Jak zarządzać zasobami cyfrowymi za pomocą platform DAM

Większość firm produkuje ogromne ilości treści, ale wiele z nich nie radzi sobie z nimi dobrze.

Odkąd pojawił się magazyn w chmurze, wszyscy przyzwyczailiśmy się do dostępu do wszystkich naszych treści z dowolnego miejsca. To świetnie, ale wiąże się też z niebezpieczeństwem: pliki są przechowywane w jednym ogromnym, niezróżnicowanym stosie. Może nie być oczywiste, że jesteś winny tej pokusy, dopóki nie zatrudnisz nowego członka personelu lub nie spróbujesz znaleźć treści, które zostały wyprodukowane kilka lat temu. Ale wtedy nieefektywność nieustrukturyzowanego przechowywania zasobów cyfrowych będzie aż nazbyt oczywista.

Pomyśl o tym w ten sposób: nie zostawiłbyś swoich papierowych akt w rozsypanej stercie na podłodze swojego biura. Dlaczego więc miałbyś robić to samo ze swoimi treściami cyfrowymi?

Tu właśnie wkraczają systemy zarządzania zasobami cyfrowymi (DAM). Ponieważ firmy co roku wydają od 150 do 250 milionów dolarów na działania związane z treściami cyfrowymi, to strasznie dużo danych, które trzeba uporządkować. Do tego stopnia, że ​​dla wielu firm to zadanie przekracza możliwości nawet najbardziej zorganizowanego zespołu.

Systemy DAM umożliwiają organizowanie „zasobów cyfrowych” — zasadniczo wszystkich plików — w logiczny, ustrukturyzowany i łatwo dostępny sposób. Korzystanie z takiego systemu może zaoszczędzić setki tysięcy dolarów rocznie i ma wiele innych zalet w zakresie bezpieczeństwa i wydajności.

Mimo to systemy DAM wciąż nie są dobrze rozumiane przez wiele firm. W tym przewodniku wyjaśnimy, czym są systemy DAM, jakie mogą przynieść korzyści Twojej firmie i jak zacząć z nich korzystać.

Co to jest zasób cyfrowy?

Aby zrozumieć, co robią systemy DAM, pomocne jest dokładne zrozumienie, czym jest „zasób cyfrowy”.

Na bardzo podstawowym poziomie należy pamiętać, że zasób cyfrowy to nie tylko plik cyfrowy. Każdy może szybko i łatwo utworzyć plik cyfrowy, ale większość z nich nie oceni zasobu cyfrowego. Jeśli tworzysz szybki dokument programu Word do robienia notatek, nie jest to zasób cyfrowy.

Zasoby cyfrowe to pliki cyfrowe, w które Twoja organizacja zainwestowała czas i inne zasoby, i które mają bieżącą lub trwałą wartość biznesową dla Twojej organizacji. Obrazy i filmy, których używasz w celach marketingowych, zdecydowanie pasują do tej definicji i mogą być również chronione za pomocą zarządzania prawami cyfrowymi. Listy preferowanych przez pracowników kaw (prawdopodobnie) nie.

Jak widać, zakres tego, co stanowi zasób cyfrowy, jest niezwykle szeroki. Daje to początek dwóm powiązanym punktom, które są kluczowe dla zrozumienia, jeśli chodzi o zarządzanie nimi:

• Zakres zasobów cyfrowych w typowej organizacji jest szeroki . Zasobem cyfrowym może być wszystko, od raportów, przez logo, po nagrania wideo. Pliki tego typu będą się znacznie różnić pod względem rozmiaru, a jeśli nie używasz DAM, mogą być przechowywane w wielu różnych miejscach w Twojej organizacji.
• Zasoby cyfrowe są niezwykle niejednorodne. Kopia Twojej reklamy telewizyjnej będzie musiała zawierać zupełnie inne metadane niż baza wynagrodzeń pracowników, a każda z nich będzie musiała być przechowywana w inny sposób, w innym miejscu i dostępna dla różnych grup pracowników.

Kiedy połączysz te dwa czynniki – zakres i heterogeniczność – zobaczysz, jak łatwo organizacjom jest trudno je przechowywać i efektywnie nimi zarządzać. Jeśli nie wymyślisz systemu do zarządzania zasobami cyfrowymi, a zamiast tego będziesz polegać na dobrej woli swoich pracowników, Twój system plików dość szybko pogrąży się w chaosie.

4 zalety platform zarządzania zasobami cyfrowymi

Uniknięcie tego rodzaju chaosu jest właśnie celem systemów DAM. Systemy te umożliwiają kodowanie i sortowanie wszystkich zasobów cyfrowych, dzięki czemu można je przechowywać w logiczny sposób; aby Twoi pracownicy mogli znaleźć dokładnie to, czego potrzebują; dzięki czemu możesz zarządzać dostępem do nich w celu poprawy cyberbezpieczeństwa. Wszystkie bardziej szczegółowe zalety systemów DAM wynikają z tych podstawowych zasad.

Oszczędzają czas i pieniądze

Badania wskazują, że ROI z korzystania z systemu zarządzania zasobami cyfrowymi wynosi od 8:1 do 14:1. Jest to duże ze względu na oszczędność czasu, jaką zapewniają systemy DAM – mając wszystkie zasoby przechowywane i opisane w logiczny sposób, spędzisz znacznie mniej czasu na ich szukaniu.

Poprawiają wydajność i produktywność Twoich pracowników

Po drugie, systemy DAM poprawiają wydajność i produktywność wszystkich pracowników, ponieważ wszystkie zasoby cyfrowe są łatwo dostępne. W przypadku firm o ugruntowanej pozycji lub tych, które przeżywają szybkie tempo wzrostu, istnieje tendencja do fragmentacji zasobów cyfrowych – przechowywanych przez wielu dostawców chmury lub siedzących na komputerze pracownika, który je stworzył. Sprowadzając wszystkie swoje zasoby do jednego systemu, udostępniasz je wszystkim, którzy ich potrzebują i możesz ograniczyć dostęp do tej grupy.

Zapewniają spójność marki

Systemy DAM zapewniają spójność marki. Jest to korzyść nieco mniej oczywista, ale bardzo realna. Korzystając z systemu DAM, możesz łatwo zaznaczyć, które z Twoich logo (np.), które pracownicy powinni wykorzystać do określonego celu, a które jest najbardziej aktualne. Gwarantuje to, że wszyscy członkowie personelu pracują z tych samych materiałów i unikają kosztownych błędów.

Znacząco poprawiają bezpieczeństwo

Po czwarte, systemy DAM znacznie poprawiają bezpieczeństwo, ponieważ umożliwiają firmom znacznie większą kontrolę nad dostępem do plików i zarządzaniem tożsamością. Statystyki pokazują, że 88% firm nie ogranicza odpowiednio dostępu do swoich folderów; pozostawiając każdemu miejsce na dostęp i pobieranie tych plików, co prowadzi do utraty danych, wycieków, a nawet włamań.

Może to być katastrofalne dla firm, które mają do czynienia z wrażliwymi aktywami, ponieważ 78% ankietowanych konsumentów twierdzi, że z łatwością przestaliby kontaktować się z firmami, które padły ofiarą lub poradziły sobie z naruszeniem bezpieczeństwa. W świecie, w którym zasoby cyfrowe są coraz bardziej regulowane, korzystanie z systemu DAM może również znacznie ułatwić osiągnięcie zgodności z odpowiednimi przepisami dotyczącymi danych i prywatności w Twoim sektorze.

Zarządzanie zasobami cyfrowymi a przechowywanie plików

W tym momencie masz nadzieję, że jesteś przekonany, że potrzebujesz systemu DAM. Ale zanim przejdziemy do implementacji takiego rozwiązania, warto również wyjaśnić powszechne błędne przekonanie: że DAM i „przechowywanie plików w chmurze” to to samo. Oni nie są.

Prawdopodobnie masz już miejsce w chmurze. Jeśli jesteś zorganizowanym, profesjonalnym menedżerem, ten magazyn jest prawdopodobnie bardzo dobrze zorganizowany. Możesz nawet zatrudnić kogoś, żeby tak pozostało. To świetnie, ale DAM zapewnia znacznie większą kontrolę niż obecnie i oszczędza dużo czasu, który obecnie spędzasz na organizowaniu zasobów cyfrowych.

Wyjaśniamy dlaczego w naszym wyjaśnieniu systemów przechowywania plików, ale różnicę między DAM a prostym przechowywaniem w chmurze można szybko zrozumieć, używając analogii.

Pomyśl o DAM jak o bibliotece, a systemy przechowywania w chmurze jak o szafie na dokumenty. Systemy przechowywania plików są jak szafa na akta: mogą być dobrze zorganizowane (choć często nie są), ale nie ma kontroli dostępu. Systemy DAM działają bardziej jak biblioteka z centralną bazą danych, w której przechowywane są wszystkie Twoje zasoby cyfrowe, oraz „bibliotekarz” (tj. specjalista ds. cyberbezpieczeństwa), który kontroluje dostęp do plików.

Migracja do platformy zarządzania zasobami cyfrowymi

Teraz, gdy rozumiesz, czym jest zasób cyfrowy i zalety systemów DAM, możemy przejść do szczegółów. Wdrożenie systemu DAM może być dość proste, ale aby tak się stało, musisz dokładnie przemyśleć kilka kluczowych pytań. Sposób, w jaki zaimplementujesz DAM, będzie w dużej mierze zależał od wybranego dostawcy. Istnieje wielu świetnych dostawców, a my chcielibyśmy pozostać neutralni w kwestii, który z nich jest dla Ciebie najlepszy.

Wybór dostawcy DAM

W rzeczywistości rodzaj systemu DAM, którego potrzebujesz dla swojej firmy, zależy w dużej mierze od rodzaju prowadzonej działalności, wielkości zespołu i struktury zarządzania. Jak już zauważyliśmy, ważnymi zasobami cyfrowymi mogą być niemal każdy typ pliku: pliki tekstowe, arkusze sprzedaży, arkusze specyfikacji, zasoby opakowań produktów, filmy instruktażowe, ilustracje i grafiki do Internetu, fragmenty audio, animacje i wiele innych , wiele więcej.

Z tego powodu typy zasobów (a nawet ilość zasobów), które zdecydujesz się zorganizować na platformie DAM, będą się różnić w zależności od firmy i celów biznesowych. Niektóre firmy używają nawet swojego DAM do organizowania zdjęć firmowych, fotografowania wydarzeń i treści komunikacji korporacyjnej.

Wszystko tak naprawdę sprowadza się do zrozumienia, jakiego rodzaju DAM potrzebuje Twoja firma. Czy będzie to DAM dla zasobów marki i komunikacji, zasobów marketingowych i kampanii, zasobów produktowych, czy może ich kombinacji?

Aby sprawa była jeszcze bardziej skomplikowana, będziesz musiał również ocenić swoje trendy w handlu online, przyjrzeć się, jak obecnie działa Twoja firma i sposobami, w jakie prawdopodobnie się rozwiniesz, oraz upewnić się, że Twoja inwestycja w system DAM obejmie je. Nie pozwól jednak, aby to cię zniechęciło. Handel cyfrowy umożliwia inwestorom na dowolnym poziomie doświadczenia udział w globalnym rynku.

Jednak na najbardziej podstawowym poziomie powinieneś upewnić się, że preferowany dostawca DAM może oferować co najmniej:

• Dobrze zaprojektowany interfejs użytkownika (UI)
• Szerokie wsparcie dla różnych typów plików
• Elastyczne podejście do użytkowników, licencji i pamięci masowej
• Elastyczny system przypisywania metadanych
• Szczegółowy plan rozwoju systemu DAM
• Szybka, skuteczna obsługa klienta i szkolenia
• Stabilność firmy. Sektor technologiczny może być niestabilny, a dostawcy DAM nie są wyjątkiem.

Zdecyduj, które zasoby przenieść – i kiedy

Kiedy już zdecydujesz się na dostawcę DAM, czas zacząć myśleć o procesie migracji. Nie wpadaj w pułapkę myślenia, że ​​musisz przenieść wszystkie swoje cyfrowe zasoby w tym samym czasie.

Migracja wszystkich Twoich zasobów jednocześnie do zupełnie nowego systemu może spowodować znaczne zakłócenia w Twojej firmie. Każdy nowy system będzie miał również problemy z ząbkowaniem i powinieneś być przygotowany na dostęp użytkowników, który będzie wymagał dopracowania. W bardziej ekstremalnym przypadku, jeśli coś pójdzie nie tak z procesem migracji, możesz przypadkowo zamknąć firmę na kilka tygodni. Aby uniknąć tych problemów, podejmij ostrożne, powolne, strategiczne podejście.

Najpierw zidentyfikuj zasoby o znaczeniu krytycznym dla firmy. Są to pliki, z których Twoi pracownicy korzystają na co dzień, a które mają kluczowe znaczenie dla codziennego prowadzenia Twojej firmy. Te zasoby należy najpierw przenieść, aby pracownicy mogli przyzwyczaić się do dostępu do nich za pośrednictwem nowego systemu DAM. Może się zdarzyć, że przez jakiś czas będziesz nawet korzystał z dwóch systemów jednocześnie: nowego systemu DAM i starszego systemu plików. Nie ma z tym nieodłącznego problemu, po prostu upewnij się, że jasno określisz ze swoimi pracownikami, jakiego systemu powinni używać, aby uzyskać dostęp do jakich zasobów.

Następnie, gdy system trochę się przyzwyczai, zacznij migrować więcej średnioterminowych zasobów: tych, z których Twój zespół korzysta raz w miesiącu lub raz w roku.

Na koniec musisz zdecydować, czy przenieść swoje archiwa do systemu DAM. Może to być trudna decyzja, ponieważ ogromne archiwa mogą spowolnić działanie systemów DAM i szybko wykorzystać przydzielone miejsce na dysku. Jeśli Twoi pracownicy muszą korzystać ze starszego systemu, aby uzyskać dostęp do informacji sprzed pięciu lat, nie ma z tym nieodłącznego problemu. Jeśli jednak muszą uzyskać dostęp do tych informacji częściej niż raz na kwartał, należy je przenieść.

Metadane i taksonomia

Metadane i taksonomia to skomplikowane słowa opisujące dość prostą koncepcję: dodatkowe informacje dołączone do każdego zasobu w DAM (metadane) oraz struktura, w której te zasoby są przechowywane (taksonomia).

Obie te koncepcje są bardzo ważne przy wdrażaniu systemu DAM, ponieważ stanowią podstawę możliwości wyszukiwania pracowników. Bez opisowych i przydatnych metadanych Twoi pracownicy nie będą w stanie znaleźć potrzebnych zasobów. Bez logicznej struktury taksonomicznej pliki mogą stać się pofragmentowane i podobnie niedostępne.

Jeśli migrujesz z dobrze zorganizowanego systemu przechowywania w chmurze, Twoje pliki są (miejmy nadzieję) już zorganizowane w logiczną strukturę drzewa. To świetnie, ale migracja do systemu DAM daje również możliwość ponownego zastanowienia się, czy ta struktura jest nadal najlepszą, z której możesz korzystać.

Metadane mogą być bardziej mylącym pomysłem dla firm migrujących ze standardowego systemu przechowywania w chmurze. Większość z nich nie podkreśla (a nawet nie zezwala) na metadane, a proces ich przypisywania może być bardzo mylący dla menedżerów. To powiedziawszy, dobrze ustrukturyzowane metadane sprawiają, że platforma DAM jest bardziej elastyczna i innowacyjna, a jednocześnie pomaga lepiej klasyfikować zasoby. Najlepszą częścią korzystania z metadanych jest to, że nie polegasz wyłącznie na nazwach folderów i plików w celu ponownego wyszukiwania plików w przyszłości.

Dobrym podejściem jest tutaj odciążenie siebie i poproszenie pracowników, którzy używają każdego rodzaju zasobów, aby przeprowadzili burzę mózgów, jak zwykle próbowaliby je znaleźć. Na przykład pracownik, który na co dzień pracuje z Twoimi archiwami zdjęć, będzie miał o wiele lepsze wyobrażenie o tym, jakie informacje byłyby przydatne niż Ty.

Jeśli nadal nie masz pewności, jak podejść do metadanych zasobów, rozważ skonsultowanie się z dostawcą DAM w sprawie najlepszych praktyk. W końcu zajmują się takimi prośbami prawie codziennie, więc mogą popchnąć Cię we właściwym kierunku. Alternatywnie, niektórzy dostawcy DAM mają opcję automatycznego generowania metadanych słów kluczowych dla wszystkich Twoich zasobów. Tak więc, nawet jeśli Twoje zasoby są pozbawione metadanych, sztuczna inteligencja zapewni Ci niezły impuls, aby Twoje wysiłki organizacyjne były na torze.

Bądź realistą

Na koniec powinieneś wiedzieć, że wdrożenie dokładnego systemu DAM nie będzie bezbolesnym procesem. Migracja wszystkich (lub większości) zasobów cyfrowych, ich logiczne porządkowanie i dodawanie do nich przydatnych metadanych jest skomplikowane. Systemy DAM, jak wspomnieliśmy powyżej, mogą przynieść ogromne korzyści dla Twojej firmy, ale nie da się ich zrealizować w ciągu jednego popołudnia.

Zamiast tego przygotuj się na poświęcenie znacznej ilości czasu na planowanie migracji. Wysokiej jakości dostawca usług DAM będzie w stanie zaoferować porady, wskazówki, a być może nawet zautomatyzowane systemy, które pomogą w ukończeniu tego procesu, ale nadal będzie to wymagało pewnych inwestycji. Powinieneś myśleć o RDN jak o inwestycji długoterminowej. Szybszy dostęp do zasobów cyfrowych może zaoszczędzić zaledwie kilka sekund na co dzień, ale tylko w ciągu roku te oszczędności w zakresie wydajności składają się na coś namacalnego.

Ponadto migracja nie jest procesem jednorazowym. Żadna taksonomia ani system metadanych nie będzie doskonały od samego początku i powinieneś być przygotowany na regularne przeglądanie sposobu, w jaki Twój DAM działa. Najlepiej zrobić to w porozumieniu z personelem korzystającym z tego systemu, dlatego warto zaplanować kwartalne spotkania oceniające, aby jak najlepiej wykorzystać swoją inwestycję.

Najważniejsze!

Ostatecznie główną zaletą systemów DAM jest maksymalizacja zwrotu z inwestycji w istniejący proces tworzenia treści. Dla większości firm, a zwłaszcza tych, które koncentrują się na marketingu cyfrowym, tworzenie skutecznych treści jest nadal najdroższą (i najważniejszą) częścią Twojego przepływu pracy. Jeśli inwestujesz znaczną ilość czasu i pieniędzy w tworzenie treści, warto zainwestować trochę więcej, aby uzyskać najlepszy zwrot z tego.

Organizacje, które wykorzystują odpowiednie rozwiązania DAM dla swoich potrzeb w zakresie bezpieczeństwa zasobów danych i udostępniania plików, mogą również cieszyć się bardziej usprawnionymi przepływami pracy, lepszą zgodnością marki i większą przyczepnością treści. Przypadek użycia DAM firmy ezCater jest doskonałym przykładem tego, jak pomyślnie przenieść się z tradycyjnej pamięci masowej w chmurze i uruchomić platformę DAM.

Jeśli jesteś gotowy do ochrony swoich zasobów cyfrowych, upewnij się, że jesteś dobrze wyposażony w oprogramowanie DAM odpowiednie do Twoich potrzeb.