DAM Platformları ile Dijital Varlıklarınızı Nasıl Yönetirsiniz?

Çoğu işletme çok miktarda içerik üretir, ancak çoğu bunu iyi yönetemez.

Bulut depolamanın ortaya çıkışından bu yana, içeriğimizin tamamına her yerden erişebilmeye hepimiz alıştık. Bu harika, ama aynı zamanda bir tehlike de getiriyor: dosyaların büyük, farklılaşmamış bir yığında saklanması. Yeni bir personel istihdam edene ya da birkaç yıl önce üretilmiş içeriği bulmaya çalışana kadar bu ayartmanın suçlusu olduğunuz açık olmayabilir. Ancak o zaman yapılandırılmamış dijital varlık depolamasının verimsizliği çok açık olacaktır.

Şöyle düşünün: Kağıt dosyalarınızı ofisinizin zemininde dağınık bir yığın halinde bırakmazsınız. Peki neden aynı şeyi dijital içeriğiniz için yapmalısınız?

İşte burada dijital varlık yönetimi (DAM) sistemleri devreye giriyor. İşletmelerin her yıl dijital içerikle ilgili faaliyetlere 150 milyon ila 250 milyon dolar arasında harcama yapmasıyla, düzenlenmesi gereken çok fazla veri var. Hatta o kadar çok ki, birçok işletme için bu görev en organize ekibin bile yeteneklerinin ötesindedir.

DAM sistemleri, "dijital varlıklarınızı" - esasen tüm dosyalarınızı - mantıklı, yapılandırılmış ve kolay erişilebilir bir şekilde düzenlemeniz için bir yol sağlar. Bunun gibi bir sistemi kullanmak size yılda yüzbinlerce dolar kazandırabilir ve güvenlik ve verimlilik açısından başka birçok avantajı da beraberinde getirir.

Buna rağmen, DAM sistemleri birçok işletme tarafından hala iyi anlaşılmamıştır. Bu kılavuzda, DAM sistemlerinin ne olduğunu, işletmenize nasıl fayda sağlayabileceklerini ve bunları kullanmaya nasıl başlayacağınızı açıklayacağız.

Dijital varlık nedir?

DAM sistemlerinin ne yaptığını anlamak için “dijital varlığın” ne olduğunu tam olarak anlamak yardımcı olur.

Çok temel düzeyde, bir dijital varlığın sadece bir dijital dosya olmadığını anlamak önemlidir. Herkes hızlı ve kolay bir şekilde dijital dosya oluşturabilir, ancak çoğu dijital varlığın derecesini alamaz. Not almak için hızlı bir Word belgesi hazırlarsanız, bu dijital bir varlık değildir.

Dijital varlıklar, kuruluşunuzun zaman ve diğer kaynaklara yatırım yaptığı ve kuruluşunuz için geçerli veya kalıcı bir iş değeri olan dijital dosyalardır. Pazarlama için kullandığınız görseller ve videolar kesinlikle bu tanıma uyuyor ve dijital hak yönetimi kullanılarak da korunabiliyor. Personelinizin (muhtemelen) tercih etmediği kahvelerin listesi.

Gördüğünüz gibi, bir dijital varlığı neyin oluşturduğunun kapsamı son derece geniştir. Bu, onları yönetmek söz konusu olduğunda anlamak için kritik olan iki ilgili noktanın ortaya çıkmasına neden olur:

• Tipik bir organizasyondaki dijital varlıkların yelpazesi geniştir . Dijital bir varlık, raporlardan logolara ve video kayıtlarına kadar her şey olabilir. Bu tür dosyalar dosya boyutu açısından büyük farklılıklar gösterir ve bir DAM kullanmıyorsanız, bunlar kuruluşunuz genelinde birçok farklı yerde depolanabilir.
• Dijital varlıklar son derece heterojendir. TV reklamınızın bir kopyasının, personel maaşları veritabanından tamamen farklı meta veriler taşıması ve her birinin farklı bir şekilde, farklı bir yerde saklanması ve farklı personel grupları tarafından erişilebilir olması gerekir.

Bu iki faktörü (kapsam ve heterojenlik) birleştirdiğinizde, kuruluşların bunları etkili bir şekilde depolamayı ve yönetmeyi zor bulmasının ne kadar kolay olduğunu görebilirsiniz. Dijital varlıklarınızın yönetimi için bir sistem oluşturmaz ve bunun yerine personelinizin iyi niyetine güvenirseniz, dosya sisteminiz oldukça hızlı bir şekilde kaosa inecektir.

Dijital varlık yönetimi platformlarının 4 faydası

Bu tür bir kaostan kaçınmak, tam olarak DAM sistemlerinin amacıdır. Bu sistemler, tüm dijital varlıklarınızı mantıklı bir şekilde saklanabilmeleri için kodlamanıza ve sıralamanıza olanak tanır; çalışanlarınızın tam olarak ihtiyaç duydukları varlığı bulabilmeleri için; ve böylece siber güvenliği geliştirmek için bunlara erişimi yönetebilirsiniz. DAM sistemlerinin daha spesifik faydalarının tümü bu temel ilkelerden kaynaklanmaktadır.

Size zaman ve para kazandırırlar

Araştırmalar, bir dijital varlık yönetim sistemi kullanmanın yatırım getirisinin 8:1 ile 14:1 arasında olduğunu gösteriyor. Bu, DAM sistemlerinin sağladığı zaman tasarrufu nedeniyle büyüktür - tüm varlıklarınız mantıklı bir şekilde depolandığında ve tanımlandığında, onları aramak için çok daha az zaman harcarsınız.

Personelinizin verimliliğini ve üretkenliğini artırırlar

İkincisi, DAM sistemleri, tüm dijital varlıklarınıza kolayca erişilebildiğinden, tüm personelin verimliliğini ve üretkenliğini artırır. Yerleşik şirketler veya hızlı bir büyüme hızı yaşayanlar için, dijital varlıkların parçalanma - birden fazla bulut sağlayıcısında depolanma veya onları oluşturan personelin bilgisayarında oturma eğilimi vardır. Tüm varlıklarınızı tek bir sistemde toplayarak, onlara ihtiyacı olan ve bu gruba erişimi kısıtlayabilen herkes için kullanılabilir hale getirirsiniz.

Marka tutarlılığını sağlarlar

DAM sistemleri marka tutarlılığını sağlar. Bu biraz daha az belirgin bir faydadır, ancak çok gerçektir. Bir DAM sistemi kullanarak, hangi logonuzun (örneğin) belirli bir amaç için kullanması gerektiğini ve hangisinin en güncel olduğunu kolayca işaretleyebilirsiniz. Bu, tüm personelin aynı malzemelerden çalışmasını sağlar ve maliyetli hatalardan kaçınır.

Güvenliği önemli ölçüde artırırlar

Dördüncüsü, DAM sistemleri, işletmelerin dosyalara erişim ve kimlik yönetimi üzerinde çok daha fazla kontrole sahip olmalarına izin verdiği için güvenliği önemli ölçüde artırır. İstatistikler, şirketlerin %88'inin klasörlerine erişimi uygun şekilde sınırlamadığını gösteriyor; herkesin bu dosyalara erişmesi ve indirmesi için yer bırakarak veri kaybına, sızıntılara ve hatta hack'lere yol açar.

Ankete katılan tüketicilerin %78'i, bir güvenlik ihlali mağduru veya bu ihlalle uğraşan şirketlerle iş yapmayı hemen bırakacaklarını söylediğinden, hassas varlıklarla uğraşan işletmeler için bu bir felaket olabilir. Dijital varlıkların giderek daha fazla düzenlendiği bir dünyada, bir DAM sistemi kullanmak, sektörünüzdeki ilgili veri ve gizlilik mevzuatına uyumu çok daha kolay hale getirebilir.

Dijital varlık yönetimi ve dosya depolama

Bu noktada, umarım bir DAM sistemine ihtiyacınız olduğuna ikna olmuşsunuzdur. Ancak birinin nasıl uygulanacağına geçmeden önce, yaygın bir yanlış kanıyı ortadan kaldırmakta fayda var: DAM ve "bulut dosya depolaması" aynı şeydir. Onlar değil.

Muhtemelen zaten bulut depolama alanınız var. Düzenli, profesyonel bir yöneticiyseniz, bu depolama muhtemelen çok iyi organize edilmiştir. Hatta bu şekilde kalması için birini bile işe alabilirsiniz. Bu harika, ancak bir DAM size şu anda sahip olduğunuzdan çok daha fazla kontrol sunar ve şu anda dijital varlıklarınızı organize etmek için harcadığınız zamandan büyük ölçüde tasarruf sağlar.

Dosya depolama sistemlerini açıklamamızda nedenini açıklıyoruz, ancak bir DAM ile basit bulut depolama arasındaki fark, bir benzetme kullanılarak çabucak anlaşılabilir.

Bir DAM'yi bir kütüphane gibi ve bulut depolama sistemlerini bir dosya dolabı olarak düşünün. Dosya depolama sistemleri bir dosya dolabı gibidir: iyi organize edilmiş olabilirler (genellikle öyle olmasalar da), ancak erişim kontrolü yoktur. DAM sistemleri, tüm dijital varlıklarınızın depolandığı merkezi bir veritabanı ve dosyalara erişimi kontrol eden bir “kütüphaneci” (yani siber güvenlik görevlisi) ile daha çok bir kütüphane gibi çalışır.

Dijital varlık yönetimi platformuna geçiş

Artık dijital varlığın ne olduğunu ve DAM sistemlerinin faydalarını anladığınıza göre ayrıntılara geçebiliriz. Bir DAM sistemini uygulamak oldukça basit olabilir, ancak bunu yapabilmek için bir dizi önemli soruyu dikkatlice düşünmeniz gerekecektir. DAM'nizi uygulama şekliniz, büyük ölçüde seçtiğiniz sağlayıcıya bağlı olacaktır. Çok sayıda harika sağlayıcı var ve hangisinin sizin için en iyisi olduğu konusunda tarafsız kalmak istiyoruz.

Bir DAM sağlayıcısı seçme

Gerçekte, işletmeniz için ihtiyaç duyduğunuz DAM sisteminin türü, büyük ölçüde ne tür bir işletme olduğunuza, ekibinizin büyüklüğüne ve yönetim yapınıza bağlı olacaktır. Daha önce de belirttiğimiz gibi, önemli dijital varlıklar neredeyse her tür dosya olabilir: metin dosyaları, satış sayfaları, teknik özellikler sayfaları, ürün paketleme varlıkları, nasıl yapılır videoları, çizimler ve web için grafikler, ses parçacıkları, animasyonlar ve daha fazlası , daha fazla.

Bu nedenle, DAM platformunuzda düzenlemeyi seçtiğiniz varlık türleri (ve hatta varlıkların miktarı) şirket ve iş hedeflerine göre değişecektir. Bazı işletmeler DAM'lerini şirket vesikalıkları, etkinlik fotoğrafçılığı ve kurumsal iletişim içeriği düzenlemek için bile kullanır.

Her şey, işletmenizin ne tür BARAJ'a ihtiyacı olduğunu anlamakla ilgilidir. Marka ve iletişim varlıkları, pazarlama ve kampanya varlıkları, ürün varlıkları veya belki bir kombinasyon için bir BARAJ mı olacak?

İşleri daha da karmaşık hale getirmek için, ayrıca çevrimiçi ticaretteki eğilimlerinizi değerlendirmeniz, işinizin şu anda nasıl çalıştığına ve büyüme olasılığınız olan yollara bakmanız ve bir DAM sistemine yaptığınız yatırımın doğru olduğundan emin olmanız gerekecektir. bunları kapsayacak. Yine de bunların hiçbirinin cesaretinizi kırmasına izin vermeyin. Dijital ticaret, herhangi bir deneyim düzeyindeki yatırımcıların küresel pazara katılmalarına olanak tanır.

Ancak en temel düzeyde, tercih ettiğiniz DAM sağlayıcınızın en azından aşağıdakileri sunabilmesini sağlamalısınız:

• İyi tasarlanmış bir kullanıcı arayüzü (UI)
• Farklı dosya türleri için geniş destek
• Kullanıcılara, lisanslara ve depolamaya esnek bir yaklaşım
• Meta veri atamak için esnek bir sistem
• DAM sisteminin nasıl geliştiğine dair ayrıntılı bir plan
• Hızlı, etkili müşteri hizmetleri ve eğitimi
• Şirket istikrarı. Teknoloji sektörü değişken bir yer olabilir ve DAM satıcıları istisna değildir.

Hangi varlıkların ne zaman taşınacağına karar verin

Bir DAM sağlayıcısına karar verdikten sonra, geçiş sürecinizi düşünmeye başlamanın zamanı geldi. Tüm dijital varlıklarınızı aynı anda aktarmanız gerektiğini düşünme tuzağına düşmeyin.

Tüm varlıklarınızı aynı anda yepyeni bir sisteme taşımak, işinizde önemli aksamalara neden olabilir. Her yeni sistemde ayrıca diş çıkarma sorunları olacaktır ve kullanıcı erişiminin bazı ince ayarlara ihtiyaç duymasına hazırlıklı olmalısınız. Daha uç bir durumda, geçiş sürecinizde bir şeyler ters giderse, yanlışlıkla işinizi haftalarca kapatabilirsiniz. Bu sorunlardan kaçınmak için dikkatli, yavaş, stratejik bir yaklaşım benimseyin.

İlk olarak, iş açısından en kritik varlıklarınızı belirleyin. Bunlar, personelinizin her gün kullandığı dosyalardır ve bu, işinizin günlük işleyişi için çok önemlidir. Personelin yeni DAM sisteminiz aracılığıyla bunlara erişmeye alışabilmesi için öncelikle bu varlıklar taşınmalıdır. Hatta iki sistemi aynı anda çalıştırmış olabilirsiniz: yeni DAM sisteminiz ve eski dosya sisteminiz – kısa bir süre için. Bunu yapmanın doğal bir sorunu yoktur, sadece personelinizle hangi varlıklara erişmek için hangi sistemi kullanmaları gerektiği konusunda net olduğunuzdan emin olun.

Ardından, sistem biraz yerleştikten sonra, daha orta vadeli varlıkları taşımaya başlayın: ekibinizin ayda bir veya yılda bir kullandığı varlıklar.

Son olarak, arşivlerinizi DAM sisteminize aktarıp aktarmayacağınıza karar vermeniz gerekecektir. Bu zor bir karar olabilir çünkü büyük arşivler DAM sistemlerini yavaşlatabilir ve ayrılan disk alanınızı hızla tüketebilir. Personelinizin beş yıllık bilgilere erişmek için eski bir sistem kullanması gerekiyorsa, bununla ilgili doğal bir sorun yoktur. Ancak, bu bilgilere her üç ayda bir defadan fazla erişmeleri gerekiyorsa, taşınması gerekir.

Meta veri ve sınıflandırma

Meta veriler ve sınıflandırma, oldukça basit bir kavram için karmaşık kelimelerdir: DAM'nizdeki her varlıkla birlikte gelen ek bilgiler (meta veriler) ve bu varlıkların depolandığı yapı (taksonomi).

Bu kavramların her ikisi de, bir DAM sisteminin uygulanması söz konusu olduğunda çok önemlidir, çünkü bunlar, personelinizin arama yeteneklerinin temelini oluşturur. Açıklayıcı ve faydalı meta veriler olmadan, personeliniz ihtiyaç duydukları varlıkları bulamayacaktır. Mantıksal bir taksonomik yapı olmadan dosyalar parçalanabilir ve benzer şekilde erişilemez hale gelebilir.

İyi organize edilmiş bir bulut depolama sisteminden geçiş yapıyorsanız, dosyalarınız (umarız) zaten mantıksal bir ağaç yapısında düzenlenmiştir. Bu harika, ancak bir DAM sistemine geçiş, bu yapının hala kullanabileceğiniz en iyi yapı olup olmadığı hakkında tekrar düşünme fırsatı da sağlıyor.

Standart bir bulut depolama sisteminden geçiş yapan işletmeler için meta veriler daha kafa karıştırıcı bir fikir olabilir. Bunların çoğu üst veriyi vurgulamaz (hatta buna izin vermez) ve bunları atama süreci yöneticiler için çok kafa karıştırıcı olabilir. Bununla birlikte, iyi yapılandırılmış meta veriler, DAM platformunu daha esnek ve yenilikçi hale getirirken, varlıklarınızı daha iyi bir şekilde sınıflandırmaya yardımcı olur. Meta verileri kullanmanın en iyi yanı, gelecekte dosyaları yeniden bulmak için yalnızca klasör ve dosya adlarına güvenmemenizdir.

Burada iyi bir yaklaşım, aslında üzerinizdeki baskının bir kısmını ortadan kaldırmak ve her tür varlığı kullanan personele, normalde onu nasıl deneyeceklerini ve bulacaklarını beyin fırtınası yapmak için sormaktır. Örneğin, her gün fotoğraf arşivlerinizle çalışan bir personel, hangi bilgilerin yararlı olacağı konusunda sizden çok daha iyi bir fikre sahip olacaktır.

Varlık meta verilerinize nasıl yaklaşacağınızdan hâlâ emin değilseniz, en iyi uygulamalar konusunda DAM sağlayıcınıza danışmayı düşünün. Ne de olsa, bu tür istekleri neredeyse günlük olarak ele alıyorlar, bu yüzden sizi doğru yöne yönlendirebilirler. Alternatif olarak, bazı DAM sağlayıcıları, tüm varlıklarınız için otomatik olarak anahtar kelime meta verileri oluşturma seçeneğine sahiptir . Bu nedenle, varlıklarınız herhangi bir meta veriden yoksun olsa bile, AI, organizasyonel çabalarınızı doğru bir şekilde takip etmeniz için size güzel bir destek sağlayacaktır.

Gerçekçi ol

Son olarak, kapsamlı bir DAM sisteminin uygulanmasının ağrısız bir süreç olmayacağını anlamalısınız. Dijital varlıklarınızın tamamını (veya çoğunu) taşımak, mantıksal olarak düzenlemek ve bunlara yararlı meta veriler eklemek karmaşıktır. DAM sistemleri, yukarıda belirttiğimiz gibi, işletmeniz için çarpıcı faydalar sağlayabilir, ancak bunlar bir öğleden sonra gerçekleştirilemez.

Bunun yerine, geçişinizi planlamak için önemli miktarda zaman harcamaya hazır olun. Kaliteli bir DAM sağlayıcısı, bu süreci tamamlamanıza yardımcı olmak için size tavsiye, rehberlik ve hatta muhtemelen otomatik sistemler sunabilecektir, ancak yine de biraz yatırım alacaktır. DAM'yi uzun vadeli bir yatırım olarak düşünmelisiniz. Dijital varlıklarınıza daha hızlı erişebilmek, günlük bazda size yalnızca birkaç saniye kazandırabilir, ancak bu verimlilik tasarrufları yalnızca bir yıl içinde somut bir şey katar.

Ayrıca, göç bir kerelik bir süreç değildir. Hiçbir sınıflandırma veya meta veri sistemi en başından mükemmel olmayacak ve DAM'nizin çalışma şeklini düzenli olarak yeniden gözden geçirmeye hazır olmalısınız. Bu, en iyi şekilde bu sistemi kullanan personele danışılarak yapılır ve bu nedenle yatırımınızdan en iyi şekilde yararlanmak için üç ayda bir değerlendirme toplantıları planlamaya değer.

Alt çizgi

Sonuç olarak, DAM sistemlerinin en büyük avantajı, mevcut içerik oluşturma sürecinizin yatırım getirisini en üst düzeye çıkarmalarıdır. Çoğu işletme ve özellikle dijital pazarlamaya odaklananlar için etkili içerik oluşturmak, iş akışınızın hala en pahalı (ve en önemli) kısmıdır. İçerik oluşturmaya önemli miktarda zaman ve para yatırıyorsanız, bu konuda en iyi getiriyi elde etmek için biraz daha fazla yatırım yapmak mantıklıdır.

Veri varlığı güvenliği ve dosya paylaşımı ihtiyaçları için doğru DAM çözümlerinden yararlanan kuruluşlar, aynı zamanda daha akıcı iş akışlarının, daha iyi marka uyumluluğunun ve içeriklerinden daha fazla çekişin keyfini çıkarır. ezCater'in DAM kullanım örneği, geleneksel bulut depolama alanından nasıl başarılı bir şekilde geçiş yapılacağına ve bir DAM platformunun nasıl başlatılacağına dair mükemmel bir örnektir.

Dijital varlıklarınızı korumaya hazırsanız, ihtiyaçlarınız için doğru DAM yazılım çözümüyle iyi bir donanıma sahip olduğunuzdan emin olun.