Cara Mengelola Aset Digital Anda Dengan Platform DAM

Sebagian besar bisnis menghasilkan konten dalam jumlah besar, tetapi banyak yang tidak mengelolanya dengan baik.

Sejak munculnya penyimpanan cloud, kita semua terbiasa mengakses semua konten kita dari mana saja. Ini bagus, tetapi juga membawa bahaya: bahwa file disimpan dalam satu tumpukan besar yang tidak dapat dibedakan. Mungkin tidak jelas bahwa Anda bersalah atas godaan ini sampai Anda mempekerjakan anggota staf baru, atau mencoba menemukan konten yang dibuat beberapa tahun yang lalu. Tapi kemudian inefisiensi penyimpanan aset digital tidak terstruktur akan menjadi terlalu jelas.

Pikirkan seperti ini: Anda tidak akan meninggalkan file kertas Anda di tumpukan yang berserakan di lantai kantor Anda. Jadi mengapa Anda harus melakukan hal yang sama dengan konten digital Anda?

Di situlah sistem manajemen aset digital (DAM) masuk. Dengan bisnis menghabiskan antara $150 juta dan $250 juta untuk aktivitas terkait konten digital setiap tahun, itu banyak sekali data yang perlu diatur. Nyatanya, begitu banyak bisnis, tugas ini berada di luar kemampuan tim yang paling terorganisir sekalipun.

Sistem DAM menyediakan cara bagi Anda untuk mengatur "aset digital" Anda -- pada dasarnya semua file Anda - dengan cara yang logis, terstruktur, dan mudah diakses. Menggunakan sistem seperti ini dapat menghemat ratusan ribu dolar setahun, dan dilengkapi dengan banyak keuntungan lain dalam hal keamanan dan efisiensi.

Meskipun demikian, sistem DAM masih belum dipahami dengan baik oleh banyak bisnis. Dalam panduan ini, kami akan menjelaskan apa itu sistem DAM, bagaimana mereka dapat menguntungkan bisnis Anda, dan bagaimana mulai menggunakannya.

Apa itu aset digital?

Untuk memahami apa yang dilakukan sistem DAM, sangat membantu untuk memahami secara tepat apa itu "aset digital".

Pada tingkat yang sangat dasar, penting untuk menyadari bahwa aset digital bukan hanya file digital. Siapa pun dapat membuat file digital dengan cepat dan mudah, tetapi sebagian besar tidak akan membuat nilai aset digital. Jika Anda membuat dokumen Word cepat untuk membuat catatan, itu bukan aset digital.

Aset digital adalah file digital tempat organisasi Anda menginvestasikan waktu dan sumber daya lainnya, dan yang memiliki nilai bisnis saat ini atau yang bertahan lama bagi organisasi Anda. Gambar dan video yang Anda gunakan untuk pemasaran pasti sesuai dengan definisi ini dan dapat dilindungi menggunakan manajemen hak digital juga. Daftar kopi yang disukai anggota staf Anda (mungkin) tidak.

Seperti yang Anda lihat, cakupan aset digital sangat luas. Hal ini memunculkan dua poin terkait yang penting untuk dipahami dalam hal mengelolanya:

• Kisaran aset digital dalam organisasi tipikal sangat luas . Aset digital dapat berupa apa saja mulai dari laporan hingga logo hingga rekaman video. File jenis ini akan sangat bervariasi dalam hal ukuran file, dan jika Anda tidak menggunakan DAM, file tersebut dapat disimpan di banyak tempat berbeda di seluruh organisasi Anda.
• Aset digital sangat heterogen. Salinan iklan TV Anda harus membawa metadata yang sama sekali berbeda dari database gaji staf, dan masing-masing harus disimpan dengan cara yang berbeda, di tempat yang berbeda, dan dapat diakses oleh kelompok staf yang berbeda.

Ketika Anda menggabungkan dua faktor ini – ruang lingkup dan heterogenitas – Anda dapat melihat betapa mudahnya organisasi mengalami kesulitan untuk menyimpan dan mengelolanya secara efektif. Jika Anda tidak datang dengan sistem untuk pengelolaan aset digital Anda, dan sebaliknya mengandalkan niat baik staf Anda, sistem file Anda akan turun ke kekacauan cukup cepat.

4 manfaat platform manajemen aset digital

Menghindari kekacauan semacam ini justru merupakan tujuan dari sistem DAM. Sistem ini memungkinkan Anda untuk membuat kode dan mengurutkan semua aset digital Anda sehingga dapat disimpan dengan cara yang logis; sehingga staf Anda dapat menemukan aset yang mereka butuhkan dengan tepat; sehingga Anda dapat mengelola aksesnya untuk meningkatkan keamanan siber. Semua manfaat yang lebih spesifik dari sistem DAM mengalir dari prinsip-prinsip dasar ini.

Mereka menghemat waktu dan uang Anda

Penelitian menunjukkan bahwa ROI menggunakan sistem manajemen aset digital adalah antara 8:1 dan 14:1. Ini besar karena penghematan waktu yang disediakan sistem DAM – dengan semua aset Anda disimpan dan dijelaskan secara logis, Anda akan menghabiskan lebih sedikit waktu untuk mencarinya.

Mereka meningkatkan efisiensi dan produktivitas staf Anda

Kedua, sistem DAM meningkatkan efisiensi dan produktivitas semua anggota staf, karena semua aset digital Anda mudah diakses. Untuk perusahaan mapan, atau mereka yang mengalami laju pertumbuhan yang cepat, ada kecenderungan aset digital menjadi terfragmentasi – disimpan di beberapa penyedia cloud, atau duduk di komputer anggota staf yang membuatnya. Dengan membawa semua aset Anda ke dalam satu sistem, Anda membuatnya tersedia untuk semua orang yang membutuhkannya dan dapat membatasi akses ke grup ini.

Mereka memastikan konsistensi merek

Sistem DAM memastikan konsistensi merek. Ini adalah manfaat yang sedikit kurang jelas, tetapi sangat nyata. Dengan menggunakan sistem DAM, Anda dapat dengan mudah menandai logo Anda (misalnya) mana yang harus digunakan staf untuk tujuan tertentu, dan mana yang paling mutakhir. Ini memastikan bahwa semua anggota staf bekerja dari bahan yang sama, dan menghindari kesalahan yang mahal.

Mereka secara signifikan meningkatkan keamanan

Keempat, sistem DAM secara signifikan meningkatkan keamanan, karena memungkinkan bisnis memiliki kontrol yang jauh lebih besar atas akses ke file dan manajemen identitas. Statistik menunjukkan bahwa 88% perusahaan tidak membatasi akses ke folder mereka dengan tepat; meninggalkan ruang bagi siapa saja untuk mengakses dan mengunduh file-file ini, yang menyebabkan hilangnya data, kebocoran, dan bahkan peretasan.

Ini bisa menjadi bencana bagi bisnis yang berurusan dengan aset sensitif karena 78% konsumen yang disurvei mengatakan bahwa mereka akan segera berhenti berurusan dengan perusahaan yang telah menjadi korban atau berurusan dengan pelanggaran keamanan. Di dunia di mana aset digital semakin diatur, menggunakan sistem DAM juga dapat mempermudah pencapaian kepatuhan terhadap undang-undang data dan privasi yang relevan di sektor Anda.

Manajemen aset digital vs. penyimpanan file

Pada titik ini, Anda diharapkan yakin bahwa Anda memerlukan sistem DAM. Tetapi sebelum kita masuk ke cara menerapkannya, ada baiknya juga menjernihkan kesalahpahaman umum: bahwa DAM dan “penyimpanan file cloud” adalah hal yang sama. Mereka tidak.

Anda mungkin sudah memiliki penyimpanan cloud. Jika Anda seorang manajer profesional yang terorganisir, penyimpanan ini mungkin sangat terorganisir dengan baik. Anda bahkan mungkin mempekerjakan seseorang untuk tetap seperti itu. Ini bagus, tetapi DAM menawarkan kontrol yang jauh lebih besar daripada yang Anda miliki saat ini, dan menghemat banyak waktu yang saat ini Anda habiskan untuk mengatur aset digital Anda.

Kami menjelaskan mengapa dalam penjelasan kami tentang sistem penyimpanan file, tetapi perbedaan antara DAM dan penyimpanan cloud sederhana dapat dengan cepat dipahami dengan menggunakan analogi.

Pikirkan DAM seperti perpustakaan, dan sistem penyimpanan cloud sebagai lemari arsip. Sistem penyimpanan file seperti lemari arsip: mereka mungkin terorganisir dengan baik (meskipun seringkali tidak), tetapi tidak ada kontrol akses. Sistem DAM bekerja lebih seperti perpustakaan, dengan database pusat tempat semua aset digital Anda disimpan, dan "pustakawan" (yaitu petugas keamanan siber) yang mengontrol akses ke file.

Bermigrasi ke platform manajemen aset digital

Sekarang Anda mengerti apa itu aset digital dan manfaat sistem DAM, kita bisa masuk ke detailnya. Menerapkan sistem DAM bisa jadi cukup mudah, tetapi untuk mewujudkannya, Anda perlu memikirkan sejumlah pertanyaan kunci dengan cermat. Cara Anda menerapkan DAM akan sangat bergantung pada penyedia yang Anda pilih. Ada banyak penyedia hebat di luar sana, dan kami ingin tetap netral dalam pertanyaan mana yang terbaik untuk Anda.

Memilih penyedia DAM

Pada kenyataannya, jenis sistem DAM yang Anda butuhkan untuk bisnis Anda akan sangat bergantung pada jenis bisnis Anda, ukuran tim Anda, dan struktur manajerial Anda. Seperti yang telah kami catat, aset digital penting dapat berupa hampir semua jenis file: file teks, lembar penjualan, lembar spesifikasi, aset pengemasan produk, video petunjuk, ilustrasi, dan grafik untuk web, cuplikan audio, animasi, dan banyak lagi. , lebih banyak.

Karena itu, jenis aset (dan bahkan jumlah aset) yang Anda pilih untuk diatur di platform DAM Anda akan bervariasi menurut perusahaan dan tujuan bisnis. Beberapa bisnis bahkan menggunakan DAM mereka untuk mengatur foto perusahaan, fotografi acara, dan konten komunikasi perusahaan.

Semuanya benar-benar bermuara pada pemahaman jenis DAM apa yang dibutuhkan bisnis Anda. Apakah akan menjadi DAM untuk aset merek dan komunikasi, aset pemasaran dan kampanye, aset produk, atau mungkin kombinasi?

Untuk membuat masalah menjadi lebih rumit, Anda juga perlu menilai tren Anda dalam perdagangan online, melihat bagaimana bisnis Anda bekerja saat ini, dan kemungkinan Anda akan tumbuh, dan memastikan bahwa investasi Anda dalam sistem DAM akan mencakup ini. Jangan biarkan semua ini membuat Anda putus asa. Perdagangan digital memungkinkan investor di semua tingkat pengalaman untuk berpartisipasi di pasar global.

Namun, pada tingkat paling dasar, Anda harus memastikan bahwa penyedia DAM pilihan Anda dapat menawarkan setidaknya hal-hal berikut:

• Antarmuka pengguna (UI) yang dirancang dengan baik
• Dukungan luas untuk berbagai jenis file
• Pendekatan fleksibel untuk pengguna, lisensi, dan penyimpanan
• Sistem yang fleksibel untuk menetapkan metadata
• Rencana rinci tentang bagaimana sistem DAM berkembang
• Layanan dan pelatihan pelanggan yang cepat dan efektif
• Stabilitas perusahaan. Sektor teknologi dapat menjadi tempat yang mudah berubah, dan vendor DAM tidak terkecuali.

Putuskan aset mana yang akan dimigrasikan – dan kapan

Setelah Anda memutuskan penyedia DAM, saatnya untuk mulai memikirkan proses migrasi Anda. Jangan terjebak dengan pemikiran bahwa Anda perlu mentransfer semua aset digital Anda secara bersamaan.

Memigrasikan semua aset Anda secara bersamaan ke sistem baru dapat menyebabkan gangguan signifikan pada bisnis Anda. Setiap sistem baru juga akan memiliki masalah pertumbuhan, dan Anda harus siap untuk akses pengguna yang memerlukan penyesuaian. Dalam kasus yang lebih ekstrim, jika ada yang tidak beres dengan proses migrasi Anda, Anda mungkin secara tidak sengaja menutup bisnis Anda selama berminggu-minggu. Untuk menghindari masalah ini, ambil pendekatan yang hati-hati, lambat, dan strategis.

Pertama, identifikasi aset bisnis Anda yang paling penting. Ini adalah file yang digunakan staf Anda setiap hari, dan itu sangat penting untuk menjalankan bisnis Anda. Aset ini harus dimigrasikan terlebih dahulu, sehingga staf dapat terbiasa mengaksesnya melalui sistem DAM baru Anda. Mungkin Anda bahkan akhirnya menjalankan dua sistem secara bersamaan: sistem DAM baru Anda dan sistem file lama Anda – untuk sementara waktu. Tidak ada masalah yang melekat dalam melakukan ini, cukup pastikan bahwa Anda jelas dengan staf Anda tentang sistem mana yang harus mereka gunakan untuk mengakses aset mana.

Selanjutnya, setelah sistem sedikit lebih baik, mulailah memigrasikan lebih banyak aset jangka menengah: aset yang digunakan tim Anda sebulan sekali, atau setahun sekali.

Terakhir, Anda perlu memutuskan apakah akan mentransfer arsip Anda ke sistem DAM Anda. Ini bisa menjadi keputusan yang sulit karena arsip besar dapat memperlambat sistem DAM, dan dengan cepat menghabiskan ruang disk yang dialokasikan. Jika staf Anda perlu menggunakan sistem warisan untuk mengakses informasi yang berusia lima tahun, tidak ada masalah yang melekat dengan ini. Namun, jika mereka perlu mengakses informasi ini lebih dari sekali setiap kuartal, informasi tersebut harus dimigrasikan.

Metadata dan taksonomi

Metadata dan taksonomi adalah kata yang rumit untuk konsep yang cukup sederhana: informasi tambahan yang dikemas dengan setiap aset di DAM Anda (metadata), dan struktur tempat aset ini disimpan (taksonomi).

Kedua konsep ini sangat penting dalam penerapan sistem DAM karena keduanya mendukung kemampuan pencarian staf Anda. Tanpa metadata yang deskriptif dan berguna, staf Anda tidak akan dapat menemukan aset yang mereka butuhkan. Tanpa struktur taksonomi logis, file dapat menjadi terfragmentasi dan juga tidak dapat diakses.

Jika Anda bermigrasi dari sistem penyimpanan cloud yang terorganisir dengan baik, file Anda (semoga) sudah diatur ke dalam struktur pohon logis. Itu bagus, tetapi migrasi ke sistem DAM juga memberi Anda kesempatan untuk memikirkan kembali apakah struktur ini masih yang terbaik yang dapat Anda gunakan.

Metadata bisa menjadi ide yang lebih membingungkan bagi bisnis yang bermigrasi dari sistem penyimpanan cloud standar. Sebagian besar tidak menekankan (atau bahkan mengizinkan) metadata, dan proses penetapannya bisa sangat membingungkan bagi manajer. Meskipun demikian, metadata yang terstruktur dengan baik membuat platform DAM lebih fleksibel dan inovatif, sekaligus membantu mengklasifikasikan aset Anda dengan cara yang lebih baik. Bagian terbaik tentang menggunakan metadata adalah Anda tidak hanya mengandalkan folder dan nama file untuk menemukan kembali file di masa mendatang.

Pendekatan yang baik di sini sebenarnya adalah menghilangkan tekanan dari diri Anda sendiri dan meminta anggota staf yang menggunakan setiap jenis aset untuk bertukar pikiran tentang bagaimana mereka biasanya mencoba dan menemukannya. Seorang anggota staf yang bekerja dengan arsip foto Anda setiap hari, misalnya, akan memiliki gagasan yang jauh lebih baik tentang informasi apa yang akan berguna daripada Anda.

Jika Anda masih tidak yakin bagaimana mendekati metadata aset Anda, pertimbangkan untuk berkonsultasi dengan penyedia DAM Anda tentang praktik terbaik. Lagi pula, mereka menangani permintaan semacam itu hampir setiap hari, jadi mereka mungkin mendorong Anda ke arah yang benar. Atau, beberapa penyedia DAM memiliki opsi untuk secara otomatis menghasilkan metadata kata kunci untuk semua aset Anda. Jadi, bahkan jika aset Anda tidak memiliki metadata apa pun, AI akan memberi Anda dorongan yang bagus untuk membuat upaya organisasi Anda tepat sasaran.

Jadilah realistik

Terakhir, Anda harus menyadari bahwa menerapkan sistem DAM yang menyeluruh bukanlah proses yang mudah. Memigrasikan semua (atau sebagian besar) aset digital Anda, mengaturnya secara logis, dan menambahkan metadata yang berguna ke dalamnya, rumit. Sistem DAM, seperti yang telah kami sebutkan di atas, dapat memberikan manfaat yang dramatis bagi bisnis Anda, tetapi ini tidak dapat direalisasikan dalam waktu singkat.

Sebaliknya, bersiaplah untuk menghabiskan banyak waktu merencanakan migrasi Anda. Penyedia DAM yang berkualitas akan dapat menawarkan saran, panduan, dan bahkan mungkin sistem otomatis untuk membantu Anda menyelesaikan proses ini, tetapi masih memerlukan investasi. Anda harus menganggap DAM sebagai investasi jangka panjang. Mampu mengakses aset digital Anda lebih cepat mungkin menghemat beberapa detik setiap hari, tetapi hanya selama setahun penghematan efisiensi ini menambah sesuatu yang nyata.

Selain itu, migrasi bukanlah proses satu kali. Tidak ada sistem taksonomi atau metadata yang akan sempurna sejak awal, dan Anda harus siap untuk meninjau kembali cara kerja DAM Anda secara teratur. Hal ini paling baik dilakukan dengan berkonsultasi dengan staf yang menggunakan sistem ini, jadi ada baiknya menjadwalkan pertemuan penilaian triwulanan untuk mendapatkan hasil terbaik dari investasi Anda.

Garis bawah

Pada akhirnya, keuntungan utama sistem DAM adalah memaksimalkan ROI dari proses pembuatan konten Anda yang ada. Bagi sebagian besar bisnis, dan terutama yang berfokus pada pemasaran digital, membuat konten yang efektif masih merupakan bagian yang paling mahal (dan paling penting) dari alur kerja Anda. Jika Anda menginvestasikan banyak waktu dan uang dalam pembuatan konten, masuk akal untuk berinvestasi sedikit lebih banyak untuk mendapatkan hasil terbaik dari ini.

Organisasi yang memanfaatkan solusi DAM yang tepat untuk keamanan aset data dan kebutuhan berbagi file juga dapat menikmati alur kerja yang lebih efisien, kepatuhan merek yang lebih baik, dan daya tarik lebih dari konten mereka. Kasus penggunaan DAM ezCater adalah contoh yang sangat baik tentang cara berhasil bermigrasi dari penyimpanan cloud tradisional dan meluncurkan platform DAM.

Jika Anda siap untuk melindungi aset digital Anda, pastikan Anda dilengkapi dengan solusi perangkat lunak DAM yang tepat untuk kebutuhan Anda.