DAM プラットフォームでデジタル資産を管理する方法

公開: 2020-08-28

ほとんどの企業は膨大な量のコンテンツを作成していますが、多くの企業はコンテンツを適切に管理していません。

クラウドストレージの登場以来、私たちはどこからでもすべてのコンテンツにアクセスできることに慣れてきました。これは素晴らしいことですが、危険も伴います。つまり、ファイルが 1 つの巨大で未分化の山に保存されるということです。新しいスタッフを雇うか、数年前に制作されたコンテンツを探してみないと、この誘惑に加担していることに気付かないかもしれません。しかし、構造化されていないデジタル資産ストレージの非効率性はあまりにも明白です.

次のように考えてみてください。オフィスの床に散らばった山に紙のファイルを置きっぱなしにすることはありません。では、なぜデジタルコンテンツでも同じことを行う必要があるのでしょうか。

そこでデジタル資産管理 (DAM) システムの出番です。企業は毎年デジタルコンテンツ関連の活動に 1 億 5000 万ドルから 2 億 5000 万ドルを費やしており、整理する必要があるのは膨大な量のデータです。実際、多くの企業にとって、このタスクは最も組織化されたチームの能力を超えています。

DAM システムは、論理的で構造化された簡単にアクセスできる方法で、「デジタル資産」 (基本的にすべてのファイル) を整理する方法を提供します。このようなシステムを使用すると、年間数十万ドルを節約でき、セキュリティと効率の点で他にも多くの利点があります.

それにもかかわらず、DAM システムはまだ多くの企業に十分に理解されていません。このガイドでは、DAM システムとは何か、ビジネスにどのように役立つか、および使用を開始する方法について説明します。

デジタル資産とは？

DAM システムの機能を理解するには、「デジタル資産」とは何かを正確に理解することが役立ちます。

非常に基本的なレベルで、デジタル資産は単なるデジタルファイルではないことを認識することが重要です。誰でもすばやく簡単にデジタルファイルを作成できますが、ほとんどの人はデジタルアセットのグレードを作成しません。メモを取るために簡単な Word 文書を作成した場合、それはデジタル資産ではありません。

デジタル資産とは、組織が時間やその他のリソースを投資したデジタルファイルであり、組織にとって現在または永続的なビジネス価値を持っています。マーケティングに使用する画像や動画は間違いなくこの定義に当てはまり、デジタル著作権管理を使用して保護することもできます。あなたのスタッフメンバーが好むコーヒーのリストは（おそらく）そうではありません.

ご覧のとおり、デジタル資産を構成するものの範囲は非常に広いです。これにより、それらを管理する際に理解することが重要な 2 つの関連するポイントが生じます。

典型的な組織におけるデジタル資産の範囲は広範です。デジタル資産は、レポートからロゴ、ビデオ録画まで何でもかまいません。このタイプのファイルは、ファイルサイズの点で大きく異なります。DAM を使用していない場合は、組織内のさまざまな場所に保存されている可能性があります。
デジタル資産は非常に異質です。 テレビ広告のコピーは、スタッフの給与のデータベースとはまったく異なるメタデータを保持する必要があり、それぞれを別の方法で別の場所に保存し、別のスタッフグループがアクセスできるようにする必要があります。

これら 2 つの要素 (範囲と異質性) を組み合わせると、組織がそれらを効果的に保存および管理することがいかに簡単であるかがわかります。デジタル資産を管理するためのシステムを考え出さず、代わりにスタッフの善意に頼る場合、ファイルシステムはすぐに混乱に陥ります。

デジタル資産管理プラットフォームの 4 つの利点

この種の混乱を回避することは、まさに DAM システムの目的です。これらのシステムにより、すべてのデジタル資産をコーディングおよびソートして、論理的な方法で保管できるようになります。スタッフが必要なアセットを正確に見つけることができるようにします。サイバーセキュリティを向上させるために、それらへのアクセスを管理できます。 DAM システムのより具体的な利点はすべて、これらの基本原則から生まれます。

彼らはあなたの時間とお金を節約します

調査によると、デジタル資産管理システムを使用した ROI は 8:1 から 14:1 の間です。これは、DAM システムが提供する時間を大幅に節約できるためです。すべてのアセットが論理的な方法で保存および記述されているため、それらを探すのに費やす時間が大幅に短縮されます。

スタッフの効率と生産性を向上させます

第二に、DAM システムは、すべてのデジタル資産に簡単にアクセスできるため、すべてのスタッフメンバーの効率と生産性を向上させます。確立された企業、または急速な成長を遂げている企業の場合、デジタル資産が断片化する傾向があります。つまり、複数のクラウドプロバイダーにまたがって保存されたり、それらを作成したスタッフメンバーのコンピューターに置かれたりします。すべての資産を 1 つのシステムにまとめることで、資産を必要とするすべての人が資産を利用できるようになり、このグループへのアクセスを制限できます。

ブランドの一貫性を確保する

DAM システムは、ブランドの一貫性を保証します。これはあまり目立たない利点ですが、非常に現実的な利点です。 DAM システムを使用することで、(たとえば) スタッフが特定の目的のためにどのロゴを使用する必要があり、どのロゴが最新のものであるかを簡単にマークできます。これにより、すべてのスタッフメンバーが同じ材料で作業することが保証され、コストのかかるミスを回避できます。

セキュリティが大幅に向上します

第 4 に、DAM システムはセキュリティを大幅に向上させます。これは、企業がファイルへのアクセスと ID 管理をより細かく制御できるようにするためです。統計によると、88% の企業がフォルダへのアクセスを適切に制限していません。誰でもこれらのファイルにアクセスしてダウンロードできる余地が残されているため、データの損失、漏洩、さらにはハッキングにつながる可能性があります。

これは、調査対象の消費者の 78% が、セキュリティ侵害の被害者または対処した企業との取引をすぐにやめると答えているため、機密資産を扱う企業にとっては悲惨な結果になる可能性があります。デジタル資産の規制がますます厳しくなっている世界では、DAM システムを使用することで、関連するデータとプライバシーに関する法律への準拠がはるかに容易になります。

デジタル資産管理とファイルストレージの比較

この時点で、DAM システムが必要であることを確信できたと思います。しかし、その実装方法に入る前に、DAM と「クラウドファイルストレージ」は同じものであるというよくある誤解を解消することも重要です。ではない。

おそらく、すでにクラウドストレージを使用しています。あなたが組織化されたプロの管理者であれば、このストレージはおそらく非常によく整理されています. それを維持するために誰かを雇うことさえあるかもしれません。これは素晴らしいことですが、DAM を使用すると、現在よりもはるかに優れた制御が提供され、現在デジタル資産の整理に費やしている時間を大幅に節約できます。

その理由については、ファイルストレージシステムの説明で説明していますが、DAM と単純なクラウドストレージの違いは、類推することですぐに理解できます。

DAM を図書館、クラウドストレージシステムをファイリングキャビネットと考えてください。ファイルストレージシステムはファイリングキャビネットのようなものです。きちんと整理されている場合もありますが (そうでない場合も多い)、アクセス制御はありません。 DAM システムは、すべてのデジタル資産が保存されている中央データベースと、ファイルへのアクセスを制御する「ライブラリアン」 (つまり、サイバーセキュリティ担当者) を備えた図書館のように機能します。

デジタル資産管理プラットフォームへの移行

デジタル資産とは何か、そして DAM システムの利点を理解したところで、詳細を説明します。 DAM システムの実装は非常に簡単ですが、そのためには、いくつかの重要な質問について慎重に検討する必要があります。 DAM を実装する方法は、選択したプロバイダーによって大きく異なります。優れたプロバイダーはたくさんありますが、どれがあなたにとって最適かという問題については中立を保ちたいと考えています.

DAM プロバイダーの選択

実際には、ビジネスに必要な DAM システムの種類は、ビジネスの種類、チームの規模、および管理構造によって大きく異なります。すでに述べたように、重要なデジタルアセットは、テキストファイル、セールスシート、スペックシート、製品パッケージアセット、ハウツービデオ、Web 用のイラストやグラフィック、オーディオスニペット、アニメーションなど、ほぼすべての種類のファイルです。、はるかに。

このため、DAM プラットフォームで整理するために選択する資産の種類 (および資産の量も) は、会社やビジネスの目的によって異なります。一部の企業では、DAM を使用して、会社の顔写真、イベントの写真、および企業のコミュニケーションコンテンツを整理しています。

要するに、ビジネスに必要な DAM のタイプを理解することです。ブランドとコミュニケーションの資産、マーケティングとキャンペーンの資産、製品の資産、またはそれらの組み合わせの DAM になりますか?

さらに複雑なことに、オンライン取引の傾向を評価し、現在のビジネスの状況と成長する可能性がある方法を調べ、DAM システムへの投資が確実に行われるようにする必要があります。これらをカバーします。ただし、これで落胆しないでください。デジタル取引により、あらゆるレベルの経験を持つ投資家がグローバル市場に参加できます。

ただし、最も基本的なレベルでは、優先する DAM プロバイダーが少なくとも以下を提供できることを確認する必要があります。

適切に設計されたユーザーインターフェイス (UI)
さまざまなファイルタイプの幅広いサポート
ユーザー、ライセンス、ストレージに対する柔軟なアプローチ
メタデータを割り当てるための柔軟なシステム
DAM システムがどのように開発されているかの詳細な計画
迅速で効果的な顧客サービスとトレーニング
会社の安定。テクノロジーセクターは不安定な場所になる可能性があり、DAM ベンダーも例外ではありません。

どの資産をいつ移行するかを決定する

DAM プロバイダーを決定したら、移行プロセスについて考え始めます。すべてのデジタル資産を同時に転送する必要があるという考えに陥らないでください。

すべての資産を同時に新しいシステムに移行すると、ビジネスに重大な混乱が生じる可能性があります。すべての新しいシステムには初期の問題もあり、微調整が必要なユーザーアクセスに備えておく必要があります。より極端なケースでは、移行プロセスに問題が発生した場合、誤って何週間もビジネスを停止してしまう可能性があります。これらの問題を回避するには、慎重に、ゆっくりと、戦略的なアプローチをとってください。

まず、最もビジネスに不可欠な資産を特定します。これらは、スタッフが毎日使用するファイルであり、ビジネスを日常的に運営する上で非常に重要です。これらのアセットを最初に移行して、スタッフが新しい DAM システムを介してアクセスできるようにする必要があります。新しい DAM システムと従来のファイルシステムの 2 つのシステムを同時に実行することになるかもしれません。これを行うことに固有の問題はありませんが、どのシステムを使用してどの資産にアクセスする必要があるかについて、スタッフに明確に伝えてください。

次に、システムが少し落ち着いたら、チームが月に 1 回または年に 1 回使用する中期的な資産の移行を開始します。

最後に、アーカイブを DAM システムに転送するかどうかを決定する必要があります。巨大なアーカイブは DAM システムの速度を低下させ、割り当てられたディスク容量をすぐに使い果たしてしまう可能性があるため、これは難しい決定になる可能性があります。スタッフがレガシーシステムを使用して 5 年前の情報にアクセスする必要がある場合、これには固有の問題はありません。ただし、この情報に四半期ごとに複数回アクセスする必要がある場合は、移行する必要があります。

メタデータと分類法

メタデータと分類法は、非常に単純な概念を表す複雑な言葉です。DAM 上のすべてのアセットにパッケージ化された追加情報 (メタデータ) と、これらのアセットが格納される構造 (分類法) です。

これらの概念は両方とも、DAM システムの実装に関して非常に重要です。これらの概念は、スタッフの検索機能を支えているからです。説明的で有用なメタデータがなければ、スタッフは必要なアセットを見つけることができません。論理的な分類構造がないと、ファイルが断片化し、同様にアクセスできなくなる可能性があります。

よく整理されたクラウドストレージシステムから移行する場合、ファイルは (うまくいけば) 論理的なツリー構造に既に整理されています。それは素晴らしいことですが、DAM システムへの移行は、この構造がまだ最適な構造であるかどうかを再考する機会にもなります。

標準のクラウドストレージシステムから移行する企業にとって、メタデータはより混乱を招く可能性があります。これらのほとんどは、メタデータを強調していません (または許可していません)。メタデータを割り当てるプロセスは、管理者にとって非常に混乱する可能性があります。とはいえ、適切に構造化されたメタデータは、DAM プラットフォームをより柔軟で革新的なものにし、アセットをより適切に分類するのにも役立ちます。メタデータを使用することの最も良い点は、将来ファイルを再検索する際にフォルダー名とファイル名だけに頼らないことです。

ここでの良いアプローチは、実際に自分自身のプレッシャーを少し取り除き、各タイプのアセットを使用するスタッフメンバーに、通常はどのようにしてそれを見つけようとするかについてブレインストーミングを行うよう依頼することです. たとえば、あなたの写真アーカイブを毎日扱っているスタッフは、どの情報が役立つかをあなたよりもはるかによく理解しています。

アセットのメタデータにアプローチする方法がまだわからない場合は、ベストプラクティスについて DAM プロバイダーに相談することを検討してください。結局のところ、彼らはそのようなリクエストをほぼ毎日処理しているので、あなたを正しい方向に向かわせるかもしれません. または、一部の DAM プロバイダーには、すべてのアセットのキーワードメタデータを自動的に生成するオプションがあります。そのため、資産にメタデータがまったくない場合でも、AI は組織の取り組みを軌道に乗せるための優れた後押しとなります。

現実的になる

最後に、完全な DAM システムの実装は簡単なプロセスではないことを認識する必要があります。デジタル資産のすべて (または大部分) を移行し、それらを論理的に整理し、有用なメタデータをそれらに追加することは複雑です。上で述べたように、DAM システムはビジネスに劇的なメリットをもたらす可能性がありますが、これらは午後には実現できません。

代わりに、移行の計画にかなりの時間を費やす準備をしてください。質の高い DAM プロバイダーは、このプロセスを完了するのに役立つアドバイス、ガイダンス、場合によっては自動システムを提供できますが、それでもいくらかの投資が必要です。 DAM は長期的な投資と考える必要があります。デジタル資産により迅速にアクセスできるようになれば、日常的には数秒しか節約できないかもしれませんが、これらの効率の節約が具体的なものになるのは 1 年間だけです。

さらに、移行は 1 回限りのプロセスではありません。タクソノミーやメタデータシステムは最初から完璧ではありません。DAM の動作方法を定期的に見直す準備をしておく必要があります。これは、このシステムを使用しているスタッフと相談して行うのが最善であるため、投資を最大限に活用するために、四半期ごとの評価会議をスケジュールする価値があります。

結論

最終的に、DAM システムの主な利点は、既存のコンテンツ作成プロセスの ROI を最大化することです。ほとんどの企業、特にデジタルマーケティングに重点を置いている企業にとって、効果的なコンテンツを作成することは、依然としてワークフローの中で最も費用がかかる (そして最も重要な) 部分です。コンテンツの作成にかなりの時間とお金を投資している場合は、これに対して最高の利益を得るためにもう少し投資することは理にかなっています.

データ資産のセキュリティとファイル共有のニーズに合わせて適切な DAM ソリューションを活用する組織は、より合理化されたワークフロー、より優れたブランドコンプライアンス、およびコンテンツからのより多くの牽引力を享受することもできます。 ezCater の DAM ユースケースは、従来のクラウドストレージからの移行を成功させ、DAM プラットフォームを立ち上げる方法の優れた例です。

デジタル資産を保護する準備ができている場合は、ニーズに合った適切な DAM ソフトウェアソリューションを十分に備えていることを確認してください。