Un nou mod de a gândi la gestionarea cheltuielilor de călătorie

Platformele de gestionare a cheltuielilor și platformele de rezervare a călătoriilor sau instrumentele de rezervare online (OBT) sunt două aplicații diferite create în scopuri diferite.

Rezervarea călătoriilor se concentrează pe găsirea soluțiilor optime de călătorie la cele mai bune prețuri. La fel ca și rezervarea unei călătorii online pentru vacanțe personale, călătorii de afaceri sunt din ce în ce mai capabili să folosească platforma de călătorie aleasă de companiile lor pentru a compara zboruri, pentru a alege hotelul potrivit unde trebuie să fie și pentru a aranja închirieri de mașini sau servicii.

Managementul cheltuielilor se concentrează pe urmărirea tuturor modurilor în care angajații cheltuiesc banii, dintre care doar unul – și de obicei una dintre cele mai mari cheltuieli pentru o afacere – este călătoria. Aceste cheltuieli ar putea include bilete de avion, camere de hotel, închiriere de mașini sau transport terestru, dar și mese, permise de conferință, sesiuni de educație continuă sau divertisment. Poate că călătorii dvs. au nevoie de consumabile pentru o prezentare de vânzări sau există un incident neașteptat în timpul călătoriei pe care compania îl va acoperi.

Platformele de călătorie și gestionarea cheltuielilor sunt ambele importante pentru orice companie care își trimite oamenii în întreaga țară sau pe glob pentru a participa la funcțiile de afaceri în numele său. Atunci când managerii de programe de călătorie au date exacte pentru toate cheltuielile – nu numai pentru călătorii – ei sunt capabili să economisească banii companiei, să opereze mult mai eficient și să ofere o obligație mai mare de grijă pentru călători.

Gestionarea cheltuielilor se poate dovedi o provocare pentru multe companii, dar există cele mai bune practici care pot ajuta. În acest articol, vom analiza cum să păstrăm călătorii în conformitate cu politica, să standardizăm procesul de aprobare, să folosim automatizarea pentru a crește productivitatea managerului de programe de călătorie și să găsim platforma combinată potrivită atât pentru rezervarea călătoriilor, cât și pentru gestionarea cheltuielilor.

Gestionați politica de cheltuieli pentru a gestiona călătorii

Politicile de management al cheltuielilor sunt critice. Ele oferă o foaie de parcurs pentru călătorii pentru a înțelege ce este și ce nu este permis să fie cheltuiți pentru companie. O politică solidă de gestionare a cheltuielilor de călătorie ar trebui să abordeze tot ceea ce vă așteptați frecvent într-o călătorie, cum ar fi biletele de avion, transportul la sol, camerele de hotel și mesele, de exemplu. Majoritatea companiilor au aceste linii directoare de bază conturate destul de bine.

Dar te-ai gândit la cheltuielile neobișnuite pe care s-ar putea să le fi văzut de la călătorii din trecut? Compania ține o evidență a acestor cheltuieli? Există sisteme de management al itinerariilor puse în aplicare? Poate doriți să descoperiți ce experiențele călătorilor au inclus în trecut. Pot exista modele care merită să fie abordate, cum ar fi atunci când călătorii merg în anumite locații din lume sau participă la anumite conferințe.

Politica dumneavoastră ia în considerare serviciile de telefonie mobilă sau accesul la internet? Cum abordați cheltuielile medicale sau urgențele de pe drum? O politică puternică include și comunică aceste detalii, precum și acele alte articole „standard”.

Pe lângă ceea ce compania va rambursa, este la fel de important să existe linii directoare clare cu privire la ceea ce nu este permis. Menținerea actuală a politicii dvs., pentru a răspunde nevoilor tehnologice în schimbare, regulilor de sănătate și siguranță și alte cheltuieli permise ajută la reducerea costurilor neașteptate pentru companie și îi ajută pe călători să se simtă mai încrezători în călătoriile lor atunci când trimit rapoarte de cheltuieli.

Și, în sfârșit, rețineți că ar putea exista câteva excepții de la regulile dvs. Dacă, de exemplu, grupul pe care l-ați trimis la o conferință are un motiv pentru a construi mai multe afaceri, dar necesită o schimbare a planurilor pentru a veni în întâmpinarea potențialilor, ar fi permis acest lucru? S-ar părea că are sens să nu irosești această oportunitate în timp ce oamenii potriviți sunt deja în acea locație.

Pentru a menține politica cât mai eficientă și cât mai clară posibil, stabiliți care ar trebui să fie procesul pentru excepții înainte de a fi necesar să o utilizați. În acest fel, dacă trebuie luată o decizie rapidă, de exemplu, pentru a răspunde imediat acelor agenți de vânzări, veți fi gata să îi ajutați. Și este mai probabil să fii privit ca o resursă de colaborare decât un obstacol. Dacă politicile și întârzierile împiedică echipa dvs. de vânzări să realizeze cu succes mai multe vânzări, este puțin probabil că călătorii dvs. vor rămâne în conformitate.

Standardizați-vă procesul de aprobare a cheltuielilor

Cheltuielile pot părea o țintă în mișcare. Oricine a participat la o conferință de afaceri știe probabil că, cu cât vă înregistrați mai târziu pentru aceasta, cu atât prețul crește mai mult. În schimb, dacă vă înregistrați devreme, este posibil să puteți profita de un preț de „înregistrare timpurie”, care poate fi cu câteva sute de dolari mai puțin decât prețul obișnuit. Și toți am experimentat diferențe de preț între momentul în care am explorat pentru prima dată acel tarif de avion de vacanță și când l-am rezervat efectiv. Este clar că sincronizarea poate juca un rol important în cât de mult plătim pentru servicii.

Aceasta înseamnă că, dacă programul dvs. nu are un proces eficient și repetabil, cheltuielile dvs. s-ar putea modifica fără niciun motiv, în afară de întârzieri în aprobări. Consecințele negative neașteptate pot apărea și din diferite motive. Întârzierile în rambursarea călătorilor ar putea să vă distrugă contabilitatea, făcând inexacte raportările financiare impuse de lege. Și pentru companiile care au angajați care așteaptă să fie rambursați, s-ar putea să ajungeți cu niște călători nemulțumiți și potențial reticenți din cauza acelor întârzieri.

Dar companiile care necesită mai multe aprobări în procesul de aprobare a cheltuielilor? Poate părea redundant și ineficient, dar, mai ales pentru organizațiile mai mari, poate fi necesar. De exemplu, este posibil să aveți un departament al cărui manager trebuie să aprobe unde merg membrii echipei și de ce, astfel încât să poată gestiona bugetul departamentului. Numai după ce a fost finalizat, este oportun ca managerul de călătorie să aprobe, deoarece bugetele individuale ale unității se ridică la totalul corporativ.

Indiferent dacă este nevoie de o singură aprobare sau sunt necesare aprobări multiple, un proces de aprobări bine definit și standardizat ajută întreaga organizație să-și gestioneze bugetele și să își operaționalizeze programul de călătorie și cheltuieli. În trecut, programele de gestionare a călătoriilor și a cheltuielilor au fost procese manuale, consumatoare de timp.

Astăzi, există soluții mai bune și moderne disponibile care pot elimina sarcinile obositoare și repetitive, cum ar fi introducerea manuală a chitanțelor individuale, calcularea rambursărilor și urmărirea călătorilor pentru chitanțele de hârtie lipsă. Și există un avantaj suplimentar în a ști că, atunci când există un program standard, orice cheltuieli care nu fac obiectul politicii sunt mai ușor semnalate pentru o revizuire ulterioară. În loc să fie nevoie să revizuiască manual fiecare cheltuială, efortul care necesită mai mult timp este rezervat excepțiilor.

Creșteți eficiența gestionării cheltuielilor cu automatizarea

OBT-urile moderne combină puterea automatizării cu confortul pentru călători și controlul pentru managerii de programe de călătorie, care sunt în ultimă instanță responsabili pentru lucruri precum conformitatea călătorilor, sănătatea și siguranța călătorilor și multe alte sarcini. Aceste platforme de rezervare online sunt extrem de personalizabile, astfel încât pot restricționa opțiunile călătorilor pentru a oferi doar opțiunile care se încadrează în politicile corporative. Atunci când angajații rezervă călătorii prin OBT, totul este automat în conformitate – o economie uriașă de timp pentru managerii de călătorii de pretutindeni.

Pentru călători, nu numai că rezervarea călătoriilor necesare este mai eficientă, dar și crearea rapoartelor de cheltuieli devine semnificativ mai ușoară. Soluțiile automate de cheltuieli le permit călătorilor să scaneze chitanțele de hârtie în platformă de pe un dispozitiv mobil și, de acolo, direct într-un raport de cheltuieli.

Rapoartele de cheltuieli pot fi chiar parțial completate înainte ca angajatul să se îndrepte spre aeroport. Rapoartele create în platformă sunt disponibile pentru revizuire și aprobare imediată de către managerii de călătorie, de obicei cu doar câteva clicuri. Întregul proces poate fi acum redus la câteva minute, permițând atât călătorilor, cât și managerului de călătorie să se întoarcă la muncă de valoare mai mare.

Același lucru este valabil și pentru angajații în timpul călătoriilor lor. Pe măsură ce colectează chitanțe pentru mese, divertisment și alte cheltuieli necesare, pot pur și simplu să folosească camera dispozitivului lor pentru a captura o versiune digitală a chitanțelor care intră direct în raportul lor de cheltuieli sau portofelul electronic. Până când sunt acasă, călătorul poate trimite imediat raportul de cheltuieli pentru aprobare.

În acest fel, călătorul poate da drumul înapoi la birou fără întârzieri în găsirea și înregistrarea manuală a fiecărei chitanțe – sau, mai rău, în gestionarea chitanțelor deplasate. Managerii de turism pot adăuga productivitate mai mare, stres scăzut al călătorilor și angajați mai fericiți la motivele pentru care programele lor de management de călătorie au îmbunătățit rentabilitatea investiției.

Utilizați o platformă de gestionare a cheltuielilor de călătorie

În ultimii ani, am observat un accent sporit pe integrarea funcțiilor de călătorie și cheltuieli. Acest lucru are sens – este util să existe acea conexiune fără fricțiuni între cele două aplicații, în care un raport de cheltuieli este completat automat atunci când un călător rezervă o călătorie. Pentru călători, aceasta înseamnă că economisesc timp terminând o parte din raportul de cheltuieli chiar înainte de a pleca în călătorie. Iar conexiunea fără întreruperi înseamnă că nu este nevoie de încă un alt nume de utilizator și parolă. Aceste lucruri economisesc timp, astfel încât călătorul se poate concentra pe activități mai importante.

Ușurarea utilizării platformei de către călători este un factor important în ratele de adoptare a platformei sau câți dintre călătorii companiei folosesc platforma de călătorii și cheltuieli pentru a rezerva toate călătoriile și pentru a înregistra toate cheltuielile aferente. Este important ca o companie să aleagă soluții de călătorie și cheltuieli cât mai intuitive de utilizat. Cei mai mulți oameni sunt, până acum, obișnuiți să rezerve online călătorii pentru viața lor personală.

Platformele de consumatori online sunt destul de simple și nu necesită cu adevărat pregătire pentru a îndeplini sarcinile. Călătorii de afaceri se așteaptă acum la același tip de ușurință și opțiuni pentru călătoriile lor de serviciu. Călătorii care dețin controlul asupra propriei experiențe, care își pot folosi dispozitivele mobile pe tot parcursul călătoriilor și care sunt împuterniciți prin intermediul platformei să facă cu ușurință modificări după cum este necesar, de exemplu, sunt mult mai probabil să adopte platforma și, prin urmare, să rămână. în conformitate cu ghidurile companiei.

Regrupați călătoriile și cheltuielile într-o singură platformă

Pentru companii, integrarea înseamnă o precizie îmbunătățită a datelor atât cu privire la suma percepută, cât și la cine percepe compania. Iar odată cu integrarea vin date îmbunătățite, combinând călătoriile și cheltuielile. Cu mai multe date despre călătorii și cheltuieli, o companie poate urmări mai eficient călătorii pentru siguranța lor, poate urmări respectarea politicilor și poate efectua analize pentru a-și evalua programele. Cu toate acestea, integrarea merită doar dacă puteți combina cele mai bune aplicații pentru dvs.

Integrarea este valoroasă, dar numai atunci când produsele de călătorie și cheltuieli sunt produse bune. Problema este că este greu să faci bine atât călătoriile, cât și cheltuielile; sunt două aplicații diferite cu două misiuni diferite. Călătoriile se concentrează pe găsirea soluției optime de călătorie, economisind timp călătorilor și banii companiei, în timp ce cheltuielile se concentrează pe urmărirea tuturor modurilor în care angajații cheltuiesc banii, călătoriile fiind doar un mod în care fac asta. Cei mai buni furnizori de aplicații pentru cheltuieli se concentrează pe produsele lor de bază pentru cheltuieli.

În loc să gândiți în termeni de integrare, vă recomandăm să gândiți în termeni de „grupare”. Fiecare companie are nevoi unice și ar trebui să aleagă cea mai bună platformă de gestionare a cheltuielilor pentru a le rezolva. Apoi, combinați-l cu un produs de călătorie care este, cel mai probabil, deja integrat cu platforma dvs. de cheltuieli aleasă. Adăugarea unui produs de călătorie de calitate nu ar trebui să ia timp din partea echipelor IT, management sau HR.

Doar pentru că ați implementat o platformă integrată de management al călătoriilor și cheltuielilor nu înseamnă că puteți uita ceea ce am discutat mai devreme despre proces. De fapt, politica de călătorie corporativă trebuie definită și mai clar.

Revizuirea periodică a politicilor de călătorie ajută la abordarea tendințelor și schimbărilor din industria dvs. sau chiar a circumstanțelor geo-politice, astfel încât să aveți încredere că politicile dvs. sunt eficiente și nu sunt neașteptate sau nerezonabile pentru călători, indiferent de peisajul de afaceri în care se află compania dvs. De asemenea, este recomandabil să obțineți un sponsor executiv sau un buy-in executiv, mai ales când definiți limitele programului și un proces pentru gestionarea excepțiilor.

Economisiți bani utilizând o platformă de gestionare a cheltuielilor de călătorie

Odată ce ați făcut munca grea de definire a politicilor corporative în avans, o platformă integrată, automată, online și mobilă pentru călătorii și cheltuieli poate economisi o cantitate mare de timp și poate crește productivitatea pentru toată lumea în restul anului, ceea ce poate face procesul o investiție utilă de timp și resurse.

De asemenea, vă poate ajuta să economisiți o mulțime de bani în afacere. Dacă soluția ta de rezervare online oferă integrări GDS, vei fi sigur că primești cele mai bune prețuri, împreună cu opțiuni extinse pentru călătorii tăi. Datele pe care le oferă platforma pot ajuta, de asemenea, managerii de turism să negocieze tarife mai bune cu companiile aeriene și hoteluri mai populare pe care călătorii dvs. tind să le selecteze.

Din nou, politica dumneavoastră de călătorie corporativă nu ar trebui să fie niciodată pusă în piatră. Este înțelept să vă reevaluați, să rafinați și să vă îmbunătățiți politicile în raport cu evenimentele globale actuale, potențialele conflicte politice, starea economiei și, desigur, inflația de zi cu zi. Procedând astfel, vă veți asigura că călătorii pot lua cele mai bune decizii pentru afacerea lor și companie, indiferent când și unde se duc.