如何使用 DAM 平台管理您的数字资产

已发表: 2020-08-28

大多数企业生产大量内容，但许多企业管理不善。

自从云存储出现以来，我们都已经习惯了能够从任何地方访问我们所有的内容。这很好，但也带来了危险：文件被存储在一个巨大的、无差别的一堆中。在您雇用新员工或尝试查找几年前制作的内容之前，您可能不会明显地对这种诱惑感到内疚。但是，非结构化数字资产存储的低效率将非常明显。

想一想：您不会将纸质文件散落在办公室的地板上。那么，您为什么要对您的数字内容做同样的事情呢？

这就是数字资产管理 (DAM) 系统的用武之地。由于企业每年在数字内容相关活动上花费 1.5 亿至 2.5 亿美元，因此需要组织大量数据。事实上，对于许多企业来说，这项任务甚至超出了最有组织的团队的能力。

DAM 系统为您提供了一种以逻辑、结构化、易于访问的方式组织“数字资产”（基本上是所有文件）的方法。使用这样的系统每年可以为您节省数十万美元，并在安全性和效率方面具有许多其他优势。

尽管如此，许多企业仍然不太了解 DAM 系统。在本指南中，我们将解释什么是 DAM 系统，它们如何使您的业务受益，以及如何开始使用它们。

什么是数字资产？

为了理解 DAM 系统的作用，准确理解什么是“数字资产”会很有帮助。

在非常基本的层面上，重要的是要认识到数字资产不仅仅是数字文件。任何人都可以快速轻松地制作数字文件，但大多数人不会做出数字资产的等级。如果你制作一个快速的 Word 文档来做笔记，它就不是数字资产。

数字资产是您的组织投入时间和其他资源的数字文件，对您的组织具有当前或持久的商业价值。您用于营销的图像和视频绝对符合此定义，并且也可以使用数字版权管理进行保护。您的员工喜欢（可能）不喜欢的咖啡列表。

如您所见，构成数字资产的范围非常广泛。这产生了两个相关点，这对于理解管理它们至关重要：

典型组织中的数字资产范围很广。数字资产可以是任何东西，从报告到徽标再到视频记录。这种类型的文件在文件大小方面会有很大差异，如果您不使用 DAM，它们可能会存储在您组织中的许多不同位置。
数字资产极其异构。 电视广告的副本需要携带与员工工资数据库完全不同的元数据，并且每个元数据都需要以不同的方式存储在不同的位置，并且可供不同的员工群体访问。

当您将这两个因素（范围和异质性）结合起来时，您会发现组织很容易发现难以有效地存储和管理它们。如果您没有想出一个系统来管理您的数字资产，而是依靠员工的善意，您的文件系统将很快陷入混乱。

数字资产管理平台的4大好处

避免这种混乱正是 DAM 系统的目标。这些系统允许您对所有数字资产进行编码和分类，以便以逻辑方式存储它们；以便您的员工可以准确找到他们需要的资产；因此，您可以管理对它们的访问，以提高网络安全。 DAM 系统的所有更具体的好处都源于这些基本原则。

他们为您节省时间和金钱

研究表明，使用数字资产管理系统的投资回报率在 8:1 到 14:1 之间。这是很大的，因为 DAM 系统可以节省时间 - 以逻辑方式存储和描述您的所有资产，您将花费更少的时间来寻找它们。

他们提高了员工的效率和生产力

其次，DAM 系统提高了所有员工的效率和生产力，因为您的所有数字资产都可以轻松访问。对于成熟的公司或快速增长的公司来说，数字资产有变得分散的趋势——存储在多个云提供商中，或者位于创建它们的员工的计算机上。通过将所有资产整合到一个系统中，您可以将它们提供给需要它们的每个人，并且可以限制对该组的访问。

他们确保品牌一致性

DAM 系统确保品牌一致性。这是一个不太明显的好处，但却是一个非常真实的好处。通过使用 DAM 系统，您可以轻松地标记（例如）员工应将哪些徽标用于特定目的，哪些是最新的。这样可以确保所有员工都使用相同的材料，并避免代价高昂的错误。

它们显着提高了安全性

第四，DAM 系统显着提高了安全性，因为它们允许企业更好地控制对文件的访问和身份管理。统计数据显示，88% 的公司没有适当限制对其文件夹的访问；为任何人访问和下载这些文件留出空间，从而导致数据丢失、泄漏甚至黑客攻击。

这对于处理敏感资产的企业来说可能是灾难性的，因为 78% 的受访消费者表示，他们很乐意停止与成为安全漏洞受害者或处理过安全漏洞的公司打交道。在数字资产受到越来越多监管的世界中，使用 DAM 系统还可以更轻松地遵守您所在行业的相关数据和隐私法规。

数字资产管理与文件存储

在这一点上，您希望确信您需要一个 DAM 系统。但在我们开始讨论如何实现之前，还需要澄清一个常见的误解：DAM 和“云文件存储”是一回事。他们不是。

您可能已经拥有云存储。如果你是一个有组织的职业经理人，这个存储可能组织得很好。你甚至可以雇用某人来保持这种状态。这很好，但是 DAM 为您提供了比目前更大的控制权，并且节省了您目前花费在组织数字资产上的大部分时间。

我们在解释文件存储系统时解释了原因，但是通过类比可以快速理解 DAM 和简单云存储之间的区别。

将 DAM 想象成图书馆，将云存储系统想象成文件柜。文件存储系统就像一个文件柜：它们可能井井有条（尽管通常不是这样），但没有访问控制。 DAM 系统更像一个图书馆，有一个存储所有数字资产的中央数据库，以及一个控制文件访问的“图书馆员”（即网络安全官）。

迁移到数字资产管理平台

现在您了解了数字资产是什么以及 DAM 系统的好处，我们可以深入了解细节。实施 DAM 系统可能相当简单，但为了做到这一点，您需要仔细考虑一些关键问题。您实施 DAM 的方式很大程度上取决于您选择的提供商。那里有很多很棒的提供商，我们希望在哪个最适合您的问题上保持中立。

选择 DAM 提供商

实际上，您的业务所需的 DAM 系统类型在很大程度上取决于您的业务类型、团队规模和管理结构。正如我们已经注意到的，重要的数字资产几乎可以是任何类型的文件：文本文件、销售表、规格表、产品包装资产、操作视频、插图和网络图形、音频片段、动画等等，多得多。

因此，您选择在 DAM 平台中组织的资产类型（甚至资产数量）将因公司和业务目标而异。一些企业甚至使用他们的 DAM 来组织公司头像、活动摄影和公司通讯内容。

这一切都归结为了解您的业务需要什么类型的 DAM。它会是品牌和传播资产、营销和活动资产、产品资产还是组合的 DAM？

更复杂的是，您还需要评估您的在线交易趋势，查看您的业务目前的运作方式以及您可能增长的方式，并确保您对 DAM 系统的投资将涵盖这些。不要让任何这些让你灰心。数字交易允许任何经验水平的投资者参与全球市场。

但是，在最基本的层面上，您应该确保您首选的 DAM 提供商至少可以提供以下内容：

精心设计的用户界面 (UI)
广泛支持不同的文件类型
灵活的用户、许可证和存储方法
用于分配元数据的灵活系统
DAM 系统如何发展的详细计划
快速、有效的客户服务和培训
公司稳定。技术部门可能是一个动荡的地方，DAM 供应商也不例外。

决定迁移哪些资产——以及何时迁移

一旦您决定了 DAM 提供商，就该开始考虑您的迁移过程了。不要陷入认为您需要同时转移所有数字资产的陷阱。

将所有资产同时迁移到全新系统可能会对您的业务造成重大影响。每个新系统也会有初期问题，您应该准备好让用户访问需要一些微调。在更极端的情况下，如果您的迁移过程出现问题，您可能会意外关闭业务数周。为了避免这些问题，请采取谨慎、缓慢的战略方法。

首先，确定您最关键的业务资产。这些是您的员工每天使用的文件，这对于您的日常业务运营至关重要。应首先迁移这些资产，以便员工习惯于通过您的新 DAM 系统访问它们。您甚至可能最终同时运行两个系统：您的新 DAM 系统和您的旧文件系统 - 有一段时间。这样做没有固有的问题，只需确保您与您的员工清楚他们应该使用哪个系统来访问哪些资产。

接下来，一旦系统稍微稳定下来，就开始迁移更多的中期资产：您的团队每月使用一次或每年使用一次的那些。

最后，您需要决定是否将档案传输到您的 DAM 系统。这可能是一个艰难的决定，因为庞大的档案会减慢 DAM 系统的速度，并迅速耗尽您分配的磁盘空间。如果您的员工需要使用旧系统来访问已有五年历史的信息，这不存在固有问题。但是，如果他们需要每季度多次访问此信息，则应该迁移它。

元数据和分类

元数据和分类对于一个非常简单的概念来说是复杂的词：与 DAM 上的每个资产一起打包的额外信息（元数据），以及这些资产的存储结构（分类）。

在实施 DAM 系统时，这两个概念都非常重要，因为它们支撑着员工的搜索能力。如果没有描述性和有用的元数据，您的员工将无法找到他们需要的资产。如果没有逻辑分类结构，文件可能会变得支离破碎并且同样无法访问。

如果您从组织良好的云存储系统迁移，您的文件（希望）已经组织成逻辑树结构。这很好，但是迁移到 DAM 系统也让您有机会重新思考这种结构是否仍然是您可以使用的最佳结构。

对于从标准云存储系统迁移的企业来说，元数据可能是一个更令人困惑的想法。其中大多数不强调（甚至允许）元数据，分配元数据的过程可能会让管理人员感到非常困惑。也就是说，结构良好的元数据使 DAM 平台更加灵活和创新，同时还有助于以更好的方式对您的资产进行分类。使用元数据最好的一点是，您将来不再仅仅依靠文件夹和文件名来重新查找文件。

一个好的方法实际上是减轻自己的一些压力，并要求使用每种资产的工作人员集思广益，他们通常会如何尝试找到它。例如，每天都在处理您的照片档案的工作人员会比您更好地了解哪些信息有用。

如果您仍然不确定如何处理您的资产元数据，请考虑向您的 DAM 提供商咨询最佳实践。毕竟，他们几乎每天都会处理此类请求，因此他们可能会将您推向正确的方向。或者，一些 DAM 提供商可以选择为您的所有资产自动生成关键字元数据。因此，即使您的资产没有任何元数据，人工智能也会给您一个很好的推动力，让您的组织工作走上正轨。

现实点

最后，您应该认识到实施一个彻底的 DAM 系统并不是一个轻松的过程。迁移所有（或大部分）数字资产、对它们进行逻辑组织以及向它们添加有用的元数据是很复杂的。正如我们上面提到的，DAM 系统可以为您的业务带来巨大的好处，但这些并不是在一个下午就能实现的。

相反，请准备好花费大量时间来规划您的迁移。优质的 DAM 提供商将能够为您提供建议、指导，甚至可能提供自动化系统来帮助您完成此过程，但仍需要一些投资。您应该将 DAM 视为一项长期投资。能够更快地访问您的数字资产可能会在日常工作中为您节省几秒钟的时间，但只有在一年的时间里，这些效率节省才会变成有形的东西。

此外，迁移不是一次性的过程。没有分类或元数据系统会从一开始就完美无缺，您应该准备好定期重新审视 DAM 的工作方式。最好与使用该系统的员工协商，因此最好安排季度评估会议，以充分利用您的投资。

底线

最终，DAM 系统的主要优势在于它们可以最大限度地提高现有内容创建过程的投资回报率。对于大多数企业，尤其是那些专注于数字营销的企业来说，创建有效的内容仍然是您工作流程中最昂贵（也是最重要）的部分。如果你在内容创作上投入了大量的时间和金钱，那么多投入一点来获得最好的回报是有意义的。

利用正确的 DAM 解决方案来满足其数据资产安全和文件共享需求的组织也可以享受到更简化的工作流程、更好的品牌合规性以及来自其内容的更多吸引力。 ezCater 的 DAM 用例是如何成功迁移传统云存储并启动 DAM 平台的一个很好的例子。