Geschäftszielen. Einige Unternehmen verwenden ihr DAM sogar, um Unternehmensportraits, Eventfotografie und Inhalte für die Unternehmenskommunikation zu organisieren.

Es läuft wirklich alles darauf hinaus, zu verstehen, welche Art von DAM Ihr Unternehmen benötigt. Wird es ein DAM für Marken- und Kommunikations-Assets, Marketing- und Kampagnen-Assets, Produkt-Assets oder vielleicht eine Kombination sein?

Um die Sache noch komplexer zu machen, müssen Sie auch Ihre Trends im Online-Handel bewerten, sich ansehen, wie Ihr Unternehmen derzeit funktioniert und wie Sie wahrscheinlich wachsen werden, und sicherstellen, dass Ihre Investition in ein DAM-System erfolgt wird diese abdecken. Lassen Sie sich davon jedoch nicht entmutigen. Der digitale Handel ermöglicht es Anlegern jeder Erfahrungsstufe, am globalen Markt teilzunehmen.

Grundsätzlich sollten Sie jedoch sicherstellen, dass Ihr bevorzugter DAM-Anbieter mindestens Folgendes bieten kann:

• Eine gut gestaltete Benutzeroberfläche (UI)
• Breite Unterstützung für verschiedene Dateitypen
• Ein flexibler Ansatz für Benutzer, Lizenzen und Speicher
• Ein flexibles System zur Vergabe von Metadaten
• Ein detaillierter Plan, wie sich das DAM-System entwickelt
• Schneller, effektiver Kundendienst und Schulung
• Stabilität des Unternehmens. Der Technologiesektor kann ein volatiler Ort sein, und DAM-Anbieter sind da keine Ausnahme.

Entscheiden Sie, welche Assets migriert werden sollen – und wann

Sobald Sie sich für einen DAM-Anbieter entschieden haben, ist es an der Zeit, über Ihren Migrationsprozess nachzudenken. Gehen Sie nicht in die Falle, dass Sie alle Ihre digitalen Assets gleichzeitig übertragen müssen.

Die gleichzeitige Migration all Ihrer Assets auf ein brandneues System kann zu erheblichen Störungen Ihres Geschäfts führen. Jedes neue System wird auch Kinderkrankheiten haben, und Sie sollten darauf vorbereitet sein, dass der Benutzerzugriff etwas Feinabstimmung erfordert. In einem extremeren Fall, wenn bei Ihrem Migrationsprozess etwas schief geht, könnten Sie Ihr Unternehmen versehentlich wochenlang schließen. Um diese Probleme zu vermeiden, gehen Sie vorsichtig, langsam und strategisch vor.

Identifizieren Sie zunächst Ihre geschäftskritischsten Assets. Dies sind die Dateien, die Ihre Mitarbeiter täglich verwenden, und die für den täglichen Betrieb Ihres Unternehmens von entscheidender Bedeutung sind. Diese Assets sollten zuerst migriert werden, damit sich die Mitarbeiter daran gewöhnen können, über Ihr neues DAM-System darauf zuzugreifen. Es kann sein, dass Sie am Ende sogar zwei Systeme gleichzeitig betreiben: Ihr neues DAM-System und Ihr altes Dateisystem – für eine Weile. Dies ist grundsätzlich kein Problem. Stellen Sie einfach sicher, dass Sie Ihren Mitarbeitern klar machen, welches System sie für den Zugriff auf welche Assets verwenden sollen.

Sobald sich das System ein wenig eingelebt hat, beginnen Sie als Nächstes mit der Migration weiterer mittelfristiger Assets: diejenigen, die Ihr Team einmal im Monat oder einmal im Jahr verwendet.

Schließlich müssen Sie entscheiden, ob Sie Ihre Archive in Ihr DAM-System übertragen möchten. Dies kann eine schwierige Entscheidung sein, da riesige Archive DAM-Systeme verlangsamen und Ihren zugewiesenen Speicherplatz schnell aufbrauchen können. Wenn Ihre Mitarbeiter ein Legacy-System verwenden müssen, um auf Informationen zuzugreifen, die fünf Jahre alt sind, ist dies kein grundsätzliches Problem. Wenn sie jedoch mehr als einmal pro Quartal auf diese Informationen zugreifen müssen, sollten sie migriert werden.

Metadaten und Taxonomie

Metadaten und Taxonomie sind komplizierte Wörter für ein ziemlich einfaches Konzept: die zusätzlichen Informationen, die mit jedem Asset in Ihrem DAM (Metadaten) geliefert werden, und die Struktur, in der diese Assets gespeichert sind (Taxonomie).

Beide Konzepte sind sehr wichtig, wenn es um die Implementierung eines DAM-Systems geht, da sie die Suchfähigkeiten Ihrer Mitarbeiter unterstützen. Ohne beschreibende und nützliche Metadaten werden Ihre Mitarbeiter nicht in der Lage sein, die benötigten Assets zu finden. Ohne eine logische taxonomische Struktur können Dateien fragmentiert und ähnlich unzugänglich werden.

Wenn Sie von einem gut organisierten Cloud-Speichersystem migrieren, sind Ihre Dateien (hoffentlich) bereits in einer logischen Baumstruktur organisiert. Das ist großartig, aber der Umstieg auf ein DAM-System bietet Ihnen auch die Gelegenheit, noch einmal darüber nachzudenken, ob diese Struktur immer noch die beste ist, die Sie verwenden können.

Metadaten können eine verwirrendere Idee für Unternehmen sein, die von einem Standard-Cloud-Speichersystem migrieren. Die meisten von ihnen betonen (oder erlauben) Metadaten nicht, und der Prozess der Zuweisung kann für Manager sehr verwirrend sein. Gut strukturierte Metadaten machen die DAM-Plattform jedoch flexibler und innovativer und helfen auch dabei, Ihre Assets besser zu klassifizieren. Das Beste an der Verwendung von Metadaten ist, dass Sie sich nicht nur auf Ordner- und Dateinamen verlassen, um Dateien in Zukunft wiederzufinden.

Ein guter Ansatz ist hier, sich selbst etwas Druck zu nehmen und die Mitarbeiter, die jede Art von Asset verwenden, zu fragen, wie sie normalerweise versuchen würden, sie zu finden. Ein Mitarbeiter, der zum Beispiel jeden Tag mit Ihrem Fotoarchiv arbeitet, hat eine viel bessere Vorstellung davon, welche Informationen nützlich sind, als Sie.

Wenn Sie sich immer noch nicht sicher sind, wie Sie Ihre Asset-Metadaten angehen sollen, sollten Sie sich mit Ihrem DAM-Anbieter über die Best Practices beraten. Schließlich bearbeiten sie solche Anfragen fast täglich, sodass sie Sie möglicherweise in die richtige Richtung schubsen. Alternativ bieten einige DAM-Anbieter eine Option zum automatischen Generieren von Schlüsselwort-Metadaten für alle Ihre Assets. Selbst wenn Ihre Assets also keine Metadaten enthalten, wird KI Ihnen einen schönen Schub geben, um Ihre organisatorischen Bemühungen auf den richtigen Weg zu bringen.

Sei realistisch

Schließlich sollten Sie erkennen, dass die Implementierung eines gründlichen DAM-Systems kein schmerzloser Prozess sein wird. Es ist kompliziert, alle (oder die meisten) Ihrer digitalen Assets zu migrieren, sie logisch zu organisieren und ihnen nützliche Metadaten hinzuzufügen. DAM-Systeme können, wie wir oben erwähnt haben, dramatische Vorteile für Ihr Unternehmen haben, aber diese lassen sich nicht an einem Nachmittag realisieren.

Stellen Sie sich stattdessen darauf ein, viel Zeit für die Planung Ihrer Migration aufzuwenden. Ein qualitativ hochwertiger DAM-Anbieter kann Ihnen Ratschläge, Anleitungen und möglicherweise sogar automatisierte Systeme anbieten, um Ihnen bei der Durchführung dieses Prozesses zu helfen, aber es sind immer noch einige Investitionen erforderlich. Sie sollten ein DAM als langfristige Investition betrachten. Durch den schnelleren Zugriff auf Ihre digitalen Assets sparen Sie vielleicht täglich nur wenige Sekunden, aber erst im Laufe eines Jahres summieren sich diese Effizienzeinsparungen zu etwas Greifbarem.

Außerdem ist die Migration kein einmaliger Vorgang. Kein Taxonomie- oder Metadatensystem wird von Anfang an perfekt sein, und Sie sollten bereit sein, die Funktionsweise Ihres DAM regelmäßig zu überdenken. Dies geschieht am besten in Absprache mit den Mitarbeitern, die dieses System verwenden, und daher lohnt es sich, vierteljährliche Bewertungssitzungen zu planen, um das Beste aus Ihrer Investition herauszuholen.

Das Endergebnis

Letztendlich besteht der große Vorteil von DAM-Systemen darin, dass sie den ROI Ihres bestehenden Content-Erstellungsprozesses maximieren. Für die meisten Unternehmen, insbesondere für Unternehmen, die sich auf digitales Marketing konzentrieren, ist die Erstellung effektiver Inhalte immer noch der teuerste (und wichtigste) Teil Ihres Arbeitsablaufs. Wenn Sie viel Zeit und Geld in die Erstellung von Inhalten investieren, ist es sinnvoll, etwas mehr zu investieren, um die beste Rendite zu erzielen.

Unternehmen, die die richtigen DAM-Lösungen für die Sicherheit ihrer Datenbestände und Dateifreigaben einsetzen, kommen außerdem in den Genuss von optimierteren Arbeitsabläufen, besserer Markenkonformität und mehr Zugkraft ihrer Inhalte. Der DAM-Anwendungsfall von ezCater ist ein hervorragendes Beispiel dafür, wie man erfolgreich von traditionellem Cloud-Speicher migriert und eine DAM-Plattform startet.

Wenn Sie bereit sind, Ihre digitalen Assets zu schützen, stellen Sie sicher, dass Sie mit der richtigen DAM-Softwarelösung für Ihre Anforderungen gut ausgestattet sind.