Come gestire le tue risorse digitali con le piattaforme DAM

La maggior parte delle aziende produce grandi quantità di contenuti, ma molte non li gestiscono bene.

Dall'avvento del cloud storage, ci siamo tutti abituati a poter accedere a tutti i nostri contenuti da qualsiasi luogo. Questo è fantastico, ma comporta anche un pericolo: i file vengono archiviati in un'unica pila enorme e indifferenziata. Potrebbe non essere ovvio che sei colpevole di questa tentazione fino a quando non assumi un nuovo membro dello staff o provi a trovare contenuti che sono stati prodotti alcuni anni fa. Ma poi l'inefficienza dell'archiviazione di risorse digitali non strutturate sarà fin troppo evidente.

Pensaci in questo modo: non lasceresti i tuoi file cartacei in un mucchio sparso sul pavimento del tuo ufficio. Allora perché dovresti fare lo stesso con i tuoi contenuti digitali?

È qui che entrano in gioco i sistemi di gestione delle risorse digitali (DAM). Con le aziende che spendono tra $ 150 milioni e $ 250 milioni in attività relative ai contenuti digitali ogni anno, è un'enorme quantità di dati che devono essere organizzati. Tanto, infatti, che per molte aziende questo compito è al di là delle capacità anche del team più organizzato.

I sistemi DAM ti consentono di organizzare le tue "risorse digitali" - essenzialmente tutti i tuoi file - in modo logico, strutturato e facilmente accessibile. L'utilizzo di un sistema come questo può farti risparmiare centinaia di migliaia di dollari all'anno e comporta molti altri vantaggi in termini di sicurezza ed efficienza.

Nonostante ciò, i sistemi DAM non sono ancora ben compresi da molte aziende. In questa guida spiegheremo cosa sono i sistemi DAM, come possono avvantaggiare la tua azienda e come iniziare a usarli.

Che cos'è una risorsa digitale?

Per capire cosa fanno i sistemi DAM, è utile capire esattamente cos'è un "asset digitale".

A un livello molto semplice, è importante riconoscere che una risorsa digitale non è solo un file digitale. Chiunque può creare un file digitale in modo rapido e semplice, ma la maggior parte non raggiungerà il livello della risorsa digitale. Se crei un rapido documento Word per prendere appunti, non è una risorsa digitale.

Le risorse digitali sono file digitali in cui la tua organizzazione ha investito tempo e altre risorse e che hanno un valore aziendale attuale o duraturo per la tua organizzazione. Le immagini e i video che utilizzi per il marketing rientrano sicuramente in questa definizione e possono essere protetti anche utilizzando la gestione dei diritti digitali. Gli elenchi di quali caffè preferiscono (probabilmente) i membri del tuo staff non lo fanno.

Come puoi vedere, la portata di ciò che costituisce una risorsa digitale è estremamente ampia. Questo dà origine a due punti correlati che sono fondamentali per la comprensione quando si tratta di gestirli:

• La gamma di risorse digitali in un'organizzazione tipica è ampia . Una risorsa digitale può essere qualsiasi cosa, dai report ai loghi alle registrazioni video. I file di questo tipo variano ampiamente in termini di dimensione del file e, se non si utilizza un DAM, possono essere archiviati in molti luoghi diversi all'interno dell'organizzazione.
• Gli asset digitali sono estremamente eterogenei. Una copia del tuo annuncio TV dovrà contenere metadati completamente diversi rispetto a un database di stipendi del personale e ciascuno dovrà essere archiviato in un modo diverso, in un luogo diverso ed essere accessibile da diversi gruppi di personale.

Quando si combinano questi due fattori – ambito ed eterogeneità – è possibile vedere quanto sia facile per le organizzazioni trovare difficoltà a archiviarli e gestirli in modo efficace. Se non trovi un sistema per la gestione delle tue risorse digitali e ti affidi invece alla buona volontà del tuo personale, il tuo file system precipiterà nel caos abbastanza rapidamente.

4 vantaggi delle piattaforme di gestione delle risorse digitali

Evitare questo tipo di caos è proprio l'obiettivo dei sistemi DAM. Questi sistemi ti consentono di codificare e ordinare tutte le tue risorse digitali in modo che possano essere archiviate in modo logico; in modo che il tuo personale possa trovare esattamente la risorsa di cui ha bisogno; e così puoi gestirne l'accesso al fine di migliorare la sicurezza informatica. Tutti i vantaggi più specifici dei sistemi DAM derivano da questi principi di base.

Ti fanno risparmiare tempo e denaro

La ricerca indica che il ROI dell'utilizzo di un sistema di gestione delle risorse digitali è compreso tra 8:1 e 14:1. Questo è grande a causa del risparmio di tempo fornito dai sistemi DAM: con tutte le tue risorse archiviate e descritte in modo logico, impiegherai molto meno tempo a cercarle.

Migliorano l'efficienza e la produttività del vostro personale

In secondo luogo, i sistemi DAM migliorano l'efficienza e la produttività di tutto il personale, perché tutte le tue risorse digitali sono facilmente accessibili. Per le aziende affermate, o per quelle che stanno attraversando un rapido ritmo di crescita, c'è la tendenza a frammentare le risorse digitali: archiviate su più provider di servizi cloud o sedute sul computer del membro del personale che le ha create. Riunendo tutte le tue risorse in un unico sistema, le rendi disponibili per tutti coloro che ne hanno bisogno e puoi limitare l'accesso a questo gruppo.

Garantiscono la coerenza del marchio

I sistemi DAM garantiscono la coerenza del marchio. Questo è un vantaggio leggermente meno ovvio, ma molto reale. Utilizzando un sistema DAM, puoi facilmente contrassegnare quale dei tuoi loghi (ad esempio) il personale dovrebbe utilizzare per uno scopo particolare e quale è il più aggiornato. Ciò garantisce che tutti i membri del personale lavorino con gli stessi materiali ed evita costosi errori.

Migliorano notevolmente la sicurezza

In quarto luogo, i sistemi DAM migliorano notevolmente la sicurezza, perché consentono alle aziende un controllo molto maggiore sull'accesso ai file e sulla gestione delle identità. Le statistiche mostrano che l'88% delle aziende non limita l'accesso alle proprie cartelle in modo appropriato; lasciando spazio a chiunque per accedere e scaricare questi file, con conseguente perdita di dati, perdite e persino hack.

Questo può essere disastroso per le aziende che si occupano di risorse sensibili poiché il 78% dei consumatori intervistati afferma che smetterebbe prontamente di trattare con aziende che sono state vittime o hanno affrontato una violazione della sicurezza. In un mondo in cui le risorse digitali sono sempre più regolamentate, l'utilizzo di un sistema DAM può anche rendere molto più facile raggiungere la conformità con la legislazione relativa ai dati e alla privacy nel tuo settore.

Gestione delle risorse digitali e archiviazione di file

A questo punto, si spera che siate convinti di aver bisogno di un sistema DAM. Ma prima di passare a come implementarne uno, vale anche la pena chiarire un malinteso comune: che DAM e "archiviazione di file cloud" siano la stessa cosa. Non sono.

Probabilmente hai già un cloud storage. Se sei un manager organizzato e professionale, questo archivio è probabilmente molto ben organizzato. Potresti anche assumere qualcuno per mantenerlo in quel modo. Questo è fantastico, ma un DAM ti offre un controllo molto maggiore di quello che hai attualmente e consente di risparmiare gran parte del tempo che attualmente dedichi all'organizzazione delle tue risorse digitali.

Spieghiamo perché nella nostra spiegazione dei sistemi di archiviazione di file, ma la differenza tra un DAM e un semplice cloud storage può essere rapidamente compresa usando un'analogia.

Pensa a un DAM come a una biblioteca e ai sistemi di archiviazione cloud come a uno schedario. I sistemi di archiviazione di file sono come uno schedario: potrebbero essere ben organizzati (anche se spesso non lo sono), ma non c'è il controllo degli accessi. I sistemi DAM funzionano più come una biblioteca, con un database centrale in cui sono archiviate tutte le tue risorse digitali e un "bibliotecario" (cioè un responsabile della sicurezza informatica) che controlla l'accesso ai file.

Migrazione a una piattaforma di gestione delle risorse digitali

Ora che hai capito cos'è un asset digitale e i vantaggi dei sistemi DAM, possiamo entrare nei dettagli. L'implementazione di un sistema DAM può essere abbastanza semplice, ma per esserlo è necessario riflettere attentamente su una serie di domande chiave. Il modo in cui implementerai il tuo DAM dipenderà, in gran parte, dal provider che hai scelto. Ci sono molti ottimi fornitori là fuori e vorremmo rimanere neutrali sulla domanda su quale sia il migliore per te.

Scelta di un fornitore DAM

In realtà, il tipo di sistema DAM di cui hai bisogno per la tua attività dipenderà molto dal tipo di attività, dalle dimensioni del tuo team e dalla tua struttura manageriale. Come abbiamo già notato, le risorse digitali importanti possono essere quasi tutti i tipi di file: file di testo, schede di vendita, schede tecniche, risorse di confezionamento dei prodotti, video dimostrativi, illustrazioni e grafica per il Web, frammenti audio, animazioni e molto altro , molto di piu.

Per questo motivo, i tipi di risorse (e anche la quantità di risorse) che scegli di organizzare nella tua piattaforma DAM varieranno in base agli obiettivi aziendali e aziendali. Alcune aziende utilizzano persino il proprio DAM per organizzare scatti alla testa dell'azienda, fotografie di eventi e contenuti di comunicazioni aziendali.

Tutto si riduce davvero alla comprensione del tipo di DAM di cui la tua azienda ha bisogno. Sarà un DAM per le risorse del marchio e della comunicazione, delle risorse di marketing e della campagna, delle risorse del prodotto o forse una combinazione?

Per rendere le cose ancora più complesse, dovrai anche valutare le tue tendenze nel trading online, guardare come sta lavorando la tua attività in questo momento e i modi in cui è probabile che cresca e assicurarti che il tuo investimento in un sistema DAM li coprirà. Non lasciare che nulla di tutto ciò ti scoraggi però. Il trading digitale consente agli investitori di qualsiasi livello di esperienza di partecipare al mercato globale.

Al livello più elementare, tuttavia, dovresti assicurarti che il tuo provider DAM preferito possa offrire almeno quanto segue:

• Un'interfaccia utente (UI) ben progettata
• Ampio supporto per diversi tipi di file
• Un approccio flessibile a utenti, licenze e storage
• Un sistema flessibile per l'assegnazione dei metadati
• Un piano dettagliato di come si sta sviluppando il sistema DAM
• Servizio clienti rapido ed efficace e formazione
• Stabilità aziendale. Il settore tecnologico può essere un luogo volatile e i fornitori di DAM non fanno eccezione.

Decidi quali risorse migrare e quando

Dopo aver deciso un provider DAM, è il momento di iniziare a pensare al processo di migrazione. Non cadere nella trappola di pensare di dover trasferire tutte le tue risorse digitali contemporaneamente.

La migrazione di tutte le tue risorse contemporaneamente a un sistema nuovo di zecca può causare interruzioni significative alla tua attività. Ogni nuovo sistema avrà anche problemi iniziali e dovresti essere preparato affinché l'accesso degli utenti necessiti di una messa a punto. In un caso più estremo, se qualcosa va storto con il processo di migrazione, potresti chiudere accidentalmente la tua attività per settimane. Per evitare questi problemi, adottare un approccio attento, lento e strategico.

Innanzitutto, identifica le tue risorse più importanti per l'azienda. Questi sono i file che il tuo personale usa ogni giorno e che sono fondamentali per la gestione quotidiana della tua attività. È necessario prima migrare queste risorse, in modo che il personale possa abituarsi ad accedervi tramite il nuovo sistema DAM. È possibile che si finisca anche per eseguire due sistemi contemporaneamente: il nuovo sistema DAM e il file system legacy, per un po'. Non ci sono problemi intrinseci nel fare questo, assicurati solo di essere chiaro con il tuo personale su quale sistema dovrebbero usare per accedere a quali risorse.

Successivamente, una volta che il sistema si è un po' stabilizzato, inizia a migrare più risorse a medio termine: quelle che il tuo team utilizza una volta al mese o una volta all'anno.

Infine, dovrai decidere se trasferire i tuoi archivi al tuo sistema DAM. Questa può essere una decisione difficile perché enormi archivi possono rallentare i sistemi DAM e consumare rapidamente lo spazio su disco allocato. Se il tuo personale ha bisogno di utilizzare un sistema legacy per accedere a informazioni vecchie di cinque anni, non ci sono problemi intrinseci con questo. Tuttavia, se hanno bisogno di accedere a queste informazioni più di una volta ogni trimestre, dovrebbero essere migrate.

Metadati e tassonomia

Metadati e tassonomia sono parole complicate per un concetto piuttosto semplice: le informazioni extra che vengono fornite con ogni risorsa sul tuo DAM (metadati) e la struttura in cui sono archiviate queste risorse (tassonomia).

Entrambi questi concetti sono molto importanti quando si tratta di implementare un sistema DAM perché sono alla base delle capacità di ricerca del personale. Senza metadati descrittivi e utili, il tuo staff non sarà in grado di trovare le risorse di cui ha bisogno. Senza una struttura tassonomica logica, i file possono diventare frammentati e allo stesso modo inaccessibili.

Se stai migrando da un sistema di archiviazione cloud ben organizzato, i tuoi file sono (si spera) già organizzati in una struttura ad albero logica. È fantastico, ma la migrazione a un sistema DAM ti offre anche l'opportunità di pensare di nuovo se questa struttura è ancora la migliore che puoi utilizzare.

I metadati possono essere un'idea più confusa per le aziende che migrano da un sistema di archiviazione cloud standard. La maggior parte di questi non enfatizza (o addirittura consente) i metadati e il processo di assegnazione può creare molta confusione per i gestori. Detto questo, metadati ben strutturati rendono la piattaforma DAM più flessibile e innovativa, aiutando anche a classificare le tue risorse in un modo migliore. La parte migliore dell'utilizzo dei metadati è che non ti affidi esclusivamente alle cartelle e ai nomi dei file per ritrovare i file in futuro.

Un buon approccio qui è in realtà quello di togliere un po' di pressione da te stesso e chiedere ai membri dello staff che usano ogni tipo di risorsa di fare un brainstorming su come normalmente proverebbero a trovarla. Un membro dello staff che lavora con i tuoi archivi fotografici ogni giorno, ad esempio, avrà un'idea molto migliore di quali informazioni potrebbero essere utili di te.

Se non sei ancora sicuro di come affrontare i metadati delle tue risorse, prendi in considerazione la possibilità di consultare il tuo provider DAM sulle migliori pratiche. Dopotutto, gestiscono tali richieste quasi quotidianamente, quindi potrebbero spingerti nella giusta direzione. In alternativa, alcuni provider DAM hanno un'opzione per generare automaticamente i metadati delle parole chiave per tutte le tue risorse. Quindi, anche se le tue risorse sono prive di metadati, l'IA ti darà una bella spinta per portare i tuoi sforzi organizzativi sulla buona strada.

Sii realista

Infine, dovresti riconoscere che l'implementazione di un sistema DAM completo non sarà un processo indolore. La migrazione di tutte (o la maggior parte) delle risorse digitali, dell'organizzazione logica e dell'aggiunta di utili metadati è complicata. I sistemi DAM, come abbiamo notato sopra, possono avere enormi vantaggi per la tua azienda, ma questi non possono essere realizzati in un pomeriggio.

Preparati invece a dedicare una notevole quantità di tempo alla pianificazione della migrazione. Un fornitore DAM di qualità sarà in grado di offrirti consigli, guida e possibilmente anche sistemi automatizzati per aiutarti a completare questo processo, ma richiederà comunque un investimento. Dovresti pensare a un DAM come a un investimento a lungo termine. Essere in grado di accedere più rapidamente alle tue risorse digitali potrebbe farti risparmiare solo pochi secondi su base giornaliera, ma è solo nel corso di un anno che questi risparmi di efficienza si sommano a qualcosa di tangibile.

Inoltre, la migrazione non è un processo una tantum. Nessun sistema di tassonomia o metadati si perfezionerà fin dall'inizio e dovresti essere pronto a rivisitare il modo in cui il tuo DAM funziona regolarmente. È meglio farlo in consultazione con il personale che utilizza questo sistema, quindi vale la pena programmare riunioni di valutazione trimestrali per ottenere il meglio dal tuo investimento.

La linea di fondo

In definitiva, il principale vantaggio dei sistemi DAM è che massimizzano il ROI del processo di creazione dei contenuti esistente. Per la maggior parte delle aziende, e in particolare quelle focalizzate sul marketing digitale, la creazione di contenuti efficaci è ancora la parte più costosa (e più importante) del flusso di lavoro. Se stai investendo una quantità significativa di tempo e denaro nella creazione di contenuti, ha senso investire solo un po' di più per ottenere il miglior ritorno su questo.

Le organizzazioni che sfruttano le giuste soluzioni DAM per le loro esigenze di sicurezza delle risorse dati e condivisione di file possono anche godere di flussi di lavoro più snelli, migliore conformità al marchio e maggiore trazione dai loro contenuti. Il caso d'uso DAM di ezCater è un eccellente esempio di come migrare con successo dall'archiviazione cloud tradizionale e avviare una piattaforma DAM.

Se sei pronto a proteggere le tue risorse digitali, assicurati di essere ben equipaggiato con la giusta soluzione software DAM per le tue esigenze.