Cómo administrar sus activos digitales con plataformas DAM

La mayoría de las empresas producen grandes cantidades de contenido, pero muchas no lo administran bien.

Desde la llegada del almacenamiento en la nube, todos nos hemos acostumbrado a poder acceder a todo nuestro contenido desde cualquier lugar. Esto es genial, pero también conlleva un peligro: que los archivos se almacenen en una pila enorme e indiferenciada. Puede que no sea obvio que eres culpable de esta tentación hasta que contrates a un nuevo miembro del personal o intentes encontrar contenido que se produjo hace unos años. Pero entonces la ineficiencia del almacenamiento de activos digitales no estructurados será demasiado obvia.

Piénselo de esta manera: no dejaría sus archivos en papel en un montón disperso en el piso de su oficina. Entonces, ¿por qué deberías hacer lo mismo con tu contenido digital?

Ahí es donde entran en juego los sistemas de gestión de activos digitales (DAM). Dado que las empresas gastan entre $ 150 millones y $ 250 millones en actividades relacionadas con contenido digital cada año, es una gran cantidad de datos que deben organizarse. Tanto, de hecho, que para muchas empresas esta tarea está más allá de las capacidades incluso del equipo más organizado.

Los sistemas DAM le brindan una forma de organizar sus "activos digitales", esencialmente todos sus archivos, de una manera lógica, estructurada y de fácil acceso. Usar un sistema como este puede ahorrarle cientos de miles de dólares al año y tiene muchas otras ventajas en términos de seguridad y eficiencia.

A pesar de esto, muchas empresas aún no comprenden bien los sistemas DAM. En esta guía, explicaremos qué son los sistemas DAM, cómo pueden beneficiar a su negocio y cómo comenzar a usarlos.

¿Qué es un activo digital?

Para comprender qué hacen los sistemas DAM, es útil comprender con precisión qué es un "activo digital".

En un nivel muy básico, es importante reconocer que un activo digital no es solo un archivo digital. Cualquiera puede crear un archivo digital rápida y fácilmente, pero la mayoría no obtendrá la calificación del activo digital. Si crea un documento de Word rápido para tomar notas, no es un activo digital.

Los activos digitales son archivos digitales en los que su organización ha invertido tiempo y otros recursos, y que tienen un valor comercial actual o duradero para su organización. Las imágenes y los videos que usa para marketing definitivamente se ajustan a esta definición y también se pueden proteger mediante la administración de derechos digitales. Las listas de los cafés que los miembros de su personal prefieren (probablemente) no.

Como puede ver, el alcance de lo que constituye un activo digital es extremadamente amplio. Esto da lugar a dos puntos relacionados que son críticos para entender a la hora de gestionarlos:

• La gama de activos digitales en una organización típica es amplia . Un activo digital puede ser cualquier cosa, desde informes hasta logotipos y grabaciones de video. Los archivos de este tipo variarán ampliamente en términos de tamaño de archivo y, si no está utilizando un DAM, pueden almacenarse en muchos lugares diferentes en su organización.
• Los activos digitales son extremadamente heterogéneos. Una copia de su anuncio de televisión deberá contener metadatos completamente diferentes a los de una base de datos de salarios del personal, y cada uno deberá almacenarse de una manera diferente, en un lugar diferente y ser accesible para diferentes grupos de personal.

Cuando combina estos dos factores (alcance y heterogeneidad), puede ver lo fácil que es para las organizaciones tener dificultades para almacenarlos y administrarlos de manera efectiva. Si no crea un sistema para la gestión de sus activos digitales y, en cambio, confía en la buena voluntad de su personal, su sistema de archivos caerá en el caos con bastante rapidez.

4 beneficios de las plataformas de gestión de activos digitales

Evitar este tipo de caos es precisamente el objetivo de los sistemas DAM. Estos sistemas le permiten codificar y clasificar todos sus activos digitales para que puedan almacenarse de forma lógica; para que su personal pueda encontrar exactamente el activo que necesita; y así podrás gestionar el acceso a los mismos con el fin de mejorar la ciberseguridad. Todos los beneficios más específicos de los sistemas DAM se derivan de estos principios básicos.

Te ahorran tiempo y dinero

Las investigaciones indican que el ROI del uso de un sistema de gestión de activos digitales está entre 8:1 y 14:1. Esto es importante debido al ahorro de tiempo que brindan los sistemas DAM: con todos sus activos almacenados y descritos de manera lógica, pasará mucho menos tiempo buscándolos.

Mejoran la eficiencia y productividad de su personal

En segundo lugar, los sistemas DAM mejoran la eficiencia y la productividad de todos los miembros del personal, ya que se puede acceder fácilmente a todos sus activos digitales. Para las empresas establecidas, o aquellas que experimentan un rápido ritmo de crecimiento, existe una tendencia a que los activos digitales se fragmenten: se almacenen en múltiples proveedores de la nube o se asienten en la computadora del miembro del personal que los creó. Al reunir todos sus activos en un solo sistema, los pone a disposición de todos los que los necesitan y puede restringir el acceso a este grupo.

Aseguran la consistencia de la marca.

Los sistemas DAM aseguran la consistencia de la marca. Este es un beneficio un poco menos obvio, pero muy real. Al usar un sistema DAM, puede marcar fácilmente cuál de sus logotipos (por ejemplo) el personal debe usar para un propósito particular y cuál es el más actualizado. Esto garantiza que todos los miembros del personal trabajen con los mismos materiales y evita errores costosos.

Mejoran significativamente la seguridad

En cuarto lugar, los sistemas DAM mejoran significativamente la seguridad, ya que permiten a las empresas un control mucho mayor sobre el acceso a los archivos y la gestión de identidades. Las estadísticas muestran que el 88% de las empresas no limitan adecuadamente el acceso a sus carpetas; dejando espacio para que cualquier persona acceda y descargue estos archivos, lo que lleva a la pérdida de datos, filtraciones e incluso ataques.

Esto puede ser desastroso para las empresas que manejan activos confidenciales, ya que el 78 % de los consumidores encuestados dicen que dejarían de tratar con empresas que han sido víctimas o se han enfrentado a una brecha de seguridad. En un mundo en el que los activos digitales están cada vez más regulados, el uso de un sistema DAM también puede facilitar mucho el cumplimiento de la legislación de datos y privacidad relevante en su sector.

Gestión de activos digitales frente a almacenamiento de archivos

En este punto, es de esperar que esté convencido de que necesita un sistema DAM. Pero antes de entrar en cómo implementar uno, también vale la pena aclarar un concepto erróneo común: que DAM y "almacenamiento de archivos en la nube" son lo mismo. Ellos no son.

Probablemente ya tenga almacenamiento en la nube. Si usted es un gerente profesional y organizado, este almacenamiento probablemente esté muy bien organizado. Incluso podría contratar a alguien para mantenerlo así. Esto es excelente, pero un DAM le ofrece un control mucho mayor que el que tiene actualmente y ahorra gran parte del tiempo que actualmente dedica a organizar sus activos digitales.

Explicamos por qué en nuestra explicación de los sistemas de almacenamiento de archivos, pero la diferencia entre un DAM y el almacenamiento en la nube simple se puede entender rápidamente usando una analogía.

Piense en un DAM como una biblioteca y en los sistemas de almacenamiento en la nube como un archivador. Los sistemas de almacenamiento de archivos son como un archivador: pueden estar bien organizados (aunque a menudo no lo están), pero no hay control de acceso. Los sistemas DAM funcionan más como una biblioteca, con una base de datos central donde se almacenan todos sus activos digitales y un "bibliotecario" (es decir, un oficial de ciberseguridad) que controla el acceso a los archivos.

Migración a una plataforma de gestión de activos digitales

Ahora que comprende qué es un activo digital y los beneficios de los sistemas DAM, podemos entrar en detalles. La implementación de un sistema DAM puede ser bastante sencilla, pero para que sea así, deberá pensar detenidamente en una serie de preguntas clave. La forma en que implementes tu DAM dependerá, en gran medida, del proveedor que elijas. Hay un montón de grandes proveedores por ahí, y nos gustaría mantenernos neutrales sobre la cuestión de cuál es el mejor para usted.

Elegir un proveedor de DAM

En realidad, el tipo de sistema DAM que necesita para su negocio dependerá en gran medida del tipo de negocio que sea, el tamaño de su equipo y su estructura gerencial. Como ya hemos señalado, los activos digitales importantes pueden ser casi cualquier tipo de archivo: archivos de texto, hojas de ventas, hojas de especificaciones, activos de empaquetado de productos, videos instructivos, ilustraciones y gráficos para la web, fragmentos de audio, animaciones y mucho más. , mucho más.

Debido a esto, los tipos de activos (e incluso la cantidad de activos) que elija organizar en su plataforma DAM variarán según la empresa y los objetivos comerciales. Algunas empresas incluso usan su DAM para organizar fotografías de la empresa, fotografías de eventos y contenido de comunicaciones corporativas.

Realmente todo se reduce a comprender qué tipo de DAM necesita su empresa. ¿Será un DAM para activos de marca y comunicación, activos de marketing y campaña, activos de productos, o tal vez una combinación?

Para hacer las cosas aún más complejas, también deberá evaluar sus tendencias en el comercio en línea, ver cómo está funcionando su negocio en este momento y las formas en que es probable que crezca, y asegurarse de que su inversión en un sistema DAM cubrirá estos. Sin embargo, no dejes que nada de esto te desanime. El comercio digital permite a los inversores de cualquier nivel de experiencia participar en el mercado global.

Sin embargo, en el nivel más básico, debe asegurarse de que su proveedor de DAM preferido pueda ofrecer al menos lo siguiente:

• Una interfaz de usuario (UI) bien diseñada
• Amplio soporte para diferentes tipos de archivos.
• Un enfoque flexible para los usuarios, las licencias y el almacenamiento
• Un sistema flexible para la asignación de metadatos
• Un plan detallado de cómo se está desarrollando el sistema DAM
• Servicio al cliente y capacitación rápidos y efectivos
• Estabilidad de la empresa. El sector de la tecnología puede ser un lugar volátil y los proveedores de DAM no son una excepción.

Decida qué activos migrar y cuándo

Una vez que se haya decidido por un proveedor de DAM, es hora de comenzar a pensar en su proceso de migración. No caiga en la trampa de pensar que necesita transferir todos sus activos digitales al mismo tiempo.

La migración de todos sus activos al mismo tiempo a un sistema completamente nuevo puede causar una interrupción significativa en su negocio. Cada nuevo sistema también tendrá problemas iniciales, y debe estar preparado para que el acceso de los usuarios necesite algunos ajustes. En un caso más extremo, si algo sale mal con su proceso de migración, podría cerrar accidentalmente su negocio durante semanas. Para evitar estos problemas, adopte un enfoque cuidadoso, lento y estratégico.

Primero, identifique sus activos más críticos para el negocio. Estos son los archivos que su personal usa todos los días y que son cruciales para el funcionamiento diario de su negocio. Estos activos deben migrarse primero, para que el personal pueda acostumbrarse a acceder a ellos a través de su nuevo sistema DAM. Puede ser que incluso termine ejecutando dos sistemas simultáneamente: su nuevo sistema DAM y su sistema de archivos heredado, por un tiempo. No hay ningún problema inherente al hacer esto, solo asegúrese de tener claro con su personal qué sistema deben usar para acceder a qué activos.

Luego, una vez que el sistema se haya asentado un poco, comience a migrar más activos a mediano plazo: aquellos que su equipo usa una vez al mes o una vez al año.

Finalmente, deberá decidir si desea transferir sus archivos a su sistema DAM. Esta puede ser una decisión difícil porque los archivos grandes pueden ralentizar los sistemas DAM y agotar rápidamente el espacio en disco asignado. Si su personal necesita usar un sistema heredado para acceder a información que tiene cinco años, no hay ningún problema inherente con esto. Sin embargo, si necesitan acceder a esta información más de una vez cada trimestre, deben migrarla.

Metadatos y taxonomía

Los metadatos y la taxonomía son palabras complicadas para un concepto bastante simple: la información adicional que viene empaquetada con cada activo en su DAM (metadatos) y la estructura en la que se almacenan estos activos (taxonomía).

Ambos conceptos son muy importantes cuando se trata de implementar un sistema DAM porque sustentan las capacidades de búsqueda de su personal. Sin metadatos descriptivos y útiles, su personal no podrá encontrar los activos que necesita. Sin una estructura taxonómica lógica, los archivos pueden fragmentarse y ser igualmente inaccesibles.

Si está migrando desde un sistema de almacenamiento en la nube bien organizado, sus archivos (con suerte) ya están organizados en una estructura de árbol lógica. Eso es genial, pero la migración a un sistema DAM también le brinda la oportunidad de pensar nuevamente si esta estructura sigue siendo la mejor que puede usar.

Los metadatos pueden ser una idea más confusa para las empresas que migran desde un sistema de almacenamiento en la nube estándar. La mayoría de estos no enfatizan (ni siquiera permiten) los metadatos, y el proceso de asignación puede ser muy confuso para los administradores. Dicho esto, los metadatos bien estructurados hacen que la plataforma DAM sea más flexible e innovadora, al mismo tiempo que ayuda a clasificar sus activos de una mejor manera. La mejor parte del uso de metadatos es que no depende únicamente de los nombres de carpetas y archivos para volver a encontrar archivos en el futuro.

Un buen enfoque aquí es quitarse un poco de presión y pedirles a los miembros del personal que usan cada tipo de activo que hagan una lluvia de ideas sobre cómo tratarían normalmente de encontrarlo. Un miembro del personal que trabaja con sus archivos de fotos todos los días, por ejemplo, tendrá una idea mucho mejor que usted de qué información sería útil.

Si aún no está seguro de cómo abordar los metadatos de sus activos, considere consultar con su proveedor de DAM sobre las mejores prácticas. Después de todo, manejan este tipo de solicitudes casi a diario, por lo que podrían guiarlo en la dirección correcta. Alternativamente, algunos proveedores de DAM tienen una opción para generar automáticamente metadatos de palabras clave para todos sus activos. Por lo tanto, incluso si sus activos carecen de metadatos, la IA le dará un buen impulso para encaminar sus esfuerzos organizacionales.

Ser realista

Finalmente, debe reconocer que implementar un sistema DAM completo no será un proceso sencillo. Migrar todos (o la mayoría) de sus activos digitales, organizarlos lógicamente y agregarles metadatos útiles es complicado. Los sistemas DAM, como hemos señalado anteriormente, pueden tener beneficios dramáticos para su negocio, pero estos no se pueden realizar en una tarde.

En su lugar, prepárese para dedicar una cantidad significativa de tiempo a planificar su migración. Un proveedor de DAM de calidad podrá ofrecerle asesoramiento, orientación y posiblemente incluso sistemas automatizados para ayudarlo a completar este proceso, pero aún requerirá cierta inversión. Debe pensar en un DAM como una inversión a largo plazo. Poder acceder a sus activos digitales más rápidamente puede ahorrarle solo unos segundos en el día a día, pero solo en el transcurso de un año estos ahorros de eficiencia se convierten en algo tangible.

Además, la migración no es un proceso de una sola vez. Ningún sistema de taxonomía o metadatos se perfeccionará desde el principio, y debe estar preparado para revisar la forma en que su DAM funciona regularmente. Esto se hace mejor en consulta con el personal que está utilizando este sistema, por lo que vale la pena programar reuniones de evaluación trimestrales para aprovechar al máximo su inversión.

La línea de fondo

En última instancia, la principal ventaja de los sistemas DAM es que maximizan el ROI de su proceso de creación de contenido existente. Para la mayoría de las empresas, y especialmente las que se centran en el marketing digital, la creación de contenido eficaz sigue siendo la parte más cara (y la más importante) de su flujo de trabajo. Si está invirtiendo cantidades significativas de tiempo y dinero en la creación de contenido, tiene sentido invertir un poco más para obtener el mejor rendimiento de esto.

Las organizaciones que aprovechan las soluciones DAM adecuadas para la seguridad de sus activos de datos y las necesidades de uso compartido de archivos también pueden disfrutar de flujos de trabajo más optimizados, un mejor cumplimiento de la marca y más tracción de su contenido. El caso de uso de DAM de ezCater es un excelente ejemplo de cómo migrar con éxito del almacenamiento en la nube tradicional y lanzar una plataforma DAM.

Si está listo para proteger sus activos digitales, asegúrese de estar bien equipado con la solución de software DAM adecuada para sus necesidades.